Utilize o gFM Business de forma eficaz e poupe tempo. Parte 4: Faturação e documentos.

Bem-vindo à quarta parte da nossa série de artigos "Utilizar o gFM Business de forma eficaz e poupar tempo". Nesta parte, analisamos o módulo [Faturação]e as definições associadas, bem como a criação e gestão de documentos. A faturação é o módulo mais poderoso do gFM-Business, com mais funções, razão pela qual dedicaremos duas partes desta série a este módulo. O módulo Software empresarial O gFM-Business permite-lhe criar orçamentos, confirmações de encomendas, guias de remessa, facturas, notas de crédito e lembretes diretamente a partir de um registo de dados do cliente. Todos os documentos podem ser impressos após a criação ou enviados por correio eletrónico como um ficheiro PDF. Na secção do programa [Comprar] Todas as encomendas próprias podem ser geridas e os produtos entregues podem ser registados no inventário. A faturação no gFM-Business inclui muitas outras funções, tais como itens alternativos nas cotações, facturas repetidas, grupos de preços, preços graduados e suporta várias moedas e taxas de IVA. Descubra abaixo como pode otimizar a sua faturação com a Faturação pode funcionar no gFM-Business.

Especificações e definições da faturação

No módulo [Definições] especificações e definições exaustivas do módulo [Faturação] que se aplicam a todos os documentos criados.

Abaixo de [Definições > Dados mestre da empresa] são introduzidas todas as especificações da sua própria empresa. Todos os dados da empresa aqui guardados aparecem nos talões como o endereço do remetente, o logótipo da empresa, os dados bancários ou as informações fiscais. No separador [Localizações] Pode ser introduzido qualquer número de locais e sucursais na gestão de locais, que também estão disponíveis como locais de armazenamento na gestão de inventário. A gestão de localizações contém até quatro campos de texto livremente definíveis e dois campos de seleção livremente definíveis.

Especificações de texto para envio por correio eletrónico

Abaixo de [Definições > Preferências > Textos] podem ser especificados todos os textos de correio eletrónico que devem ser utilizados automaticamente no envio de recibos por correio eletrónico. São suportados aqui os mesmos espaços reservados para textos dinâmicos que no [Correspondência].para que todas as mensagens de correio eletrónico possam conter dados como o número da fatura ou uma saudação pessoal. Além disso, os marcadores de posição específicos do documento {referência no} e {data} suportado. Os textos aqui introduzidos são automaticamente introduzidos nos e-mails criados na faturação com as funções "Enviar por e-mail" ou "Enviar tudo por e-mail".

Definições e especificações do módulo [Faturação

Abaixo de [Definições > Preferências > Faturação] encontrará todas as definições e predefinições que afectam diretamente o módulo [Faturação] ter um impacto.

• Métodos de pagamento - O gFM-Business suporta a criação de qualquer número de tipos de pagamento com especificação do nome, descrição curta, conta de lançamento e datas de vencimento para a fatura, lembrete e segundo lembrete. Se a interface de loja disponível opcionalmente para Gambio Lojas online GX2, o nome correspondente do método de pagamento na loja online também pode ser introduzido aqui.
• Imposto sobre o valor acrescentado e contabilidade - Introduzir aqui as taxas de IVA e as contas de lançamento associadas e a conta de IVA suportado standard.
• Intervalos de numeração - Todos os intervalos de números são geridos aqui. Qualquer prefixo, a diferença de contagem e o número de dígitos podem ser especificados para cada intervalo de números. O intervalo de numeração correspondente pode ser redefinido para um valor específico, clicando numa seta de função. Se o novo valor for inferior ao valor atual, aparece uma mensagem correspondente para que não sejam gerados números de documento duplicados no futuro.
  • Ofertas
  • Confirmações de encomendas
  • Notas de entrega
  • Facturas
  • Notas de crédito
  • Lembretes
  • Encomendas
  • Mandatos SEPA
  • Números de clientes
  • Registos de desempenho
• Cálculo do posto de trabalho - Para evitar diferenças de arredondamento, o gFM-Business também pode calcular internamente as rubricas com mais de duas casas decimais.
• Imprimir cópia do recibo - Especifique aqui se o gFM Business deve imprimir automaticamente uma cópia do comprovante ao imprimir comprovantes. Esta definição pode ser especificada separadamente para cada tipo de talão.
• Banco X Conta - Se utilizar a gFM-Business em conjunto com o software bancário em linha do Banco X, introduza o nome da conta (não a pasta da conta!) no Banco X neste ponto.
• Repetição - Especifique aqui o período que deve ser aplicado por defeito às facturas recorrentes. Por exemplo, se a maior parte das facturas são mensais, introduza "cada 1 mês", para as facturas trimestrais introduza "cada 3 meses" e para as facturas anuais "cada 1 ano".
• Lançamento de contas - Aqui pode criar um plano de contas para a sua empresa. O gFM-Business contém todas as contas dos planos de contas SKR03 e SKR04 para empresas individuais, sociedades e parcerias. Clique no botão [+] para abrir uma caixa de diálogo popover para selecionar a conta de lançamento pretendida do plano de contas. Na área inferior, selecionar a conta financeira padrão e a conta de contas a receber padrão a ter em conta no lançamento de documentos.
• Registos estatísticos - Neste item, pode criar os seus próprios registos estatísticos, que podem ser selecionados no módulo de estatísticas e cada um contém um período estatístico específico.

Moedas estrangeiras

O gFM-Business suporta mais de 30 moedas estrangeiras para a criação de documentos e a manutenção de artigos. Em [Definições > Preferências > Moedas] pode clicar no botão [Atualização] têm todas as taxas de câmbio calculadas numa base diária. As actualizações são feitas através do serviço Web do Banco Central Europeu. Com o campo de opção [Atualização automática] As datas-valor são automaticamente actualizadas quando o gFM-Business é iniciado.

Campos livremente definíveis

Cada documento no gFM-Business suporta até 15 campos livremente definíveis, que são apresentados na vista do documento no separador [Campos] pode ser chamado. Para cada campo, a rotulagem, o tipo de entrada e, opcionalmente, um Lista de valores pode ser especificado. Os seguintes tipos de entrada são suportados para campos livremente definíveis:

• Campo de entrada - Campo de entrada normal. Não é necessária a manutenção de uma lista de valores.
• Lista de esbatimento - Campo combinado com lista pop-up de valores da lista de valores para o campo livremente definível. Continua a ser possível introduzir valores livres. É necessária a atualização de uma lista de valores.
• Menu pop-up - Lista de todos os valores da lista de valores para o campo livremente definível. Apenas os valores do menu pop-up podem ser selecionados para evitar entradas incorrectas. É necessária a atualização de uma lista de valores.
• Campos de marcação - Caixas de verificação para todos os valores da lista de valores introduzidos. Podem ser selecionados vários valores por campo. É necessária a atualização de uma lista de valores.
• Campos de opção - Marcação de campos para todos os valores da lista de valores introduzidos. Só pode ser selecionado um valor por campo. É necessária a atualização de uma lista de valores.
• Calendário fade-in - Apresenta um campo de entrada com um calendário pop-up. Adequado para campos de data, não é necessária a atualização de uma lista de valores.

Noções básicas para a criação de cupões

Para poder criar facilmente todos os tipos de cupões na gFM Business, todas as definições e especificações acima referidas devem ser introduzidas de acordo com a sua empresa. Para a criação de rubricas de cupões, também é necessário, ou pelo menos útil, introduzir primeiro o seguinte no campo [Artigo]. o mestre de artigos próprio, ver Parte 3 desta série de artigos. Os comprovantes são geralmente criados diretamente a partir do registo de dados de contacto no CRM criado. As funções principais servem este objetivo:

• Nova oferta
• Nova encomenda
• Nova nota de entrega
• Nova fatura
• Nova nota de crédito

Para criar um novo documento para um cliente, basta chamar o módulo CRM [Clientes]. e selecionar uma das funções correspondentes para criar um novo documento. Os lembretes são um caso especial: não são criados a partir do registo de dados do cliente, mas a partir do documento de faturação (não pago). Depois de selecionar uma função para criar um novo documento, aparece uma caixa de diálogo na qual é exibido o próximo número de documento a ser criado. Quando o diálogo é confirmado, o novo documento é criado no [Faturação] e ligado ao registo de dados do contacto chamado no CRM.

Os tipos de documentos Ofertas, Encomendas e Facturas pode continuar um comprovante para outro comprovante. Ao encaminhar para outro tipo de documento, todos os dados do documento e todos os itens do documento são transferidos para o novo documento. O diagrama acima explica as funções do documento no CRM, bem como as opções de continuação do documento para os tipos de documentos individuais.

Visualização de documentos e funções

Os primeiros seis itens de menu do módulo [Faturação] representam todos os documentos de saída:

• Ofertas
• Encomendas
• Notas de entrega
• Facturas
• Notas de crédito
• Lembretes

O número de documentos deste tipo já armazenados no Base de dados estão disponíveis. Os dados seguintes são apresentados na parte superior do ecrã principal:

• Destinatário do vale (endereço da fatura)
• Endereço de entrega
• Número do documento
• Data do documento
• Número de cliente e número de endereço atribuídos

A secção central contém uma síntese de todos os itens de voucher, com a moeda definida para o voucher chamado e o grupo de preços acima dele. Os seguintes dados do vale são exibidos na secção inferior, abaixo dos itens do vale:

• Método de pagamento
• Observações (internas)
• Notas (aparecem no recibo sob o tipo de pagamento)
• Estado do documento
• Montante líquido total
• Líquido de desconto
• Imposto sobre o valor acrescentado
• Montante bruto total

As informações aqui apresentadas aplicam-se a todos os tipos de documentos; apenas as notas de entrega não incluem todos os preços e totais.

Ofertas e itens de oferta

Abaixo de [Faturação > Cotações]. encontrará todas as ofertas que foram geradas até à data. Se a partir do módulo CRM [Clientes]. foi criada uma nova cotação para um contacto, pode agora clicar no botão [+] no canto superior direito da lista de itens para adicionar novos itens de oferta. Ao contrário de todos os outros tipos de documento, os itens de cotação podem ser introduzidos como itens alternativos. Um item alternativo aparece na cotação sem um preço total e, por isso, não é incluído no montante total da cotação. Na lista de itens dentro do gFM-Business, um item alternativo é destacado com um fundo amarelo.

Para introduzir um novo item, os seguintes dados do item devem ser introduzidos numa caixa de diálogo popover:

• Quantidade - Número de itens na nova posição
• Artigo n. - Número do artigo do Gestão de artigos. Ao clicar no botão [>] abre uma nova janela na qual os artigos podem ser convenientemente encontrados utilizando uma pesquisa de texto integral e adicionados como um item de artigo.
• Artigo - Designação do artigo
• Descrição da - Descrição do artigo
• Taxa de IVA - Taxa de IVA para o item de artigo atual
• Preço (líquido e bruto)
• Preço total (calculado automaticamente)
• Posição alternativa - Indica um item de oferta como um item alternativo

Clicar no botão [Nova posição] Na caixa de diálogo popover, a nova posição para a oferta chamada é registada e apresentada na lista de posições.

Principais funções das ofertas

As seguintes funções estão disponíveis no gFM-Business para processar documentos de cotação:

• Nova oferta - Cria uma nova oferta, inicialmente sem uma ligação a um registo de dados de contacto. Este pode então ser ligado aos campos [Número do cliente]. e [Número do endereço]. pode ser especificado. Quando uma nova cotação é criada, um novo número de cotação é gerado a partir do intervalo de numeração correspondente.
• Imprimir oferta - Abre a caixa de diálogo popover [Imprimir]para enviar o documento selecionado ou todos os documentos selecionados para uma impressora. Todos os layouts de impressão que correspondem à origem da tabela estão disponíveis para impressão. [Ofertas] ou [Oferecer itens]. foram atribuídos.
• Enviar por correio eletrónico - Envia o recibo atual por correio eletrónico. Depois de selecionar esta função, abre-se uma caixa de diálogo na qual o endereço de correio eletrónico do contacto atribuído é apresentado por defeito.
• Enviar tudo - Envia todos os recibos solicitados por correio eletrónico para o endereço de correio eletrónico introduzido no contacto atribuído. ATENÇÃOAntes de selecionar esta função, certifique-se de que apenas são chamados os cupões que devem ser enviados por correio eletrónico.
• Criar ordem - Esta função é utilizada para gerar uma confirmação da ordem a partir da cotação chamada. Todos os detalhes e itens da cotação são transferidos para a confirmação da ordem.
• Gerar fatura - Esta função é utilizada para gerar uma fatura a partir da cotação chamada. Todos os detalhes e itens da cotação são transferidos para a nova fatura.
• Eliminar oferta - Remove permanentemente a oferta selecionada da base de dados.

Funções para itens de cotação

As funções relacionadas com os itens de artigo podem ser encontradas no botão correspondente à esquerda do item de artigo. As funções a seguir estão disponíveis para itens de oferta:

• Nova posição - Abre a caixa de diálogo popover para introduzir um novo item de linha.
• Posição duplicada - Cria um novo item com todos os detalhes do item selecionado.
• Posição alternativa - Marca a posição chamada como uma posição alternativa.
• Eliminar posição - Remove permanentemente a posição chamada da base de dados.

Ordens e itens de ordem

Abaixo de [Faturação > Encomendas]. encontrará todas as confirmações de encomendas que foram geradas até à data. Se for do módulo CRM [Clientes]. foi criada uma nova ordem para um contacto, pode agora utilizar a função [+] no canto superior direito da lista de itens para adicionar novos itens de encomenda.

Para introduzir um novo item, os seguintes dados do item devem ser introduzidos numa caixa de diálogo popover:

• Quantidade - Número de itens na nova posição
• Artigo n. - Número de artigo da gestão de artigos. Clicar no botão [>] abre uma nova janela na qual os artigos podem ser convenientemente encontrados utilizando uma pesquisa de texto integral e adicionados como um item de artigo.
• Artigo - Designação do artigo
• Descrição da - Descrição do artigo
• Taxa de IVA - Taxa de IVA para o item de artigo atual
• Preço (líquido e bruto)
• Preço total (calculado automaticamente)

Clicar no botão [Nova posição] na caixa de diálogo sobreposta, a nova posição para a ordem chamada é introduzida e apresentada na lista de posições.

Principais funções das encomendas

As seguintes funções estão disponíveis na gFM-Business para o processamento de confirmações de encomendas:

• Nova encomenda - Cria uma nova confirmação de encomenda, inicialmente sem uma ligação a um registo de dados de contacto. Este pode então ser ligado aos campos [Número do cliente]. e [Número do endereço]. pode ser especificado. Quando é criada uma nova encomenda, é gerado um novo número de encomenda a partir do intervalo de numeração correspondente.
• Imprimir oferta - Abre a caixa de diálogo popover [Imprimir]para enviar o documento selecionado ou todos os documentos selecionados para uma impressora. Todos os layouts de impressão que correspondem à origem da tabela estão disponíveis para impressão. [Encomendas]. ou [Itens de encomenda]. foram atribuídos.
• Enviar por correio eletrónico - Envia o recibo atual por correio eletrónico. Depois de selecionar esta função, abre-se uma caixa de diálogo na qual o endereço de correio eletrónico do contacto atribuído é apresentado por defeito.
• Enviar tudo - Envia todos os recibos solicitados por correio eletrónico para o endereço de correio eletrónico introduzido no contacto atribuído. ATENÇÃOAntes de selecionar esta função, certifique-se de que apenas são chamados os cupões que devem ser enviados por correio eletrónico.
• Criar nota de entrega - Esta função é utilizada para gerar uma nota de entrega a partir da encomenda solicitada. Todos os pormenores e itens da encomenda são transferidos para a nota de entrega.
• Gerar fatura - Esta função é utilizada para gerar uma fatura a partir da ordem chamada. Todos os detalhes e itens da encomenda são transferidos para a nova fatura.
• Importação de encomendas (apenas com loja virtual opcional-Interface) - Abre uma nova janela na qual todas as novas encomendas da loja online podem ser apresentadas e importadas para a gFM Business. As encomendas da loja online podem ser importadas para o gFM Business como uma encomenda ou diretamente como uma fatura.
• Eliminar a ordem - Elimina irrevogavelmente da base de dados a confirmação de encomenda chamada.

Funções para itens de ordem

As funções relacionadas aos itens de artigo podem ser encontradas no botão correspondente, à esquerda do item de artigo. As funções a seguir estão disponíveis para itens de ordem:

• Nova posição - Abre a caixa de diálogo popover para introduzir um novo item de linha.
• Posição duplicada - Cria um novo item com todos os detalhes do item selecionado.
• Anulação de existências - Deduz o número de itens de item entrados do estoque do item chamado. Essa função só pode ser chamada se um depósito tiver sido especificado para o item no qual o estoque pode ser reservado.
• Eliminar posição - Remove permanentemente a posição chamada da base de dados.

Notas de entrega e itens de notas de entrega

Abaixo de [Faturação > Notas de entrega]. encontrará todas as notas de entrega que foram geradas até à data. Se a partir do módulo CRM [Clientes]. foi criada uma nova nota de entrega para um contacto, pode agora utilizar o botão [+] no canto superior direito da lista de itens para adicionar novos itens à nota de entrega.

Para introduzir um novo item, os seguintes dados do item devem ser introduzidos numa caixa de diálogo popover:

• Quantidade - Número de itens na nova posição
• Artigo n. - Número de artigo da gestão de artigos. Clicar no botão [>] abre uma nova janela na qual os artigos podem ser convenientemente encontrados utilizando uma pesquisa de texto integral e adicionados como um item de artigo.
• Artigo - Designação do artigo
• Descrição da - Descrição do artigo

Clicar no botão [Nova posição] na caixa de diálogo popover, o novo item para a nota de entrega chamada é introduzido e exibido na lista de itens.

Principais funções das notas de entrega

As seguintes funções estão disponíveis na gFM-Business para o processamento de confirmações de encomendas:

• Nova nota de entrega - Cria uma nova nota de entrega, inicialmente sem uma ligação a um registo de dados de contacto. Esta pode depois ser editada com os campos [Número do cliente]. e [Número do endereço]. pode ser especificado. Quando é criada uma nova nota de entrega, é gerado um novo número de ordem a partir do intervalo de numeração correspondente.
• Imprimir nota de entrega - Abre a caixa de diálogo popover [Imprimir]para enviar o documento selecionado ou todos os documentos selecionados para uma impressora. Todos os layouts de impressão que correspondem à origem da tabela estão disponíveis para impressão. [Notas de entrega]. ou [Itens da nota de entrega]. foram atribuídos.
• Enviar por correio eletrónico - Envia o recibo atual por correio eletrónico. Depois de selecionar esta função, abre-se uma caixa de diálogo na qual o endereço de correio eletrónico do contacto atribuído é apresentado por defeito.
• Enviar tudo - Envia todos os recibos solicitados por correio eletrónico para o endereço de correio eletrónico introduzido no contacto atribuído. ATENÇÃOAntes de selecionar esta função, certifique-se de que apenas são chamados os cupões que devem ser enviados por correio eletrónico.
• Eliminar a nota de entrega - Remove irrevogavelmente a nota de entrega selecionada da base de dados.

Funções para itens de nota de remessa

As funções relacionadas aos itens de nota de remessa podem ser encontradas no botão correspondente à esquerda do item de artigo. As funções a seguir estão disponíveis para itens de nota de remessa:

• Nova posição - Abre a caixa de diálogo popover para introduzir um novo item de linha.
• Posição duplicada - Cria um novo item com todos os detalhes do item selecionado.
• Anulação de existências - Deduz o número de itens de item entrados do estoque do item chamado. Essa função só pode ser chamada se um depósito tiver sido especificado para o item no qual o estoque pode ser reservado.
• Eliminar posição - Remove permanentemente a posição chamada da base de dados.

Facturas e itens de facturas

Abaixo de [Faturação > Facturas]. encontrará todos os documentos de faturação que foram gerados até à data. Se a partir do módulo CRM [Clientes]. foi criada uma nova fatura para um contacto, pode agora utilizar a função [+] no canto superior direito da lista de itens para adicionar novos itens de faturação.

Para introduzir um novo item, os seguintes dados do item devem ser introduzidos numa caixa de diálogo popover:

• Quantidade - Número de itens na nova posição
• Artigo n. - Número de artigo da gestão de artigos. Clicar no botão [>] abre uma nova janela na qual os artigos podem ser convenientemente encontrados utilizando uma pesquisa de texto integral e adicionados como um item de artigo.
• Artigo - Designação do artigo
• Descrição da - Descrição do artigo
• Taxa de IVA - Taxa de IVA para o item de artigo atual
• Preço (líquido e bruto)
• Preço total (calculado automaticamente)

Clicar no botão [Nova posição] na caixa de diálogo popover, o novo item da fatura chamada é introduzido e exibido na lista de itens.

Principais funções das facturas

As seguintes funções estão disponíveis no gFM-Business para o processamento de facturas:

• Nova fatura - Cria um novo documento de faturação, inicialmente sem uma ligação a um registo de dados de contacto. Este pode depois ser editado com os campos [Número do cliente]. e [Número do endereço]. deve ser especificado. Quando é criada uma nova fatura, é gerado um novo número de fatura a partir do intervalo de numeração correspondente.
• Imprimir fatura - Abre a caixa de diálogo popover [Imprimir]para enviar o documento selecionado ou todos os documentos selecionados para uma impressora. Todos os layouts de impressão que correspondem à origem da tabela estão disponíveis para impressão. [Facturas] ou [Itens da fatura]. foram atribuídos.
• Fatura do livro - Define o estado da reserva da fatura chamada para [publicado]. Um registro de lançamento também é criado no Livro de caixa cuja lista pode ser transferida para o consultor fiscal através do DATEV, por exemplo. Entrar em [Definições > Preferências > Faturação] As contas de lançamento e as contas de impostos a serem usadas para os lançamentos são especificadas no
• Livro chamado - Define o estado de inscrição de todas as facturas chamadas até [publicado] e cria registros de lançamento correspondentes no livro caixa. ATENÇÃOAntes de selecionar esta função, certificar-se de que apenas os documentos a serem lançados são chamados.
• Enviar por correio eletrónico - Envia o recibo atual por correio eletrónico. Depois de selecionar esta função, abre-se uma caixa de diálogo na qual o endereço de correio eletrónico do contacto atribuído é apresentado por defeito.
• Enviar tudo - Envia todos os recibos solicitados por correio eletrónico para o endereço de correio eletrónico introduzido no contacto atribuído. ATENÇÃOAntes de selecionar esta função, certifique-se de que apenas são chamados os cupões que devem ser enviados por correio eletrónico.
• Chamar partidas em aberto - Exibe todas as faturas na visualização da lista que ainda não foram pagas na totalidade.
• Encontrar pagamento - Esta função pode ser utilizada para encontrar automaticamente um pagamento para a fatura chamada nos extractos de conta importados para o gFM Business. Os extractos de conta podem ser encontrados na pasta [Faturação > Livro de caixa > Lançamentos bancários] podem ser importados de vários programas bancários em linha.
• Iniciar o processo de reclamação - Chama todas as facturas na vista de lista que não tenham sido pagas na totalidade e cuja data de vencimento tenha sido ultrapassada.
• Criar nota de entrega - Esta função é utilizada para gerar uma nota de entrega a partir da fatura chamada. Todos os detalhes e itens da fatura são transferidos para a nota de entrega.
• Gerar nota de crédito - Esta função é utilizada para gerar uma nota de crédito a partir da fatura chamada. Todos os detalhes e itens da fatura são transferidos para a nova nota de crédito.
• Criar lembrete - Esta função é utilizada para gerar um aviso a partir da fatura chamada. Todos os detalhes e itens da fatura são transferidos para o novo aviso.
• Criar repetição - Se a fatura chamada for um documento periódico, esta função pode ser utilizada para gerar um novo documento periódico.
• Gerar todas as repetições - Esta função pode ser utilizada para gerar documentos repetidos para todas as facturas que foram introduzidas como um documento repetido e cujas repetições são devidas.
• Importação de encomendas (apenas com a interface opcional da loja online) - Abre uma nova janela na qual todas as novas encomendas da loja online podem ser apresentadas e importadas para a gFM Business. As encomendas da loja online podem ser importadas para o gFM Business como uma encomenda ou diretamente como uma fatura.
• Cancelar fatura - Cancela a fatura chamada. Este processo também remove qualquer registo de lançamento no livro de caixa para a fatura chamada.

Funções para itens da fatura

As funções relacionadas com os itens de artigo podem ser encontradas no botão correspondente à esquerda do item de artigo. As funções a seguir estão disponíveis para itens de fatura:

• Nova posição - Abre a caixa de diálogo popover para introduzir um novo item de linha.
• Posição duplicada - Cria um novo item com todos os detalhes do item selecionado.
• Anulação de existências - Deduz o número de itens de item entrados do estoque do item chamado. Essa função só pode ser chamada se um depósito tiver sido especificado para o item no qual o estoque pode ser reservado.
• Eliminar posição - Remove permanentemente a posição chamada da base de dados.

Notas de crédito e itens de nota de crédito

Abaixo de [Faturação > Notas de crédito] encontrará todos os documentos de notas de crédito que foram gerados até à data. Se a partir do módulo CRM [Clientes]. foi criado um novo título de crédito para um contacto, pode agora utilizar a função [+] no canto superior direito da lista de itens para adicionar novos itens de notas de crédito.

Para introduzir um novo item, os seguintes dados do item devem ser introduzidos numa caixa de diálogo popover:

• Quantidade - Número de itens na nova posição
• Artigo n. - Número de artigo da gestão de artigos. Clicar no botão [>] abre uma nova janela na qual os artigos podem ser convenientemente encontrados utilizando uma pesquisa de texto integral e adicionados como um item de artigo.
• Artigo - Designação do artigo
• Descrição da - Descrição do artigo
• Taxa de IVA - Taxa de IVA para o item de artigo atual
• Preço (líquido e bruto)
• Preço total (calculado automaticamente)

Clicar no botão [Nova posição] na caixa de diálogo popover, o novo item para a nota de crédito chamada é introduzido e exibido na lista de itens.

Principais funções das notas de crédito

As seguintes funções estão disponíveis na gFM-Business para o processamento de notas de crédito:

• Nova nota de crédito - Cria um novo documento de nota de crédito, inicialmente sem uma ligação a um registo de dados de contacto. Este pode então ser editado com os campos [Número do cliente]. e [Número do endereço]. deve ser especificado. Quando uma nova nota de crédito é criada, um novo número de nota de crédito é gerado a partir do intervalo de numeração correspondente.
• Imprimir nota de crédito - Abre a caixa de diálogo popover [Imprimir]para enviar o documento selecionado ou todos os documentos selecionados para uma impressora. Todos os layouts de impressão que correspondem à origem da tabela estão disponíveis para impressão. [Créditos] ou [Rubricas da nota de crédito]. foram atribuídos.
• Lançar nota de crédito - Define o status de lançamento da nota de crédito chamada como [publicado]. Um registro de lançamento também é criado no livro caixa, cuja lista pode ser transferida para o consultor fiscal via DATEV, por exemplo. Entrar em [Definições > Preferências > Faturação] As contas de lançamento e as contas de impostos a serem usadas para os lançamentos são especificadas no
• Livro chamado - Define o status de reserva de todas as notas de crédito chamadas para [publicado] e cria registros de lançamento correspondentes no livro caixa. ATENÇÃOAntes de selecionar esta função, certificar-se de que apenas os documentos a serem lançados são chamados.
• Enviar por correio eletrónico - Envia o recibo atual por correio eletrónico. Depois de selecionar esta função, abre-se uma caixa de diálogo na qual o endereço de correio eletrónico do contacto atribuído é apresentado por defeito.
• Enviar tudo - Envia todos os recibos solicitados por correio eletrónico para o endereço de correio eletrónico introduzido no contacto atribuído. ATENÇÃOAntes de selecionar esta função, certifique-se de que apenas são chamados os cupões que devem ser enviados por correio eletrónico.
• Anular o título de crédito - Cancela a nota de crédito chamada. Esse processo também remove qualquer registro de lançamento no livro caixa para a nota de crédito chamada.

Funções para itens de nota de crédito

As funções relacionadas aos itens de artigo podem ser encontradas no botão correspondente à esquerda do item de artigo. As funções a seguir estão disponíveis para itens de nota de crédito:

• Nova posição - Abre a caixa de diálogo popover para introduzir um novo item de linha.
• Posição duplicada - Cria um novo item com todos os detalhes do item selecionado.
• Anulação de existências - Deduz o número de itens de item entrados do estoque do item chamado (ou lança-os de volta). Esta função só pode ser chamada se tiver sido especificado um depósito para o item no qual o stock pode ser registado como entrada ou saída.
• Eliminar posição - Remove permanentemente a posição chamada da base de dados.

Lembretes e itens de lembrete

Abaixo de [Faturação > Lembretes]. encontrará todos os avisos que foram gerados até à data. Os avisos são gerados a partir de um documento de fatura não paga e, ao contrário de todos os outros tipos de documentos, não podem ser gerados diretamente a partir do módulo CRM. [Clientes]. podem ser introduzidos a partir do sistema. Todos os itens de artigo do documento original são transferidos automaticamente. Itens adicionais, como custos de cobrança, podem ser adicionados usando a função [+] no canto superior direito da lista de itens.

Para introduzir um novo item, os seguintes dados do item devem ser introduzidos numa caixa de diálogo popover:

• Quantidade - Número de itens na nova posição
• Artigo n. - Número de artigo da gestão de artigos. Clicar no botão [>] abre uma nova janela na qual os artigos podem ser convenientemente encontrados utilizando uma pesquisa de texto integral e adicionados como um item de artigo.
• Artigo - Designação do artigo
• Descrição da - Descrição do artigo
• Taxa de IVA - Taxa de IVA para o item de artigo atual
• Preço (líquido e bruto)
• Preço total (calculado automaticamente)

Clicar no botão [Nova posição] Na caixa de diálogo popover, o novo item para o lembrete chamado é introduzido e apresentado na lista de itens.

Principais funções dos lembretes

As seguintes funções estão disponíveis no gFM-Business para processar lembretes:

• Novo lembrete - Cria um novo lembrete com base num documento de faturação. Quando esta função é selecionada, aparece uma caixa de diálogo popover na qual a fatura original desejada pode ser selecionada. Todas as facturas que ainda não foram pagas na totalidade estão disponíveis para seleção.
• > Lembrete nível 2 - Esta função pode ser utilizada para transferir o lembrete chamado para o nível de lembrete 2.
• > Cobrança de dívidas - Define o estado [Coleção] do aviso chamado para ativo para indicar que o documento atual está a ser processado por uma agência de cobrança de dívidas.
• > Judicial - Define o estado [Procedimento de cobrança judicial]. do lembrete chamado para ativo para indicar que o documento atual está no procedimento de cobrança judicial.
• Lembrete de impressão - Abre a caixa de diálogo popover [Imprimir]para enviar o documento selecionado ou todos os documentos selecionados para uma impressora. Todos os layouts de impressão que correspondem à origem da tabela estão disponíveis para impressão. [Lembretes] ou [Artigos de lembrete]. foram atribuídos.
• Enviar por correio eletrónico - Envia o lembrete atual por correio eletrónico. Depois de selecionar esta função, abre-se uma caixa de diálogo na qual o endereço de correio eletrónico do contacto atribuído é apresentado por defeito.
• Enviar tudo - Envia todos os lembretes de chamadas por correio eletrónico para o endereço de correio eletrónico introduzido no contacto atribuído. ATENÇÃOAntes de selecionar esta função, certifique-se de que apenas são chamados os lembretes que devem ser enviados por correio eletrónico.
• Eliminar lembrete - Remove permanentemente o lembrete chamado da base de dados.

Funções para itens de cobrança

As funções relacionadas aos itens de artigo podem ser encontradas no botão correspondente à esquerda do item de artigo. As funções a seguir estão disponíveis para itens de cobrança:

• Nova posição - Abre a caixa de diálogo popover para introduzir um novo item de linha.
• Posição duplicada - Cria um novo item com todos os detalhes do item selecionado.
• Anulação de existências - Deduz o número de itens de item entrados do estoque do item chamado (ou lança-os de volta). Esta função só pode ser chamada se tiver sido especificado um depósito para o item no qual o stock pode ser registado como entrada ou saída.
• Eliminar posição - Remove permanentemente a posição chamada da base de dados.

Gestão de compras e encomendas

Abaixo de [Faturação > Compras]. pode gerir todas as suas próprias encomendas de mercadorias. Se a partir do módulo CRM [Clientes]. foi criada uma nova ordem para um contacto, pode agora utilizar a função [+] no canto superior direito da lista de artigos para acrescentar novos artigos de encomenda. Ao contrário de todos os outros documentos, os números de artigo do fornecedor são utilizados para as encomendas quando se adicionam novos itens de artigo. Certifique-se de que o número de artigo do fornecedor no [Artigo]. foi mantido em conformidade.

Para introduzir um novo item, os seguintes dados do item devem ser introduzidos numa caixa de diálogo popover:

• Quantidade - Número de itens na nova posição
• Artigo n. - Número de artigo da gestão de artigos. Ao entrar ordens, o número do artigo do fornecedor é utilizado neste ponto. Este deve ter sido atualizado no artigo correspondente, caso contrário o artigo não será apresentado na lista.
• Artigo - Designação do artigo
• Descrição da - Descrição do artigo
• Taxa de IVA - Taxa de IVA para o item de artigo atual
• Preço (líquido e bruto)
• Preço total (calculado automaticamente)

Clicar no botão [Nova posição] Na caixa de diálogo popover, o novo item para a ordem chamada é introduzido e apresentado na lista de itens.

Principais funções das encomendas

As seguintes funções estão disponíveis na gFM-Business para o processamento de encomendas:

• Nova encomenda - Cria uma nova encomenda, inicialmente sem uma ligação a um registo de dados do fornecedor. Este pode então ser editado com os campos [Número do cliente]. e [Número do endereço]. deve ser especificado. Quando é criada uma nova encomenda, é gerado um novo número de encomenda a partir do intervalo de numeração correspondente.
• Ordem de impressão - Abre a caixa de diálogo popover [Imprimir]para imprimir a encomenda selecionada ou todas as encomendas selecionadas numa impressora. Todos os layouts de impressão que correspondem à origem da tabela estão disponíveis para impressão. [Encomendas]. ou [Itens de encomenda]. foram atribuídos.
• Enviar por correio eletrónico - Envia a encomenda atual por correio eletrónico. Depois de selecionar esta função, abre-se uma caixa de diálogo na qual o endereço de correio eletrónico do contacto atribuído é apresentado por defeito.
• Enviar tudo - Envia todas as encomendas solicitadas por correio eletrónico para o endereço de correio eletrónico introduzido no contacto atribuído. ATENÇÃOAntes de selecionar esta função, certifique-se de que apenas são chamadas as encomendas que devem ser enviadas por correio eletrónico.
• Lançar todas as acções - Lança todos os itens da ordem como estoque. É criado um novo registo de dados de stock no respetivo item, ao qual pode ser atribuído um depósito.
• Eliminar a ordem - Remove permanentemente a encomenda da base de dados.

Funções para itens de ordem

As funções relacionadas aos itens de artigo podem ser encontradas no botão correspondente, à esquerda do item de artigo. As funções a seguir estão disponíveis para itens de ordem:

• Nova posição - Abre a caixa de diálogo popover para introduzir um novo item de linha.
• Posição duplicada - Cria um novo item com todos os detalhes do item selecionado.
• Inventário de lançamento - Acrescenta o número de itens de artigos entrados ao estoque do artigo chamado. É criado um novo registro de dados de estoque no respetivo item, ao qual pode ser atribuído um depósito.
• Lançar todas as acções - Lança todos os itens da ordem como estoque. É criado um novo registo de dados de stock no respetivo item, ao qual pode ser atribuído um depósito.
• Eliminar posição - Remove permanentemente a posição chamada da base de dados.

Parte 5: Livro de caixa e banco

Esta foi a quarta parte da nossa série de artigos "Trabalhar eficazmente com o gFM Business e poupar tempo" sobre o tema da faturação e dos recibos. Na quinta parte, abordaremos o livro de caixa, os lançamentos bancários e os extractos de conta, os débitos diretos, os mandatos SEPA e as transferências SEPA.

Descarregar o gFM-Business Light ou Professional

O gFM-Business Light e o gFM-Business Professional podem ser descarregados gratuitamente como uma versão de avaliação de 30 dias a partir do site Suporte e transferências pode ser descarregado. Nesta página, encontrará também uma visão geral de todos os outros descarregamentos e documentos.

Todos os artigos da série

• Utilize o gFM Business de forma eficaz e poupe tempo. Parte 1: CRM
• Use o gFM Business de forma eficaz e economize tempo. Parte 2: Documentos e correspondência
• Utilize o gFM Business de forma eficaz e poupe tempo. Parte 3: Gestão de artigos
• Utilize o gFM Business de forma eficaz e poupe tempo. Parte 4: Faturação e documentos