Utilice gFM Business con eficacia y ahorre tiempo. Parte 4: Facturación y documentos.

Bienvenido a la cuarta parte de nuestra serie de artículos "Utilizar gFM Business de forma eficaz y ahorrando tiempo". En esta parte, examinaremos el módulo [Facturación]y los ajustes asociados, así como la creación y gestión de documentos. La facturación es el módulo más potente y con más funciones de gFM-Business, por lo que le dedicaremos dos partes de esta serie. La página Software para empresas gFM-Business le permite crear ofertas, confirmaciones de pedido, albaranes, facturas, notas de crédito y recordatorios directamente desde un registro de datos de cliente. Todos los documentos pueden imprimirse tras su creación o enviarse por correo electrónico en formato PDF. En la sección de programas [Compra] Todos los pedidos propios pueden ser gestionados y los productos entregados pueden ser registrados en el inventario. La facturación en gFM-Business incluye muchas otras funciones como artículos alternativos en presupuestos, facturas repetidas, grupos de precios, precios graduados y soporta múltiples divisas y tipos de IVA. Descubra a continuación cómo puede optimizar su facturación con la aplicación Facturación puede trabajar en gFM-Business.

Especificaciones y ajustes de facturación

En el módulo [Ajustes] amplias especificaciones y ajustes del módulo [Facturación] que se aplicarán a todos los documentos creados.

En [Configuración > Datos maestros de la empresa] se introducen todas las especificaciones de su propia empresa. Todos los datos de la empresa guardados aquí aparecen en los comprobantes como la dirección del remitente, el logotipo de la empresa, los datos bancarios o la información fiscal. En la pestaña [Localizaciones] En la gestión de ubicaciones puede introducirse cualquier número de ubicaciones y sucursales, que también están disponibles como almacenes en la gestión de inventario. La gestión de ubicaciones contiene hasta cuatro campos de texto de libre definición y dos campos de selección de libre definición.

Especificaciones de texto para enviar por correo electrónico

En [Ajustes > Preferencias > Textos] se pueden especificar todos los textos de correo electrónico que se utilizarán automáticamente al enviar los recibos por correo electrónico. Aquí se admiten los mismos marcadores de posición para textos dinámicos que en la función [Correspondencia]para que todos los correos electrónicos puedan contener datos como el número de factura o un saludo personal. Además, los marcadores de posición específicos del documento {referencia no} y {fecha} compatibles. Los textos introducidos aquí se introducen automáticamente en los correos electrónicos creados en facturación con las funciones "Enviar por correo electrónico" o "Enviar todo por correo electrónico".

Ajustes y especificaciones del módulo [Facturación

En [Configuración > Preferencias > Facturación] encontrará todos los ajustes y valores por defecto que afectan directamente al módulo [Facturación] tener un impacto.

• Formas de pago - gFM-Business soporta la creación de cualquier número de tipos de pago con especificación del nombre, breve descripción, cuenta contable y fechas de vencimiento de la factura, recordatorio y segundo recordatorio. Si la interfaz de tienda disponible opcionalmente para Gambio GX2, también se puede introducir aquí el nombre correspondiente del método de pago en la tienda en línea.
• Impuesto sobre el valor añadido y contabilidad - Introduzca aquí los tipos de IVA y las cuentas contables asociadas, así como la cuenta del IVA soportado normal.
• Rangos de números - Aquí se gestionan todos los rangos de números. Para cada rango de números se puede especificar cualquier prefijo, la diferencia de cómputo y el número de dígitos. El rango de números correspondiente puede restablecerse a un valor específico pulsando sobre una flecha de función. Si el nuevo valor es inferior al actual, aparecerá el mensaje correspondiente para que en el futuro no se generen números de documento duplicados. gFM-Business gestiona rangos de números separados para
  • Ofertas
  • Confirmaciones de pedido
  • Albaranes de entrega
  • Facturas
  • Notas de crédito
  • Recordatorios
  • Pedidos
  • Mandatos de la SEPA
  • Números de cliente
  • Registros de rendimiento
• Cálculo del puesto de trabajo - Para evitar diferencias de redondeo, gFM-Business también puede calcular internamente partidas con más de dos decimales.
• Imprimir copia del recibo - Especifique aquí si gFM Business debe imprimir automáticamente una copia del comprobante al imprimir comprobantes. Esta configuración puede especificarse por separado para cada tipo de comprobante.
• Banco X Cuenta - Si utiliza gFM-Business junto con el software de banca en línea Bank X, introduzca el nombre de la cuenta (¡no la carpeta de la cuenta!) en Bank X en este punto.
• Repetición - Especifique aquí qué periodo debe aplicarse por defecto a las facturas periódicas. Por ejemplo, si elabora principalmente facturas mensuales, introduzca "cada 1er mes", para facturas trimestrales introduzca "cada 3er mes" y para facturas anuales "cada 1er año".
• Cuentas contables - Aquí puede crear un plan contable para su empresa. gFM-Business contiene todas las cuentas de los planes contables SKR03 y SKR04 para empresas unipersonales, sociedades anónimas y sociedades colectivas. Haga clic en el botón [+] para abrir un diálogo emergente para seleccionar la cuenta contable deseada del plan de cuentas. En la zona inferior, seleccione la cuenta financiera estándar y la cuenta de deudores estándar que deben tenerse en cuenta al contabilizar los documentos.
• Registros estadísticos - En este punto, puede crear sus propios registros estadísticos, que pueden seleccionarse en el módulo de estadísticas y contener cada uno un periodo estadístico específico.

Divisas

gFM-Business admite más de 30 monedas extranjeras para la creación de documentos y el mantenimiento de artículos. En [Ajustes > Preferencias > Divisas] puede hacer clic en el botón [Actualización] tienen todos los tipos de cambio calculados diariamente. Las actualizaciones se realizan a través del servicio web del Banco Central Europeo. Con la opción [Actualización automática] Las fechas valor se actualizan automáticamente cuando se inicia gFM-Business.

Campos de libre definición

Cada documento de gFM-Business admite hasta 15 campos de libre definición, que se muestran en la vista del documento en la pestaña [Campos] . Para cada campo, el etiquetado, el tipo de entrada y opcionalmente un Lista de valores pueden especificarse. Se admiten los siguientes tipos de entrada para los campos de libre definición:

• Campo de entrada - Campo de entrada normal. No es necesario mantener una lista de valores.
• Lista de fundidos - Campo combinado con lista desplegable de valores de la lista de valores del campo de libre definición. Sigue siendo posible introducir valores libres. Se requiere el mantenimiento de una lista de valores.
• Menú desplegable - Lista de todos los valores de la lista de valores del campo de libre definición. Sólo pueden seleccionarse valores del menú emergente para evitar entradas erróneas. Se requiere el mantenimiento de una lista de valores.
• Campos de marcado - Casillas de verificación para todos los valores de la lista de valores introducidos. Se pueden seleccionar varios valores por campo. Se requiere el mantenimiento de una lista de valores.
• Campos opcionales - Marcar campos para todos los valores de la lista de valores introducidos. Sólo se puede seleccionar un valor por campo. Se requiere el mantenimiento de una lista de valores.
• Calendario fundido - Muestra un campo de entrada con un calendario emergente. Adecuado para campos de fecha, no es necesario mantener una lista de valores.

Conceptos básicos para crear bonos

Para poder crear fácilmente todos los tipos de comprobantes en gFM Business, todos los ajustes y especificaciones anteriores deben introducirse para adaptarlos a su propia empresa. Para la creación de elementos de comprobante, también es necesario o al menos útil introducir primero lo siguiente en el campo [Artículo] el propio maestro de artículos, véase Parte 3 de esta serie de artículos. Por lo general, los comprobantes se crean directamente a partir del registro de datos del contacto en el CRM creado. Las funciones principales sirven a este propósito:

• Nueva oferta
• Nuevo pedido
• Nuevo albarán
• Nueva factura
• Nueva nota de crédito

Para crear un nuevo documento para un cliente, basta con llamar al módulo CRM [Clientes] y seleccione una de las funciones correspondientes para crear un nuevo documento. Los recordatorios son un caso especial: no se crean a partir del registro de datos del cliente, sino a partir del documento de factura (impagada). Tras seleccionar una función para crear un nuevo documento, aparece un cuadro de diálogo en el que se muestra el siguiente número de documento a crear. Cuando se confirma el diálogo, el nuevo documento se crea en la carpeta [Facturación] y vinculado al registro de datos del contacto llamado en el CRM.

Los tipos de documentos Ofertas, Pedidos y Facturas puede continuar un comprobante a otro comprobante. Al continuar a otro tipo de documento, todos los datos del documento y todos los elementos del documento se transfieren al nuevo documento. En el diagrama anterior se explican las funciones de los documentos en CRM, así como las opciones de continuación de documentos para los distintos tipos de documentos.

Vista de documentos y funciones

Las seis primeras opciones de menú del módulo [Facturación] representan todos los documentos salientes:

• Ofertas
• Pedidos
• Albaranes de entrega
• Facturas
• Notas de crédito
• Recordatorios

El número de documentos de este tipo ya almacenados en el Base de datos están disponibles. En la parte superior de la pantalla principal se muestran los siguientes datos:

• Destinatario del vale (dirección de la factura)
• Dirección de entrega
• Número de documento
• Fecha del documento
• Número de cliente asignado y número de dirección

La sección central contiene un resumen de todos los elementos del vale, con la moneda establecida para el vale llamado y el grupo de precios por encima. Los siguientes datos del vale se muestran en la sección inferior, debajo de los elementos del vale:

• Forma de pago
• Observaciones (internas)
• Notas (aparecen en el recibo bajo el tipo de pago)
• Estado del documento
• Importe neto total
• Descuento neto
• Impuesto sobre el valor añadido
• Importe bruto total

La información que aquí se ofrece es válida para todos los tipos de documentos; sólo en los albaranes faltan los precios y los totales.

Presupuestos y partidas presupuestarias

En [Facturación > Presupuestos] encontrará todas las ofertas que se han generado hasta el momento. Si desde el módulo CRM [Clientes] se ha creado un nuevo presupuesto para un contacto, ahora puede hacer clic en el botón [+] en la parte superior derecha de la lista de elementos para añadir nuevos elementos de oferta. A diferencia de los demás tipos de documentos, los artículos de oferta pueden introducirse como artículos alternativos. Un artículo alternativo aparece en la oferta sin un precio total y, por lo tanto, no se incluye en el importe total de la oferta. En la lista de artículos de gFM-Business, un artículo alternativo aparece resaltado con un fondo amarillo.

Para introducir un nuevo artículo, hay que introducir los siguientes datos del artículo en un cuadro de diálogo emergente:

• Cantidad - Número de elementos en la nueva posición
• Nº de artículo - Número de artículo del Gestión de artículos. Pulsando el botón [>] abre una nueva ventana en la que los artículos pueden encontrarse cómodamente mediante una búsqueda de texto completo y añadirse como artículo.
• Artículo - Designación del artículo
• Descripción de la - Descripción del artículo
• Tipo del IVA - Tipo de IVA para el artículo actual
• Precio (neto y bruto)
• Precio total (calculado automáticamente)
• Posición alternativa - Indica un artículo de la oferta como artículo alternativo

Pulse el botón [Nuevo puesto] En el cuadro de diálogo emergente, la nueva posición de la oferta solicitada se registra y se muestra en la lista de posiciones.

Principales funciones de las ofertas

Las siguientes funciones están disponibles en gFM-Business para procesar documentos de oferta:

• Nueva oferta - Crea una nueva oferta, inicialmente sin enlace a un registro de datos de contacto. A continuación, puede vincularse con los campos [Número de cliente] y [Número de dirección] puede especificarse. Cuando se crea una nueva oferta, se genera un nuevo número de oferta a partir del rango de números correspondiente.
• Imprimir oferta - Abre el cuadro de diálogo emergente [Imprimir]para imprimir el documento seleccionado o todos los documentos seleccionados. Todas las disposiciones de impresión que corresponden al origen de la tabla están disponibles para la impresión. [Ofertas] o [Artículos de oferta] fueron asignados.
• Enviar por correo electrónico - Envía el recibo actual por correo electrónico. Tras seleccionar esta función, se abre un cuadro de diálogo en el que aparece por defecto la dirección de correo electrónico del contacto asignado.
• Enviar todo - Envía todos los recibos solicitados por correo electrónico a la dirección de correo electrónico introducida en el contacto asignado. ATENCIÓNAntes de seleccionar esta función, asegúrese de que sólo se llamen los comprobantes que deban enviarse por correo electrónico.
• Crear orden - Esta función permite generar una confirmación de pedido a partir de la oferta solicitada. Todos los detalles y elementos de la oferta se transfieren a la confirmación del pedido.
• Generar factura - Esta función permite generar una factura a partir del presupuesto solicitado. Todos los detalles y artículos del presupuesto se transfieren a la nueva factura.
• Eliminar oferta - Elimina definitivamente la oferta seleccionada de la base de datos.

Funciones para las posiciones de cotización

Las funciones relativas a los artículos se encuentran en el botón correspondiente a la izquierda del artículo. Las siguientes funciones están disponibles para los artículos de la oferta:

• Nueva posición - Abre el cuadro de diálogo emergente para introducir una nueva partida.
• Posición duplicada - Crea un nuevo artículo con todos los detalles del artículo seleccionado.
• Posición alternativa - Marca la posición convocada como posición alternativa.
• Borrar posición - Elimina permanentemente de la base de datos la posición llamada.

Pedidos y posiciones de pedido

En [Facturación > Pedidos] encontrará todas las confirmaciones de pedido que se han generado hasta el momento. Si desde el módulo CRM [Clientes] se ha creado un nuevo pedido para un contacto, ahora puede utilizar la función [+] en la parte superior derecha de la lista de artículos para añadir nuevos artículos al pedido.

Para introducir un nuevo artículo, hay que introducir los siguientes datos del artículo en un cuadro de diálogo emergente:

• Cantidad - Número de elementos en la nueva posición
• Nº de artículo - Número de artículo de la gestión de artículos. Pulse el botón [>] abre una nueva ventana en la que los artículos pueden encontrarse cómodamente mediante una búsqueda de texto completo y añadirse como artículo.
• Artículo - Designación del artículo
• Descripción de la - Descripción del artículo
• Tipo del IVA - Tipo de IVA para el artículo actual
• Precio (neto y bruto)
• Precio total (calculado automáticamente)

Pulse el botón [Nuevo puesto] en el cuadro de diálogo emergente, se introduce la nueva posición de la orden llamada y se muestra en la lista de posiciones.

Funciones principales de los pedidos

En gFM-Business están disponibles las siguientes funciones para procesar confirmaciones de pedido:

• Nuevo pedido - Crea una nueva confirmación de pedido, inicialmente sin enlace a un registro de datos de contacto. A continuación, se puede vincular con los campos [Número de cliente] y [Número de dirección] puede especificarse. Cuando se crea un nuevo pedido, se genera un nuevo número de pedido a partir del rango de números correspondiente.
• Imprimir oferta - Abre el cuadro de diálogo emergente [Imprimir]para imprimir el documento seleccionado o todos los documentos seleccionados. Todas las disposiciones de impresión que corresponden al origen de la tabla están disponibles para la impresión. [Pedidos] o [Pedir artículos] fueron asignados.
• Enviar por correo electrónico - Envía el recibo actual por correo electrónico. Tras seleccionar esta función, se abre un cuadro de diálogo en el que aparece por defecto la dirección de correo electrónico del contacto asignado.
• Enviar todo - Envía todos los recibos solicitados por correo electrónico a la dirección de correo electrónico introducida en el contacto asignado. ATENCIÓNAntes de seleccionar esta función, asegúrese de que sólo se llamen los comprobantes que deban enviarse por correo electrónico.
• Crear albarán - Esta función permite generar un albarán a partir del pedido solicitado. Todos los detalles y artículos del pedido se transfieren al albarán.
• Generar factura - Esta función permite generar una factura a partir del pedido solicitado. Todos los detalles y artículos del pedido se transfieren a la nueva factura.
• Importación de pedidos (sólo con tienda en línea opcional)Interfaz) - Abre una nueva ventana en la que se pueden visualizar todos los nuevos pedidos de la tienda online e importarlos a gFM Business. Los pedidos de la tienda online pueden importarse a gFM Business como pedido o directamente como factura.
• Borrar orden - Elimina irrevocablemente de la base de datos la confirmación de pedido llamada.

Funciones para las posiciones de pedido

Las funciones relativas a los artículos se encuentran en el botón correspondiente a la izquierda del artículo. Las siguientes funciones están disponibles para los artículos de pedido:

• Nueva posición - Abre el cuadro de diálogo emergente para introducir una nueva partida.
• Posición duplicada - Crea un nuevo artículo con todos los detalles del artículo seleccionado.
• Amortizar existencias - Deduce el número de artículos introducidos del stock del artículo llamado. Esta función sólo se puede llamar si se ha especificado un almacén para el artículo en el que se pueda contabilizar la salida de stock.
• Borrar posición - Elimina permanentemente de la base de datos la posición llamada.

Albaranes y partidas de albarán

En [Facturación > Albaranes] encontrará todos los albaranes que se han generado hasta el momento. Si desde el módulo CRM [Clientes] se ha creado un nuevo albarán para un contacto, ahora puede utilizar la función [+] en la parte superior derecha de la lista de artículos para añadir nuevos artículos al albarán.

Para introducir un nuevo artículo, hay que introducir los siguientes datos del artículo en un cuadro de diálogo emergente:

• Cantidad - Número de elementos en la nueva posición
• Nº de artículo - Número de artículo de la gestión de artículos. Pulse el botón [>] abre una nueva ventana en la que los artículos pueden encontrarse cómodamente mediante una búsqueda de texto completo y añadirse como artículo.
• Artículo - Designación del artículo
• Descripción de la - Descripción del artículo

Pulse el botón [Nuevo puesto] dentro del diálogo emergente, se introduce el nuevo artículo para el albarán llamado y se muestra en la lista de artículos.

Funciones principales de los albaranes

En gFM-Business están disponibles las siguientes funciones para procesar confirmaciones de pedido:

• Nuevo albarán - Crea un nuevo albarán, inicialmente sin enlace a un registro de datos de contacto. A continuación, puede editarse con los campos [Número de cliente] y [Número de dirección] puede especificarse. Cuando se crea un nuevo albarán, se genera un nuevo número de pedido a partir del rango de números correspondiente.
• Imprimir albarán - Abre el cuadro de diálogo emergente [Imprimir]para imprimir el documento seleccionado o todos los documentos seleccionados. Todas las disposiciones de impresión que corresponden al origen de la tabla están disponibles para la impresión. [Albaranes] o [Artículos de albarán] fueron asignados.
• Enviar por correo electrónico - Envía el recibo actual por correo electrónico. Tras seleccionar esta función, se abre un cuadro de diálogo en el que aparece por defecto la dirección de correo electrónico del contacto asignado.
• Enviar todo - Envía todos los recibos solicitados por correo electrónico a la dirección de correo electrónico introducida en el contacto asignado. ATENCIÓNAntes de seleccionar esta función, asegúrese de que sólo se llamen los comprobantes que deban enviarse por correo electrónico.
• Borrar albarán - Elimina irrevocablemente el albarán seleccionado de la base de datos.

Funciones para posiciones de albarán

Las funciones relativas a las posiciones de albarán se encuentran en el botón correspondiente, a la izquierda de la posición del artículo. Las siguientes funciones están disponibles para las posiciones de albarán:

• Nueva posición - Abre el cuadro de diálogo emergente para introducir una nueva partida.
• Posición duplicada - Crea un nuevo artículo con todos los detalles del artículo seleccionado.
• Amortizar existencias - Deduce el número de artículos introducidos del stock del artículo llamado. Esta función sólo se puede llamar si se ha especificado un almacén para el artículo en el que se pueda contabilizar la salida de stock.
• Borrar posición - Elimina permanentemente de la base de datos la posición llamada.

Facturas y partidas de factura

En [Facturación > Facturas] encontrará todos los documentos de factura que se han generado hasta el momento. Si desde el módulo CRM [Clientes] se ha creado una nueva factura para un contacto, ahora puede utilizar el botón [+] en la parte superior derecha de la lista de artículos para añadir nuevos artículos de factura.

Para introducir un nuevo artículo, hay que introducir los siguientes datos del artículo en un cuadro de diálogo emergente:

• Cantidad - Número de elementos en la nueva posición
• Nº de artículo - Número de artículo de la gestión de artículos. Pulse el botón [>] abre una nueva ventana en la que los artículos pueden encontrarse cómodamente mediante una búsqueda de texto completo y añadirse como artículo.
• Artículo - Designación del artículo
• Descripción de la - Descripción del artículo
• Tipo del IVA - Tipo de IVA para el artículo actual
• Precio (neto y bruto)
• Precio total (calculado automáticamente)

Pulse el botón [Nuevo puesto] dentro del cuadro de diálogo emergente, se introduce el nuevo artículo de la factura llamada y se muestra en la lista de artículos.

Principales funciones de las facturas

En gFM-Business están disponibles las siguientes funciones para la tramitación de facturas:

• Nueva factura - Crea un nuevo documento de factura, inicialmente sin enlace a un registro de datos de contacto. A continuación, puede editarse con los campos [Número de cliente] y [Número de dirección] debe especificarse. Cuando se crea una nueva factura, se genera un nuevo número de factura a partir del rango de números correspondiente.
• Imprimir factura - Abre el cuadro de diálogo emergente [Imprimir]para imprimir el documento seleccionado o todos los documentos seleccionados. Todas las disposiciones de impresión que corresponden al origen de la tabla están disponibles para la impresión. [Facturas] o [Elementos de la factura] fueron asignados.
• Factura del libro - Establece el estado de contabilización de la factura llamada en [publicado]. También se crea un registro contable en Libro de caja cuya lista puede transferirse al asesor fiscal a través de DATEV, por ejemplo. Introduzca en [Configuración > Preferencias > Facturación] Las cuentas de contabilización y las cuentas fiscales que se utilizarán para las contabilizaciones se especifican en el campo
• Libro llamado - Establece el estado de contabilización de todas las facturas llamadas a [publicado] y crea los registros contables correspondientes en el libro de caja. ATENCIÓNAntes de seleccionar esta función, asegúrese absolutamente de que sólo se llaman los comprobantes que deben contabilizarse.
• Enviar por correo electrónico - Envía el recibo actual por correo electrónico. Tras seleccionar esta función, se abre un cuadro de diálogo en el que aparece por defecto la dirección de correo electrónico del contacto asignado.
• Enviar todo - Envía todos los recibos solicitados por correo electrónico a la dirección de correo electrónico introducida en el contacto asignado. ATENCIÓNAntes de seleccionar esta función, asegúrese de que sólo se llamen los comprobantes que deban enviarse por correo electrónico.
• Llamar partidas abiertas - Muestra todas las facturas de la vista de lista que aún no se han pagado en su totalidad.
• Buscar pago - Esta función permite encontrar automáticamente un pago para la factura llamada en los extractos de cuenta importados a gFM Business. Los extractos de cuenta se encuentran en [Facturación > Libro de caja > Anotaciones bancarias] puede importarse desde diversos programas de banca en línea.
• Iniciar ejecución de reclamación - Llama todas las facturas de la vista de lista que no se han pagado en su totalidad y cuya fecha de vencimiento se ha superado.
• Crear albarán - Esta función permite generar un albarán a partir de la factura solicitada. Todos los detalles y artículos de la factura se transfieren al albarán.
• Generar nota de crédito - Esta función permite generar una nota de crédito a partir de la factura solicitada. Todos los detalles y elementos de la factura se transfieren a la nueva nota de crédito.
• Crear recordatorio - Esta función sirve para generar un recordatorio a partir de la factura llamada. Todos los detalles y elementos de la factura se transfieren al nuevo recordatorio.
• Crear repetición - Si la factura llamada es un documento periódico, esta función puede utilizarse para generar un nuevo documento periódico.
• Generar todas las repeticiones - Esta función permite generar documentos de repetición para todas las facturas que se hayan introducido como documento de repetición y cuyas repeticiones hayan vencido.
• Importación de pedidos (sólo con interfaz de tienda online opcional) - Abre una nueva ventana en la que se pueden visualizar todos los nuevos pedidos de la tienda online e importarlos a gFM Business. Los pedidos de la tienda online pueden importarse a gFM Business como pedido o directamente como factura.
• Cancelar factura - Anula la factura llamada. Este proceso también elimina cualquier registro contable en el libro de caja para la factura llamada.

Funciones para partidas de factura

Las funciones relativas a los artículos se encuentran en el botón correspondiente a la izquierda del artículo. Las siguientes funciones están disponibles para las partidas de factura:

• Nueva posición - Abre el cuadro de diálogo emergente para introducir una nueva partida.
• Posición duplicada - Crea un nuevo artículo con todos los detalles del artículo seleccionado.
• Amortizar existencias - Deduce el número de artículos introducidos del stock del artículo llamado. Esta función sólo se puede llamar si se ha especificado un almacén para el artículo en el que se pueda contabilizar la salida de stock.
• Borrar posición - Elimina permanentemente de la base de datos la posición llamada.

Notas de crédito y abonos

En [Facturación > Abonos] encontrará todos los documentos de abono que se han generado hasta el momento. Si desde el módulo CRM [Clientes] se ha creado una nueva nota de abono para un contacto, ahora puede utilizar el botón [+] en la parte superior derecha de la lista de elementos para añadir nuevos elementos de abono.

Para introducir un nuevo artículo, hay que introducir los siguientes datos del artículo en un cuadro de diálogo emergente:

• Cantidad - Número de elementos en la nueva posición
• Nº de artículo - Número de artículo de la gestión de artículos. Pulse el botón [>] abre una nueva ventana en la que los artículos pueden encontrarse cómodamente mediante una búsqueda de texto completo y añadirse como artículo.
• Artículo - Designación del artículo
• Descripción de la - Descripción del artículo
• Tipo del IVA - Tipo de IVA para el artículo actual
• Precio (neto y bruto)
• Precio total (calculado automáticamente)

Pulse el botón [Nuevo puesto] en el cuadro de diálogo emergente, se introduce el nuevo elemento de la nota de crédito llamada y se muestra en la lista de elementos.

Principales funciones de las notas de crédito

Las siguientes funciones están disponibles en gFM-Business para procesar notas de crédito:

• Nueva nota de crédito - Crea un nuevo documento de nota de crédito, inicialmente sin enlace a un registro de datos de contacto. A continuación, puede editarse con los campos [Número de cliente] y [Número de dirección] debe especificarse. Cuando se crea una nueva nota de crédito, se genera un nuevo número de nota de crédito a partir del rango de números correspondiente.
• Imprimir abono - Abre el cuadro de diálogo emergente [Imprimir]para imprimir el documento seleccionado o todos los documentos seleccionados. Todas las disposiciones de impresión que corresponden al origen de la tabla están disponibles para la impresión. [Créditos] o [Partidas de abono] fueron asignados.
• Nota de abono - Establece el estado de contabilización del abono llamado en [publicado]. También se crea un registro contable en el libro de caja, cuya lista puede transferirse al asesor fiscal a través de DATEV, por ejemplo. Introduzca en [Configuración > Preferencias > Facturación] Las cuentas de contabilización y las cuentas fiscales que se utilizarán para las contabilizaciones se especifican en el campo
• Libro llamado - Establece el estado de reserva de todas las notas de crédito solicitadas en [publicado] y crea los registros contables correspondientes en el libro de caja. ATENCIÓNAntes de seleccionar esta función, asegúrese absolutamente de que sólo se llaman los comprobantes que deben contabilizarse.
• Enviar por correo electrónico - Envía el recibo actual por correo electrónico. Tras seleccionar esta función, se abre un cuadro de diálogo en el que aparece por defecto la dirección de correo electrónico del contacto asignado.
• Enviar todo - Envía todos los recibos solicitados por correo electrónico a la dirección de correo electrónico introducida en el contacto asignado. ATENCIÓNAntes de seleccionar esta función, asegúrese de que sólo se llamen los comprobantes que deban enviarse por correo electrónico.
• Anular la nota de crédito - Cancela el abono llamado. Este proceso también elimina cualquier registro contable en el libro de caja para el abono llamado.

Funciones para las partidas de abono

Las funciones relativas a las partidas de artículos se encuentran en el botón correspondiente a la izquierda de la partida de artículo. Las siguientes funciones están disponibles para las partidas de abono:

• Nueva posición - Abre el cuadro de diálogo emergente para introducir una nueva partida.
• Posición duplicada - Crea un nuevo artículo con todos los detalles del artículo seleccionado.
• Amortizar existencias - Deduce el número de artículos introducidos del stock del artículo llamado (o los contabiliza de nuevo). Esta función sólo puede llamarse si se ha especificado un almacén para el artículo en el que el stock pueda contabilizarse de entrada o de salida.
• Borrar posición - Elimina permanentemente de la base de datos la posición llamada.

Recordatorios y elementos recordatorios

En [Facturación > Recordatorios] encontrará todos los recordatorios que se han generado hasta el momento. Los recordatorios se generan a partir de un documento de factura impagada y, a diferencia del resto de tipos de documentos, no pueden generarse directamente desde el módulo CRM. [Clientes] puede introducirse desde el sistema. Todos los artículos del documento original se transfieren automáticamente. Los artículos adicionales, como los costes de reclamación, pueden añadirse utilizando la función [+] en la parte superior derecha de la lista de elementos.

Para introducir un nuevo artículo, hay que introducir los siguientes datos del artículo en un cuadro de diálogo emergente:

• Cantidad - Número de elementos en la nueva posición
• Nº de artículo - Número de artículo de la gestión de artículos. Pulse el botón [>] abre una nueva ventana en la que los artículos pueden encontrarse cómodamente mediante una búsqueda de texto completo y añadirse como artículo.
• Artículo - Designación del artículo
• Descripción de la - Descripción del artículo
• Tipo del IVA - Tipo de IVA para el artículo actual
• Precio (neto y bruto)
• Precio total (calculado automáticamente)

Pulse el botón [Nuevo puesto] En el cuadro de diálogo emergente, se introduce el nuevo elemento para el recordatorio llamado y se muestra en la lista de elementos.

Principales funciones de los recordatorios

Las siguientes funciones están disponibles en gFM-Business para procesar recordatorios:

• Nuevo recordatorio - Crea un nuevo recordatorio basado en un documento de factura. Cuando se selecciona esta función, aparece un cuadro de diálogo emergente en el que puede seleccionarse la factura original deseada. Se pueden seleccionar todas las facturas que aún no se hayan pagado en su totalidad.
• > Recordatorio nivel 2 - Esta función puede utilizarse para transferir el recordatorio llamado al nivel de recordatorio 2.
• > Cobro de deudas - Establece el estado [Colección] del recordatorio llamado a activo para indicar que el documento actual está siendo procesado posteriormente por una agencia de cobro de deudas.
• > Judicial - Establece el estado [Procedimiento de reclamación judicial] del recordatorio llamado a activo para indicar que el documento actual se encuentra en el procedimiento de reclamación judicial.
• Imprimir recordatorio - Abre el cuadro de diálogo emergente [Imprimir]para imprimir el documento seleccionado o todos los documentos seleccionados. Todas las disposiciones de impresión que corresponden al origen de la tabla están disponibles para la impresión. [Recordatorios] o [Artículos recordatorios] fueron asignados.
• Enviar por correo electrónico - Envía el recordatorio actual por correo electrónico. Tras seleccionar esta función, se abre un cuadro de diálogo en el que aparece por defecto la dirección de correo electrónico del contacto asignado.
• Enviar todo - Envía todos los recordatorios de llamada por correo electrónico a la dirección de correo electrónico introducida en el contacto asignado. ATENCIÓNAntes de seleccionar esta función, asegúrese de que sólo se accede a los recordatorios que deben enviarse por correo electrónico.
• Borrar recordatorio - Elimina permanentemente de la base de datos el recordatorio llamado.

Funciones para las reclamaciones

Las funciones relativas a los artículos se encuentran en el botón correspondiente a la izquierda del artículo. Las siguientes funciones están disponibles para los artículos de reclamación:

• Nueva posición - Abre el cuadro de diálogo emergente para introducir una nueva partida.
• Posición duplicada - Crea un nuevo artículo con todos los detalles del artículo seleccionado.
• Amortizar existencias - Deduce el número de artículos introducidos del stock del artículo llamado (o los contabiliza de nuevo). Esta función sólo puede llamarse si se ha especificado un almacén para el artículo en el que el stock pueda contabilizarse de entrada o de salida.
• Borrar posición - Elimina permanentemente de la base de datos la posición llamada.

Gestión de compras y pedidos

En [Facturación > Compras] puede gestionar todos sus propios pedidos de mercancías. Si desde el módulo CRM [Clientes] se ha creado un nuevo pedido para un contacto, ahora puede utilizar la función [+] en la parte superior derecha de la lista de artículos para añadir nuevos artículos de pedido. A diferencia del resto de documentos, en los pedidos se utilizan los números de artículo del proveedor al añadir nuevas posiciones de artículo. Por favor, asegúrese de que el número de artículo del proveedor en el [Artículo] se mantuvo en consecuencia.

Para introducir un nuevo artículo, hay que introducir los siguientes datos del artículo en un cuadro de diálogo emergente:

• Cantidad - Número de elementos en la nueva posición
• Nº de artículo - Número de artículo de la gestión de artículos. Al introducir pedidos, en este punto se utiliza el número de artículo del proveedor. Éste debe haberse actualizado en el artículo correspondiente, de lo contrario el artículo no se mostrará en la lista.
• Artículo - Designación del artículo
• Descripción de la - Descripción del artículo
• Tipo del IVA - Tipo de IVA para el artículo actual
• Precio (neto y bruto)
• Precio total (calculado automáticamente)

Pulse el botón [Nuevo puesto] En el cuadro de diálogo emergente, se introduce el nuevo artículo para el pedido llamado y se muestra en la lista de artículos.

Funciones principales de los pedidos

En gFM-Business están disponibles las siguientes funciones para la tramitación de pedidos:

• Nuevo pedido - Crea un nuevo pedido, inicialmente sin enlace a un registro de datos del proveedor. A continuación, puede editarse con los campos [Número de cliente] y [Número de dirección] debe especificarse. Cuando se crea un nuevo pedido, se genera un nuevo número de pedido a partir del rango de números correspondiente.
• Imprimir pedido - Abre el cuadro de diálogo emergente [Imprimir]para imprimir la orden seleccionada o todas las órdenes seleccionadas en una impresora. Todas las disposiciones de impresión que corresponden al origen de la tabla están disponibles para la impresión. [Pedidos] o [Pedir artículos] fueron asignados.
• Enviar por correo electrónico - Envía el pedido actual por correo electrónico. Tras seleccionar esta función, se abre un cuadro de diálogo en el que aparece por defecto la dirección de correo electrónico del contacto asignado.
• Enviar todo - Envía por correo electrónico todos los pedidos llamados a la dirección de correo electrónico introducida en el contacto asignado. ATENCIÓNAntes de seleccionar esta función, asegúrese de que sólo se llamen los pedidos que deben enviarse por correo electrónico.
• Contabilizar todas las existencias - Contabiliza todos los artículos del pedido como existencias. Se crea un nuevo registro de datos de stock en el artículo correspondiente, al que puede asignarse un almacén.
• Borrar orden - Elimina permanentemente la orden de la base de datos.

Funciones para las posiciones de pedido

Las funciones relativas a los artículos se encuentran en el botón correspondiente a la izquierda del artículo. Las siguientes funciones están disponibles para los artículos de pedido:

• Nueva posición - Abre el cuadro de diálogo emergente para introducir una nueva partida.
• Posición duplicada - Crea un nuevo artículo con todos los detalles del artículo seleccionado.
• Inventario de puestos - Añade el número de artículos introducidos al stock del artículo llamado. Se crea un nuevo registro de datos de stock en el artículo correspondiente, al que puede asignarse un almacén.
• Contabilizar todas las existencias - Contabiliza todos los artículos del pedido como existencias. Se crea un nuevo registro de datos de stock en el artículo correspondiente, al que puede asignarse un almacén.
• Borrar posición - Elimina permanentemente de la base de datos la posición llamada.

Parte 5: Libro de caja y banco

Esta fue la cuarta parte de nuestra serie de artículos "Trabajar eficazmente con gFM Business y ahorrar tiempo" sobre el tema de la facturación y los recibos. En la quinta parte, nos ocuparemos del libro de caja, las contabilizaciones bancarias y los extractos de cuenta, los adeudos directos, los mandatos SEPA y las transferencias SEPA.

Descargar gFM-Business Light o Professional

gFM-Business Light y gFM-Business Professional pueden descargarse gratuitamente como versión de prueba de 30 días desde la página Asistencia y descargas pueden descargarse. En esta página también encontrará un resumen de todas las demás descargas y documentos.

Todos los artículos de la serie

• Utilice gFM Business con eficacia y ahorre tiempo. Parte 1: CRM
• Utilice gFM Business con eficacia y ahorre tiempo. Parte 2: Documentos y correspondencia
• Utilice gFM Business con eficacia y ahorre tiempo. Parte 3: Gestión de artículos
• Utilice gFM Business con eficacia y ahorre tiempo. Parte 4: Facturación y documentos