Libro cassa

Che cos'è un libro cassa?

Tutte le transazioni di pagamento di un'azienda (depositi di contanti, prelievi di contanti, depositi e prelievi) sono elencate in forma tabellare in un libro cassa. Il software del libro cassa è disponibile presso vari produttori per tutti i sistemi operativi più comuni, come macOS e Windows. Ogni riga (record di dati) di un libro cassa ha una data di registrazione e un numero sequenziale, l'importo della registrazione, il conto di addebito e di accredito, un testo di registrazione e, se applicabile, un riferimento, come una fattura da cui deriva la registrazione. Con i moderni software ERP, le registrazioni possono di solito essere esportate come batch di registrazioni, ad esempio in formato DATEV, e ulteriormente elaborate in altri programmi o inoltrate a un consulente fiscale. Il file generato del batch di registrazione contiene tutti i dati necessari per generare registrazioni di registrazione nel software contabile corrispondente.

Fattura e libro cassa nel software ERP gFM-Business

Il software gFM Business ERP per Mac, Windows e iOS contiene i seguenti moduli [Fattura] l'area [Libro cassa]che può essere richiamato nella navigazione a sinistra. La maschera [Libro cassa] visualizza l'elenco delle prenotazioni per un periodo che può essere selezionato nell'area superiore:

Registri di distacco in dettaglio

Ogni riga dell'elenco corrisponde a un'inserzione principale, che può anche essere composta da più inserzioni nel caso di inserzioni suddivise. Se una registrazione deriva da un documento, all'inizio della registrazione viene visualizzata un'immagine di anteprima del documento, che può essere ingrandita facendo clic su di essa. Ogni record di registrazione ha i seguenti campi aggiuntivi:

• Ricevuta (file PDF della ricevuta)
• Numero di prenotazione (numero di prenotazione consecutivo)
• Data (data di prenotazione)
• Testo della prenotazione
• Conto di addebito
• Conto di credito
• Centro di costo (l'elenco di selezione può essere definito nelle impostazioni)
• Importo
• Indicatore di quantità DATEV
• Chiave fiscale DATEV (opzionale)

Facendo clic sul pittogramma nella colonna [Documento] apre una finestra di anteprima più grande per visualizzare il documento PDF. Fare nuovamente clic sulla ricevuta nella finestra di anteprima per aprire il file PDF in Acrobat Reader o Anteprima.

Prenotazioni automatiche

I documenti di fatture e note di credito vengono generati automaticamente come record di registrazione in gFM Business se questa opzione è stata attivata e se le specifiche del tipo di pagamento contengono conti di registrazione corrispondenti. Quando una fattura o una nota di credito viene registrata, viene generato automaticamente un record di registrazione corrispondente con i conti di registrazione specificati e il riferimento al documento originale. Se una fattura o una nota di credito già registrata viene annullata, il record di registrazione corrispondente viene rimosso dal libro cassa.

Inserire nuove prenotazioni

È possibile inserire nuove prenotazioni utilizzando il simbolo [+] in alto a destra della finestra. A tale scopo, in gFM-Business sono disponibili le seguenti categorie:

• Uscita del libro
• Entrate postali
• Crediti contabili
• Inserire la prenotazione manuale

Nel dialogo di inserimento di una nuova prenotazione sono disponibili i seguenti campi di immissione:

• Data di prenotazione
• Importo lordo
• Testo della prenotazione
• Aliquota fiscale
• Conto di addebito
• Conto di credito
• Centro di costo
• ID fattura

Esportazione dei dati dei record di distacco

Con lo stato della prenotazione, gFM Business ricorda automaticamente quali prenotazioni sono già state esportate in passato. Le registrazioni che non sono ancora state esportate possono essere eliminate con il tasto [Esportazione prenotazioni] possono essere esportati in un file esterno. Sono disponibili i seguenti formati di esportazione:

• DATEV (EXTF/CSV)
• MonkeyOffice
• Formato dati personalizzato con sequenza di campi regolabile

Le funzioni di esportazione dei dati sono disponibili solo su Mac e Windows, ma non su iOS.

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