Recebemos repetidamente pedidos de informação sobre quais os dados do CRM- e o sistema de gestão de mercadorias gFM-Business. Até agora, alguns utilizadores só utilizavam o software para gerir clientes e redigir facturas e orçamentos. O Software empresarial O gFM-Business foi desenvolvido para gerir convenientemente o maior número possível de dados que surgem no dia a dia da empresa. Quanto mais dados forem geridos de forma estruturada, mais rapidamente poderão ser encontrados no futuro, o que optimiza os processos de trabalho e poupa tempo valioso. Por este motivo, numa série de artigos, mostramos quais os dados da empresa que podem ser geridos, processados e recuperados com o gFM-Business. Também explicamos as formas mais eficazes de registar dados no gFM Business. A primeira parte trata da Gestão da Relação com o Cliente, ou seja, o módulo CRM [Clientes]..
Gerir os dados relativos aos contactos
Os clientes, fornecedores, partes interessadas e quaisquer outros contactos podem ser geridos na área CRM do gFM-Business. Os seguintes dados podem ser guardados para cada registo de contacto:
- Qualquer número Endereços e Dados bancários e 15 campos livremente definíveis por registo de contacto
- Indústria e Dados de fiabilidade creditícia
- Dados mestre de contactos tais como o tipo e a classificação do cliente, o adquirente, as contas de reserva, a taxa de IVA, o número de identificação IVA, o método de pagamento, etc.
- Contratos de serviços com faturação por taxa fixa ou por hora
- Livremente definível Campos de seleção, definível em [Definições > Preferências > Listas de valores]
- Qualquer número Pessoas de contacto por registo de dados
- Crónica de ação com qualquer número de Acções e Reapresentações por registo de dados
- Registo de tempo com gestão de qualquer número de serviços por registo de dados e criação de registos de serviços
- Digitalização e arquivamento de qualquer número de Documentos em papel e Cartões de visita por registo de dados
- Visualização de todos os Receitas, Mandatos SEPA e Débitos diretos SEPA
- Visualização de todos os Documentos e documentos arquivados, Trabalhos de impressão, Reservas bancárias dos extractos de conta e Eventos.
Gerir endereços e pessoas de contacto
Os endereços e as pessoas de contacto podem ser introduzidos no módulo CRM [Clientes]. a partir de qualquer máscara com as funções principais [Novo endereço]. e [Nova pessoa de contacto]. pode ser criado. Depois de selecionar esta função, abre-se uma caixa de diálogo popover na qual são introduzidos os dados do novo endereço ou pessoa de contacto.
O diálogo [Novo endereço]. Os tipos de endereços disponíveis podem ser selecionados em [Definições > Preferências > Listas de valores] sob a palavra-chave [Tipos de clientes]. pode ser personalizado. A cidade é automaticamente actualizada após a introdução do país e do código postal, desde que a cidade esteja localizada em D/A/CH. Se estiverem disponíveis várias localizações para um código postal, a localização correta pode ser selecionada no menu pendente.
Depois de confirmar o diálogo, o novo endereço ou a nova pessoa de contacto é apresentado no Base de dados e ligado ao registo de dados de contacto chamado. Nas máscaras [Endereços]. e [Pessoas de contacto]. também é possível criar um novo registo de dados com base num endereço ou pessoa de contacto existente para reduzir a digitação quando for necessário criar um novo endereço semelhante.
Nos ecrãs correspondentes, os registos de dados atribuídos podem ser editados, eliminados, protegidos contra remoção e definidos como endereço ou pessoa de contacto predefinidos. Os registos de dados protegidos são apresentados no topo da respectiva lista. Os endereços e as pessoas de contacto podem ser transferidos para o livro de endereços da Apple ou para o Microsoft Outlook e exportados como vCard. As pessoas de contacto também podem ser contactadas diretamente através do módulo de correspondência. Os cartões de visita das pessoas de contacto podem ser digitalizados diretamente para a entrada da pessoa de contacto correspondente utilizando um scanner ligado e configurado.
Crónica de acções e reapresentações
No item de menu [Clientes > Contactos > Acções] contém a crónica de ação do registo de dados de contacto chamado. Idealmente, todos os contactos que tiveram lugar com a empresa chamada são documentados no histórico de acções. Para criar uma nova ação, cada ecrã do módulo CRM contém [Clientes]. a função principal [Nova ação] está disponível. Depois de selecionar esta função, abre-se uma caixa de diálogo popover na qual podem ser actualizados todos os dados relevantes para a ação e, opcionalmente, uma reapresentação e/ou um compromisso. Se o utilizador estiver autorizado a utilizar o calendário, as marcações e as reapresentações são automaticamente introduzidas no calendário quando é introduzida uma nova ação.
Os ficheiros também podem ser guardados para uma ação através de um ficheiro anexo. As marcações registadas numa ação podem ser enviadas por correio eletrónico ou transferidas para o calendário da Apple ou para o Microsoft Outlook. Tal como os endereços ou contactos, as acções podem ser protegidas contra a eliminação. As acções protegidas são apresentadas no topo da lista de acções.
Criar facturas e orçamentos
As facturas, cotações e outros documentos podem ser gerados diretamente a partir do módulo CRM [Clientes]. podem ser criados a partir do módulo CRM. Para criar um novo documento, é aconselhável chamar primeiro o cliente correspondente no módulo CRM.
As seguintes funções principais estão disponíveis em cada ecrã para criar uma cotação, encomenda, nota de entrega, fatura, nota de crédito, lembrete ou ordem de compra com o fornecedor:
- Nova oferta (Criar oferta para o cliente chamado)
- Nova encomenda (Criar encomenda para o cliente chamado)
- Nova nota de crédito (Criar nota de crédito para o cliente chamado)
- Nova fatura (Redigir fatura para o cliente chamado)
- Nova encomenda (Criar nova encomenda para o fornecedor chamado)
Depois de selecionar uma das funções acima referidas, é apresentada uma consulta com o número de documento seguinte, perguntando se deve ser criado um novo documento para o cliente chamado. Após confirmação positiva, o novo documento é criado e automaticamente gravado para processamento posterior no [Faturação] chamado.
Registo de horas: faturação de serviços
Para introduzir os serviços prestados a um cliente chamado no registo de horas, está disponível o seguinte em todos os ecrãs do módulo CRM [Clientes]. a função [Novo serviço]. disponíveis. Os serviços estão disponíveis no módulo CRM em [Clientes > Serviços]. geridos numa lista que pode ser editada em qualquer altura. Um registo de serviços com a fatura correspondente pode ser gerado automaticamente a partir de todos os serviços não reservados introduzidos durante a faturação.
Depois de selecionar a função [Novo serviço] no módulo CRM, abre-se uma caixa de diálogo popover na qual podem ser introduzidos os seguintes dados do serviço:
- data a entrada
- Área de especialização (Lista definível em [Definições > Preferências > Artigos])
- Data de início e tempo
- Data final e tempo
- Artigo n.. ao abrigo do qual o serviço deve ser facturado
- Nota de texto (Descrição do serviço)
Depois de confirmar com o botão [Novo serviço]. o serviço registado aparece no cliente chamado como um serviço não reservado em [Clientes > Serviços].. Com a função [Liquidar entradas não reservadas]. um registo de serviços e uma fatura correspondente são gerados para o cliente chamado a partir de todos os registos de serviços não reservados. Um registo reservado é assinalado na lista com um símbolo de reserva de cor verde. O estado do registo pode ser reposto clicando neste símbolo.
Criar cartas, cartas em série, mensagens de correio eletrónico e boletins informativos
O gFM Business suporta a criação de cartas, faxes, e-mails e boletins informativos a partir de qualquer ecrã. As funções para os novos tipos de documentos "Carta", "E-mail" e "Fax" referem-se ao registo de dados atualmente aberto. A função "Novo documento de fusão de correio" aplica-se a todos os registos de dados chamados. Se for necessário enviar um documento de mail merge ou uma newsletter, todos os contactos a quem a newsletter será enviada devem ser selecionados e abertos antes de selecionar esta função. Pode descobrir como selecionar registos de dados em FileMaker e gFM-Business em este manual.
Para a criação de cartas, cartas em série, mensagens de correio eletrónico e boletins informativos, o módulo CRM [Clientes]. As seguintes funções estão disponíveis em cada ecrã:
- Nova carta
- Novo correio eletrónico
- Novo fax
- Novo documento de série
Depois de selecionar uma das funções acima, abre-se uma caixa de diálogo popover na qual são especificados os dados-chave para o novo documento:
- data
- Escriturário
- Nome do documento (nome livremente selecionável para o novo documento)
- Modelo (Seleção de modelos de documento do módulo Correspondência)
- Layout de impressão (Layout de impressão do módulo Correspondência)
Depois de confirmar com o botão [Novo documento]. o novo documento é criado no módulo Correspondência e atribuído ao registo de cliente chamado.
Digitalizar e arquivar documentos em papel
O gFM-Business contém um sistema de gestão de documentos com Interface para scanners compatíveis com Twain para digitalizar documentos em papel, como correspondência, recibos ou cartões de visita, e atribuí-los ao registo de dados correspondente. Os documentos arquivados podem ser etiquetados com um nome e indexados quando são digitalizados. Opcionalmente, pode ser criada uma ação, uma reapresentação ou uma marcação para o documento arquivado.
Para digitalizar e arquivar um documento em papel, todos os ecrãs do módulo CRM contêm a função principal [Digitalizar documento] está disponível. Se um ficheiro tiver de ser arquivado a partir do computador, selecione a função [Ficheiro de arquivo] de.
Depois de selecionar a função [Digitalizar documento], aparece uma caixa de diálogo popover para introduzir os seguintes dados:
- Nome do documento - Nome do documento
- Tipo de documento - Tipo de documento, a lista pode ser especificada em [Definições > Preferências > Listas de valores] em "Tipos de documentos".
- Data de referência - Data do documento ou recibo
- N.º de referência - Número de referência do documento, por exemplo, número da fatura
- Observações - Comentários livres sobre o documento
- Ação (opcional)
- Reapresentação (opcional)
- Data (opcional)
Todos os documentos digitalizados e arquivados são visualizados e geridos para o cliente chamado em [Clientes > Eventos > Arquivo]. Todos os documentos podem ser visualizados e editados aí. O gFM-Business só guarda os caminhos de ficheiro dos documentos importados para que estes só possam ser abertos e apresentados se o caminho de ficheiro sob o qual os documentos foram guardados estiver disponível.
Mandatos SEPA e débitos diretos
O gFM-Business contém uma função integrada de gestão de mandatos SEPA para gerir mandatos SEPA, débitos diretos e notas de crédito de forma estruturada. Para criar um novo mandato SEPA para um cliente selecionado, o módulo CRM contém a função principal [Novo mandato SEPA]. pode ser criado um novo débito direto SEPA ou um novo crédito SEPA com a função [Nova transferência SEPA]. podem ser gerados. Após selecionar uma destas funções, é aberta uma caixa de diálogo popover na qual podem ser introduzidos os dados necessários para o mandato SEPA ou para a transferência SEPA. Uma nova transferência SEPA só pode ser criada quando um mandato SEPA válido tiver sido atribuído ao cliente chamado.
Todos os mandatos SEPA e transferências SEPA são introduzidos no módulo Faturação em [Faturação > Livro de caixa > Mandatos SEPA]. Os mandatos SEPA podem ser editados e impressos nesse local.
Parte 2: Documentos, documentos em série, HTML
Esta foi a primeira parte da nossa série "Trabalhar eficazmente com o gFM-Business". Esperamos ter explicado tudo de uma forma compreensível. Se tiver alguma dúvida, não hesite em contactar-nos pessoalmente ou nos comentários abaixo deste artigo.
No segunda parte Esta série de artigos trata da criação de documentos, documentos de fusão de correio e boletins informativos por correio eletrónico. Explicaremos como criar modelos de documentos e modelos de correio eletrónico com modelos HTML e como utilizá-los para criar documentos. Também mostramos como o gFM Business pode ser utilizado como um sistema de gestão de documentos, digitalizando documentos em papel, recibos e cartões de visita e atribuindo-os ao registo de dados chamado.
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Todos os artigos da série
- Utilize o gFM Business de forma eficaz e poupe tempo. Parte 1: CRM
- Use o gFM Business de forma eficaz e economize tempo. Parte 2: Documentos e correspondência
- Utilize o gFM Business de forma eficaz e poupe tempo. Parte 3: Gestão de artigos
- Utilize o gFM Business de forma eficaz e poupe tempo. Parte 4: Faturação e documentos
Markus Schall tem vindo a desenvolver bases de dados personalizadas, interfaces e aplicações empresariais baseadas na Claris FileMaker desde 1994. É um parceiro da Claris, vencedor do Prémio FMM 2011 e criador do Software ERP gFM-Business. É também autor de livros e fundador da M. Schall Publishers.
