En la segunda parte de la serie "Utilizar gFM-Business eficazmente y ahorrar tiempo", aprenderá a utilizar el software para escribir a los clientes, enviar correos electrónicos y boletines informativos y a leer y gestionar documentos en papel en gFM-Business utilizando un escáner. Le explicamos cómo puede dirigir una carta-formulario a un grupo específico de clientes y enviar un boletín gráfico basado en una plantilla HTML. Envíe correos electrónicos con cualquier número de archivos adjuntos a través de cualquier número de servidores de correo (SMTP). El módulo de correspondencia basado en plantillas, en combinación con los diseños de impresión personalizables y ampliables con FileMaker Pro, abre muchas posibilidades para mantenerse en contacto regular con todos sus clientes deseados.
Crear plantillas de documentos
En el módulo [Correspondencia] puede utilizarse para gestionar cualquier número de plantillas de documentos en los que pueden basarse cartas, faxes, correos electrónicos o boletines. Un modelo de documento contiene esencialmente los mismos campos de entrada que un documento, pero faltan los datos del destinatario. Para crear un nuevo modelo de documento, vaya al módulo [Correspondencia > Plantillas] y haga clic en el icono de la barra de herramientas [Nuevo]. Se abre un cuadro de diálogo emergente para introducir los siguientes datos para la nueva plantilla de documento:
- fecha
- Secretaria
- Nombre del documento (Nombre de libre asignación para el modelo de documento)
- Impresión (diseño de impresión en el que se basará el modelo de documento)
Tras pulsar el botón [Nueva plantilla] se crea el nuevo modelo de documento y todos los datos actualizados en el cuadro de diálogo emergente se introducen automáticamente en los campos correspondientes.
En el asunto y el cuerpo del texto de la plantilla de documento, puede integrar cualquier número de marcadores de posición en cualquier posición, que se sustituyen automáticamente por el valor correspondiente cuando se crea el documento. Los marcadores de posición {asunto} y {documento} se utilizan para incluir el asunto o el cuerpo del texto en una plantilla HTML. Todos los marcadores de posición con el prefijo {e-...} se refieren a los datos del destinatario, por ejemplo, el saludo de la carta, el nombre de la empresa, la dirección, la ciudad, etc. Todos los marcadores de posición con el prefijo {s-...} se refieren a datos del remitente, es decir, de su empresa, como la razón social, la dirección, los datos bancarios, etc.
Acciones automáticas
Opcionalmente, se puede introducir una acción en la plantilla de documento que se genera automáticamente en el registro de datos del contacto correspondiente cuando se crea un documento. De este modo, por ejemplo, se puede crear automáticamente un seguimiento telefónico del contacto cuando se crea un documento para un contacto. A continuación, la acción se puede encontrar en el historial de acciones del registro de datos del contacto correspondiente, y cualquier reenvío se introduce en la lista de reenvíos del empleado y, si es necesario, en el calendario.
Una acción automática sólo se crea cuando se crea un documento para un contacto. Si se crea una carta-formulario cuya plantilla contiene una acción automática, esta acción se crea en todos los registros de datos de contacto que se seleccionaron para la creación de la carta-formulario.
Seleccionar contactos para correspondencia de todo tipo
El procedimiento para contactar con clientes, proveedores u otros contactos por carta, fax, carta-formulario, correo electrónico o boletín informativo es siempre idéntico en gFM Business. Si sólo se va a contactar con un registro de datos, primero debe introducirse en el campo CRM-módulo [Clientes] se pueden consultar. Esto se hace mediante una simple búsqueda, por ejemplo utilizando el número de cliente o el nombre de la empresa. Si se va a enviar un documento de combinación de correspondencia a varios contactos, deben introducirse todos los registros de datos deseados en el módulo CRM [Clientes] se puede llamar. Esto se hace introduciendo cualquier criterio de búsqueda como un rango de códigos postales, tipos de clientes o cualquier campo de selección libre. gFM-Business permite la selección de registros de datos a través de todos los campos de datos en todos los módulos.
Para crear uno o varios registros de datos en el módulo CRM [Clientes] haga clic en el icono de la barra de herramientas. [Buscar]A continuación, se activa el modo de búsqueda, reconocible por el pequeño símbolo de una lupa en cada campo de entrada. Ahora tiene la posibilidad de seleccionar los clientes deseados según cualquier criterio. Para introducir un área de código postal, introduzca lo siguiente en el campo [Código postal] por ejemplo
26000...26999
para restringir los resultados de búsqueda al área postal "26". Puede consultar qué otros criterios pueden utilizarse en gFM-Business y otras soluciones de bases de datos basadas en FileMaker en el artículo "Buscar y encontrar en gFM-Business". Para iniciar la búsqueda, haga clic en Barra de funciones en la parte inferior del botón [Buscar] o pulse la tecla [Enter]-A continuación, gFM-Business llama todos los registros de datos que coinciden con los criterios de búsqueda introducidos.
Creación y envío de cartas, faxes y formularios
Para crear y enviar una carta o fax para un registro de datos de contacto seleccionado, el módulo CRM ofrece las siguientes opciones [Clientes] en todas las máscaras las funciones [Nueva carta], [Nuevo fax] y [Nuevo documento de serie] están disponibles. Para crear un nuevo documento, seleccione la función correspondiente en el menú de funciones o mediante un Botón Favoritos en la barra de herramientas. Se abrirá un cuadro de diálogo emergente en el que podrá introducir los siguientes datos para el nuevo documento:
- fecha
- Identificación del cliente (contiene automáticamente el ID de cliente del registro de datos llamado, el campo se omite al crear un documento en serie)
- Secretaria (persona responsable a la que se asigna el documento)
- Nombre del documento (Nombre libre del documento)
- Plantilla (modelo de documento en el que se basará el nuevo documento)
- Impresión (diseño de impresión en el que se basará el nuevo documento)
Una vez introducidos los datos anteriores, el nuevo documento se crea pulsando el botón [Nuevo documento] y gFM-Business pasa directamente al nuevo documento en la carpeta [Correspondencia]. El campo [ID de cliente] se omite en el cuadro de diálogo emergente para documentos en serie porque esta función crea el documento especificado para cada registro de datos llamado.
Cuando se crea el nuevo documento, todos los marcadores de posición de la plantilla de documento se sustituyen automáticamente por los campos correspondientes del registro de datos de contacto asignado. Si hay una acción automática en la plantilla de documento, se crea automáticamente una nueva acción cuando se crea el nuevo documento y se asigna al registro de datos de contacto correspondiente.
Imprimir cartas y letras de serie
Para imprimir una carta, un fax o una combinación de correspondencia, haga clic en el icono de la barra de herramientas [Imprimir]y se abrirá un cuadro de diálogo emergente para seleccionar todas las opciones de impresión:
- Impresión (diseño de impresión en el que se imprimirá el documento)
- Registros de datos (Selección de si se debe imprimir el registro de datos actual o todos los registros de datos llamados (combinación de correspondencia))
- Copias (número de ejemplares a imprimir)
- Impresora (Impresora en la que se imprimirá el documento)
- Ordenar (ordena los registros de datos llamados para la combinación de correspondencia según determinados criterios)
- Ordenar secuencia (Criterio de clasificación en orden ascendente o descendente)
- correo electrónico (dirección de correo electrónico del destinatario para el envío por correo electrónico)
- Enviar por correo electrónico (envía el documento por correo electrónico además de imprimirlo)
- Enviar sin imprimir (envía el documento únicamente por correo electrónico)
Tras pulsar el botón [Imprimir] el documento o documentos se envían a la impresora. Si se ha activado el archivado automático de documentos, el documento se archiva al mismo tiempo como archivo PDF.
Creación y envío de correos electrónicos y boletines informativos
En principio, un correo electrónico o boletín se crea de la misma forma que una carta o mail merge. En el módulo CRM, seleccione [Clientes] seleccione primero el contacto deseado o todos los contactos deseados y, a continuación, seleccione la función [Nuevo correo electrónico] resp. [Nuevo documento de serie]que se muestran en cada máscara del módulo CRM [Clientes] está disponible. Tras introducir los datos del nuevo documento en el cuadro de diálogo emergente y confirmar, el nuevo documento o documentos se crearán en la carpeta [Correspondencia] generados.
Existen diferencias con otros documentos para correos electrónicos y boletines, sobre todo en lo que respecta a detalles técnicos como el formato del documento (texto o HTML), el envío a través de cliente o directamente a través de SMTP y la dirección de envío deseada. Esta información ya puede especificarse en la plantilla del documento, de modo que los ajustes se realicen automáticamente en los documentos creados cuando se crea un correo electrónico o un boletín.
Plantilla de documento para correos electrónicos y boletines
En principio, una plantilla de documento para correos electrónicos y boletines contiene los mismos campos que cualquier otra plantilla de documento. El asunto corresponde al campo asunto del correo electrónico, el texto de la carta corresponde al texto del correo electrónico. La máscara bajo [Correspondencia > Plantillas] tiene los tres botones de registro [Plantilla], [E-Mail] y [Archivos adjuntos].
En el registro [Plantilla] se mantienen todos los detalles de la propia plantilla de documento, como el asunto, el texto de la carta, campos para números de referencia o una acción automática con reenvío opcional. Estos campos también están disponibles para plantillas de documentos para cartas, faxes o cartas en serie.
En el registro [E-Mail] se mantiene toda la información necesaria para el envío de correos electrónicos y boletines, como la dirección de envío, el tipo de envío y el formato del documento. El registro [E-Mail] contiene otros tres registros subordinados [Vista de texto], [Plantilla HTML] y [Vista previa]. En el registro [Vista de texto] el texto de la carta puede editarse y formatearse del mismo modo que en la vista principal. En la pestaña [Plantilla HTML] puede introducir cualquier plantilla HTML en la que se vaya a basar el correo electrónico o el boletín que se vaya a enviar. En nuestro ejemplo, hemos utilizado una plantilla HTML muy sencilla, que, por supuesto, también puede tener una estructura más compleja y contener imágenes y botones, por ejemplo.
Ejemplo de plantilla HTML
<div>
{asunto}
</div>
<div>
{documento}
</div>
En esta plantilla HTML de ejemplo, hay simplemente dos párrafos, cada uno de los cuales comienza con un <div>-y contendrá el asunto y el cuerpo del documento. Por supuesto, la plantilla HTML puede contener otros elementos, por ejemplo para incluir gráficos o botones. Puede ver el aspecto que tendrán el correo electrónico y la plantilla HTML cuando los reciba el destinatario en la sección [Vista previa] a tener en cuenta.
Envío de correos electrónicos con archivos adjuntos
En el registro [Archivos adjuntos] se puede adjuntar cualquier número de archivos a la plantilla de documento. Al enviar un correo electrónico a través de un SMTPServidor todos los archivos adjuntos se envían con el correo electrónico. El registro [Archivos adjuntos] también se encuentra en el documento bajo [Correspondencia > Documentos] disponible.
Tenga en cuenta que, por razones técnicas, sólo puede enviarse el primer archivo adjunto con el correo electrónico cuando se envía a través del cliente de correo electrónico local. El envío de varios archivos adjuntos sólo es posible cuando se envía directamente a través de un servidor SMTP. Las direcciones de envío SMTP se encuentran en [Ajustes > Preferencias > Dispositivos] pueden configurarse y gestionarse.
Escanear y archivar documentos
Con gFM-Business Light y Professional también se pueden escanear y archivar documentos en papel con escáneres compatibles con TWAIN. Para poder utilizar esta función, primero debe registrarse al menos un escáner en [Ajustes > Preferencias > Dispositivos] gFM-Business admite el uso de cualquier número de escáneres compatibles con TWAIN (controladores de 32 bits). Con el botón [Actualización] en la zona "Escáner TWAIN" gFM-Business busca automáticamente todos los escáneres instalados en el sistema y los muestra en una lista. Si se encuentran varios escáneres, puede definir un escáner como predeterminado con la función "Usa este escáner".
Para escanear y archivar un documento relacionado con un contacto, el módulo CRM dispone de las siguientes funciones [Clientes] La función "Escanear documento" está disponible en todas las pantallas. Tras seleccionar esta función, se abre un cuadro de diálogo emergente para introducir los siguientes datos para el nuevo documento.
- Nombre del documento (nombre del documento de libre asignación)
- Tipo de documento (Los tipos pueden definirse en Configuración > Preferencias > Listas de valores)
- Fecha de referencia (fecha del documento)
- Nº de referencia (Número de referencia del documento, por ejemplo, número de documento)
- Observaciones (comentarios libres sobre el documento)
- Acción automática (opcional)
- Fecha de la acción
- Tipo de acción
- Motivo de la acción
- Persona de contacto
- Texto de la acción
- Fecha de nueva presentación
- Fecha de nombramiento
Además de los datos del documento, se puede introducir una acción opcional, con fecha y plazo de nueva presentación si se desea. Tras confirmar con el [Archivo] se abre el diálogo de escaneo de su escáner y puede escanear el documento inmediatamente. Una vez finalizado el proceso de escaneado, puede escanear otra página o finalizar el proceso de escaneado y guardar el documento en gFM Business.
Los documentos guardados en un contacto se gestionan en [Clientes > Eventos > Archivo]. También dispone de una búsqueda de texto completo, que puede utilizarse para buscar en todos los documentos asignados al registro de datos actual.
gFM-Business también permite escanear tarjetas de visita bajo [Clientes > Contactos > Personas de contacto] y el escaneado de recibos en el Libro de caja del módulo [Facturación].
Parte 3: Productos, proveedores y existencias de artículos
Esta fue la segunda parte de la serie "Utilizar gFM Business con eficacia". En la primera parte Esta serie se centró en la gestión de clientes y direcciones y en el uso óptimo del módulo CRM [Clientes]. En la siguiente parte, explicaremos cómo puede utilizar gFM-Business para gestionar artículos con categorías, atributos, proveedores y stock de artículos y cómo los artículos pueden ser fácilmente contabilizados en cualquier documento.
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Todos los artículos de la serie
- Utilice gFM Business con eficacia y ahorre tiempo. Parte 1: CRM
- Utilice gFM Business con eficacia y ahorre tiempo. Parte 2: Documentos y correspondencia
- Utilice gFM Business con eficacia y ahorre tiempo. Parte 3: Gestión de artículos
- Utilice gFM Business con eficacia y ahorre tiempo. Parte 4: Facturación y documentos
Markus Schall lleva desarrollando bases de datos personalizadas, interfaces y aplicaciones empresariales basadas en Claris FileMaker desde 1994. Es socio de Claris, ganador del premio FMM Award 2011 y desarrollador de la. Software ERP gFM-Business. También es autor de libros y fundador del M. Schall Editores.
