Ao contrário de muitos outros sistemas de bases de dados, os registos de dados no Software empresarial O gFM-Business pode ser encontrado através de qualquer campo, sem exceção. No entanto, este elevado grau de flexibilidade requer um pouco de conhecimento sobre como os registos de dados podem ser pesquisados e selecionados no FileMaker e, consequentemente, no gFM-Business. No gFM-Business existem várias formas de procurar registos e criar determinadas selecções. Normalmente, os registos de dados têm de ser encontrados de duas formas: Pesquisa direcionada de um registo de dados ou seleção de um conjunto específico de registos de dados de acordo com critérios predeterminados, por exemplo, para criar um mailing. Para procurar um registo de dados específico, também é possível utilizar a função integrada Pesquisa rápida que está disponível em todas as vistas de lista e funciona de forma semelhante à pesquisa no Spotlight da Apple ou no iTunes. Para selecionar registos de dados de acordo com determinados critérios, utilize o modo de pesquisa, que é descrito em mais pormenor neste artigo.
O modo de pesquisa na gFM-Business
O "Modo de pesquisa" pode ser utilizado para selecionar registos de dados no gFM Business de acordo com critérios específicos. O modo de pesquisa está disponível no botão [Pesquisar]. está disponível em todos os ecrãs do gFM-Business. Ao clicar no botão [Pesquisar]. na barra de ferramentas para ativar o modo de pesquisa. O modo de pesquisa caracteriza-se pelo facto de todos os campos terem uma moldura tracejada e um símbolo de lupa.
O modo de pesquisa pode ser chamado a partir de todas as apresentações de ecrã, exceto na secção do programa Definições, uma vez que as definições consistem apenas num registo de dados. Depois de chamar o modo de pesquisa, podem ser introduzidos quaisquer termos de pesquisa e combinados entre si. No modo de pesquisa, a barra de ferramentas muda e contém as seguintes funções:
- Primeiro - Salta para a primeira consulta da consulta de pesquisa atual
- Voltar - Salta para a consulta anterior da consulta de pesquisa atual
- Mais - Salta para a consulta seguinte da consulta de pesquisa atual
- Último - Salta para a última consulta da consulta de pesquisa atual
- Novo - Cria uma nova consulta dentro da consulta de pesquisa atual. É necessária uma nova consulta se, por exemplo, tiverem de ser utilizados vários critérios de um campo. Se, por exemplo, se pretender encontrar todos os clientes dos códigos postais "26121" e "49123", o campo [Código postal] o valor "26121" é introduzido, então uma nova consulta é criada e o valor "49123" é introduzido na segunda consulta. O FileMaker suporta qualquer número de consultas dentro de uma consulta de pesquisa.
- Eliminar - elimina a consulta chamada da consulta de pesquisa atual.
Os botões na barra de botões inferior mudam para [Cancelar pesquisa] e [Pesquisar].. Ao clicar no botão [Pesquisar]. a consulta de pesquisa atual é executada e o resultado da pesquisa é apresentado.
Como pode pesquisar qualquer campo na gFM Business, também pode navegar entre diferentes ecrãs no modo de pesquisa. No entanto, ao contrário do que acontece no "modo de navegação" normal, durante uma consulta de pesquisa só pode navegar para os ecrãs que são semanticamente significativos para a consulta de pesquisa atual. Os botões de navegação para todas as outras máscaras estão a cinzento e não podem ser acedidos. Assim, no exemplo de ecrã acima, só é possível pesquisar campos nos ecrãs "Documentos" e "Eventos" do módulo "Correspondência". Como os modelos de documentos são guardados numa tabela de base de dados diferente, os modelos devem ser selecionados numa consulta de pesquisa separada.
É assim que a gFM-Business procura os registos de dados.
Ao efetuar uma consulta de pesquisa, o gFM-Business procura em todos os registos de dados de um Tabela e compara os critérios introduzidos com os dados do Base de dados. Apenas os registos de dados que preenchem os critérios de pesquisa são exibidos na seleção. Os registos de dados encontrados, os chamados Conjunto de resultadosé um subconjunto de todos os registos de dados existentes na base de dados chamada. Os registos de dados que não correspondem à consulta de pesquisa não são apresentados e são excluídos. Com o botão [Alterar consulta]. na barra de ferramentas, pode restringir ou expandir o conjunto de resultados atual após a realização de uma pesquisa.
Como procurar registos de dados.
Procurar texto ou passagens de texto em campos de texto. A menos que esteja a procurar combinações de palavras e correspondências exactas, o campo encontrado pode conter não só o texto especificado, mas também outros valores em qualquer ordem. Por exemplo, se introduzir "Hotel" no campo "Empresa", o gFM-Business irá encontrar registos para "Hotel", "Wellness Hotel" e "Hotel & Restaurante".
Palavras que começam com determinados caracteres:
Paul Meyer
...encontra Paul Meyer, Paul Meyerhof e Meyer Paula.
Uma frase ou cadeia de caracteres que deve ser procurada com exatidão:
"goFileMaker.de"
...só encontra "goFileMaker.de"
Palavras com um carácter variável desconhecido:
H@lle
...encontra o hall, a concha e o inferno.
Caracteres inválidos
? (ponto de interrogação)
...encontra caracteres inválidos
Várias personagens desconhecidas:
Mei*er
...encontra Meier, Meisner e Meitinger.
Dígitos num campo de texto
# (para cada dígito)
...encontra 3, mas não 30
Partes de uma frase (uma sequência de palavras ou caracteres):
*Filho e Philips
...encontra "Johnson & Philips", mas também "Paulson & Philips".
Correspondência exacta:
== (dois sinais de igual)
==Johann
...encontra Johann, mas não Johann Schmidt.
Correspondência exacta com as palavras inteiras indicadas:
= (um sinal de igual)
=Chris =Schmidt
...encontra Chris Schmidt ou Schmidt Chris, mas não Chris ou Christoph Schmidtmer.
Pesquisa de números e datas
Um número num campo numérico
0,50
...encontra 0,50 e 50%.
Uma data num campo de data
3.3.2014
...tem lugar em 3.3.2014, 3 de março de 2014 e 03-03.2014.
A data de hoje num campo de data
// (dois traços)
...encontra a data atual
Datas inválidas
? (ponto de interrogação)
...encontra entradas inválidas
Valores de data num dia específico da semana num campo de data
Terça-feira
...encontra todas as entradas que caem numa terça-feira
Todos os valores válidos para um componente de data ou hora
* (estrela)
...encontra todos os valores válidos
Pesquisa de intervalos de valores
Menor do que o valor especificado
Exemplo: <40, <31.12.2013
Menor ou igual ao valor especificado
Exemplo: <=40, <=31.12.2013
Maior que o valor especificado
Exemplo: >40, >01.01.2013
Maior ou igual ao valor especificado
Exemplo: >=40, >=31.12.2013
Dentro de um intervalo especificado. Um intervalo difere consoante o tipo de dados. Números (do menor para o maior), data (do mais antigo para o mais recente), hora (do mais antigo para o mais recente), texto (da primeira à última palavra).
... (três pontos)
Em junho de 2013
6.2013
De julho de 2012 a outubro de 2013
7.2012...10.2013
De 1 de julho de 2012 a 31 de outubro de 2013
01.07.2012…31.10.2013
Entre as 8:00 e as 20:00
8:00...20:00
Pesquisa de campos vazios ou não vazios
Procurar campos não vazios (ou seja, campos que contêm dados):
* (estrela)
Pesquisa de campos vazios
= (sinal de igual)
Pesquisa de valores duplicados
É possível encontrar todos os registos de dados para os quais um ou mais campos contêm valores duplicados. Exemplo: O usuário deseja verificar todos os registros de dados não exclusivos e decidir quais desses registros de dados deseja manter e quais deseja eliminar. Para encontrar todos os registos de dados duplicados, entrar um ponto de exclamação (!) no campo a ser comparado no modo de pesquisa.
Utilizar vários critérios de pesquisa
Pode limitar ou alargar a sua pesquisa introduzindo uma série de critérios de pesquisa.
Pesquisa lógica AND
Introduza os termos de pesquisa desejados no modo de pesquisa e confirme a entrada com ou clique no botão verde [Pesquisar]. Serão então encontrados todos os registos de dados que correspondam a todos os critérios introduzidos.
Pesquisa lógica OU
Para expandir a sua consulta de pesquisa com critérios de pesquisa que também podem corresponder ao conjunto de resultados, clique no botão no modo de pesquisa [Nova consulta] na barra de ferramentas. Aparece então uma nova consulta de pesquisa vazia, na qual se podem introduzir outros termos de pesquisa. Pode criar tantas consultas de pesquisa quantas desejar e navegar nelas da mesma forma que nos registos de dados no modo de navegação. Uma consulta pode ser cancelada com o botão [Apagar] pode ser removido da barra de ferramentas.
Restrição de um conjunto de resultados
Pode limitar o resultado da pesquisa passo a passo e procurar detalhes mais específicos na sua base de dados. Por exemplo, pode começar por procurar todos os contactos do tipo de cliente "Cliente" e depois limitar a pesquisa a todos os clientes de uma determinada área de código postal.
- No modo de pesquisa, procurar todos os contactos com o tipo de cliente "Cliente" e confirmar a consulta de pesquisa com ou com o botão [Pesquisar]..
- Voltar a mudar para o Modo de pesquisa e introduzir uma área de código postal no campo <>.
- Selecione "Consultas > Restringir conjunto de resultados" na barra de menus.
Expansão de um conjunto de resultados
- No modo de pesquisa, procure todos os clientes da área de código postal 26125 e confirme a consulta de pesquisa com ou com o botão [Pesquisar]..
- Volte ao modo de pesquisa e introduza 26131 no campo <>.
- Selecione "Consultas > Expandir conjunto de resultados" na barra de menus.
Alterar a última consulta de pesquisa
Se tiver efectuado uma consulta de pesquisa e pretender expandi-la posteriormente, clique no botão [Alterar]. na barra de ferramentas. O gFM-Business muda então para o modo de pesquisa com os critérios de pesquisa introduzidos na última consulta de pesquisa.
Markus Schall tem vindo a desenvolver bases de dados personalizadas, interfaces e aplicações empresariais baseadas na Claris FileMaker desde 1994. É um parceiro da Claris, vencedor do Prémio FMM 2011 e criador do Software ERP gFM-Business. É também autor de livros e fundador da M. Schall Publishers.
