Pokladní kniha

Co je to pokladní kniha?

Všechny platební transakce podniku (vklady hotovosti, výběry hotovosti, vklady a výběry) jsou v tabulkové formě uvedeny v peněžním deníku. Software pro vedení pokladní knihy je k dispozici od různých výrobců pro všechny běžné operační systémy, jako jsou MacOS a Windows. Každý řádek (datový záznam) v pokladní knize má datum zaúčtování a pořadové číslo, částku zaúčtování, debetní a kreditní účet, text zaúčtování a případně odkaz, například na fakturu, ze které zaúčtování vyplývá. V moderním softwaru ERP lze zaúčtování obvykle exportovat jako dávku zaúčtování, např. ve formátu DATEV, a dále zpracovat v jiných programech nebo předat daňovému poradci. Vygenerovaný soubor dávky zaúčtování obsahuje všechny údaje potřebné k vytvoření záznamů o zaúčtování v příslušném účetním softwaru.

Fakturační a pokladní kniha v softwaru gFM-Business ERP

Software gFM Business ERP pro počítače Mac, Windows a iOS obsahuje následující moduly. [Faktura] oblast [Pokladní kniha]kterou lze vyvolat v levé navigaci. Maska [Pokladní kniha] zobrazí seznam rezervací pro období, které lze vybrat v horní oblasti:

Podrobné záznamy o vysílání

Každý řádek v seznamu odpovídá hlavnímu příspěvku, který se v případě rozdělených příspěvků může skládat i z několika příspěvků. Pokud je výsledkem příspěvku dokument, zobrazí se na začátku příspěvku náhledový obrázek dokumentu, který lze zvětšit kliknutím na něj. Každý záznam o zaúčtování má následující další pole:

• Účtenka (soubor PDF účtenky)
• Číslo rezervace (pořadové číslo rezervace)
• Datum (datum rezervace)
• Text rezervace
• Debetní účet
• Kreditní účet
• Nákladové středisko (výběrový seznam lze definovat v nastavení)
• Částka
• Indikátor množství DATEV
• Daňový klíč DATEV (nepovinné)

Kliknutím na piktogram ve sloupci [Dokument] otevře větší okno náhledu pro zobrazení dokumentu PDF. Opětovným kliknutím na účtenku v okně náhledu otevřete soubor PDF v programu Acrobat Reader nebo Preview.

Automatické rezervace

Doklady faktur a dobropisů se automaticky generují jako záznamy o zaúčtování v systému gFM Business, pokud je tato možnost aktivována a specifikace typu platby obsahují odpovídající účty pro zaúčtování. Při zaúčtování faktury nebo dobropisu se automaticky vygeneruje odpovídající záznam o zaúčtování se zadanými účty zaúčtování a odkazem na původní doklad. Pokud je již zaúčtovaná faktura nebo dobropis zrušen, příslušný záznam o zaúčtování je z peněžního deníku odstraněn.

Zadávání nových rezervací

Nové rezervace lze zadávat pomocí symbolu [+] v pravém horním rohu okna. V aplikaci gFM-Business jsou k tomuto účelu k dispozici následující kategorie:

• Knižní výstup
• Příjmy z příspěvků
• Účetní pohledávky
• Zadejte ruční rezervaci

V dialogu pro zadání nové rezervace jsou k dispozici následující vstupní pole:

• Datum rezervace
• Hrubá částka
• Text rezervace
• Sazba daně
• Debetní účet
• Kreditní účet
• Nákladové středisko
• ID faktury

Export dat záznamů o zaúčtování

Díky stavu rezervace si systém gFM Business automaticky pamatuje, které rezervace již byly v minulosti exportovány. Rezervace, které ještě nebyly exportovány, lze smazat pomocí funkce [Rezervace export] lze exportovat do externího souboru. K dispozici jsou následující formáty exportu:

• DATEV (EXTF/CSV)
• MonkeyOffice
• Přizpůsobený formát dat s nastavitelnou sekvencí polí

Funkce exportu dat jsou k dispozici pouze v systémech Mac a Windows, nikoli však v systému iOS.

Více informací o gFM-Business fakturaci

Další informace o softwaru gFM-Business ERP