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Korrespondenz
- Dokumentmanagement, E-Mails, Archivierung
Korrespondenz und Dokumentmanagement
Das Dokumentmanagement von gFM-Business enthält ausgehende Korrespondenz per Brief, Telefax und E-Mail sowie eine Archivierung von Dokumenten und Dateien mit Dokumentarchiv aller gescannten Papierdokumente. Beliebige Anschreiben aus dem Modul Korrespondenz können direkt aus einem Kundendatensatz heraus erzeugt werden. In diesem Programmteil können außerdem Vorlagen erstellt werden, auf denen spätere Anschreiben oder Serienanschreiben basieren sollen.
Dank flexiblem Drucksystem können alle Drucklayouts vollständig individuell gestaltet werden – dabei spielt weder eine Rolle, wieviele Seiten das gewünschte Dokument besitzt noch welche Inhalte oder grafischen Elemente. Für die Erstellung oder Änderung von Drucklayouts stehen alle in FileMaker integrierten Werkzeuge zur Verfügung, so dass Dokumente gestaltet werden können wie in einem DTP- oder Textverarbeitungsprogramm.
Zusätzlich unterstützt das Korrespondenzmodul mehr als 30 Platzhalter, um individuelle Informationen aus der Datenbank in den Dokumenten anzeigen zu können. Auf Wunsch kann mit dem Ausdruck eines Dokuments eine automatische Aktion im entsprechenden Kunden erzeugt werden, die auch ein Wiedervorlagedatum enthalten kann.
Bei konsequenter Nutzung der Korrespondenzverwaltung kann auf Programme wie Microsoft Word verzichtet werden, und die gesamte ausgehende Korrespondenz wird automatisch den entsprechenden Kundendaten zugeordnet.
gFM-Business unterstützt den Versand von E-Mails und Newslettern über beliebig viele Sendeadressen mit separaten SMTP-Servern. Bei der Erstellung von E-Mails stellt die Unternehmenssoftware die Möglichkeit zur Verfügung, grafische E-Mails auf Basis einer HTML-Vorlage zu versenden. Mit der Vorschaufunktion kann die E-Mail bereits in gFM-Business betrachtet werden, wie sie später beim Empfänger eintreffen wird.
Funktionen im Modul Korrespondenz:
| Funktion | Basic | Light | Pro | Custom | Offen |
|---|---|---|---|---|---|
| Korrespondenzverwaltung mit Vorlagensystem für schriftliche Korrespondenz direkt aus der Datenbank, optional mit automatischer Pflege einer Aktion beim Ausdruck. | X | X | X | X | X |
| Automatische Aktion, die beim Ausdruck dem Kontakt-Datensatz zugeordnet wird. | – | X | X | X | X |
| Komfortable Kundenauswahl mit Suchfunktion | X | X | X | X | X |
| Beliebig viele Vorlagen, auf deren Basis sich kundenbezogene Dokumente erstellen lassen. | X | X | X | X | X |
| Mehr als 30 Platzhalter von Stammdaten und kundenbezogenen Daten für individuelle Korrespondenz. | X | X | X | X | X |
| Einzel- und Seriendruck | X | X | X | X | X |
| Persönliche Ansprache durch Verwendung gespeicherter Kontaktpersonen und Anreden. | – | X | X | X | X |
| Beliebig viele Dateianhänge pro Datensatz, Versand beliebig vieler Dateianhänge per E-Mail. | X | X | X | X | X |
| Senden von Dokumenten und Anhängen per E-Mail. | X | X | X | X | X |
| Unterschriftsfeld für Anschreiben mit automatisierter Unterschrift. | X | X | X | X | X |
| Ereignisprotokoll, das jede Änderung an der Datenbank aufzeichnet. | – | X | X | X | X |
| Versand von E-Mails und Newslettern mit HTML-Vorlage direkt über beliebige SMTP-Server. | X | X | X | X | X |
| Übersichtsmaske aller E-Mails mit Filtermöglichkeit des E-Mail-Kontos, Übersicht aller Einträge im Adressbuch von gFM-Business Mail. | X | X | X | X | X |
| Dokumentarchiv mit Anzeige aller gescannten Papierdokumente und integrierter Volltextsuche. | – | X | X | X | X |
| Integrierter Rich-Text-Editor zur einfachen Erstellung HTML-basierter E-Mails und Newsletter | – | – | X | X | X |
| Auswahlliste für Dokumente und Vorlagen als separates Fenster zur schnellen Suche und Navigation | X | X | X | X | X |
| Adresseingabe mit der Google Adress-Suche spart Zeit und vermeidet Fehler | – | – | X | X | X |
Screenshots des Moduls Korrespondenz
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