Dokumentmanagement, E-Mails, Archivierung

Korrespondenz und Dokumentmanagement

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Das Dokumentmanagement von gFM-Business enthält ausgehende Korrespondenz per Brief, Telefax und E-Mail sowie das Dokumentarchiv aller gescannten Papierdokumente. Beliebige Anschreiben aus dem Modul Korrespondenz können direkt aus einem Kundendatensatz heraus erzeugt werden. In diesem Programmteil können außerdem Vorlagen erstellt werden, auf denen spätere Anschreiben oder Serienanschreiben basieren sollen.

Dank flexiblem Drucksystem können alle Drucklayouts vollständig individuell gestaltet werden  – dabei spielt weder eine Rolle, wieviele Seiten das gewünschte Dokument besitzt noch welche Inhalte oder grafischen Elemente. Für die Erstellung oder Änderung von Drucklayouts stehen alle in FileMaker integrierten Werkzeuge zur Verfügung, so dass Dokumente gestaltet werden können wie in einem DTP- oder Textverarbeitungsprogramm.

Zusätzlich unterstützt das Korrespondenzmodul mehr als 30 Platzhalter, um individuelle Informationen aus der Datenbank in den Dokumenten anzeigen zu können. Auf Wunsch kann mit dem Ausdruck eines Dokuments eine automatische Aktion im entsprechenden Kunden erzeugt werden, die auch ein Wiedervorlagedatum enthalten kann.

Bei konsequenter Nutzung der Korrespondenzverwaltung kann auf Programme wie Microsoft Word verzichtet werden, und die gesamte ausgehende Korrespondenz wird automatisch den entsprechenden Kundendaten zugeordnet.

Dokumentmanagement - E-Mails und Korrespondenz

gFM-Business unterstützt den Versand von E-Mails und Newslettern über beliebig viele Sendeadressen mit separaten SMTP-Servern. Bei der Erstellung von E-Mails stellt die Unternehmenssoftware die Möglichkeit zur Verfügung, grafische E-Mails auf Basis einer HTML-Vorlage zu versenden. Mit der Vorschaufunktion kann die E-Mail bereits in gFM-Business betrachtet werden, wie sie später beim Empfänger eintreffen wird.

Funktionen im Modul Korrespondenz:

FunktionBasicLightProCustomOffen
Korrespondenzverwaltung mit Vorlagensystem für schriftliche Korrespondenz direkt aus der Datenbank, optional mit automatischer Pflege einer Aktion beim Ausdruck.XXXXX
Automatische Aktion, die beim Ausdruck dem Kontakt-Datensatz zugeordnet wird.-XXXX
Beliebig viele Vorlagen, auf deren Basis sich kundenbezogene Dokumente erstellen lassen.XXXXX
Mehr als 30 Platzhalter von Stammdaten und kundenbezogenen Daten für individuelle Korrespondenz.XXXXX
Einzel- und SeriendruckXXXXX
Persönliche Ansprache durch Verwendung gespeicherter Kontaktpersonen und Anreden.-XXXX
Beliebig viele Dateianhänge pro Datensatz, Versand beliebig vieler Dateianhänge per E-Mail.XXXXX
Senden von Dokumenten und Anhängen per E-Mail.XXXXX
Unterschriftsfeld für Anschreiben mit automatisierter Unterschrift.XXXXX
Ereignisprotokoll, das jede Änderung an der Datenbank aufzeichnet.-XXXX
Versand von E-Mails und Newslettern mit HTML-Vorlage direkt über beliebige SMTP-Server.XXXXX
Übersichtsmaske aller E-Mails mit Filtermöglichkeit des E-Mail-Kontos, Übersicht aller Einträge im Adressbuch von gFM-Business Mail.XXXXX
Dokumentarchiv mit Anzeige aller gescannten Papierdokumente und integrierter Volltextsuche.-XXXX

Alle Komponenten der gFM-Business Warenwirtschaft im Detail:


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