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Faktura & Buchhaltung
Faktura, Buchhaltung und Bank
Im Programmteil Faktura können für jeden Kunden Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften oder Mahnungen erfasst werden. Mit gFM-Business sind Sie für die Zukunft gerüstet: Die Faktura enthält ein integriertes Kassenbuch mit Datenexport im DATEV-Format, eine Verwaltung von Bankbuchungen mit Schnittstelle zu gängigen Onlinebanking-Programmen sowie eine SEPA-Mandatsverwaltung und einen Datenexport im SEPA-XML-Format.
Angebote und Rechnungen schreiben leicht gemacht
Im Programmteil Faktura können in der gFM-Business ERP-Software alle Belege vom Angebot bis zum Lieferschein erstellt werden. Bestehende Belege können per Knopfdruck in einen anderen Beleg gewandelt werden, z.B. vom Angebot zum Auftrag zur Rechnung usw. Der Belegverlauf aller verbundenen Belege wird dabei in allen Belegen übersichtlich angezeigt. gFM-Business enthält ein integriertes Mahnwesen und ein Bestellwesen mit Wareneingang.
Anbindung an gängige Onlinebanking-Programme
gFM-Business enthält Schnittstellen zu gängigen Onlinebanking-Programmen für Mac OS X und Windows. Aus Bank X oder MacGiro können Buchungen aus den Kontoauszügen direkt über die Zwischenablage übernommen werden. gFM-Business enthält außerdem eine Schnittstelle zu StarMoney und eine MT940-Schnittstelle zu vielen weiteren Onlinebanking-Programmen.
Automatische Buchungen mit DATEV-Export
Alle in der Faktura erstellten Rechnungen und Gutschriften können auf Wunsch automatisch im integrierten Kassenbuch gebucht werden. Dabei werden sowohl eingepflegte Debitoren- und Kreditorenkonten als auch evtl. gesondert gepflegte Erlöskonten berücksichtigt. Buchungssätze können im DATEV-Format (EXTF/CSV), für das Buchhaltungsprogramm MonkeyOffice oder individuell als Textformat oder Excel-Tabelle gespeichert werden.
Onlineshop-Schnittstellen auf REST-API-Basis
gFM-Business enthält eine integrierte Schnittstelle zu den Onlineshop-Systemen Shopware 5, Gambio GX3 und WooCommerce für WordPress. Mit der integrierten Schnittstelle können Kunden, Artikel und Shopbestellungen (wahlweise als Auftrag oder als Rechnung) in die gFM-Business ERP-Software übertragen werden. Der Import kann dabei mit einem Auswahlfenster zur Auswahl gewünschter Datensätze oder automatisch mit Import aller jeweils neuester Daten erfolgen.
gFM-Business free und Basic erlauben dabei die Verbindung zu einem Onlineshop, gFM-Business Light und Professional verfügen über eine multishop-fähige Schnittstelle für die Verbindung mit beliebig vielen Onlineshops, auch in gemischten Umgebungen.
Unterstützung mehrerer Formate für elektronische Rechnungen
gFM-Business Professional unterstützt die Erstellung elektronischer Rechnungen nach den folgenden Standards:
- Factur-X Invoice
- ZUGFeRD 1.0 Comfort
- ZUGFeRD 2.0 Basic
- ZUGFeRD 2.0 EN16931
- ZUGFeRD 2.1 Basic
- ZUGFeRD 2.1 EN16931
- Swiss-QR
Ist die Funktion [Export als eRechnung] aktiviert, werden alle Rechnungen und Gutschriften automatisch im ausgewählten Format exportiert. Die PDF-Dateien können weiterhin wie gewohnt mit Programmen wie Apple Vorschau oder Adobe Acrobat Reader geöffnet werden.
SEPA-Mandate und Lastschriften verwalten
Seit dem 1. August 2014 verändert SEPA den Zahlungsverkehr in Deutschland. Denn ab diesem Datum nehmen Banken nicht mehr die herkömmlichen Einzugsermächtigungen für Lastschriften an, sondern für eine Lastschrift muß ein gültiges und unterschriebenes SEPA-Mandat des jeweiligen Kunden vorliegen. gFM-Business unterstützt Sie in dieser Hinsicht in allen Belangen und enthält eine SEPA-Mandatsverwaltung sowie eine Verwaltung von SEPA-Transfers. Sie besitzen von Ihren Kunden nur die herkömmliche Bankverbindung mit Kontonummer und Bankleitzahl? Kein Problem: gFM-Business erzeugt aus diesen beiden Angaben automatisch BIC und IBAN, die für die Erteilung eines SEPA-Mandats erforderlich sind.
Alle Funktionen im Modul Faktura
| Funktion | Basic | Light | Pro | Custom | Offen |
|---|---|---|---|---|---|
| Fakturierung mit Angeboten, Aufträgen, Proforma-Rechnungen, Rechnungen, Lieferscheinen, Gutschriften, Mahnungen und Bestellungen. Alle Belege mit eigenem Barcode-Typ. | X | X | X | X | X |
| Unterstützung elektronischer Rechnungen mit ZUGFeRD, Factur-X und Swiss-QR | – | – | X | X | X |
| Bestellverwaltung zur Erfassung von Waren- und Leistungsbestellungen, Einbuchen von Bestellungen und Einzelpositionen bei Teillieferungen. | – | X | X | X | X |
| Frei definierbare laufende Belegnummern mit individuellem Prefix und Suffix. | X | X | X | X | X |
| Komfortable Kundenauswahl mit Suchfunktion in allen Belegmodulen | X | X | X | X | X |
| Bis zu 15 frei definierbare Felder in allen Belegarten mit frei definierbarer Beschriftung, Eingabeart und optionaler Werteliste pro Feld. Ab gFM-Business Custom Professional Erstellung neuer Freifelder in allen Tabellen. | – | X | X | X | X |
| Mehrwertsteuer als Kleinunternehmer nach UStG § 19 einstellbar. | X | X | X | X | X |
| Integriertes Schnittstellenmodul für Shopware 5, Gambio GX3 und WooCommerce Onlineshops zum Import von Bestellungen, wahlweise als Auftrag oder direkt als Rechnung. | X | X | X | X | X |
| Positionen in Angebotsbelegen wahlweise als Alternativpositionen, bei der Erfassung oder nachträglich umwandelbar. | – | X | X | X | X |
| Erweiterte Artikelsuche bei der Erfassung von Belegpositionen in Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen. | X | X | X | X | X |
| Getrennte Rechnungs- und Lieferanschrift mit automatischer Datenübertragung. | X | X | X | X | X |
| Beliebig viele Positionen pro Beleg. Positionserfassung kann per Artikel-Nr. oder per Volltextsuche/Mehrfachauswahl erfolgen. | X | X | X | X | X |
| Preisgruppen/Kundengruppen für kundenspezifische Verkaufspreise. | – | X | X | X | X |
| Erfassung von Belegrabatten für alle Belegarten über absoluten Betrag oder Prozentsatz. | – | X | X | X | X |
| Hinterlegung einer Trackingnummer in Lieferscheinen und Rechnungen mit Sendungsverfolgung beliebig vieler Logistikunternehmen. | – | X | X | X | X |
| Beliebig viele Mehrwertsteuersätze. | – | X | X | X | X |
| Unterstützung von 34 Währungen (EUR, AUD, BGN, BRL, CAD, CHF, CNY, CZK, DKK, GBP, HKD, HRK, HUF, IDR, ILS, INR, JPY, KRW, LTL, LVL, MXN, MYR, NOK, NZD, PHP, PLN, RON, RUB, SEK, SGD, THB, TRY, USD, ZAR). | X | X | X | X | X |
| Automatische Aktualisierung von Valutakursen von 33 Fremdwährungen durch die Europäische Zentralbank und grafische Anzeige der Kurshistorie beliebiger Zeiträume mit Währungsvergleich. | X | X | X | X | X |
| Automatische Umrechnung in Fremdwährungen von Belegen im Fakturierungsmodul. | X | X | X | X | X |
| Beliebig viele Zahlungsarten mit Angabe der Fälligkeit sowie Mahnstufen 1 und 2. | X | X | X | X | X |
| Buchung beliebig vieler Zahlungen auf einen Rechnungsbeleg unter Berücksichtigung von Skonto, Ratenzahlungs-Assistent. | – | X | X | X | X |
| Beliebige interne Bemerkungen sowie beliebige Bemerkungen, die auf dem Beleg erscheinen. | X | X | X | X | X |
| Alle Belege lassen sich drucken oder per E-Mail als PDF-Anhang versenden. | – | X | X | X | X |
| Beleg-Archivierung als PDF-Datei mit automatischer Einsortierung in konfigurierbare Verzeichnisse. | – | X | X | X | X |
| Automatische Erstellung eines Auftrags aus einem Angebot heraus. | X | X | X | X | X |
| Automatische Erstellung einer Rechnung aus einem Angebot heraus. | X | X | X | X | X |
| Automatische Erstellung einer Bestellung aus einem Angebot heraus. | – | X | X | X | X |
| Automatische Erstellung eines Lieferscheins aus einem Auftrag heraus. | X | X | X | X | X |
| Automatische Erstellung einer Rechnung aus einem Auftrag heraus. | X | X | X | X | X |
| Automatische Erstellung einer Bestellung aus einem Auftrag heraus. | – | X | X | X | X |
| Automatische Erstellung einer Rechnung aus einem Lieferschein heraus. | – | X | X | X | X |
| Automatische Erstellung eines Lieferscheins aus einer Rechnung heraus. | X | X | X | X | X |
| Automatische Erstellung einer Gutschrift aus einer Rechnung heraus. | X | X | X | X | X |
| Automatische Erstellung einer Mahnung aus einer Rechnung heraus. | X | X | X | X | X |
| Erstellung eines Sammelauftrags aus einem Angebot heraus. | – | X | X | X | X |
| Erstellung einer Sammelrechnung aus einem Angebot heraus. | – | X | X | X | X |
| Erstellung eines Sammellieferscheins aus einem Auftrag heraus. | – | X | X | X | X |
| Erstellung einer Sammelrechnung aus einem Auftrag heraus. | – | X | X | X | X |
| Erstellung einer Sammelrechnung aus einem Lieferschein heraus. | – | X | X | X | X |
| Erstellung beliebig vieler Abschlagsrechnungen aus einem Auftrag | – | X | X | X | X |
| Automatisierte Lokalisierung Offener Posten mit Anzeige im Hauptmenü. | X | X | X | X | X |
| Duplizieren von Belegen inklusive aller Belegpositionen. | – | X | X | X | X |
| Rechnungen und Gutschriften mit Buchungssystem und Änderungsschutz nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. | X | X | X | X | X |
| Automatisierter Mahnlauf mit Anzeige im Hauptmenü. | X | X | X | X | X |
| Auftragspositionen mit Bestandsreservierung und Anzeige reservierter Produkte in der Artikelverwaltung. | – | X | X | X | X |
| Verwaltung von Chargen über alle Buchungsbelege und Lieferscheine, Chargenbuchung nach dem FIFO-Prinzip. | – | X | X | X | X |
| Automatisierte Zuordnung von Zahlungen, wenn Bankbuchungen im Modul Kassenbuch importiert wurden. | – | X | X | X | X |
| Automatisches Mahnwesen mit zwei Mahnstufen und Abgabe an Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren. | – | X | X | X | X |
| Kassenbuch mit automatischer Buchung aller in der Fakturierung erfassten und gebuchten Belege. | – | X | X | X | X |
| Export von Buchungen im DATEV (EXTF/CSV)-Format, MonkeyOffice und als individuelles Format. | – | X | X | X | X |
| Buchungen mit Änderungsschutz nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. | – | X | X | X | X |
| Scannen eingehender Belege und Zuordnung zur Buchung | – | X | X | X | X |
| Fünf frei definierbare Felder pro Belegposition in allen Belegmodulen | – | X | X | X | X |
| Berechnung der Positionsmenge als Formel oder Aufmaß, Positionsfelder „Raum“ und „Bemerkungen“, Aufmaßlisten in Angeboten und Aufträgen | – | X | X | X | X |
| Verwaltung von Bankbuchungen/Kontoauszügen mit Import aus Bank X, MacGiro, StarMoney oder als MT940-Datei. | – | X | X | X | X |
| Import aus Bank X und MacGiro bequem direkt über die Zwischenablage. | – | X | X | X | X |
| Verwaltung von Lastschriften mit Export an Bank X, MacGiro, als DTAUS-Datei oder als individueller Export. | – | X | X | X | X |
| Verwaltung von SEPA-Transfers mit Export an Bank X, MacGiro, SEPA-XML oder als individueller Export. | – | X | X | X | X |
| SEPA Mandatsverwaltung zur kundenbezogenen Verwaltung von SEPA-Mandaten. Automatische Erzeugung zugelassener SEPA-Mandate. | – | X | X | X | X |
| Ereignisprotokoll, das jede Änderung an der Datenbank aufzeichnet. | – | X | X | X | X |
| Preisrelevante Produkteigenschaften, die sich eigenschaftsbasiert auf Preisstaffeln auswirken können | – | X | X | X | X |
| Rabatt und Zuschlag pro Belegposition in allen Belegmodulen | – | X | X | X | X |
| Unterstützung eigener laufender Positionsnummern zur Strukturierung von Belegen in allen Belegarten | – | X | X | X | X |
| Storno von Aufträgen, Rechnungen und Gutschriften (Basic ohne Auftrag) | X | X | X | X | X |
| Mengenberechnung mit Aufmaß und Formel | – | X | X | X | X |
| Drucklayout „Aufmaßliste“ für Angebot und Auftrag | |||||
| Verwaltung von Anfragen an Lieferanten mit Möglichkeit, Anfrage zu einer Bestellung zu wandeln | – | X | X | X | X |
| Erstellung einer Anfrage aus einem Angebot heraus | – | X | X | X | X |
| Verwaltung von Retouren mit Möglichkeit, Retoure in eine Gutschrift zu wandeln. | – | X | X | X | X |
| Erstellung einer Retoure aus einem Auftrag heraus. | – | X | X | X | X |
| Erstellung einer Retoure aus einer Rechnung heraus. | – | X | X | X | X |
| Auswahlliste für Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Retouren*, Gutschriften, Mahnungen, Anfragen* und Bestellungen* als separates Fenster zur schnellen Suche und Navigation (* Light/Pro) | X | X | X | X | X |
| Produktvarianten (Artikelattribute) mit Mehr- und Minderpreisen und -gewichten sowie Lagerverwaltung für alle Lagerstandorte | – | X | X | X | X |
| Reservierung von Stücklistenartikeln aus Auftragspositionen | – | X | X | X | X |
Screenshots des Moduls Faktura
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