Kasboek

Wat is een kasboek?

Alle betalingstransacties van een bedrijf (contante stortingen, contante opnames, stortingen en opnames) worden in tabelvorm weergegeven in een kasboek. Kasboeksoftware is verkrijgbaar bij verschillende fabrikanten voor alle gangbare besturingssystemen zoals macOS en Windows. Elke regel (gegevensrecord) in een kasboek heeft een boekingsdatum en een volgnummer, het bedrag van de boeking, de debet- en creditrekening, een boekingstekst en, indien van toepassing, een referentie, zoals een factuur waaruit de boeking voortvloeit. Met moderne ERP-software kunnen boekingen meestal worden geëxporteerd als een boekingsbatch, bijvoorbeeld in DATEV-formaat, en verder worden verwerkt in andere programma's of worden doorgestuurd naar een belastingadviseur. Het gegenereerde bestand van de boekingsbatch bevat alle gegevens die nodig zijn om boekingsrecords te genereren in de overeenkomstige boekhoudsoftware.

Factuur- en kasboek in de gFM-Business ERP-software

De gFM Business ERP-software voor Mac, Windows en iOS bevat het volgende in de module [Factuur]. het gebied [Kasboek].die kan worden opgeroepen in de linker navigatie. Het masker [Kasboek]. geeft de boekingslijst weer voor een periode die kan worden geselecteerd in het bovenste gebied:

Boekingen in detail

Elke regel in de lijst komt overeen met een hoofdposting, die ook uit meerdere postings kan bestaan in het geval van gesplitste postings. Als een posting het resultaat is van een document, dan wordt aan het begin van de posting een voorbeeldafbeelding van het document getoond, die kan worden vergroot door erop te klikken. Elk record van een posting heeft de volgende extra velden:

• Ontvangstbewijs (PDF-bestand van het ontvangstbewijs)
• Boekingsnr. (opeenvolgend boekingsnummer)
• Datum (datum van boeking)
• Boeking tekst
• Debet rekening
• Kredietrekening
• Kostenplaats (selectielijst kan worden gedefinieerd in instellingen)
• Bedrag
• DATEV bedrag indicator
• DATEV belastingsleutel (optioneel)

Door op het pictogram in de kolom [Document] opent een groter voorbeeldvenster om het PDF-document weer te geven. Klik nogmaals op het ontvangstbewijs in het voorbeeldvenster om het PDF-bestand te openen in Acrobat Reader of Preview.

Automatische boekingen

Factuur- en creditnota-documenten worden automatisch gegenereerd als boekingsrecords in gFM Business als deze optie is geactiveerd en de specificaties van het betalingstype overeenkomstige boekingsrekeningen bevatten. Wanneer een factuur of creditnota wordt geboekt, wordt automatisch een corresponderend boekingsrecord gegenereerd met de gespecificeerde boekingsrekeningen en verwijzing naar het originele document. Als een reeds geboekte factuur of creditnota wordt geannuleerd, wordt het corresponderende boekingsrecord uit het kasboek verwijderd.

Nieuwe boekingen invoeren

Nieuwe boekingen kunnen worden ingevoerd met het [+]-symbool rechtsboven in het venster. De volgende categorieën zijn hiervoor beschikbaar in gFM-Business:

• Boek uitvoer
• Postinkomsten
• Debiteuren boeken
• Handmatige boeking invoeren

De volgende invoervelden zijn beschikbaar in het invoerveld voor een nieuwe boeking:

• Boekingsdatum
• Brutobedrag
• Boeking tekst
• Belastingtarief
• Debet rekening
• Kredietrekening
• Kostenplaats
• Factuur ID

Gegevensexport van detacheringsrecords

Met de boekingsstatus onthoudt gFM Business automatisch welke boekingen in het verleden al zijn geëxporteerd. Boekingen die nog niet zijn geëxporteerd, kunnen worden verwijderd met de knop [Booking export]. kan worden geëxporteerd naar een extern bestand. De volgende exportformaten zijn beschikbaar:

• DATEV (EXTF/CSV)
• MonkeyOffice
• Aangepast gegevensformaat met instelbare veldvolgorde

De functies voor het exporteren van gegevens zijn alleen beschikbaar op Mac en Windows, maar niet op iOS.

Meer informatie over gFM-Bedrijfsfacturatie

Meer informatie over de gFM-Business ERP-software