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Faktura & Buchhaltung

Faktura und Buchhaltung

Faktura, Buchhaltung und Bank

Alle Module der Faktura in gFM-Business

Im Programmteil Faktura können für jeden Kunden Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften oder Mahnungen erfasst werden. Mit gFM-Business sind Sie für die Zukunft gerüstet: Die Faktura enthält ein integriertes Kassenbuch mit Datenexport im DATEV-Format, eine Verwaltung von Bankbuchungen mit Schnittstelle zu gängigen Onlinebanking-Programmen sowie eine SEPA-Mandatsverwaltung und einen Datenexport im SEPA-XML-Format.

Angebote und Rechnungen schreiben leicht gemacht

Im Programmteil Faktura können in der gFM-Business ERP-Software alle Belege vom Angebot bis zum Lieferschein erstellt werden. Bestehende Belege können per Knopfdruck in einen anderen Beleg gewandelt werden, z.B. vom Angebot zum Auftrag zur Rechnung usw. Der Belegverlauf aller verbundenen Belege wird dabei in allen Belegen übersichtlich angezeigt. gFM-Business enthält ein integriertes Mahnwesen und ein Bestellwesen mit Wareneingang.

Anbindung an gängige Onlinebanking-Programme

Unterstützung von Onlinebanking-ProgrammengFM-Business enthält Schnittstellen zu gängigen Onlinebanking-Programmen für Mac OS X und Windows. Aus Bank X oder MacGiro können Buchungen aus den Kontoauszügen direkt über die Zwischenablage übernommen werden. gFM-Business enthält außerdem eine Schnittstelle zu StarMoney und eine MT940-Schnittstelle zu vielen weiteren Onlinebanking-Programmen.

Automatische Buchungen mit DATEV-Export

Alle in der Faktura erstellten Rechnungen und Gutschriften können auf Wunsch automatisch im integrierten Kassenbuch gebucht werden. Dabei werden sowohl eingepflegte Debitoren- und Kreditorenkonten als auch evtl. gesondert gepflegte Erlöskonten berücksichtigt. Buchungssätze können im DATEV-Format (EXTF/CSV), für das Buchhaltungsprogramm MonkeyOffice oder individuell als Textformat oder Excel-Tabelle gespeichert werden.

Rechnungen schreiben mit einem Rechnungsprogramm

Onlineshop-Schnittstellen auf REST-API-Basis

gFM-Business enthält eine integrierte Schnittstelle zu den Onlineshop-Systemen Shopware 5, Gambio GX3 und WooCommerce für WordPress. Mit der integrierten Schnittstelle können Kunden, Artikel und Shopbestellungen (wahlweise als Auftrag oder als Rechnung) in die gFM-Business ERP-Software übertragen werden. Der Import kann dabei mit einem Auswahlfenster zur Auswahl gewünschter Datensätze oder automatisch mit Import aller jeweils neuester Daten erfolgen.

Onlineshop-Schnittstellen zu Shopware 5, Gambio GX3 und WooCommercegFM-Business free und Basic erlauben dabei die Verbindung zu einem Onlineshop, gFM-Business Light und Professional verfügen über eine multishop-fähige Schnittstelle für die Verbindung mit beliebig vielen Onlineshops, auch in gemischten Umgebungen.

Unterstützung mehrerer Formate für elektronische Rechnungen

gFM-Business Professional unterstützt die Erstellung elektronischer Rechnungen nach den folgenden Standards:

  • Factur-X Invoice
  • ZUGFeRD 1.0 Comfort
  • ZUGFeRD 2.0 Basic
  • ZUGFeRD 2.0 EN16931
  • ZUGFeRD 2.1 Basic
  • ZUGFeRD 2.1 EN16931
  • Swiss-QR

Elektronische Rechnungen, ZUGFeRD, Factur-X, Swiss-QRIst die Funktion [Export als eRechnung] aktiviert, werden alle Rechnungen und Gutschriften automatisch im ausgewählten Format exportiert. Die PDF-Dateien können weiterhin wie gewohnt mit Programmen wie Apple Vorschau oder Adobe Acrobat Reader geöffnet werden.

SEPA-Mandate und Lastschriften verwalten

Seit dem 1. August 2014 verändert SEPA den Zahlungsverkehr in Deutschland. Denn ab diesem Datum nehmen Banken nicht mehr die herkömmlichen Einzugsermächtigungen für Lastschriften an, sondern für eine Lastschrift muß ein gültiges und unterschriebenes SEPA-Mandat des jeweiligen Kunden vorliegen. gFM-Business unterstützt Sie in dieser Hinsicht in allen Belangen und enthält eine SEPA-Mandatsverwaltung sowie eine Verwaltung von SEPA-Transfers. Sie besitzen von Ihren Kunden nur die herkömmliche Bankverbindung mit Kontonummer und Bankleitzahl? Kein Problem: gFM-Business erzeugt aus diesen beiden Angaben automatisch BIC und IBAN, die für die Erteilung eines SEPA-Mandats erforderlich sind.

Alle Funktionen im Modul Faktura

FunktionBasicLightProCustomOffen
Fakturierung mit Angeboten, Aufträgen, Proforma-Rechnungen, Rechnungen, Lieferscheinen, Gutschriften, Mahnungen und Bestellungen. Alle Belege mit eigenem Barcode-Typ.XXXXX
Unterstützung elektronischer Rechnungen mit ZUGFeRD, Factur-X und Swiss-QRXXX
Bestellverwaltung zur Erfassung von Waren- und Leistungsbestellungen, Einbuchen von Bestellungen und Einzelpositionen bei Teillieferungen.XXXX
Frei definierbare laufende Belegnummern mit individuellem Prefix und Suffix.XXXXX
Komfortable Kundenauswahl mit Suchfunktion in allen BelegmodulenXXXXX
Bis zu 15 frei definierbare Felder in allen Belegarten mit frei definierbarer Beschriftung, Eingabeart und optionaler Werteliste pro Feld. Ab gFM-Business Custom Professional Erstellung neuer Freifelder in allen Tabellen.XXXX
Mehrwertsteuer als Kleinunternehmer nach UStG § 19 einstellbar.XXXXX
Integriertes Schnittstellenmodul für Shopware 5, Gambio GX3 und WooCommerce Onlineshops zum Import von Bestellungen, wahlweise als Auftrag oder direkt als Rechnung.XXXXX
Positionen in Angebotsbelegen wahlweise als Alternativpositionen, bei der Erfassung oder nachträglich umwandelbar.XXXX
Erweiterte Artikelsuche bei der Erfassung von Belegpositionen in Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen.XXXXX
Getrennte Rechnungs- und Lieferanschrift mit automatischer Datenübertragung.XXXXX
Beliebig viele Positionen pro Beleg. Positionserfassung kann per Artikel-Nr. oder per Volltextsuche/Mehrfachauswahl erfolgen.XXXXX
Preisgruppen/Kundengruppen für kundenspezifische Verkaufspreise.XXXX
Erfassung von Belegrabatten für alle Belegarten über absoluten Betrag oder Prozentsatz.XXXX
Hinterlegung einer Trackingnummer in Lieferscheinen und Rechnungen mit Sendungsverfolgung beliebig vieler Logistikunternehmen.XXXX
Beliebig viele Mehrwertsteuersätze.XXXX
Unterstützung von 34 Währungen (EUR, AUD, BGN, BRL, CAD, CHF, CNY, CZK, DKK, GBP, HKD, HRK, HUF, IDR, ILS, INR, JPY, KRW, LTL, LVL, MXN, MYR, NOK, NZD, PHP, PLN, RON, RUB, SEK, SGD, THB, TRY, USD, ZAR).XXXXX
Automatische Aktualisierung von Valutakursen von 33 Fremdwährungen durch die Europäische Zentralbank und grafische Anzeige der Kurshistorie beliebiger Zeiträume mit Währungsvergleich.XXXXX
Automatische Umrechnung in Fremdwährungen von Belegen im Fakturierungsmodul.XXXXX
Beliebig viele Zahlungsarten mit Angabe der Fälligkeit sowie Mahnstufen 1 und 2.XXXXX
Buchung beliebig vieler Zahlungen auf einen Rechnungsbeleg unter Berücksichtigung von Skonto, Ratenzahlungs-Assistent.XXXX
Beliebige interne Bemerkungen sowie beliebige Bemerkungen, die auf dem Beleg erscheinen.XXXXX
Alle Belege lassen sich drucken oder per E-Mail als PDF-Anhang versenden.XXXX
Beleg-Archivierung als PDF-Datei mit automatischer Einsortierung in konfigurierbare Verzeichnisse.XXXX
Automatische Erstellung eines Auftrags aus einem Angebot heraus.XXXXX
Automatische Erstellung einer Rechnung aus einem Angebot heraus.XXXXX
Automatische Erstellung einer Bestellung aus einem Angebot heraus.XXXX
Automatische Erstellung eines Lieferscheins aus einem Auftrag heraus.XXXXX
Automatische Erstellung einer Rechnung aus einem Auftrag heraus.XXXXX
Automatische Erstellung einer Bestellung aus einem Auftrag heraus.XXXX
Automatische Erstellung einer Rechnung aus einem Lieferschein heraus.XXXX
Automatische Erstellung eines Lieferscheins aus einer Rechnung heraus.XXXXX
Automatische Erstellung einer Gutschrift aus einer Rechnung heraus.XXXXX
Automatische Erstellung einer Mahnung aus einer Rechnung heraus.XXXXX
Erstellung eines Sammelauftrags aus einem Angebot heraus.XXXX
Erstellung einer Sammelrechnung aus einem Angebot heraus.XXXX
Erstellung eines Sammellieferscheins aus einem Auftrag heraus.XXXX
Erstellung einer Sammelrechnung aus einem Auftrag heraus.XXXX
Erstellung einer Sammelrechnung aus einem Lieferschein heraus.XXXX
Erstellung beliebig vieler Abschlagsrechnungen aus einem AuftragXXXX
Automatisierte Lokalisierung Offener Posten mit Anzeige im Hauptmenü.XXXXX
Duplizieren von Belegen inklusive aller Belegpositionen.XXXX
Rechnungen und Gutschriften mit Buchungssystem und Änderungsschutz nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.XXXXX
Automatisierter Mahnlauf mit Anzeige im Hauptmenü.XXXXX
Auftragspositionen mit Bestandsreservierung und Anzeige reservierter Produkte in der Artikelverwaltung.XXXX
Verwaltung von Chargen über alle Buchungsbelege und Lieferscheine, Chargenbuchung nach dem FIFO-Prinzip.XXXX
Automatisierte Zuordnung von Zahlungen, wenn Bankbuchungen im Modul Kassenbuch importiert wurden.XXXX
Automatisches Mahnwesen mit zwei Mahnstufen und Abgabe an Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren.XXXX
Kassenbuch mit automatischer Buchung aller in der Fakturierung erfassten und gebuchten Belege.XXXX
Export von Buchungen im DATEV (EXTF/CSV)-Format, MonkeyOffice und als individuelles Format.XXXX
Buchungen mit Änderungsschutz nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.XXXX
Scannen eingehender Belege und Zuordnung zur BuchungXXXX
Fünf frei definierbare Felder pro Belegposition in allen BelegmodulenXXXX
Berechnung der Positionsmenge als Formel oder Aufmaß, Positionsfelder “Raum” und “Bemerkungen”, Aufmaßlisten in Angeboten und AufträgenXXXX
Verwaltung von Bankbuchungen/Kontoauszügen mit Import aus Bank X, MacGiro, StarMoney oder als MT940-Datei.XXXX
Import aus Bank X und MacGiro bequem direkt über die Zwischenablage.XXXX
Verwaltung von Lastschriften mit Export an Bank X, MacGiro, als DTAUS-Datei oder als individueller Export.XXXX
Verwaltung von SEPA-Transfers mit Export an Bank X, MacGiro, SEPA-XML oder als individueller Export.XXXX
SEPA Mandatsverwaltung zur kundenbezogenen Verwaltung von SEPA-Mandaten. Automatische Erzeugung zugelassener SEPA-Mandate.XXXX
Ereignisprotokoll, das jede Änderung an der Datenbank aufzeichnet.XXXX
Preisrelevante Produkteigenschaften, die sich eigenschaftsbasiert auf Preisstaffeln auswirken könnenXXXX
Rabatt und Zuschlag pro Belegposition in allen BelegmodulenXXXX
Unterstützung eigener laufender Positionsnummern zur Strukturierung von Belegen in allen BelegartenXXXX
Storno von Aufträgen, Rechnungen und Gutschriften (Basic ohne Auftrag)XXXXX
Mengenberechnung mit Aufmaß und FormelXXXX
Drucklayout “Aufmaßliste” für Angebot und Auftrag
Verwaltung von Anfragen an Lieferanten mit Möglichkeit, Anfrage zu einer Bestellung zu wandelnXXXX
Erstellung einer Anfrage aus einem Angebot herausXXXX
Verwaltung von Retouren mit Möglichkeit, Retoure in eine Gutschrift zu wandeln.XXXX
Erstellung einer Retoure aus einem Auftrag heraus.XXXX
Erstellung einer Retoure aus einer Rechnung heraus.XXXX
Auswahlliste für Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Retouren*, Gutschriften, Mahnungen, Anfragen* und Bestellungen* als separates Fenster zur schnellen Suche und Navigation (* Light/Pro)XXXXX
Produktvarianten (Artikelattribute) mit Mehr- und Minderpreisen und -gewichten sowie Lagerverwaltung für alle LagerstandorteXXXX
Reservierung von Stücklistenartikeln aus AuftragspositionenXXXX

Screenshots des Moduls Faktura

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