gFM-Business effektiv nutzen und Zeit sparen. Teil 4: Fakturierung und Belege.

gFM-Business effektiv nutzen und Zeit sparen: Teil 4Willkommen beim vierten Teil unserer Beitragsreihe „gFM-Business effektiv nutzen und Zeit sparen“. In diesem Teil beschäftigen wir uns mit dem Modul [Fakturierung], den zugehörigen Einstellungen sowie mit der Erstellung und Verwaltung von Belegen. Die Fakturierung ist das mächtigste Modul von gFM-Business mit den meisten Funktionen, weshalb wir diesem Modul zwei Teile dieser Reihe widmen werden. Die Unternehmenssoftware gFM-Business erlaubt die Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen direkt aus einem Kundendatensatz heraus. Alle Belege können nach der Erstellung ausgedruckt oder als PDF-Datei per E-Mail versendet werden. Im Programmteil [Einkauf] können alle eigenen Bestellungen verwaltet und die gelieferten Produkte in den Bestand eingebucht werden. Die Fakturierung von gFM-Business enthält viele weitere Funktionen wie Alternativpositionen in Angeboten, Wiederholrechnungen, Preisgruppen, Staffelpreise und unterstützt mehrere Währungen und Mehrwertsteuersätze. Erfahren Sie im folgenden, wie Sie auf optimale Weise mit der Fakturierung in gFM-Business arbeiten können. 

Vorgaben und Einstellungen der Fakturierung

Im Modul [Einstellungen] können umfangreiche Vorgaben und Einstellungen zum Modul [Fakturierung] gespeichert werden, die für alle erstellten Belege gelten sollen.

Einstellungen - Firmenstamm

Unter [Einstellungen > Firmenstamm] werden alle Vorgaben zur eigenen Firma eingetragen. Alle hier gespeicherten Firmendaten erscheinen auf den Belegen als Absenderadresse, Firmenlogo, Bankverbindung oder Steuerangaben. Unter dem Register [Standorte] können beliebig viele Standorte und Filialen eingetragen werden, die in der Bestandsverwaltung auch als Lagerort zur Verfügung stehen. Die Standortverwaltung enthält bis zu vier frei definierbare Textfelder und zwei frei definierbare Selektionsfelder.

Textvorgaben für den Versand per E-Mail

Unter [Einstellungen > Vorgaben > Texte] können alle E-Mail-Texte vorgegeben werden, die automatisch beim Versand von Belegen per E-Mail verwendet werden sollen. Für dynamische Texte werden an dieser Stelle die gleichen Platzhalter unterstützt wie im Modul [Korrespondenz], so dass alle E-Mails Daten wie z.B. die Rechnungsnummer oder eine persönliche Anrede enthalten können. Zusätzlich werden die belegspezifischen Platzhalter {belegnr} und {datum} unterstützt. Die hier eingetragenen Texte werden automatisch in E-Mails eingetragen, die in der Fakturierung mit den Funktionen „per E-Mail senden“ oder „alle per E-Mail senden“ erstellt wurden.

Einstellungen und Vorgaben zum Modul [Fakturierung]

Unter [Einstellungen > Vorgaben > Fakturierung] finden Sie alle Einstellungen und Vorgaben, die sich direkt auf das Modul [Fakturierung] auswirken.

Einstellungen und Vorgaben für die Fakturierung

  • Zahlungsarten – gFM-Business unterstützt die Anlage beliebig vieler Zahlungsarten mit Vorgabe des Namens, der Kurzbezeichnung, Buchungskonto sowie Fälligkeitstage für die Rechnung, Mahnung und zweite Mahnung. Wenn die optional erhältliche Shopschnittstelle zu Gambio GX2 Onlineshops aktiviert wurde, kann an dieser Stelle außerdem der entsprechende Name der Zahlungsart im Onlineshop angegeben werden.
  • Umsatzsteuer und Konten – Geben Sie hier die Mehrwertsteuersätze sowie die zugehörigen Buchungskonten und das Standard-Vorsteuer-Konto an.
  • Nummernkreise – An dieser Stelle werden alle Nummernkreise verwaltet. Für jeden Nummernkreis kann ein beliebiger Präfix, die Zähldifferenz, sowie die Anzahl an Stellen angegeben werden. Mit Klick auf einen Funktionspfeil kann der entsprechende Nummernkreis auf einen bestimmten Wert zurückgesetzt werden. Ist der neue Wert niedriger als der aktuelle Wert, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung, damit künftig keine doppelten Belegnummern generiert werden. gFM-Business verwaltet getrennte Nummernkreise für
    • Angebote
    • Auftragsbestätigungen
    • Lieferscheine
    • Rechnungen
    • Gutschriften
    • Mahnungen
    • Bestellungen
    • SEPA-Mandate
    • Kundennummern
    • Leistungsprotokolle
  • Stellen Positionsberechnung – Um Rundungsdifferenzen zu vermeiden, kann gFM-Business Belegpositionen intern auch mit mehr als zwei Nachkommastellen berechnen.
  • Beleg-Kopie drucken – Geben Sie hier an, ob gFM-Business beim Drucken von Belegen automatisch eine Kopie des Belegs ausdrucken soll. Diese Einstellung kann für jede Belegart separat angegeben werden.
  • Bank X Konto – Wenn Sie gFM-Business in Verbindung mit der Onlinebanking-Software Bank X nutzen, geben Sie an dieser Stelle den Namen des Kontos (nicht der Kontenmappe!) in Bank X an.
  • Wiederholung – Geben Sie hier an, welcher Zeitraum standardmäßig für Wiederholrechnungen gelten soll. Wenn Sie beispielsweise hauptsächlich monatliche Rechnungen schreiben, geben Sie ‚jeden 1. Monat‘ an, bei Quartalsrechnungen würden Sie ‚jeden 3. Monat‘ und bei Jahresrechnungen ‚jedes 1. Jahr‘ angeben.
  • Buchungskonten – An dieser Stelle können Sie einen Kontenplan für Ihr Unternehmen erstellen. gFM-Business enthält alle Konten der Kontenrahmen SKR03 und SKR04 für Einzelunternehmen, Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften. Mit Klick auf die Schaltfläche [+] öffnet sich ein Popover-Dialog zur Auswahl des gewünschten Buchungskontos aus dem Kontenrahmen. Wählen Sie im unteren Bereich das Standard-Finanzkonto und das Standard-Forderungskonto aus, die bei der Belegbuchung berücksichtigt werden sollen.
  • Statistiksätze – Unter diesem Punkt können Sie eigene Statistiksätze erstellen, die im Statistikmodul ausgewählt werden können und jeweils einen bestimmten Statistikzeitraum enthalten.

Fremdwährungen

gFM-Business unterstützt mehr als 30 Fremdwährungen für die Erstellung von Belegen und für die Pflege von Artikeln. Unter [Einstellungen > Vorgaben > Währungen] können Sie mit Klick auf die Schaltfläche [Aktualisieren] alle Valutakurse tagesaktuell berechnen lassen. Die Aktualisierung erfolgt über den Webservice der Europäischen Zentralbank. Mit dem Optionsfeld [Automatisch aktualisieren] werden Valutakurse automatisch beim Start von gFM-Business aktualisiert.

Frei definierbare Felder

Jeder Beleg in gFM-Business unterstützt bis zu 15 frei definierbare Felder, die in der Belegansicht unter dem Register [Felder] aufrufbar sind. Für jedes Feld kann die Beschriftung, der Eingabetyp und optional eine Werteliste angegeben werden. Folgende Eingabetypen werden für frei definierbare Felder unterstützt:

  • Eingabefeld – normales Eingabefeld. Pflege einer Werteliste nicht erforderlich.
  • Einblendliste – Kombifeld mit Einblendliste von Werten aus der Werteliste zum frei definierbaren Feld. Die Eingabe freier Werte ist weiterhin möglich. Pflege einer Werteliste erforderlich.
  • Einblendmenü – Liste aller Werte aus der Werteliste zum frei definierbaren Feld. Es können ausschließlich Werte aus dem Einblendmenü ausgewählt werden, um Fehleingaben zu vermeiden. Pflege einer Werteliste erforderlich.
  • Markierungsfelder – Markierungsfelder aller Werte aus der eingegebenen Werteliste. Es können mehrere Werte pro Feld markiert werden. Pflege einer Werteliste erforderlich.
  • Optionsfelder – Markierungsfelder aller Werte aus der eingegebenen Werteliste. Es nur ein Wert pro Feld markiert werden. Pflege einer Werteliste erforderlich.
  • Einblendkalender – Zeigt ein Eingabefeld mit Einblendkalender an. Geeignet für Datumsfelder, Pflege einer Werteliste nicht erforderlich.

Grundlagen zur Erstellung von Belegen

Um Belege aller Art in gFM-Business bequem erstellen zu können, sollten alle genannten Einstellungen und Vorgaben passend zum eigenen Unternehmen eingetragen werden. Für die Erstellung von Belegpositionen ist es außerdem erforderlich bzw. zumindest hilfreich, zuvor im Modul [Artikel] den eigenen Artikelstamm eingepflegt zu haben, siehe Teil 3 dieser Artikelreihe. Belege werden i.d.R. direkt aus dem Kontakt-Datensatz im CRM erstellt. Dazu dienen die Hauptfunktionen:

  • Neues Angebot
  • Neuer Auftrag
  • Neuer Lieferschein
  • Neue Rechnung
  • Neue Gutschrift

Um einen neuen Beleg für einen Kunden zu erstellen, rufen Sie also einfach im CRM-Modul [Kunden] den gewünschten Datensatz auf und wählen eine der entsprechenden Funktionen zur Erstellung eines neuen Belegs. Mahnungen stellen hierbei einen Sonderfall dar: diese werden nicht aus dem Kundendatensatz, sondern aus dem (unbezahlten) Rechnungsbeleg heraus erstellt. Nach Auswahl einer Funktion zur Erstellung eines neuen Belegs erscheint zunächst eine Abfrage, in der die nächste zu erzeugende Belegnummer angezeigt wird. Mit Bestätigung des Dialogs wird der neue Beleg im Modul [Fakturierung] erzeugt und mit dem im CRM aufgerufenen Kontakt-Datensatz verknüpft.

CRM Belegfunktionen und Belegweiterführung

Die Belegarten Angebote, Aufträge und Rechnungen können einen Beleg jeweils weiterführen zu einem anderen Beleg. Bei der Weiterführung zu einer anderen Belegart werden alle Daten zum Beleg sowie alle Belegpositionen in den neuen Beleg übernommen. Das oben gezeigte Schema erläutert die Belegfunktionen im CRM sowie die Möglichkeiten zur Belegweiterführung der einzelnen Belegarten.

Belegansicht und Funktionen

Die ersten sechs Menüpunkte im Modul [Fakturierung] stellen alle ausgehenden Belege dar:

  • Angebote
  • Aufträge
  • Lieferscheine
  • Rechnungen
  • Gutschriften
  • Mahnungen

Rechts neben der Beschriftung wird jeweils angezeigt, wieviele Belege dieser Art bereits in der Datenbank vorhanden sind. In der Hauptmaske werden im oberen Teil folgende Daten angezeigt:

  • Belegempfänger (Rechnungsanschrift)
  • Lieferanschrift
  • Belegnummer
  • Belegdatum
  • Zugeordnete Kundennummer und Adressnummer

Im mittleren Teil befindet sich eine Übersicht aller Belegpositionen, darüber die eingestellte Währung für den aufgerufenen Beleg sowie die Preisgruppe. Im unteren Teil unter den Belegpositionen werden folgende Daten des Belegs angezeigt:

  • Zahlungsart
  • Bemerkungen (intern)
  • Anmerkungen (erscheinen auf dem Beleg unter der Zahlungsart)
  • Belegstatus
  • Gesamtsumme netto
  • Rabatt netto
  • Mehrwertsteuer
  • Gesamtsumme brutto

Die hier genannten Angaben gelten für alle Belegarten; ausschließlich bei Lieferscheinen fehlen alle Preis- und Summenangaben.

Belegansicht und Funktionen am Beispiel 'Angebote'

Angebote und Angebotspositionen

Unter [Fakturierung > Angebote] finden Sie alle Angebote, die bisher erzeugt wurden. Wenn aus dem CRM-Modul [Kunden] ein neues Angebot für einen Kontakt erstellt wurde, können nun mit der Schaltfläche [+] am oberen rechten Rand der Positionsliste neue Angebotspositionen hinzugefügt werden. Im Gegensatz zu allen anderen Belegarten können Angebotspositionen als Alternativpositionen erfasst werden. Eine Alternativposition erscheint auf dem Angebot ohne Gesamtpreisangabe und fließt somit nicht in die Gesamtsumme des Angebots ein. In der Positionsliste innerhalb von gFM-Business wird eine Alternativposition mit einem gelben Hintergrund markiert.

Für die Erfassung einer neuen Position müssen in einem Popover-Dialog folgende Daten zur Position angegeben werden:

  • Anzahl – Anzahl der Artikel in der neuen Position
  • Artikel-Nr. – Artikelnummer aus der Artikelverwaltung. Mit Klick auf die Schaltfläche [>] öffnet sich ein neues Fenster, in dem Artikel bequem per Volltextsuche aufgefunden und als Artikelposition hinzugefügt werden können.
  • Artikel – Bezeichnung des Artikels
  • Beschreibung – Artikelbeschreibung
  • MwSt.-Satz – Mehrwertsteuersatz für die aktuelle Artikelposition
  • Preis (netto und brutto)
  • Gesamtpreis (automatisch berechnet)
  • Alternativposition – kennzeichnet eine Angebotsposition als Alternativposition

Mit Klick auf die Schaltfläche [Neue Position] innerhalb des Popover-Dialogs wird die neue Position für das aufgerufene Angebot erfasst und in der Positionsliste angezeigt.

Hauptfunktionen für Angebote

Folgende Funktionen stehen in gFM-Business für die Bearbeitung von Angebotsbelegen zur Verfügung:

  • Neues Angebot – Erstellt ein neues Angebot, zunächst ohne Verknüpfung zu einem Kontakt-Datensatz. Dieser kann daraufhin mit den Feldern [Kundenummer] und [Adressnummer] angegeben werden. Bei der Erstellung eines neuen Angebots wird eine neue Angebotsnummer aus dem entsprechenden Nummernkreis erzeugt.
  • Angebot drucken – Öffnet den Popover-Dialog [Drucken], um den aufgerufenen Beleg oder alle aufgerufenen Belege auf einem Drucker auszugeben. Für den Druck stehen alle Drucklayouts zur Verfügung, die dem Tabellenursprung [Angebote] oder [Angebotspositionen] zugewiesen wurden.
  • per E-Mail senden – Versendet den aktuellen Beleg per E-Mail. Nach Auswahl dieser Funktion öffnet sich ein Dialog, in dem standardmäßig die E-Mail-Adresse des zugeordneten Kontakts angezeigt wird.
  • Alle senden – Versendet alle aufgerufenen Belege per E-Mail an die im zugeordneten Kontakt eingetragene E-Mail-Adresse. ACHTUNG: Stellen Sie vor Auswahl dieser Funktion unbedingt sicher, dass nur die Belege aufgerufen sind, die per E-Mail versendet werden sollen.
  • Auftrag erzeugen – Mit dieser Funktion wird aus dem aufgerufenen Angebot eine Auftragsbestätigung erzeugt. Dabei werden alle Angaben und Positionen des Angebots in die Auftragsbestätigung übernommen.
  • Rechnung erzeugen – Mit dieser Funktion wird aus dem aufgerufenen Angebot eine Rechnung erzeugt. Dabei werden alle Angaben und Positionen des Angebots in die neue Rechnung übernommen.
  • Angebot löschen – Entfernt das aufgerufene Angebot unwiderruflich aus der Datenbank.

Funktionen für Angebotspositionen

Funktionen in Bezug auf die Artikelpositionen finden Sie unter der entsprechenden Schaltfläche links neben der Artikelposition. Folgende Funktionen stehen für Angebotspositionen zur Verfügung:

  • Neue Position – Öffnet den Popover-Dialog zur Eingabe einer neuen Belegposition.
  • Position duplizieren – Erstellt eine neue Position mit allen Angaben der gewählten Position.
  • Alternativposition – Markiert die aufgerufene Position als Alternativposition.
  • Position löschen – Entfernt die aufgerufene Position unwiderruflich aus der Datenbank.

Aufträge und Auftragspositionen

Unter [Fakturierung > Aufträge] finden Sie alle Auftragsbestätigungen, die bisher erzeugt wurden. Wenn aus dem CRM-Modul [Kunden] ein neuer Auftrag für einen Kontakt erstellt wurde, können nun mit der Schaltfläche [+] am oberen rechten Rand der Positionsliste neue Auftragspositionen hinzugefügt werden.

Erstellung und Verwaltung von Auftragsbestätigungen

Für die Erfassung einer neuen Position müssen in einem Popover-Dialog folgende Daten zur Position angegeben werden:

  • Anzahl – Anzahl der Artikel in der neuen Position
  • Artikel-Nr. – Artikelnummer aus der Artikelverwaltung. Mit Klick auf die Schaltfläche [>] öffnet sich ein neues Fenster, in dem Artikel bequem per Volltextsuche aufgefunden und als Artikelposition hinzugefügt werden können.
  • Artikel – Bezeichnung des Artikels
  • Beschreibung – Artikelbeschreibung
  • MwSt.-Satz – Mehrwertsteuersatz für die aktuelle Artikelposition
  • Preis (netto und brutto)
  • Gesamtpreis (automatisch berechnet)

Mit Klick auf die Schaltfläche [Neue Position] innerhalb des Popover-Dialogs wird die neue Position für den aufgerufenen Auftrag erfasst und in der Positionsliste angezeigt.

Hauptfunktionen für Aufträge

Folgende Funktionen stehen in gFM-Business für die Bearbeitung von Auftragsbestätigungen zur Verfügung:

  • Neuer Auftrag – Erstellt eine neue Auftragsbestätigung, zunächst ohne Verknüpfung zu einem Kontakt-Datensatz. Dieser kann daraufhin mit den Feldern [Kundenummer] und [Adressnummer] angegeben werden. Bei der Erstellung eines neuen Auftrags wird eine neue Auftragsnummer aus dem entsprechenden Nummernkreis erzeugt.
  • Angebot drucken – Öffnet den Popover-Dialog [Drucken], um den aufgerufenen Beleg oder alle aufgerufenen Belege auf einem Drucker auszugeben. Für den Druck stehen alle Drucklayouts zur Verfügung, die dem Tabellenursprung [Aufträge] oder [Auftragspositionen] zugewiesen wurden.
  • per E-Mail senden – Versendet den aktuellen Beleg per E-Mail. Nach Auswahl dieser Funktion öffnet sich ein Dialog, in dem standardmäßig die E-Mail-Adresse des zugeordneten Kontakts angezeigt wird.
  • Alle senden – Versendet alle aufgerufenen Belege per E-Mail an die im zugeordneten Kontakt eingetragene E-Mail-Adresse. ACHTUNG: Stellen Sie vor Auswahl dieser Funktion unbedingt sicher, dass nur die Belege aufgerufen sind, die per E-Mail versendet werden sollen.
  • Lieferschein erzeugen – Mit dieser Funktion wird aus dem aufgerufenen Auftrag ein Lieferschein erzeugt. Dabei werden alle Angaben und Positionen des Auftrags in den Lieferschein übernommen.
  • Rechnung erzeugen – Mit dieser Funktion wird aus dem aufgerufenen Auftrag eine Rechnung erzeugt. Dabei werden alle Angaben und Positionen des Auftrags in die neue Rechnung übernommen.
  • Bestellungsimport (nur mit optionaler Onlineshop-Schnittstelle) – Öffnet ein neues Fenster, in dem alle neuen Aufträge aus dem Onlineshop angezeigt und in gFM-Business importiert werden können. Bestellungen aus dem Onlineshop können wahlweise als Auftrag oder direkt als Rechnung in gFM-Business importiert werden.
  • Auftrag löschen – Entfernt die aufgerufene Auftragsbestätigung unwiderruflich aus der Datenbank.

Funktionen für Auftragspositionen

Funktionen in Bezug auf die Artikelpositionen finden Sie unter der entsprechenden Schaltfläche links neben der Artikelposition. Folgende Funktionen stehen für Auftragspositionen zur Verfügung:

  • Neue Position – Öffnet den Popover-Dialog zur Eingabe einer neuen Belegposition.
  • Position duplizieren – Erstellt eine neue Position mit allen Angaben der gewählten Position.
  • Bestand ausbuchen – Zieht die Anzahl eingetragener Artikelpositionen vom Lagerbestand des aufgerufenen Artikels ab. Diese Funktion kann nur aufgerufen werden, wenn für die Artikelposition ein Lagerort angegeben wurde, in dem der Bestand ausgebucht werden kann.
  • Position löschen – Entfernt die aufgerufene Position unwiderruflich aus der Datenbank.

Lieferscheine und Lieferscheinpositionen

Unter [Fakturierung > Lieferscheine] finden Sie alle Lieferscheine, die bisher erzeugt wurden. Wenn aus dem CRM-Modul [Kunden] ein neuer Lieferschein für einen Kontakt erstellt wurde, können nun mit der Schaltfläche [+] am oberen rechten Rand der Positionsliste neue Positionen für den Lieferschein hinzugefügt werden.

Erstellung und Verwaltung von Lieferscheinen

Für die Erfassung einer neuen Position müssen in einem Popover-Dialog folgende Daten zur Position angegeben werden:

  • Anzahl – Anzahl der Artikel in der neuen Position
  • Artikel-Nr. – Artikelnummer aus der Artikelverwaltung. Mit Klick auf die Schaltfläche [>] öffnet sich ein neues Fenster, in dem Artikel bequem per Volltextsuche aufgefunden und als Artikelposition hinzugefügt werden können.
  • Artikel – Bezeichnung des Artikels
  • Beschreibung – Artikelbeschreibung

Mit Klick auf die Schaltfläche [Neue Position] innerhalb des Popover-Dialogs wird die neue Position für den aufgerufenen Lieferschein erfasst und in der Positionsliste angezeigt.

Hauptfunktionen für Lieferscheine

Folgende Funktionen stehen in gFM-Business für die Bearbeitung von Auftragsbestätigungen zur Verfügung:

  • Neuer Lieferschein – Erstellt einen neuen Lieferschein, zunächst ohne Verknüpfung zu einem Kontakt-Datensatz. Dieser kann daraufhin mit den Feldern [Kundenummer] und [Adressnummer] angegeben werden. Bei der Erstellung eines neuen Lieferscheins wird eine neue Auftragsnummer aus dem entsprechenden Nummernkreis erzeugt.
  • Lieferschein drucken – Öffnet den Popover-Dialog [Drucken], um den aufgerufenen Beleg oder alle aufgerufenen Belege auf einem Drucker auszugeben. Für den Druck stehen alle Drucklayouts zur Verfügung, die dem Tabellenursprung [Lieferscheine] oder [Lieferscheinpositionen] zugewiesen wurden.
  • per E-Mail senden – Versendet den aktuellen Beleg per E-Mail. Nach Auswahl dieser Funktion öffnet sich ein Dialog, in dem standardmäßig die E-Mail-Adresse des zugeordneten Kontakts angezeigt wird.
  • Alle senden – Versendet alle aufgerufenen Belege per E-Mail an die im zugeordneten Kontakt eingetragene E-Mail-Adresse. ACHTUNG: Stellen Sie vor Auswahl dieser Funktion unbedingt sicher, dass nur die Belege aufgerufen sind, die per E-Mail versendet werden sollen.
  • Lieferschein löschen – Entfernt den aufgerufenen Lieferschein unwiderruflich aus der Datenbank.

Funktionen für Lieferscheinpositionen

Funktionen in Bezug auf die Lieferscheinpositionen finden Sie unter der entsprechenden Schaltfläche links neben der Artikelposition. Folgende Funktionen stehen für Lieferscheinpositionen zur Verfügung:

  • Neue Position – Öffnet den Popover-Dialog zur Eingabe einer neuen Belegposition.
  • Position duplizieren – Erstellt eine neue Position mit allen Angaben der gewählten Position.
  • Bestand ausbuchen – Zieht die Anzahl eingetragener Artikelpositionen vom Lagerbestand des aufgerufenen Artikels ab. Diese Funktion kann nur aufgerufen werden, wenn für die Artikelposition ein Lagerort angegeben wurde, in dem der Bestand ausgebucht werden kann.
  • Position löschen – Entfernt die aufgerufene Position unwiderruflich aus der Datenbank.

Rechnungen und Rechnungspositionen

Unter [Fakturierung > Rechnungen] finden Sie alle Rechnungsbelege, die bisher erzeugt wurden. Wenn aus dem CRM-Modul [Kunden] eine neue Rechnung für einen Kontakt erstellt wurde, können nun mit der Schaltfläche [+] am oberen rechten Rand der Positionsliste neue Rechnungspositionen hinzugefügt werden.

Erstellung und Verwaltung von Rechnungen

Für die Erfassung einer neuen Position müssen in einem Popover-Dialog folgende Daten zur Position angegeben werden:

  • Anzahl – Anzahl der Artikel in der neuen Position
  • Artikel-Nr. – Artikelnummer aus der Artikelverwaltung. Mit Klick auf die Schaltfläche [>] öffnet sich ein neues Fenster, in dem Artikel bequem per Volltextsuche aufgefunden und als Artikelposition hinzugefügt werden können.
  • Artikel – Bezeichnung des Artikels
  • Beschreibung – Artikelbeschreibung
  • MwSt.-Satz – Mehrwertsteuersatz für die aktuelle Artikelposition
  • Preis (netto und brutto)
  • Gesamtpreis (automatisch berechnet)

Mit Klick auf die Schaltfläche [Neue Position] innerhalb des Popover-Dialogs wird die neue Position für die aufgerufene Rechnung erfasst und in der Positionsliste angezeigt.

Hauptfunktionen für Rechnungen

Folgende Funktionen stehen in gFM-Business für die Bearbeitung von Rechnungen zur Verfügung:

  • Neue Rechnung – Erstellt einen neuen Rechnungsbeleg, zunächst ohne Verknüpfung zu einem Kontakt-Datensatz. Dieser kann daraufhin mit den Feldern [Kundenummer] und [Adressnummer] angegeben werden. Bei der Erstellung einer neuen Rechnung wird eine neue Rechnungsnummer aus dem entsprechenden Nummernkreis erzeugt.
  • Rechnung drucken – Öffnet den Popover-Dialog [Drucken], um den aufgerufenen Beleg oder alle aufgerufenen Belege auf einem Drucker auszugeben. Für den Druck stehen alle Drucklayouts zur Verfügung, die dem Tabellenursprung [Rechnungen] oder [Rechnungspositionen] zugewiesen wurden.
  • Rechnung buchen – Setzt den Buchungsstatus der aufgerufenen Rechnung auf [gebucht]. Dabei wird ausserdem ein Buchungssatz im Kassenbuch erzeugt, dessen Liste z.B. via DATEV an den Steuerberater übergeben werden kann. Geben Sie unter [Einstellungen > Vorgaben > Fakturierung] vor, welche Buchungskonten und Steuerkonten für die Buchungen verwendet werden sollen.
  • Aufgerufene buchen – Setzt den Buchungsstatus aller aufgerufenen Rechnungen auf [gebucht] und erzeugt  entsprechende Buchungssätze im Kassenbuch. ACHTUNG: Stellen Sie vor Auswahl dieser Funktion unbedingt sicher, dass nur die Belege aufgerufen sind, die gebucht werden sollen.
  • per E-Mail senden – Versendet den aktuellen Beleg per E-Mail. Nach Auswahl dieser Funktion öffnet sich ein Dialog, in dem standardmäßig die E-Mail-Adresse des zugeordneten Kontakts angezeigt wird.
  • Alle senden – Versendet alle aufgerufenen Belege per E-Mail an die im zugeordneten Kontakt eingetragene E-Mail-Adresse. ACHTUNG: Stellen Sie vor Auswahl dieser Funktion unbedingt sicher, dass nur die Belege aufgerufen sind, die per E-Mail versendet werden sollen.
  • Offene Posten aufrufen – Zeigt alle Rechnungen in der Listenansicht an, die noch nicht vollständig bezahlt wurden.
  • Zahlung finden – Mit dieser Funktion kann für die aufgerufene Rechnung automatisch eine Zahlung in den nach gFM-Business importierten Kontoauszügen gefunden werden. Kontoauszüge können in der Maske [Fakturierung > Kassenbuch > Bankbuchungen] aus verschiedenen Onlinebanking-Programmen importiert werden.
  • Mahnlauf starten – Ruft alle Rechnungen in der Listenansicht auf, die nicht vollständig bezahlt wurden und deren Fälligkeitsdatum überschritten wurde.
  • Lieferschein erzeugen – Mit dieser Funktion wird aus der aufgerufenen Rechnung ein Lieferschein erzeugt. Dabei werden alle Angaben und Positionen der Rechnung in den Lieferschein übernommen.
  • Gutschrift erzeugen – Mit dieser Funktion wird aus der aufgerufenen Rechnung eine Gutschrift erzeugt. Dabei werden alle Angaben und Positionen der Rechnung in die neue Gutschrift übernommen.
  • Mahnung erzeugen – Mit dieser Funktion wird aus der aufgerufenen Rechnung eine Mahnung erzeugt. Dabei werden alle Angaben und Positionen der Rechnung in die neue Mahnung übernommen.
  • Wiederholung erzeugen – Wenn es sich bei der aufgerufenen Rechnung um einen wiederkehrenden Beleg handelt, kann mit dieser Funktion ein neuer Wiederholbeleg erzeugt werden.
  • Alle Wiederholungen erzeugen – Mit dieser Funktion können Wiederholbelege aller Rechnungen erzeugt werden, die als Wiederholbeleg erfasst wurden und deren Wiederholungen fällig sind.
  • Bestellungsimport (nur mit optionaler Onlineshop-Schnittstelle) – Öffnet ein neues Fenster, in dem alle neuen Bestellungen aus dem Onlineshop angezeigt und in gFM-Business importiert werden können. Bestellungen aus dem Onlineshop können wahlweise als Auftrag oder direkt als Rechnung in gFM-Business importiert werden.
  • Rechnung stornieren – Storniert die aufgerufene Rechnung. Bei diesem Vorgang wird auch ein etwaiger Buchungssatz im Kassenbuch zur aufgerufenen Rechnung entfernt.

Funktionen für Rechnungspositionen

Funktionen in Bezug auf die Artikelpositionen finden Sie unter der entsprechenden Schaltfläche links neben der Artikelposition. Folgende Funktionen stehen für Rechnungspositionen zur Verfügung:

  • Neue Position – Öffnet den Popover-Dialog zur Eingabe einer neuen Belegposition.
  • Position duplizieren – Erstellt eine neue Position mit allen Angaben der gewählten Position.
  • Bestand ausbuchen – Zieht die Anzahl eingetragener Artikelpositionen vom Lagerbestand des aufgerufenen Artikels ab. Diese Funktion kann nur aufgerufen werden, wenn für die Artikelposition ein Lagerort angegeben wurde, in dem der Bestand ausgebucht werden kann.
  • Position löschen – Entfernt die aufgerufene Position unwiderruflich aus der Datenbank.

Gutschriften und Gutschriftspositionen

Unter [Fakturierung > Gutschriften] finden Sie alle Gutschriftsbelege, die bisher erzeugt wurden. Wenn aus dem CRM-Modul [Kunden] eine neue Gutschrift für einen Kontakt erstellt wurde, können nun mit der Schaltfläche [+] am oberen rechten Rand der Positionsliste neue Gutschriftspositionen hinzugefügt werden.

Erstellung und Verwaltung von Gutschriften

Für die Erfassung einer neuen Position müssen in einem Popover-Dialog folgende Daten zur Position angegeben werden:

  • Anzahl – Anzahl der Artikel in der neuen Position
  • Artikel-Nr. – Artikelnummer aus der Artikelverwaltung. Mit Klick auf die Schaltfläche [>] öffnet sich ein neues Fenster, in dem Artikel bequem per Volltextsuche aufgefunden und als Artikelposition hinzugefügt werden können.
  • Artikel – Bezeichnung des Artikels
  • Beschreibung – Artikelbeschreibung
  • MwSt.-Satz – Mehrwertsteuersatz für die aktuelle Artikelposition
  • Preis (netto und brutto)
  • Gesamtpreis (automatisch berechnet)

Mit Klick auf die Schaltfläche [Neue Position] innerhalb des Popover-Dialogs wird die neue Position für die aufgerufene Gutschrift erfasst und in der Positionsliste angezeigt.

Hauptfunktionen für Gutschriften

Folgende Funktionen stehen in gFM-Business für die Bearbeitung von Gutschriften zur Verfügung:

  • Neue Gutschrift – Erstellt einen neuen Gutschriftsbeleg, zunächst ohne Verknüpfung zu einem Kontakt-Datensatz. Dieser kann daraufhin mit den Feldern [Kundenummer] und [Adressnummer] angegeben werden. Bei der Erstellung einer neuen Gutschrift wird eine neue Gutschriftsnummer aus dem entsprechenden Nummernkreis erzeugt.
  • Gutschrift drucken – Öffnet den Popover-Dialog [Drucken], um den aufgerufenen Beleg oder alle aufgerufenen Belege auf einem Drucker auszugeben. Für den Druck stehen alle Drucklayouts zur Verfügung, die dem Tabellenursprung [Gutschriften] oder [Gutschriftspositionen] zugewiesen wurden.
  • Gutschrift buchen – Setzt den Buchungsstatus der aufgerufenen Gutschrift auf [gebucht]. Dabei wird ausserdem ein Buchungssatz im Kassenbuch erzeugt, dessen Liste z.B. via DATEV an den Steuerberater übergeben werden kann. Geben Sie unter [Einstellungen > Vorgaben > Fakturierung] vor, welche Buchungskonten und Steuerkonten für die Buchungen verwendet werden sollen.
  • Aufgerufene buchen – Setzt den Buchungsstatus aller aufgerufenen Gutschriften auf [gebucht] und erzeugt  entsprechende Buchungssätze im Kassenbuch. ACHTUNG: Stellen Sie vor Auswahl dieser Funktion unbedingt sicher, dass nur die Belege aufgerufen sind, die gebucht werden sollen.
  • per E-Mail senden – Versendet den aktuellen Beleg per E-Mail. Nach Auswahl dieser Funktion öffnet sich ein Dialog, in dem standardmäßig die E-Mail-Adresse des zugeordneten Kontakts angezeigt wird.
  • Alle senden – Versendet alle aufgerufenen Belege per E-Mail an die im zugeordneten Kontakt eingetragene E-Mail-Adresse. ACHTUNG: Stellen Sie vor Auswahl dieser Funktion unbedingt sicher, dass nur die Belege aufgerufen sind, die per E-Mail versendet werden sollen.
  • Gutschrift stornieren – Storniert die aufgerufene Gutschrift. Bei diesem Vorgang wird auch ein etwaiger Buchungssatz im Kassenbuch zur aufgerufenen Gutschrift entfernt.

Funktionen für Gutschriftspositionen

Funktionen in Bezug auf die Artikelpositionen finden Sie unter der entsprechenden Schaltfläche links neben der Artikelposition. Folgende Funktionen stehen für Gutschriftspositionen zur Verfügung:

  • Neue Position – Öffnet den Popover-Dialog zur Eingabe einer neuen Belegposition.
  • Position duplizieren – Erstellt eine neue Position mit allen Angaben der gewählten Position.
  • Bestand ausbuchen – Zieht die Anzahl eingetragener Artikelpositionen vom Lagerbestand des aufgerufenen Artikels ab (bzw. bucht sie wieder ein). Diese Funktion kann nur aufgerufen werden, wenn für die Artikelposition ein Lagerort angegeben wurde, in dem der Bestand aus- oder eingebucht werden kann.
  • Position löschen – Entfernt die aufgerufene Position unwiderruflich aus der Datenbank.

Mahnungen und Mahnungspositionen

Unter [Fakturierung > Mahnungen] finden Sie alle Mahnungen, die bisher erzeugt wurden. Mahnungen werden aus einem unbezahlten Rechnungsbeleg heraus erzeugt und können im Gegensatz zu allen anderen Belegarten nicht direkt aus dem CRM-Modul [Kunden] heraus erfasst werden. Dabei werden alle Artikelpositionen des Ursprungsbelegs automatisch übernommen. Weitere Positionen wie z.B. Mahnkosten können mit der Schaltfläche [+] am oberen rechten Rand der Positionsliste hinzugefügt werden.

Erstellung und Verwaltung von Mahnungen

Für die Erfassung einer neuen Position müssen in einem Popover-Dialog folgende Daten zur Position angegeben werden:

  • Anzahl – Anzahl der Artikel in der neuen Position
  • Artikel-Nr. – Artikelnummer aus der Artikelverwaltung. Mit Klick auf die Schaltfläche [>] öffnet sich ein neues Fenster, in dem Artikel bequem per Volltextsuche aufgefunden und als Artikelposition hinzugefügt werden können.
  • Artikel – Bezeichnung des Artikels
  • Beschreibung – Artikelbeschreibung
  • MwSt.-Satz – Mehrwertsteuersatz für die aktuelle Artikelposition
  • Preis (netto und brutto)
  • Gesamtpreis (automatisch berechnet)

Mit Klick auf die Schaltfläche [Neue Position] innerhalb des Popover-Dialogs wird die neue Position für die aufgerufene Mahnung erfasst und in der Positionsliste angezeigt.

Hauptfunktionen für Mahnungen

Folgende Funktionen stehen in gFM-Business für die Bearbeitung von Mahnungen zur Verfügung:

  • Neue Mahnung – Erstellt eine neue Mahnung auf Basis eines Rechnungsbelegs. Bei Auswahl dieser Funktion erscheint ein Popover-Dialog, in dem die gewünschte Ursprungsrechnung ausgewählt werden kann. Zur Auswahl stehen alle Rechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt wurden.
  • > Mahnstufe 2 – Mit dieser Funktion kann die aufgerufene Mahnung in Mahnstufe 2 übertragen werden.
  • > Inkasso – Setzt den Status [Inkasso] der aufgerufenen Mahnung auf aktiv, um zu kennzeichnen, dass der aktuelle Beleg von einem Inkassounternehmen weiter bearbeitet wird.
  • > Gerichtlich – Setzt den Status [Gerichtliches Mahnverfahren] der aufgerufenen Mahnung auf aktiv, um zu kennzeichnen, dass sich der aktuelle Beleg im gerichtlichen Mahnverfahren befindet.
  • Mahnung drucken – Öffnet den Popover-Dialog [Drucken], um den aufgerufenen Beleg oder alle aufgerufenen Belege auf einem Drucker auszugeben. Für den Druck stehen alle Drucklayouts zur Verfügung, die dem Tabellenursprung [Mahnungen] oder [Mahnungspositionen] zugewiesen wurden.
  • per E-Mail senden – Versendet die aktuelle Mahnung per E-Mail. Nach Auswahl dieser Funktion öffnet sich ein Dialog, in dem standardmäßig die E-Mail-Adresse des zugeordneten Kontakts angezeigt wird.
  • Alle senden – Versendet alle aufgerufenen Mahnungen per E-Mail an die im zugeordneten Kontakt eingetragene E-Mail-Adresse. ACHTUNG: Stellen Sie vor Auswahl dieser Funktion unbedingt sicher, dass nur die Mahnungen aufgerufen sind, die per E-Mail versendet werden sollen.
  • Mahnung löschen – Entfernt die aufgerufene Mahnung unwiderruflich aus der Datenbank.

Funktionen für Mahnungspositionen

Funktionen in Bezug auf die Artikelpositionen finden Sie unter der entsprechenden Schaltfläche links neben der Artikelposition. Folgende Funktionen stehen für Mahnungspositionen zur Verfügung:

  • Neue Position – Öffnet den Popover-Dialog zur Eingabe einer neuen Belegposition.
  • Position duplizieren – Erstellt eine neue Position mit allen Angaben der gewählten Position.
  • Bestand ausbuchen – Zieht die Anzahl eingetragener Artikelpositionen vom Lagerbestand des aufgerufenen Artikels ab (bzw. bucht sie wieder ein). Diese Funktion kann nur aufgerufen werden, wenn für die Artikelposition ein Lagerort angegeben wurde, in dem der Bestand aus- oder eingebucht werden kann.
  • Position löschen – Entfernt die aufgerufene Position unwiderruflich aus der Datenbank.

Einkauf und Bestellverwaltung

Unter [Fakturierung > Einkauf] können Sie alle eigenen Warenbestellungen verwalten. Wenn aus dem CRM-Modul [Kunden] eine neue Bestellung für einen Kontakt erstellt wurde, können nun mit der Schaltfläche [+] am oberen rechten Rand der Positionsliste neue Auftragspositionen hinzugefügt werden. Im Gegensatz zu allen anderen Belegen wird bei Bestellungen für das Einfügen neuer Artikelpositionen die Artikelnummern des Lieferanten verwendet. Bitte stellen Sie sicher, daß die Lieferanten-Artikel-Nr. im Modul [Artikel] entsprechend gepflegt wurde.

Erstellung und Verwaltung von Warenbestellungen

Für die Erfassung einer neuen Position müssen in einem Popover-Dialog folgende Daten zur Position angegeben werden:

  • Anzahl – Anzahl der Artikel in der neuen Position
  • Artikel-Nr. – Artikelnummer aus der Artikelverwaltung. Bei der Erfassung von Bestellungen wird an dieser Stelle die Artikelnummer des Lieferanten verwendet. Diese muß im entsprechenden Artikel gepflegt worden sein, anderenfalls wird der Artikel nicht in der Liste angezeigt.
  • Artikel – Bezeichnung des Artikels
  • Beschreibung – Artikelbeschreibung
  • MwSt.-Satz – Mehrwertsteuersatz für die aktuelle Artikelposition
  • Preis (netto und brutto)
  • Gesamtpreis (automatisch berechnet)

Mit Klick auf die Schaltfläche [Neue Position] innerhalb des Popover-Dialogs wird die neue Position für die aufgerufene Bestellung erfasst und in der Positionsliste angezeigt.

Hauptfunktionen für Bestellungen

Folgende Funktionen stehen in gFM-Business für die Bearbeitung von Bestellungen zur Verfügung:

  • Neue Bestellung – Erstellt eine neue Bestellung, zunächst ohne Verknüpfung zu einem Lieferanten-Datensatz. Dieser kann daraufhin mit den Feldern [Kundenummer] und [Adressnummer] angegeben werden. Bei der Erstellung eines neuen Auftrags wird eine neue Bestellnummer aus dem entsprechenden Nummernkreis erzeugt.
  • Bestellung drucken – Öffnet den Popover-Dialog [Drucken], um die aufgerufene Bestellung oder alle aufgerufenen Bestellungen auf einem Drucker auszugeben. Für den Druck stehen alle Drucklayouts zur Verfügung, die dem Tabellenursprung [Bestellungen] oder [Bestellpositionen] zugewiesen wurden.
  • per E-Mail senden – Versendet die aktuelle Bestellung per E-Mail. Nach Auswahl dieser Funktion öffnet sich ein Dialog, in dem standardmäßig die E-Mail-Adresse des zugeordneten Kontakts angezeigt wird.
  • Alle senden – Versendet alle aufgerufenen Bestellungen per E-Mail an die im zugeordneten Kontakt eingetragene E-Mail-Adresse. ACHTUNG: Stellen Sie vor Auswahl dieser Funktion unbedingt sicher, dass nur die Bestellungen aufgerufen sind, die per E-Mail versendet werden sollen.
  • Alle Bestände einbuchen – Bucht alle Positionen der Bestellung als Warenbestand ein. Dabei wird im jeweiligen Artikel ein neuer Bestands-Datensatz erzeugt, dem daraufhin ein Lagerort zugewiesen werden kann.
  • Bestellung löschen – Entfernt die aufgerufene Bestellung unwiderruflich aus der Datenbank.

Funktionen für Bestellpositionen

Funktionen in Bezug auf die Artikelpositionen finden Sie unter der entsprechenden Schaltfläche links neben der Artikelposition. Folgende Funktionen stehen für Auftragspositionen zur Verfügung:

  • Neue Position – Öffnet den Popover-Dialog zur Eingabe einer neuen Belegposition.
  • Position duplizieren – Erstellt eine neue Position mit allen Angaben der gewählten Position.
  • Bestand einbuchen – Bucht die Anzahl eingetragener Artikelpositionen in den Lagerbestand des aufgerufenen Artikels ein. Dabei wird im jeweiligen Artikel ein neuer Bestands-Datensatz erzeugt, dem daraufhin ein Lagerort zugewiesen werden kann.
  • Alle Bestände einbuchen – Bucht alle Positionen der Bestellung als Warenbestand ein. Dabei wird im jeweiligen Artikel ein neuer Bestands-Datensatz erzeugt, dem daraufhin ein Lagerort zugewiesen werden kann.
  • Position löschen – Entfernt die aufgerufene Position unwiderruflich aus der Datenbank.

Teil 5: Kassenbuch und Bank

Dies war der vierte Teil unserer Artikelreihe „Effektiv arbeiten mit gFM-Business und Zeit sparen“ zum Thema Fakturierung und Belege. Im fünften Teil werden wir uns mit dem Kassenbuch, Bankbuchungen und Kontoauszüge, Lastschriften, SEPA-Mandate und SEPA-Transfers beschäftigen.

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Über den Autor

Markus Schall
Entwicklung von FileMaker-Datenbanken seit 1994, Modifikation und Erweiterung von FileMaker-Lösungen, Konvertierung von FileMaker-Datenbanken von .fm, .fp3, .fp5 (FileMaker 2-6) oder .fp7 (FileMaker 7-11) zu .fmp12 (FileMaker 12-16), Schnittstellen zu Drittsystemen wie Onlineshops, CMS oder andere Datenbanken. Entwicklung individueller FileMaker-Datenbanksysteme auf Basis des gFM-Business-Frameworks mit persönlicher Beratung aus Oldenburg. Betreiber des Online-Fachportals goFileMaker.de, Entwickler des CRM- und Warenwirtschaftssystems gFM-Business. Mitglied in der FileMaker Business Alliance, FileMaker Developers Subscription und FMM Experte. Gewinner eines FMM Award 2011, vergeben durch das FileMaker Magazin.

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