Faktura & Buchhaltung

Faktura, Buchhaltung und Bank

Alle Module der Faktura in gFM-Business

Im Programmteil Faktura können für jeden Kunden Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften oder Mahnungen erfasst werden. Mit gFM-Business sind Sie für die Zukunft gerüstet: Die Faktura enthält ein integriertes Kassenbuch mit Datenexport im DATEV-Format, eine Verwaltung von Bankbuchungen mit Schnittstelle zu gängigen Onlinebanking-Programmen sowie eine SEPA-Mandatsverwaltung und einen Datenexport im SEPA-XML-Format.

SEPA Pflicht seit dem 1. August 2014

Seit dem 1. August 2014 verändert SEPA den Zahlungsverkehr in Deutschland. Denn ab diesem Datum nehmen Banken nicht mehr die herkömmlichen Einzugsermächtigungen für Lastschriften an, sondern für eine Lastschrift muß ein gültiges und unterschriebenes SEPA-Mandat des jeweiligen Kunden vorliegen. gFM-Business unterstützt Sie in dieser Hinsicht in allen Belangen und enthält eine SEPA-Mandatsverwaltung sowie eine Verwaltung von SEPA-Transfers. Sie besitzen von Ihren Kunden nur die herkömmliche Bankverbindung mit Kontonummer und Bankleitzahl? Kein Problem: gFM-Business erzeugt aus diesen beiden Angaben automatisch BIC und IBAN, die für die Erteilung eines SEPA-Mandats erforderlich sind.

Anbindung an gängige Onlinebanking-Programme

Unterstützung von Onlinebanking-ProgrammengFM-Business enthält Schnittstellen zu gängigen Onlinebanking-Programmen für Mac OS X und Windows. Aus Bank X oder MacGiro können Buchungen aus den Kontoauszügen direkt über die Zwischenablage übernommen werden. gFM-Business enthält außerdem eine Schnittstelle zu StarMoney und eine MT940-Schnittstelle zu vielen weiteren Onlinebanking-Programmen.

Automatische Buchungen mit DATEV-Export

Alle in der Faktura erstellten Rechnungen und Gutschriften können auf Wunsch automatisch im integrierten Kassenbuch gebucht werden. Dabei werden sowohl eingepflegte Debitoren- und Kreditorenkonten als auch evtl. gesondert gepflegte Erlöskonten berücksichtigt. Buchungssätze können im DATEV-Format (EXTF/CSV), für das Buchhaltungsprogramm MonkeyOffice oder individuell als Textformat oder Excel-Tabelle gespeichert werden.

gFM-Business - Faktura

Schnittstelle zu Gambio und Shopware-basierten Onlineshops

Schnittstelle für Gambio OnlineshopsgFM-Business Light und Professional enthalten eine integrierte Schnittstelle zu Gambio GX2 Onlineshops. Mit dieser Schnittstelle können Kunden- und Artikeldaten sowie Bestellungen aus einem Gambio Onlineshop importiert werden.

Shopbestellungen können wahlweise als Auftrag oder direkt als Rechnungen in gFM-Business importiert werden. In gFM-Business erfasste Artikeldaten lassen sich auf Knopfdruck in einen Gambio Onlineshop importieren unter Berücksichtigung von beliebig vielen Produktbildern, Artikelattributen und bis zu fünf Kundengruppen mit Staffelpreisen. Erfassen Sie Statusmeldungen zu einer Shopbestellung direkt in gFM-Business, die nach dem Absenden auch im Onlineshop angezeigt werden.

gFM-Business mit Schnittstelle zu Shopware OnlineshopsMit der optional erhältlichen externen Schnittstelle gFM-Shopware kann gFM-Business an Shopware-basierte Onlineshops angebunden werden. Shopbestellungen können wahlweise als Auftrag oder direkt als Rechnungen in gFM-Business importiert werden. In gFM-Business erfasste Artikeldaten lassen sich auf Knopfdruck in einen Gambio Onlineshop importieren. Erfassen Sie Statusmeldungen zu einer Shopbestellung direkt in gFM-Shopware, die nach dem Absenden im Onlineshop und in gFM-Business angezeigt werden.

Funktionen im Überblick:

  • Faktura mit Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Lieferscheinen, Gutschriften und Mahnungen.
  • Bestellverwaltung zur Erfassung von Waren- und Leistungsbestellungen, Einbuchen bei Wareneingang als Gesamtbeleg oder einzelner Positionen bei Teillieferungen. Erfassung eines Inventarproduktes aus einer Bestellung oder Einzelposition heraus.
  • Automatische Eintragung von Zahlungsterminen aus der Bestellverwaltung im Gruppenkalender.
  • Frei definierbare laufende Belegnummern mit individuellem Präfix und Suffix.
  • Getrennte Rechnungs- und Lieferanschrift mit automatischer Datenübertragung.
  • Beliebig viele Positionen pro Beleg mit Direkterfassung über Artikelnummer sowie Erfassung und Mehrfacherfassung über Volltextsuche.
  • Beliebig viele Mehrwertsteuersätze.
  • Interaktive Informationen zu Kunden und Artikelpositionen direkt in der Belegmaske.
  • Alle Belege können in verschiedenen Währungen erzeugt werden.
  • Eigener Barcode-Typ für alle Belege.
  • Beliebig viele Zahlungsarten mit Angabe der Fälligkeit sowie Mahnstufen 1 und 2.
  • Berücksichtigung von Preisgruppen aus dem CRM und der Artikelverwaltung für kundenspezifische Verkaufspreise.
  • Beliebige Staffelpreise in Verbindung mit Preisgruppen.
  • Erweiterte Artikelsuche bei der Erfassung neuer Belegpositionen mit Volltextsuche und Hinzufügen mehrerer Belegpositionen in einem Arbeitsschritt mit konfigurierbarer Sortierung.
  • Erfassung von Belegrabatten als Prozentsatz oder absoluter Betrag.
  • Beliebige interne Bemerkungen sowie beliebige Bemerkungen, die auf dem Beleg erscheinen.
  • Unterstützung von Alternativpositionen in Angebotsbelegen.
  • Alle Belege lassen sich drucken oder per E-Mail als PDF-Anhang versenden.
  • Verwaltung der Trackingnummer in Lieferscheinen und Rechnung mit integrierter Sendungsverfolgung für beliebig viele Logistikunternehmen.
  • Beleg-Archivierung als PDF-Datei mit automatischer Einsortierung in konfigurierbare Verzeichnisse.
  • Automatische Erstellung eines Auftrags aus einem Angebot heraus.
  • Automatische Erstellung einer Rechnung aus einem Angebot heraus.
  • Automatische Erstellung einer Bestellung aus einem Angebot heraus.
  • Automatische Erstellung eines Lieferscheins aus einem Auftrag heraus.
  • Automatische Erstellung einer Rechnung aus einem Auftrag heraus.
  • Automatische Erstellung einer Bestellung aus einem Auftrag heraus.
  • Automatische Erstellung eines Lieferscheins aus einer Rechnung heraus.
  • Automatische Erstellung einer Rechnung aus einem Lieferschein heraus.
  • Automatische Erstellung einer Gutschrift aus einer Rechnung heraus.
  • Automatische Erstellung einer Mahnung aus einer Rechnung heraus.
  • Erstellung von Sammelaufträgen aus mehreren Angeboten.
  • Erstellung von Sammelrechnungen aus mehreren Angeboten.
  • Erstellung von Sammellieferscheinen aus mehreren Aufträgen.
  • Erstellung von Sammelrechnungen aus mehreren Aufträgen.
  • Erstellung von Sammelrechnungen aus mehreren Lieferscheinen.
  • Erstellung von Teilaufträgen, Teilrechnungen und Teilbestellungen aus Angeboten heraus.
  • Erstellung von Teillieferscheinen, Teilrechnungen und Teilbestellungen aus einem Auftrag heraus.
  • Erstellung von Teilrechnungen aus einem Lieferschein heraus.
  • Duplizieren von Belegen mit allen enthaltenen Positionen.
  • Automatisierte Lokalisierung offener Posten mit Anzeige im Hauptmenü.
  • Bestandsausbuchung wahlweise pro Position oder über den gesamten Beleg.
  • Rechnungen und Gutschriften mit Buchungssystem und Änderungsschutz nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.
  • Wiederkehrende Rechnungen mit beliebigen Intervallen.
  • Bis zu 15 frei definierbare Felder in jeder Belegart mit individueller Beschriftung, Eingabeart und optionaler Werteliste.
  • Automatisierter Mahnlauf mit Anzeige im Hauptmenü.
  • Auftragspositionen mit Bestandsreservierung und Anzeige reservierter Positionen in der Artikelverwaltung.
  • Automatisierte Zuordnung von Zahlungen, wenn Bankbuchungen im Modul Kassenbuch importiert wurden.
  • Automatisches Mahnwesen mit zwei Mahnstufen und Abgabe an Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren.
  • Kassenbuch mit automatischer Buchung aller in der Faktura erfassten und gebuchten Belege.
  • Export von Buchungen im DATEV (EXTF/CSV)-Format, MonkeyOffice und als individuelles Format.
  • Buchungen mit Änderungsschutz nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.
  • Verwaltung von Bankbuchungen/Kontoauszügen mit Import aus Bank X, MacGiro, StarMoney oder als MT940-Datei.
  • Import aus Bank X und MacGiro bequem direkt über die Zwischenablage.
  • Verwaltung von Lastschriften mit Export an Bank X, MacGiro, als DTAUS-Datei oder als individueller Export.
  • Verwaltung von SEPA-Transfers mit Export an Bank X, MacGiro, SEPA-XML oder als individueller Export.
  • SEPA Mandatsverwaltung zur kundenbezogenen Verwaltung von SEPA-Mandaten. Automatische Erzeugung zugelassener SEPA-Mandate.
  • Scannen und archivieren von ausgehenden aus eingehenden Belegen als PDF-Dokument im Kassenbuch mit Unterstützung aller Scanner mit 32-bit-Treiber unter Mac OS X und Windows.
  • Import von Bestellungen aus Gambio GX2 Onlineshops über Schnittstelle möglich, wahlweise als Auftrag oder als Rechnung.
  • Erfassung von Statusmeldungen zu Shopbestellungen im Gambio GX2 Onlineshop direkt in gFM-Business über enthaltene Schnittstelle.
  • Ereignisprotokoll, das jede Änderung an der Datenbank aufzeichnet.

Screenshots aus dem Modul ‚Faktura & Buchhaltung‘:


Alle Komponenten der gFM-Business Warenwirtschaft im Überblick:


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