In tegenstelling tot veel andere databasesystemen worden gegevensrecords in de Bedrijfssoftware gFM-Business kan zonder uitzondering via elk veld worden gevonden. Deze hoge mate van flexibiliteit vereist echter een beetje achtergrondkennis over hoe gegevensrecords in FileMaker en dus in gFM-Business kunnen worden gezocht en geselecteerd. In gFM-Business zijn er verschillende manieren om records te zoeken en bepaalde selecties te maken. Gegevensrecords moeten meestal op twee manieren worden gevonden: Gericht zoeken naar een gegevensrecord of selectie van een specifieke set gegevensrecords volgens vooraf bepaalde criteria, bijvoorbeeld om een mailing te maken. Om naar een specifiek gegevensrecord te zoeken, kunt u ook het geïntegreerde Snel zoeken die beschikbaar is in elke lijstweergave en op een vergelijkbare manier werkt als het zoeken in Apple's Spotlight of iTunes. Om gegevensrecords volgens bepaalde criteria te selecteren, gebruik je de zoekmodus, die in meer detail wordt beschreven in dit artikel.
De zoekmodus in gFM-Business
De "Zoekmodus" kan worden gebruikt om datarecords in gFM Business te selecteren op basis van specifieke criteria. De zoekmodus is beschikbaar onder de knop [Zoeken] is beschikbaar in elk scherm van gFM-Business. Door op de knop [Zoeken] in de werkbalk om de zoekmodus te activeren. De zoekmodus wordt gekenmerkt door het feit dat alle velden een gestippeld kader en een vergrootglassymbool hebben.
De zoekmodus kan worden opgeroepen vanuit alle schermlay-outs behalve in het programmadeel Instellingen, omdat instellingen slechts uit één gegevensrecord bestaan. Na het oproepen van de zoekmodus kunnen willekeurige zoektermen worden ingevoerd en met elkaar worden gecombineerd. In de zoekmodus verandert de werkbalk en bevat deze de volgende functies:
- Eerste - Springt naar de eerste zoekopdracht van de huidige zoekopdracht
- Terug - Springt naar de vorige zoekopdracht van de huidige zoekopdracht
- Verder - Springt naar de volgende zoekopdracht van de huidige zoekopdracht
- Laatste - Springt naar de laatste zoekopdracht van de huidige zoekopdracht
- Nieuw - Creëert een nieuwe query binnen de huidige zoekopdracht. Een nieuwe query is nodig als er bijvoorbeeld meerdere criteria van een veld moeten worden gebruikt. Als bijvoorbeeld alle klanten in de postcodes "26121" en "49123" moeten worden gevonden, wordt het veld [Postcode] de waarde "26121" wordt ingevoerd, wordt een nieuwe query gemaakt en wordt de waarde "49123" ingevoerd in de tweede query. FileMaker ondersteunt een willekeurig aantal query's binnen een zoekopdracht.
- Verwijder - verwijdert de aangeroepen query uit de huidige zoekopdracht.
De knoppen in de onderste knoppenbalk veranderen in [Zoekopdracht annuleren] en [Zoeken]. Door op de knop [Zoeken] wordt de huidige zoekopdracht uitgevoerd en wordt het zoekresultaat weergegeven.
Omdat u in gFM Business naar elk veld kunt zoeken, kunt u in de zoekmodus ook tussen verschillende schermen navigeren. In tegenstelling tot de normale "bladermodus" kunt u tijdens een zoekopdracht echter alleen navigeren naar de schermen die semantisch relevant zijn voor de huidige zoekopdracht. De navigatieknoppen voor alle andere maskers worden grijs en zijn niet toegankelijk. In het voorbeeldscherm hierboven kan je dus enkel zoeken naar velden in de schermen "Documenten" en "Gebeurtenissen" binnen de module "Correspondentie". Omdat documentsjablonen in een andere databasetabel worden opgeslagen, moeten sjablonen in een aparte zoekopdracht worden geselecteerd.
Zo zoekt gFM-Business naar gegevensrecords.
Bij het uitvoeren van een zoekopdracht doorzoekt gFM-Business alle gegevensrecords van een Tabel en vergelijkt de ingevoerde criteria met de gegevens in de Database. Alleen gegevensrecords die aan de zoekcriteria voldoen, worden dan in de selectie weergegeven. De gevonden gegevensrecords, de zogenaamde Resultaatis een subset van alle bestaande gegevensrecords in de opgeroepen database. Gegevensrecords die niet overeenkomen met de zoekopdracht worden niet weergegeven en uitgesloten. Met de knop [Vraag wijzigen]. in de werkbalk kunt u de huidige resultatenreeks beperken of uitbreiden nadat een zoekopdracht is uitgevoerd.
Hoe te zoeken naar gegevensrecords.
Zoeken naar tekst of tekstpassages in tekstvelden. Tenzij u zoekt naar woordcombinaties en exacte overeenkomsten, kan het gevonden veld niet alleen de opgegeven tekst bevatten, maar ook andere waarden in een willekeurige volgorde. Als u bijvoorbeeld "Hotel" invoert in het veld "Bedrijf", vindt gFM-Business records voor "Hotel", "Wellness Hotel" en "Hotel & Restaurant".
Woorden die beginnen met bepaalde tekens:
Paul Meyer
...vindt Paul Meyer, Paul Meyerhof en Meyera.
Een zin of tekenreeks waar precies naar gezocht moet worden:
"goFileMaker.de"
...vindt alleen "goFileMaker.de".
Woorden met een onbekend variabel karakter:
H@lle
...vindt hal, schelp en hel.
Ongeldige tekens
? (vraagteken)
...vindt ongeldige tekens
Verschillende onbekende personages:
Mei*er
...vindt Meier, Meisner en Meitinger.
Cijfers in een tekstveld
# (voor elk cijfer)
...vindt 3, maar geen 30
Delen van een zin (een reeks woorden of tekens):
*son & Philips
...vindt "Johnson & Philips", maar ook "Paulson & Philips".
Exacte overeenkomst:
== (twee gelijke tekens)
==Johann
...vindt Johann, maar niet Johann Schmidt.
Exacte overeenkomst met de opgegeven hele woorden:
= (een gelijkteken)
=Chris Schmidt
...vindt Chris Schmidt of Schmidt Chris, maar niet Chris of Christoph Schmidtmer.
Zoeken naar nummers en data
Een getal in een nummerveld
0,50
...vindt 0,50 en 50%.
Een datum in een datumveld
3.3.2014
...vindt plaats op 3.3.2014, 3 maart 2014 en 03-03.2014.
De datum van vandaag in een datumveld
// (twee streepjes)
...vindt de huidige datum
Ongeldige data
? (vraagteken)
...vindt ongeldige invoer
Datumwaarden op een specifieke dag van de week in een datumveld
Dinsdag
...vindt alle items die op een dinsdag vallen
Alle geldige waarden voor een datum- of tijdcomponent
* (ster)
...vindt alle geldige waarden
Zoeken naar waardebereiken
Kleiner dan de opgegeven waarde
Voorbeeld: <40, <31.12.2013
Lager dan of gelijk aan de opgegeven waarde
Voorbeeld: <=40, <=31.12.2013
Groter dan de opgegeven waarde
Voorbeeld: >40, >01.01.2013
Groter dan of gelijk aan de opgegeven waarde
Voorbeeld: >=40, >=31.12.2013
Binnen een opgegeven bereik. Een bereik verschilt afhankelijk van het gegevenstype. Getallen (kleinste tot grootste), datum (vroegste tot laatste), tijd (vroegste tot laatste), tekst (eerste tot laatste woord).
... (drie punten)
In juni 2013
6.2013
Van juli 2012 tot oktober 2013
7.2012...10.2013
Van 1 juli 2012 tot 31 oktober 2013
01.07.2012…31.10.2013
Tussen 8:00 en 20:00 uur
8:00...20:00
Zoeken naar lege of niet-lege velden
Zoek naar niet-lege velden (d.w.z. velden die gegevens bevatten):
* (ster)
Zoeken naar lege velden
= (gelijkheidsteken)
Zoeken naar dubbele waarden
Je kunt alle gegevensrecords vinden waarvan één of meer velden dubbele waarden bevatten. Voorbeeld: U wilt alle niet-unieke gegevensrecords controleren en beslissen welke van deze gegevensrecords u wilt behouden en welke u wilt verwijderen. Om alle dubbele gegevensrecords te vinden, geeft u in de zoekmodus een uitroepteken (!) op in het te vergelijken veld.
Meerdere zoekcriteria gebruiken
Je kunt je zoekopdracht verfijnen of verbreden door een reeks zoekcriteria in te voeren.
Logisch EN zoeken
Voer de gewenste zoektermen in in de zoekmodus en bevestig de invoer met of klik op de groene knop [Zoeken]. Alle gegevensrecords die aan alle ingevoerde criteria voldoen, worden dan gevonden.
Logisch OR-zoeken
Klik in de zoekmodus op de knop om uw zoekopdracht uit te breiden met zoekcriteria die ook overeen kunnen komen met de resultatenreeks [Nieuwe zoekopdracht] in de werkbalk. Er verschijnt dan een nieuwe lege zoekopdracht waarin u verdere zoektermen kunt invoeren. Je kunt zoveel zoekopdrachten maken als je wilt en erin navigeren op dezelfde manier als in gegevensrecords in de bladermodus. Een zoekopdracht kan worden geannuleerd met de knop [Delete] kan worden verwijderd uit de werkbalk.
Een resultatenreeks beperken
Je kunt het zoekresultaat stap voor stap verfijnen en zoeken naar meer specifieke details in je database. Je kunt bijvoorbeeld eerst zoeken naar alle contactpersonen van het klanttype "Klant" en vervolgens de zoekopdracht beperken tot alle klanten in een bepaald postcodegebied.
- Zoek in de zoekmodus naar alle contactpersonen met het klanttype "Klant" en bevestig de zoekopdracht met of de knop [Zoeken].
- Schakel terug naar de Zoekmodus en voer een postcodegebied in het veld <> in.
- Selecteer "Query's > Resultaatset beperken" in de menubalk.
Een resultatenreeks uitbreiden
- Zoek in de zoekmodus naar alle klanten in het postcodegebied 26125 en bevestig de zoekopdracht met of de knop [Zoeken].
- Schakel terug naar de zoekmodus en voer 26131 in het veld <> in.
- Selecteer "Query's > Resultatenverzameling uitbreiden" in de menubalk.
De laatste zoekopdracht wijzigen
Als u een zoekopdracht hebt uitgevoerd en deze later wilt uitbreiden, klikt u op de knop [Veranderen] gFM-Business schakelt dan over naar de zoekmodus met de zoekcriteria die u in de laatste zoekopdracht hebt ingevoerd.
Markus Schall ontwikkelt sinds 1994 databases, interfaces en bedrijfstoepassingen op maat op basis van Claris FileMaker. Hij is Claris-partner, FMM Award-winnaar 2011 en ontwikkelaar van de ERP-software gFM-Business. Hij is ook auteur van boeken en oprichter van de M. Schall Uitgevers.
