A differenza di molti altri sistemi di database, i record di dati in Software aziendale gFM-Business può essere trovato attraverso qualsiasi campo, senza eccezioni. Tuttavia, questo elevato grado di flessibilità richiede un po' di conoscenza del modo in cui i record di dati possono essere cercati e selezionati in FileMaker e quindi in gFM-Business. In gFM-Business esistono diversi modi per cercare i record e creare determinate selezioni. Di solito i record di dati devono essere trovati in due modi: Ricerca mirata di un record di dati o selezione di un insieme specifico di record di dati secondo criteri predeterminati, ad esempio per creare un mailing. Per cercare un record di dati specifico, è possibile utilizzare anche la funzione integrata Ricerca rapida che è disponibile in ogni visualizzazione dell'elenco e funziona in modo simile alla ricerca in Spotlight o iTunes di Apple. Per selezionare i record di dati in base a determinati criteri, utilizzare la modalità di ricerca, descritta in dettaglio in questo articolo.
La modalità di ricerca in gFM-Business
La "Modalità di ricerca" può essere utilizzata per selezionare i record di dati in gFM Business in base a criteri specifici. La modalità di ricerca è disponibile sotto il pulsante [Ricerca] è disponibile in ogni schermata di gFM-Business. Facendo clic sul pulsante [Ricerca] nella barra degli strumenti per attivare la modalità di ricerca. La modalità di ricerca è caratterizzata dal fatto che tutti i campi hanno una cornice tratteggiata e il simbolo di una lente d'ingrandimento.
La modalità di ricerca può essere richiamata da tutti i layout delle schermate, tranne che nella sezione del programma Impostazioni, poiché le impostazioni sono costituite da un solo record di dati. Dopo aver richiamato la modalità di ricerca, è possibile inserire qualsiasi termine di ricerca e combinarlo tra loro. In modalità di ricerca, la barra degli strumenti cambia e contiene le seguenti funzioni:
- Primo - Salta alla prima query dell'interrogazione di ricerca corrente.
- Indietro - Salta alla query precedente della query di ricerca corrente.
- Ulteriori - Salta alla query successiva della query di ricerca corrente.
- Ultimo - Salta all'ultima query della ricerca corrente.
- Nuovo - Crea una nuova query all'interno della query di ricerca corrente. Una nuova query è necessaria se, ad esempio, si vogliono utilizzare diversi criteri di un campo. Se, ad esempio, si vogliono trovare tutti i clienti dei codici postali "26121" e "49123", il campo [Codice postale] viene inserito il valore "26121", quindi viene creata una nuova query e il valore "49123" viene inserito nella seconda query. FileMaker supporta un numero qualsiasi di query all'interno di una query di ricerca.
- Cancellare - elimina la query chiamata dalla query di ricerca corrente.
I pulsanti della barra dei pulsanti inferiore cambiano in [Annulla la ricerca] e [Ricerca]. Facendo clic sul pulsante [Ricerca] viene eseguita la query di ricerca corrente e viene visualizzato il risultato della ricerca.
Come è possibile cercare qualsiasi campo in gFM Business, è anche possibile navigare tra le diverse schermate in modalità di ricerca. Tuttavia, a differenza della normale "modalità di navigazione", durante una ricerca è possibile navigare solo nelle maschere semanticamente significative per la query di ricerca corrente. I pulsanti di navigazione per tutte le altre maschere sono grigi e non sono accessibili. Nell'esempio precedente, è possibile cercare solo i campi delle maschere "Documenti" e "Eventi" del modulo "Corrispondenza". Poiché i modelli di documento sono salvati in un'altra tabella del database, i modelli devono essere selezionati in una query di ricerca separata.
Questo è il modo in cui gFM-Business cerca i record di dati.
Quando si esegue una query di ricerca, gFM-Business cerca tra tutti i record di dati di un Tabella e confronta i criteri inseriti con i dati presenti nel file Database. Nella selezione vengono visualizzati solo i record di dati che soddisfano i criteri di ricerca. I record di dati trovati, i cosiddetti Set di risultatiè un sottoinsieme di tutti i record di dati esistenti nel database. I record di dati che non corrispondono alla richiesta di ricerca non vengono visualizzati e sono esclusi. Con il pulsante [Modifica domanda] nella barra degli strumenti, è possibile limitare o espandere il set di risultati corrente dopo l'esecuzione di una ricerca.
Come cercare i record di dati.
Cerca testo o passaggi di testo in campi di testo. A meno che non si cerchino combinazioni di parole e corrispondenze esatte, il campo trovato può contenere non solo il testo specificato, ma anche altri valori in qualsiasi ordine. Ad esempio, se si inserisce "Hotel" nel campo "Azienda", gFM-Business troverà i record di "Hotel", "Wellness Hotel" e "Hotel & Restaurant".
Parole che iniziano con determinati caratteri:
Paul Meyer
...trova Paul Meyer, Paul Meyerhof e Meyer Paula.
Una frase o una stringa di caratteri da ricercare esattamente:
"goFileMaker.de"
...trova solo "goFileMaker.de"
Parole con un carattere variabile sconosciuto:
H@lle
...trova la sala, la conchiglia e l'inferno.
Caratteri non validi
? (punto interrogativo)
...trova caratteri non validi
Diversi personaggi sconosciuti:
Mei*er
...trova Meier, Meisner e Meitinger.
Cifre in un campo di testo
# (per ogni cifra)
...trova 3, ma non 30
Parti di una frase (una stringa di parole o caratteri):
*son & Philips
...trova "Johnson & Philips", ma anche "Paulson & Philips".
Corrispondenza esatta:
== (due segni uguali)
==Johann
trova Johann, ma non Johann Schmidt.
Corrispondenza esatta con le parole intere indicate:
= (un segno di uguale)
=Chris =Schmidt
... trova Chris Schmidt o Schmidt Chris, ma non Chris o Christoph Schmidtmer.
Ricerca di numeri e date
Un numero in un campo numerico
0,50
...trova 0,50 e 50%.
Una data in un campo data
3.3.2014
...si svolge il 3.3.2014, il 3 marzo 2014 e il 03-03.2014.
Data odierna in un campo data
// (due trattini)
...trova la data corrente
Date non valide
? (punto interrogativo)
...trova voci non valide
Valori di data in un giorno specifico della settimana in un campo data
Martedì
...trova tutte le voci che cadono di martedì
Tutti i valori validi per un componente di data o ora
* (stella)
...trova tutti i valori validi
Ricerca di intervalli di valori
Più piccolo del valore specificato
Esempio: <40, <31.12.2013
Inferiore o uguale al valore specificato
Esempio: <=40, <=31.12.2013
Maggiore del valore specificato
Esempio: >40, >01.01.2013
Maggiore o uguale al valore specificato
Esempio: >=40, >=31.12.2013
All'interno di un intervallo specificato. Un intervallo varia a seconda del tipo di dati. Numeri (dal più piccolo al più grande), data (dalla più antica alla più recente), ora (dalla più antica alla più recente), testo (dalla prima all'ultima parola).
... (tre punti)
Nel giugno 2013
6.2013
Da luglio 2012 a ottobre 2013
7.2012...10.2013
Dal 1° luglio 2012 al 31 ottobre 2013
01.07.2012…31.10.2013
Tra le 8:00 e le 20:00
8:00...20:00
Ricerca di campi vuoti o non vuoti
Cerca i campi non vuoti (cioè quelli che contengono dati):
* (stella)
Ricerca di campi vuoti
= (segno di uguale)
Ricerca di valori duplicati
È possibile trovare tutti i record di dati per i quali uno o più campi contengono valori duplicati. Esempio: si desidera controllare tutti i record di dati non univoci e decidere quali di questi record di dati conservare e quali eliminare. Per trovare tutti i record di dati duplicati, inserire un punto esclamativo (!) nel campo da confrontare in modalità di ricerca.
Utilizzare più criteri di ricerca
È possibile restringere o ampliare la ricerca inserendo una serie di criteri di ricerca.
Ricerca logica AND
Inserire i termini di ricerca desiderati nella modalità di ricerca e confermare l'immissione con o fare clic sul pulsante verde [Cerca]. Verranno trovati tutti i record di dati che corrispondono a tutti i criteri inseriti.
Ricerca con OR logico
Per espandere la query di ricerca con criteri di ricerca che possono anche corrispondere al set di risultati, fare clic sul pulsante in modalità di ricerca [Nuova interrogazione] nella barra degli strumenti. Viene visualizzata una nuova query di ricerca vuota in cui è possibile inserire altri termini di ricerca. È possibile creare un numero illimitato di query di ricerca e navigare all'interno di esse nello stesso modo in cui si naviga all'interno dei record di dati in modalità di consultazione. Una query può essere annullata con il tasto [Cancellare] può essere rimosso dalla barra degli strumenti.
Limitare un insieme di risultati
È possibile restringere i risultati della ricerca passo dopo passo e cercare dettagli più specifici nel database. Ad esempio, è possibile cercare prima tutti i contatti del tipo "Cliente" e poi limitare la ricerca a tutti i clienti in una specifica area di codice postale.
- In modalità di ricerca, cercare tutti i contatti con il tipo di cliente "Cliente" e confermare la richiesta di ricerca con o con il pulsante [Ricerca].
- Passare di nuovo alla schermata Modalità di ricerca e inserire un codice postale nel campo <>.
- Selezionare "Query > Limita set di risultati" nella barra dei menu.
Espansione di un set di risultati
- In modalità di ricerca, cercare tutti i clienti nell'area di codice postale 26125 e confermare la ricerca con o con il pulsante [Ricerca].
- Passare nuovamente alla modalità di ricerca e inserire 26131 nel campo <>.
- Selezionare "Query > Espandi set di risultati" nella barra dei menu.
Modificare l'ultima query di ricerca
Se si è effettuata una ricerca e si desidera ampliarla successivamente, fare clic sul pulsante [Modifica] nella barra degli strumenti. gFM-Business passa quindi alla modalità di ricerca con i criteri di ricerca inseriti nell'ultima query di ricerca.
