Livro de caixa

O que é um livro de caixa?

Todas as transacções de pagamento de uma empresa (depósitos em numerário, levantamentos em numerário, depósitos e levantamentos) são listadas em forma de tabela num livro de caixa. O software de livro de caixa está disponível em vários fabricantes para todos os sistemas operativos comuns, como o macOS e o Windows. Cada linha (registo de dados) num livro de caixa tem uma data de lançamento e um número sequencial, o montante do lançamento, a conta de débito e de crédito, um texto de lançamento e, se aplicável, uma referência, como uma fatura da qual resulta o lançamento. Com o software ERP moderno, os lançamentos podem normalmente ser exportados como um lote de lançamento, por exemplo, no formato DATEV, e posteriormente processados noutros programas ou enviados a um consultor fiscal. O ficheiro gerado do lote de lançamento contém todos os dados necessários para gerar registos de lançamento no software de contabilidade correspondente.

Fatura e livro de caixa no software gFM-Business ERP

O software gFM Business ERP para Mac, Windows e iOS contém o seguinte no módulo [Fatura]. a zona [Livro caixa].que pode ser chamado na navegação à esquerda. A máscara [Livro caixa]. apresenta a lista de reservas para um período que pode ser selecionado na área superior:

Registos de lançamento em pormenor

Cada linha da lista corresponde a um lançamento principal, que também pode consistir em vários lançamentos no caso de lançamentos divididos. Se um lançamento resultar de um documento, uma imagem prévia do documento é exibida no início do lançamento, que pode ser ampliada clicando nela. Cada registo de lançamento tem os seguintes campos adicionais:

• Recibo (ficheiro PDF do recibo)
• N.º de reserva (número de reserva consecutivo)
• Data (data da reserva)
• Texto de reserva
• Conta de débito
• Conta de crédito
• Centro de custos (a lista de seleção pode ser definida nas definições)
• Montante
• Indicador do montante DATEV
• Chave fiscal DATEV (facultativa)

Clicando no pictograma da coluna [Documento]. abre uma janela de pré-visualização maior para exibir o documento PDF. Clique novamente no recibo na janela de pré-visualização para abrir o ficheiro PDF no Acrobat Reader ou no Preview.

Reservas automáticas

Os documentos de faturação e de nota de crédito são gerados automaticamente como registos de lançamento no gFM Business se esta opção tiver sido activada e as especificações do tipo de pagamento contiverem as contas de lançamento correspondentes. Quando uma fatura ou nota de crédito é lançada, é gerado automaticamente um registo de lançamento correspondente com as contas de lançamento especificadas e a referência ao documento original. Se uma fatura ou um crédito que já tenha sido lançado for cancelado, o registo de lançamento correspondente é removido do livro caixa.

Introduzir novas reservas

Podem ser introduzidas novas reservas utilizando o símbolo [+] no canto superior direito da janela. As seguintes categorias estão disponíveis no gFM-Business para este efeito:

• Saída de livro
• Receitas de correio
• Créditos contabilísticos
• Introduzir reserva manual

Os seguintes campos de entrada estão disponíveis no diálogo de entrada para uma nova reserva:

• Data da reserva
• Montante bruto
• Texto de reserva
• Taxa de imposto
• Conta de débito
• Conta de crédito
• Centro de custos
• ID da fatura

Exportação de dados de registos de lançamento

Com o estado da reserva, o gFM Business lembra-se automaticamente das reservas que já foram exportadas no passado. Os lançamentos que ainda não foram exportados podem ser eliminados utilizando o botão [Exportação de reservas]. pode ser exportado para um ficheiro externo. Estão disponíveis os seguintes formatos de exportação:

• DATEV (EXTF/CSV)
• MonkeyOffice
• Formato de dados personalizado com sequência de campos ajustável

As funções de exportação de dados só estão disponíveis no Mac e no Windows, mas não no iOS.

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