Datensätze selektieren, suchen und finden in gFM-Business.

Suchen und finden in gFM-BusinessAnders als in vielen anderen Datenbanksystemen können Datensätze in der Unternehmenssoftware gFM-Business ausnahmslos über jedes Feld aufgefunden werden. Dieses hohe Maß an Flexibilität erfordert allerdings ein wenig Hintergrundwissen, wie Datensätze in FileMaker und damit in gFM-Business gesucht und selektiert werden können. In gFM-Business gibt es mehrere Möglichkeiten, nach Datensätzen zu suchen und bestimmte Selektionen zu erzeugen. Datensätze müssen meist in zwei Fällen aufgefunden werden: Gezielte Suche nach einem Datensatz oder Selektion einer bestimmten Menge von Datensätzen nach vorher bestimmten Kriterien, beispielsweise für die Erstellung eines Mailings. Für die Suche nach einem bestimmten Datensatz kann in gFM-Business auch die integrierte Schnellsuche verwendet werden, die in jeder Listenansicht zur Verfügung steht und ähnlich funktioniert wie die Suche in Apples Spotlight oder iTunes. Um Datensätze nach bestimmten Kriterien zu selektieren, verwendet man den Suchen-Modus, der in diesem Artikel näher beschrieben wird. 

Der Suchen-Modus in gFM-Business

Mit Hilfe des „Suchen-Modus“ können Datensätze in gFM-Business nach bestimmten Kriterien selektiert werden. Der Suchen-Modus steht unter der Schaltfläche [Suchen] in jeder Bildschirmmaske von gFM-Business zur Verfügung. Mit Klick auf die Schaltfläche [Suchen] in der Symbolleiste wird der Suchen-Modus aktiviert. Der Suchen-Modus wird dadurch gekennzeichnet, dass alle Felder über einen gestrichelten Rahmen und über ein Lupen-Symbol verfügen.

Suchen-Modus in gFM-Business

Der Suchen-Modus kann von allen Bildschirmlayouts aufgerufen werden außer im Programmteil Einstellungen, da Einstellungen nur aus einem Datensatz bestehen. Nach Aufrufen des Suchen-Modus können beliebige Suchbegriffe eingegeben und miteinander kombiniert werden. Im Suchen-Modus verändert sich die Symbolleiste und enthält folgende Funktionen:

  • Erster – Springt zur ersten Abfrage der aktuellen Suchabfrage
  • Zurück – Springt zur vorherigen Abfrage der aktuellen Suchabfrage
  • Weiter – Springt zur nächsten Abfrage der aktuellen Suchabfrage
  • Letzter – Springt zur letzten Abfrage der aktuellen Suchabfrage
  • Neu – Erstellt eine neue Abfrage innerhalb der aktuellen Suchabfrage. Eine neue Abfrage ist erforderlich, wenn beispielsweise mehrere Kriterien eines Feldes verwendet werden sollen. Soll z.B. nach allen Kunden der Postleitzahlen „26121“ und „49123“ gefunden werden, wird zunächst in das Feld [Postleitzahl] der Wert „26121“ eingetragen, dann eine neue Abfrage erstellt und in die zweite Abfrage der Wert „49123“ eingetragen. FileMaker unterstützt beliebig viele Abfragen innerhalb einer Suchabfrage.
  • Löschen – löscht die aufgerufene Abfrage aus der aktuellen Suchabfrage.

Die Schaltflächen in der unteren Schaltflächenleiste ändern sich in [Suche abbrechen] und [Suchen]. Mit Klick auf die Schaltfläche [Suchen] wird die aktuelle Suchabfrage ausgeführt und anschließend das Suchergebnis angezeigt.

Da in gFM-Business nach jedem Feld gesucht werden kann, kann auch im Suchen-Modus zwischen verschiedenen Masken navigiert werden. Anders als im normalen „Blättern-Modus“ kann während einer Suchabfrage jedoch nur zu den Masken navigiert werden, die für die aktuelle Suchabfrage semantisch sinnvoll sind. Die Navigations-Schaltflächen zu allen anderen Masken sind ausgegraut und können nicht angesprungen werden. Im oberen Beispielbild kann also innerhalb des Moduls „Korrespondenz“ nur auf Felder in den Masken „Dokumente“ und „Ereignisse“ gesucht werden. Da Dokumentvorlagen in einer anderen Datenbanktabelle gespeichert werden, müssen Vorlagen in einer eigenen Suchabfrage selektiert werden.

So sucht gFM-Business nach Datensätzen.

Bei der Durchführung einer Suchabfrage durchsucht gFM-Business alle Datensätze einer Tabelle und vergleicht die eingegebenen Kriterien mit den Daten in der Datenbank. Nur Datensätze, die die Suchkriterien erfüllen, werden daraufhin in der Selektion angezeigt. Die gefundenen Datensätze, die sogenannte Ergebnismenge, ist eine Untermenge aller vorhandenen Datensätze in der aufgerufenen Datenbank. Datensätze, die der Suchabfrage nicht entsprechen, werden nicht angezeigt und sind ausgeschlossen. Mit der Schaltfläche [Abfrage ändern] in der Symbolleiste können Sie die aktuelle Ergebnismenge nach einer durchgeführten Suche einschränken oder erweitern.

So suchen Sie nach Datensätzen.

Suchen Sie in Textfeldern nach Text oder Textpassagen. Sofern Sie nicht nach Wortkombinationen und exakten Übereinstimmungen suchen, kann das gefundene Feld nicht nur den angegebenen Text, sondern weitere Werte in beliebiger Reihenfolge enthalten. Wenn Sie z.B. „Hotel“ in das Feld „Firma“ eingeben, findet gFM-Business Datensätze fur „Hotel“, „Wellness Hotel“ und „Hotel & Restaurant“.

Wörter, die mit bestimmten Zeichen beginnen:
Paul Meyer
…findet Paul Meyer, Paul Meyerhof und Meyer Paula.

Eine Phrase oder Zeichenfolge, die exakt gesucht werden soll:
„goFileMaker.de“
…findet nur „goFileMaker.de“

Wörter mit einem unbekannten variablen Zeichen:
H@lle
…findet Halle, Hülle und Hölle.

Ungültige Zeichen
? (Fragezeichen)
…findet ungültige Zeichen

Mehrere unbekannte Zeichen:
Mei*er
…findet Meier, Meisner und Meitinger.

Ziffern in einem Textfeld
# (für jede Ziffer)
…findet 3, aber nicht 30

Teile einer Phrase (eine Wort- oder Zeichenfolge):
*“son & Philips“
…findet „Johnson & Philips“, aber auch „Paulson & Philips“.

Exakte Übereinstimmung:
== (zwei Gleichheitszeichen)
==Johann
…findet Johann, aber nicht Johann Schmidt.

Exakte Übereinstimmung mit den angegebenen ganzen Wörtern:
= (ein Gleichheitszeichen)
=Chris =Schmidt
…findet Chris Schmidt oder Schmidt Chris, aber nicht Chris oder Christoph Schmidtmer.

Suchen nach Zahlen und Datum

Eine Zahl in einem Zahlenfeld
0,50
…findet 0,50 und 50%.

Ein Datum in einem Datumsfeld
3.3.2014
…findet 3.3.2014, 3. März 2014 und 03-03.2014.

Heutiges Datum in einem Datumsfeld
// (zwei Querstriche)
…findet das aktuelle Datum

Ungültige Datumsangaben
? (Fragezeichen)
…findet ungültige Einträge

Datumswerte an einem bestimmten Wochentag in einem Datumsfeld
Dienstag
…findet alle Eintrage, die auf einen Dienstag fallen

Alle gültigen Werte für eine Datums- oder Zeitkomponente
* (Stern)
…findet alle gültigen Werte

Suchen nach Wertebereichen

Kleiner als der angegebene Wert
Beispiel: <40, <31.12.2013

Kleiner oder gleich dem angegebenen Wert
Beispiel: <=40, <=31.12.2013

Größer als der angegebene Wert
Beispiel: >40, >01.01.2013

Größer oder gleich dem angegebenen Wert
Beispiel: >=40, >=31.12.2013

Innerhalb eines angegebenen Bereichs. Ein Bereich unterscheidet sich je nach Datentyp. Zahlen (kleinste bis größte), Datum (frühestes bis spätestes), Uhrzeit (früheste bis späteste), Text (erstes bis letztes Wort).
… (drei Punkte)

Im Juni 2013
6.2013

Von Juli 2012 bis Oktober 2013
7.2012…10.2013

Vom 1.7.2012 bis 31.10.2013
01.07.2012…31.10.2013

Zwischen 8:00 Uhr und 20:00 Uhr
8:00…20:00

Suchen nach leeren oder nicht leeren Feldern

Suche nach nicht leeren Feldern (d.h. Felder, die Daten enthalten):
* (Stern)

Suche nach leeren Feldern
= (Gleichheitszeichen) 

Suchen nach doppelten Werten

Sie können alle Datensatze finden, für die eines oder mehrere Felder doppelte Werte enthalten. Beispiel: Sie wollen alle nicht eindeutigen Datensätze überprüfen und entscheiden, welche dieser Datensätze Sie behalten und welche löschen wollen. Um alle doppelten Datensatze zu finden, geben Sie im Suchen-Modus ein Ausrufezeichen (!) in das zu vergleichende Feld ein.

Verwenden mehrerer Suchkriterien

Sie können Ihre Suche eingrenzen oder erweitern, indem Sie eine Reihe von Suchkriterien eingeben.

Logische UND-Suche

Geben Sie im Suchen-Modus Ihre gewünschten Suchbegriffe ein und bestätigen die Eingabe mit <Enter> oder klicken auf die grüne Schaltfläche [Suchen]. Daraufhin werden alle Datensätze gefunden, die mit allen eingegebenen Kriterien übereinstimmen.

Logische ODER-Suche

Um Ihre Suchabfrage mit Suchkriterien zu erweitern, die zusätzlich mit der Ergebnismenge übereinstimmen können, klicken Sie im Suchen-Modus auf die Schaltfläche [Neue Abfrage] in der Symbolleiste. Daraufhin erscheint eine neue leere Suchabfrage, in die Sie weitere Suchbegriffe eingeben können. Sie können beliebig viele Suchabfragen erstellen und darin genauso navigieren wie innerhalb von Datensätzen im Blättern-Modus. Eine Abfrage kann mit der Schaltfläche [Löschen] in der Symbolleiste wieder entfernt werden.

Einschränken einer Ergebnismenge

Sie können das Suchergebnis schrittweise eingrenzen und nach spezifscheren Details in Ihrer Datenbank suchen. So können Sie beispielsweise zuerst nach allen Kontakten der Kundenart„Kunde“ suchen und anschließend die Suche auf alle Kunden eines bestimmten Postleitzahlenbereichs beschränken.

  • Führen Sie im Suchen-Modus eine Suche nach allen Kontakten mit der Kundenart„Kunde“ durch und bestätigen Sie die Suchabfrage mit <Enter> oder der Schaltfläche [Suchen].
  • Wechseln Sie wieder in den Suchenmodus und geben Sie im Feld <<PLZ>> einen Postleitzahlenbereich ein.
  • Wählen Sie in der Menüleiste „Abfragen > Ergebnismenge einschränken“.

Erweitern einer Ergebnismenge

Sie können eine Ergebnismenge erweitern und Ihre Suchabfrage so ausdehnen, daß sie zusätzliche gültige Datensätze findet, ohne wieder ganz von vorne zu beginnen. So können Sie beispielsweise zuerst nach Kunden aus dem Postleitzahlbereich 26125 suchen und die Suche anschließend auf Kunden aus dem Postleitzahlbereich 26131 erweitern.
  • Führen Sie im Suchenmodus eine Suche nach allen Kunden aus dem Postleitzahlbereich 26125 durch und bestätigen die Suchabfrage mit <Enter> oder der Schaltfläche [Suchen].
  • Wechseln Sie wieder in den Suchenmodus und geben Sie im Feld <<PLZ>> nun 26131 ein.
  • Wählen Sie in der Menüleiste „Abfragen > Ergebnismenge erweitern“.

Ändern der letzten Suchabfrage

Haben Sie eine Suchabfrage durchgeführt und möchten sie nachträglich erweitern, klicken Sie auf die Schaltfläche [Ändern] in der Symbolleiste. gFM-Business springt daraufhin in den Suchen-Modus mit Ihren bereits in der letzten Suchabfrage eingetragenen Suchkriterien.

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Über den Autor

Markus Schall
Entwicklung von FileMaker-Datenbanken seit 1994, Modifikation und Erweiterung von FileMaker-Lösungen, Konvertierung von FileMaker-Datenbanken von .fm, .fp3, .fp5 (FileMaker 2-6) oder .fp7 (FileMaker 7-11) zu .fmp12 (FileMaker 12-16), Schnittstellen zu Drittsystemen wie Onlineshops, CMS oder andere Datenbanken. Entwicklung individueller FileMaker-Datenbanksysteme auf Basis des gFM-Business-Frameworks mit persönlicher Beratung aus Oldenburg. Betreiber des Online-Fachportals goFileMaker.de, Entwickler des CRM- und Warenwirtschaftssystems gFM-Business. Mitglied in der FileMaker Business Alliance, FileMaker Developers Subscription und FMM Experte. Gewinner eines FMM Award 2011, vergeben durch das FileMaker Magazin.

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