gFM-Business effektiv nutzen und Zeit sparen. Teil 2: Korrespondenz und Dokumentarchiv

gFM-Business effektiv nutzen: Korrespondenz und DokumentmanagementIm zweiten Teil der Reihe „gFM-Business effektiv nutzen und Zeit sparen“ erfahren Sie, wie Sie mit der Software Kunden anschreiben, E-Mails und Newsletter versenden sowie Papierdokumente mit einem Scanner in gFM-Business einlesen und verwalten können. Wir erläutern, wie Sie einen Serienbrief an eine bestimmte Kundengruppe adressieren und einen grafischen Newsletter auf Basis einer HTML-Vorlage versenden können. Versenden Sie E-Mails mit beliebig vielen Dateianhängen über beliebig viele (SMTP-) Mailserver. Das vorlagenbasierte Korrespondenz-Modul eröffnet im Zusammenspiel mit den individuell anpassbaren und erweiterbaren Drucklayouts mit FileMaker Pro sehr viele Möglichkeiten, um mit allen gewünschten Kunden regelmässig in Kontakt zu bleiben.

Dokumentvorlagen erstellen

Dokumentvorlagen erstellenIm Modul [Korrespondenz] können beliebig viele Dokumentvorlagen verwaltet werden, auf denen Briefe, Telefaxe, E-Mails oder Newsletter basieren können. Eine Dokumentvorlage enthält im wesentlichen die gleichen Eingabefelder wie ein Dokument, die Angaben zum Empfänger fehlen jedoch. Um eine neue Dokumentvorlage zu erstellen, wechseln Sie in das Modul [Korrespondenz > Vorlagen] und klicken in der Symbolleiste auf das Symbol [Neu]. Daraufhin öffnet sich ein Popover-Dialog zur Eingabe folgender Daten für die neue Dokumentvorlage:

  • Datum
  • Sachbearbeiter
  • Dokumentname (Frei zu vergebender Name für die Dokumentvorlage)
  • Drucklayout (Drucklayout, auf dem die Dokumentvorlage basieren soll)

Korrespondenz: Neue Vorlage

Nach Klick auf die Schaltfläche [Neue Vorlage] wird die neue Dokumentvorlage erstellt und alle im Popover-Dialog gepflegten Daten automatisch in die entsprechenden Felder eingetragen.

Im Betreff und Fließtext der Dokumentvorlage können Sie beliebig viele Platzhalter an beliebigen Stellen integrieren, die bei der Erstellung des Dokuments automatisch mit dem entsprechenden Wert ausgetauscht werden. Die Platzhalter {Betreff} und {Dokument} werden verwendet, um den Betreff oder den Fließtext in einer HTML-Vorlage einzubinden. Alle Platzhalter mit dem Präfix {e-…} beziehen sich auf Daten des Empfängers, also z.B. Briefanrede, Firmenname, Anschrift, Ort, usw. Alle Platzhalter mit dem Präfix {s-…} beziehen sich auf Daten des Absenders, also Ihres Unternehmens, wie z.B. Firmenname, Anschrift, Bankverbindung, usw.

Automatische Aktionen

Automatische Aktion mit optionaler WiedervorlageOptional kann in der Dokumentvorlage eine Aktion erfasst werden, die bei der Erstellung eines Dokumentes automatisch im entsprechenden Kontakt-Datensatz erzeugt wird. Auf diese Weise können beispielsweise bei Werbeaktionen automatisch Wiedervorlagen zum telefonischen Nachfassen des Kontaktes erstellt werden, wenn ein Dokument für einen Kontakt erzeugt wird. Die Aktion ist daraufhin in der Aktionschronik des jeweiligen Kontakt-Datensatz auffindbar, eine etwaige Wiedervorlage wird in die Wiedervorlagenliste des Sachbearbeiters und ggf. in den Kalender eingetragen.

Eine automatische Aktion wird erst bei der Erstellung eines Dokumentes für einen Kontakt erzeugt. Wenn ein Serienbrief erstellt wird, dessen Vorlage eine automatische Aktion enthält, wird diese Aktion in allen Kontakt-Datensätzen erzeugt, die für die Erstellung des Serienbriefes ausgewählt wurden.

Kontakte selektieren für Korrespondenz aller Art

Kontakte selektieren für KorrespondenzDie Vorgehensweise, Kunden, Lieferanten oder andere Kontakte per Brief, Telefax, Serienbrief, E-Mail oder Newsletter zu kontaktieren ist in gFM-Business immer identisch. Soll lediglich ein Datensatz kontaktiert werden, muss dieser zunächst im CRM-Modul [Kunden] aufgerufen werden. Dies geschieht durch eine einfache Suche, beispielsweise über die Kundennummer oder den Firmennamen. Soll ein Seriendokument an mehrere Kontakte versendet werden, müssen alle gewünschten Datensätze im CRM-Modul [Kunden] aufgerufen werden. Dies geschieht durch die Eingabe beliebiger Suchkriterien wie beispielsweise ein Postleitzahlenbereich, Kundenarten oder beliebige freie Selektionsfelder. gFM-Business erlaubt in allen Modulen grundsätzlich die Selektion von Datensätzen über alle Datenfelder.

Kunden: Datensätze suchen und selektieren

Um einen Datensatz oder mehrere Datensätze im CRM-Modul [Kunden] aufzurufen, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol [Suchen], woraufhin der Suchen-Modus aufgerufen wird – erkennbar an dem kleinen Lupen-Symbol in jedem Eingabefeld. Sie haben nun die Möglichkeit, die gewünschten Kunden nach beliebigen Kriterien zu selektieren. Um einen Postleitzahlenbereich zu erfassen, würden Sie im Feld [Postleitzahl] beispielsweise

26000...26999

eingeben, um die Suchergebnisse auf den Postleitzahlenbereich „26“ einzuschränken. Welche weiteren Kriterien in gFM-Business und anderen FileMaker-basierten Datenbanklösungen verwendet werden können, erfahren Sie im Artikel „Suchen und finden in gFM-Business“. Um die Suche zu starten, klicken Sie in der Funktionsleiste am unteren Rand auf die Schaltfläche [Suchen] oder betätigen die [Enter]-Taste. gFM-Business ruft daraufhin alle Datensätze auf, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen.

Briefe, Telefaxe und Serienbriefe erstellen und versenden

Korrespondenz: Briefe, E-Mails, Telefaxe, Newsletter, SerienbriefeUm für einen aufgerufenen Kontakt-Datensatz einen Brief oder ein Telefax zu erstellen und zu versenden, stehen im CRM-Modul [Kunden] in allen Masken die Funktionen [Neuer Brief], [Neues Telefax] und [Neues Seriendokument] zur Verfügung. Um ein neues Dokument zu erstellen, wählen Sie die entsprechende Funktion im Funktionsmenü oder über eine Favoriten-Schaltfläche in der Funktionsleiste. Daraufhin öffnet sich ein Popover-Dialog, in dem Sie folgende Daten zum neuen Dokument eintragen können:

  • Datum
  • Kunden-ID (enthält automatisch Kunden-ID des aufgerufenen Datensatzes, Feld entfällt bei Erstellung eines Seriendokuments)
  • Sachbearbeiter (Sachbearbeiter, dem das Dokument zugeordnet wird)
  • Dokumentname (Freier Name des Dokuments)
  • Vorlage (Dokumentvorlage, auf der das neue Dokument basieren soll)
  • Drucklayout (Drucklayout, auf dem das neue Dokument basieren soll)

Kunden: Neues Dokument

Nach Eingabe der genannten Daten wird das neue Dokument nach Klick auf die Schaltfläche [Neues Dokument] erstellt, und gFM-Business wechselt daraufhin direkt in das neue Dokument im Modul [Korrespondenz]. Das Feld [Kunden-ID] entfällt im Popover-Dialog für Seriendokumente, weil diese Funktion das angegebene Dokument für jeden aufgerufenen Datensatz erstellt.

Bei der Erstellung des neuen Dokuments werden alle Platzhalter aus der Dokumentvorlage automatisch durch die entsprechenden Felder des zugeordneten Kontakt-Datensatzes ersetzt. Wenn sich in der Dokumentvorlage eine automatische Aktion befindet, wird bei der Erstellung des neuen Dokuments automatisch eine neue Aktion angelegt und dem entsprechenden Kontakt-Datensatz zugewiesen.

Briefe und Serienbriefe ausdrucken

Um einen Brief, ein Telefax oder einen Serienbrief auf einem Drucker auszugeben, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol [Drucken], woraufhin sich ein Popover-Dialog für die Auswahl aller Druckoptionen öffnet:

  • Drucklayout (Drucklayout, auf dem das Dokument gedruckt werden soll)
  • Datensätze (Auswahl, ob aktueller Datensatz oder alle aufgerufenen Datensätze (Seriendruck) gedruckt werden sollen)
  • Exemplare (Anzahl der auszudruckenden Exemplare)
  • Drucker (Drucker, auf dem das Dokument ausgegeben werden soll)
  • Sortieren (sortiert aufgerufene Datensätze bei Seriendruck nach bestimmten Kriterien)
  • Sortierfolge (Sortierkriterium aufsteigend oder absteigend sortieren)
  • E-Mail (E-Mail-Adresse des Empfängers für E-Mail-Versand)
  • per E-Mail senden (sendet das Dokument zusätzlich zum Druck per E-Mail)
  • Senden ohne Ausdruck (sendet das Dokument nur per E-Mail)

Korrespondenz: Dokument drucken

Nach Klick auf die Schaltfläche [Drucken] wird das Dokument bzw. werden die Dokumente auf dem Drucker ausgegeben. Wenn die automatische Dokumentarchivierung aktiviert wurde, wird das Dokument gleichzeitig als PDF-Datei archiviert.

E-Mails und Newsletter erstellen und versenden

E-Mails und Newsletter erstellen und versendenEine E-Mail oder ein Newsletter wird prinzipiell nach der gleichen vorgehensweise erstellt wie ein Brief oder ein Serienbrief. Selektieren Sie im CRM-Modul [Kunden] zunächst den gewünschten Kontakt bzw. alle gewünschten Kontakte und wählen Sie daraufhin die Funktion [Neue E-Mail] bzw. [Neues Seriendokument], die in jeder Maske des CRM-Moduls [Kunden] zur Verfügung steht. Nach Eintragen der Daten für das neue Dokument im Popover-Dialog und Bestätigung wird das neue Dokument bzw. die neuen Dokumente im Modul [Korrespondenz] erzeugt.

Unterschiede zu anderen Dokumenten ergeben sich für E-Mails und Newsletter vor allem bei technischen Angaben wie Dokumentformat (Text oder HTML), Senden über Client oder direkt per SMTP sowie die gewünschte Sendeadresse. Diese Angaben können bereits in der Dokumentvorlage vorgegeben werden, damit die Einstellungen bei der Erstellung einer E-Mail oder eines Newsletters in den erstellten Dokumenten automatisch vorgenommen werden.

Dokumentvorlage für E-Mails und Newsletter

Dokumentvorlagen erstellenEine Dokumentvorlage für E-Mails und Newsletter enthält im Prinzip die gleichen Felder wie jede andere Dokumentvorlage auch. Der Betreff entspricht dem Betreff-Feld der E-Mail, der Brieftext entspricht dem Text der E-Mail. Die Maske unter [Korrespondenz > Vorlagen] verfügt über die drei Registerschaltflächen [Vorlage], [E-Mail] und [Dateianhänge].

Unter dem Register [Vorlage] werden alle Angaben zur Dokumentvorlage selbst gepflegt, wie z.B. der Betreff, Brieftext, Felder für Geschäftszeichen oder eine automatische Aktion mit optionaler Wiedervorlage. Diese Felder stehen auch für Dokumentvorlagen von Briefen, Telefaxen oder Serienbriefen zur Verfügung.

Korrespondenz: E-Mail mit HTML-Vorlage

Unter dem Register [E-Mail] werden alle Angaben gepflegt, die für die Versendung von E-Mails und Newslettern erforderlich sind wie z.B. die Sendeadresse, Sendeart und das Dokumentformat. Das Register [E-Mail] enthält drei weitere untergeordnete Register [Textansicht], [HTML-Vorlage] und [Vorschau]. Unter dem Register [Textansicht] kann wie in der Hauptansicht der Brieftext editiert und formatiert werden. Im Register [HTML-Vorlage] kann eine beliebige HTML-Vorlage erfasst werden, auf der die zu versendende E-Mail oder der Newsletter basieren soll. In unserem Beispiel haben wir eine ganz einfache HTML-Vorlage verwendet, die selbstverständlich auch komplexer aufgebaut sein kann und beispielsweise auch Bilder und Schaltflächen enthalten kann.

Beispiel HTML-Vorlage

<div>
     {betreff}
</div>
<div>
     {dokument}
</div>

In dieser beispielhaften HTML-Vorlage befinden sich einfach zwei Absätze, die jeweils mit einem <div>-Tag umschlossen sind und den Betreff sowie den Fließtext des Dokumentes enthalten. Die HTML-Vorlage kann selbstverständlich weitere Elemente enthalten, um beispielsweise Grafiken oder Schaltflächen einzubinden. Wie die E-Mail samt HTML-Vorlage aussieht, wenn sie beim Empfänger eingegangen ist, kann unter dem Register [Vorschau] betrachtet werden.

E-Mails mit Dateianhängen versenden

Dateianhänge hinzufügen und versendenUnter dem Register [Dateianhänge] können beliebig viele Dateien an die Dokumentvorlage angehängt werden. Beim Versand einer E-Mail über einen SMTP-Server werden alle angehängten Dateien mit der E-Mail versendet. Das Register [Dateianhänge] steht auch im Dokument unter [Korrespondenz > Dokumente] zur Verfügung.

Bitte beachten Sie, dass beim Versand über den lokalen E-Mail-Client aus technischen Gründen lediglich der erste Dateianhang mit der E-Mail versendet werden kann. Der Versand mehrerer Dateianhänge ist ausschließlich beim Versand direkt über einen SMTP-Server möglich. SMTP-Sendeadressen können unter [Einstellungen > Vorgaben > Geräte] eingerichtet und verwaltet werden.

Dokumente scannen und archivieren

Dokumente scannen und archivierenMit gFM-Business Light und Professional können auch Papierdokumente mit TWAIN-kompatiblen Scannern eingescannt und archiviert werden. Um diese Funktion nutzen zu können, muss zunächst mindestens ein Scanner unter [Einstellungen > Vorgaben > Geräte] eingerichtet werden. gFM-Business unterstützt den Einsatz beliebig vieler TWAIN-kompatiblen Scanner (32-Bit-Treiber). Mit der Schaltfläche [Aktualisieren] im Bereich „TWAIN-Scanner“ sucht gFM-Business automatisch nach allen im System installierten Scanner und zeigt diese in einer Liste an. Wurden mehrere Scanner gefunden, können Sie einen Scanner als Standard definieren mit der Funktion „Diesen Scanner verwenden“.

Um ein kontaktbezogenes Dokument zu scannen und zu archivieren, steht innerhalb des CRM-Moduls [Kunden] in jeder Maske die Funktion „Dokument scannen“ zur Verfügung. Nach Auswahl dieser Funktion öffnet sich ein Popover-Dialog zur Eingabe folgender Daten für das neue Dokument.

Papierdokumente scannen

  • Dokumentname (frei zu vergebender Dokumentname)
  • Dokumentart (Arten definierbar unter Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten)
  • Referenzdatum (Datum des Dokuments)
  • Referenz-Nr. (Referenznummer des Dokuments, z.B. Belegnummer)
  • Bemerkungen (freie Bemerkungen zum Dokument)
  • Automatische Aktion (optional)
    • Aktionsdatum
    • Aktionsart
    • Aktionsgrund
    • Kontaktperson
    • Aktionstext
    • Wiedervorlagedatum
    • Termindatum

Neben den Dokumentdaten kann optional eine Aktion eingetragen werden, auf Wunsch auch mit Wiedervorlagedatum und Termin. Nach Bestätigung mit der Schaltfläche [Archivieren] öffnet sich der Scan-Dialog Ihres Scanners, und Sie können das Dokument sofort einscannen. Nach Beendigung des Scanvorgangs können Sie entweder eine weitere Seite einscannen oder den Scanvorgang beenden und das Dokument in gFM-Business abspeichern.

In einem Kontakt gespeicherte Dokumente werden verwaltet unter [Kunden > Ereignisse > Archiv]. Dort steht auch eine Volltextsuche zur Verfügung, mit der in allen dem aktuellen Datensatz zugeordneten Dokumenten gesucht werden kann.

gFM-Business unterstützt außerdem das Scannen von Visitenkarten unter [Kunden > Kontakte > Kontaktpersonen] sowie das Scannen von Belegen im Kassenbuch des Moduls [Fakturierung].

Teil 3: Produkte, Lieferanten und Artikelbestand

Dies war der zweite Teil der Reihe „gFM-Business effektiv nutzen“. Im ersten Teil dieser Reihe ging es um die Verwaltung von Kunden und Adressen und um die optimale Nutzung des CRM-Moduls [Kunden]. Im nächsten Teil werden wir erläutern, wie Sie mit gFM-Business Artikel mit Kategorien, Attributen, Lieferanten und Artikelbestand verwalten und wie Artikel auf einfache Weise in beliebige Belege eingebucht werden können.

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Über den Autor

Markus Schall
Entwicklung von FileMaker-Datenbanken seit 1994, Modifikation und Erweiterung von FileMaker-Lösungen, Konvertierung von FileMaker-Datenbanken von .fm, .fp3, .fp5 (FileMaker 2-6) oder .fp7 (FileMaker 7-11) zu .fmp12 (FileMaker 12-16), Schnittstellen zu Drittsystemen wie Onlineshops, CMS oder andere Datenbanken. Entwicklung individueller FileMaker-Datenbanksysteme auf Basis des gFM-Business-Frameworks mit persönlicher Beratung aus Oldenburg. Betreiber des Online-Fachportals goFileMaker.de, Entwickler des CRM- und Warenwirtschaftssystems gFM-Business. Mitglied in der FileMaker Business Alliance, FileMaker Developers Subscription und FMM Experte. Gewinner eines FMM Award 2011, vergeben durch das FileMaker Magazin.

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