Utilizzate gFM Business in modo efficace e risparmiate tempo. Parte 4: Fatturazione e documenti.

Benvenuti alla quarta parte della serie di articoli "Usare gFM Business in modo efficace e risparmiare tempo". In questa parte, esaminiamo il modulo [Fatturazione]e le relative impostazioni, nonché la creazione e la gestione dei documenti. La fatturazione è il modulo più potente di gFM-Business e con il maggior numero di funzioni, per questo motivo dedicheremo a questo modulo due parti di questa serie. Il Software aziendale gFM-Business consente di creare preventivi, conferme d'ordine, bolle di consegna, fatture, note di credito e promemoria direttamente da un record di dati del cliente. Tutti i documenti possono essere stampati dopo la creazione o inviati per e-mail come file PDF. Nella sezione del programma [Acquisto] Tutti gli ordini possono essere gestiti e i prodotti consegnati possono essere registrati nell'inventario. La fatturazione in gFM-Business include molte altre funzioni, come articoli alternativi nei preventivi, fatture ripetute, gruppi di prezzi, prezzi graduati e supporta più valute e aliquote IVA. Scoprite di seguito come potete ottimizzare la vostra fatturazione con il programma Fatturazione possono lavorare in gFM-Business.

Specifiche e impostazioni di fatturazione

Nel modulo [Impostazioni] specifiche e impostazioni estese per il modulo [Fatturazione] che si applicano a tutti i documenti creati.

Sotto [Impostazioni > Dati anagrafici aziendali] vengono inserite tutte le specifiche della propria azienda. Tutti i dati aziendali salvati qui appaiono sui voucher come l'indirizzo del mittente, il logo aziendale, le coordinate bancarie o i dati fiscali. Sotto la scheda [Luoghi] Nella gestione delle ubicazioni è possibile inserire un numero qualsiasi di sedi e filiali, che sono disponibili anche come luoghi di stoccaggio nella gestione dell'inventario. La gestione delle sedi contiene fino a quattro campi di testo liberamente definibili e due campi di selezione liberamente definibili.

Specifiche di testo per l'invio via e-mail

Sotto [Impostazioni > Preferenze > Testi] è possibile specificare tutti i testi di posta elettronica che devono essere utilizzati automaticamente quando si inviano le ricevute via e-mail. Per i testi dinamici sono supportati gli stessi segnaposto della finestra di dialogo [Corrispondenza]in modo che tutte le e-mail possano contenere dati come il numero di fattura o un saluto personale. Inoltre, i segnaposto specifici per i documenti {reference no} e {data} supportato. I testi inseriti qui vengono automaticamente inseriti nelle e-mail create nella fatturazione con le funzioni "Invia per e-mail" o "Invia tutto per e-mail".

Impostazioni e specifiche per il modulo [Fatturazione

Sotto [Impostazioni > Preferenze > Fatturazione] si trovano tutte le impostazioni e i valori predefiniti che hanno un effetto diretto sul modulo. [Fatturazione] hanno un impatto.

• Metodi di pagamento - gFM-Business supporta la creazione di un numero qualsiasi di tipi di pagamento con l'indicazione del nome, della breve descrizione, del conto di prenotazione e delle date di scadenza per la fattura, il sollecito e il secondo sollecito. Se l'interfaccia opzionale disponibile per il negozio di Gambio Per i negozi online GX2, è possibile inserire qui anche il nome corrispondente del metodo di pagamento nel negozio online.
• Imposta sul valore aggiunto e contabilità - Inserire qui le aliquote IVA e i relativi conti di registrazione e il conto dell'imposta standard a monte.
• Intervalli numerici - Qui vengono gestiti tutti gli intervalli di numeri. Per ogni intervallo di numeri è possibile specificare il prefisso, la differenza di conteggio e il numero di cifre. L'intervallo di numeri corrispondente può essere reimpostato su un valore specifico facendo clic su una freccia di funzione. Se il nuovo valore è inferiore a quello attuale, viene visualizzato un messaggio corrispondente, in modo che in futuro non vengano generati numeri di documenti doppi. gFM-Business gestisce intervalli di numeri separati per
  • Offerte
  • Conferme d'ordine
  • Note di consegna
  • Fatture
  • Note di credito
  • Promemoria
  • Ordini
  • Mandati SEPA
  • Numeri clienti
  • Registri delle prestazioni
• Calcolo della posizione lavorativa - Per evitare differenze di arrotondamento, gFM-Business può anche calcolare internamente le voci di riga con più di due decimali.
• Stampa della ricevuta - Specificare se gFM Business deve stampare automaticamente una copia del buono quando si stampano i buoni. Questa impostazione può essere specificata separatamente per ogni tipo di buono.
• Banca X Conto - Se si utilizza gFM-Business in combinazione con il software di online banking di Bank X, a questo punto si deve inserire il nome del conto (non la cartella del conto!) in Bank X.
• Ripetizione - Specificare qui quale periodo deve essere applicato di default per le fatture ricorrenti. Ad esempio, se scrivete principalmente fatture mensili, inserite "ogni 1° mese", per le fatture trimestrali inserite "ogni 3° mese" e per le fatture annuali "ogni 1° anno".
• Conti di distacco - gFM-Business contiene tutti i conti dei piani contabili SKR03 e SKR04 per le imprese individuali, le società di capitali e le società di persone. Cliccando sul pulsante [+] si apre una finestra di dialogo a comparsa per selezionare il conto di registrazione desiderato dal piano dei conti. Nell'area inferiore, selezionare il conto finanziario standard e il conto crediti standard da prendere in considerazione per la registrazione dei documenti.
• Registri statistici - Qui è possibile creare i propri record di statistiche, che possono essere selezionati nel modulo delle statistiche e che contengono ciascuno un periodo statistico specifico.

Valute estere

gFM-Business supporta più di 30 valute straniere per la creazione di documenti e la manutenzione di articoli. Sotto [Impostazioni > Preferenze > Valute] è possibile fare clic sul pulsante [Aggiornamento] hanno tutti i tassi di cambio calcolati su base giornaliera. Gli aggiornamenti vengono effettuati tramite il servizio web della Banca Centrale Europea. Con il campo di opzione [Aggiornamento automatico] Le date dei valori vengono aggiornate automaticamente all'avvio di gFM-Business.

Campi liberamente definibili

Ogni documento in gFM-Business supporta fino a 15 campi liberamente definibili, che vengono visualizzati nella vista del documento sotto la scheda [Campi] può essere richiamato. Per ogni campo, l'etichettatura, il tipo di input e, facoltativamente, un valore di Elenco valori possono essere specificati. Per i campi liberamente definibili sono supportati i seguenti tipi di input:

• Campo di ingresso - Campo di input normale. Non è richiesta la manutenzione di un elenco di valori.
• Elenco delle dissolvenze - Campo combinato con elenco a comparsa di valori dall'elenco di valori per il campo liberamente definibile. È ancora possibile inserire valori liberi. È necessaria la manutenzione di un elenco di valori.
• Menu a comparsa - Elenco di tutti i valori della lista di valori per il campo liberamente definibile. Per evitare inserimenti errati, è possibile selezionare solo i valori del menu a comparsa. È necessaria la manutenzione di un elenco di valori.
• Campi di marcatura - Caselle di controllo per tutti i valori dell'elenco dei valori immessi. È possibile selezionare più valori per ogni campo. È richiesta la manutenzione di un elenco di valori.
• Campi di opzione - Contrassegnare i campi per tutti i valori dell'elenco dei valori immessi. È possibile selezionare un solo valore per campo. È richiesta la manutenzione di un elenco di valori.
• Calendario in dissolvenza - Visualizza un campo di input con un calendario a comparsa. Adatto ai campi data, non è necessario mantenere un elenco di valori.

Nozioni di base per la creazione di voucher

Per poter creare facilmente tutti i tipi di voucher in gFM Business, tutte le impostazioni e le specifiche di cui sopra devono essere inserite in base alla propria azienda. Per la creazione di articoli di voucher, è inoltre necessario o almeno utile inserire prima quanto segue nel campo [Articolo] il proprio master dell'articolo, vedere Parte 3 di questa serie di articoli. I voucher vengono di solito creati direttamente dal record di dati del contatto nel database di CRM creato. Le funzioni principali servono a questo scopo:

• Nuova offerta
• Nuovo ordine
• Nuova bolla di consegna
• Nuova fattura
• Nuova nota di credito

Per creare un nuovo documento per un cliente, è sufficiente richiamare il modulo CRM [Clienti] e selezionare una delle funzioni corrispondenti per creare un nuovo documento. I solleciti sono un caso particolare: non vengono creati dal record dei dati del cliente, ma dal documento della fattura (non pagata). Dopo aver selezionato una funzione per la creazione di un nuovo documento, appare una finestra di dialogo in cui viene visualizzato il numero del documento successivo da creare. Una volta confermata la finestra di dialogo, il nuovo documento viene creato nella cartella [Fatturazione] e collegato al record di dati del contatto richiamato nel CRM.

I tipi di documento Offerte, Ordini e Fatture può continuare un buono a un altro buono. Quando si inoltra a un altro tipo di documento, tutti i dati del documento e tutti gli elementi del documento vengono trasferiti al nuovo documento. Il diagramma precedente illustra le funzioni dei documenti nel CRM e le opzioni per la continuazione dei documenti per i singoli tipi di documenti.

Visualizzazione e funzioni del documento

Le prime sei voci di menu del modulo [Fatturazione] rappresentano tutti i documenti in uscita:

• Offerte
• Ordini
• Note di consegna
• Fatture
• Note di credito
• Promemoria

Il numero di documenti di questo tipo già memorizzati nel file Database sono disponibili. Nella parte superiore della schermata principale sono visualizzati i seguenti dati:

• Destinatario del buono (indirizzo della fattura)
• Indirizzo di consegna
• Numero del documento
• Data del documento
• Numero di cliente e numero di indirizzo assegnati

La sezione centrale contiene una panoramica di tutte le voci dei buoni, con la valuta impostata per il buono richiamata e il gruppo di prezzi sopra di essa. Nella sezione inferiore, sotto le voci dei buoni, vengono visualizzati i seguenti dati relativi ai buoni:

• Metodo di pagamento
• Osservazioni (interne)
• Note (appaiono sulla ricevuta sotto il tipo di pagamento)
• Stato del documento
• Importo netto totale
• Sconto netto
• Imposta sul valore aggiunto
• Importo totale lordo

Le informazioni qui riportate si applicano a tutti i tipi di documenti; solo le bolle di consegna mancano di tutti i prezzi e i totali.

Offerte e articoli in offerta

Sotto [Fatturazione > Preventivi] troverete tutte le offerte che sono state generate fino a quel momento. Se dal modulo CRM [Clienti] è stata creata una nuova offerta per un contatto, è ora possibile utilizzare il pulsante [+] per aggiungere nuove voci di offerta. A differenza di tutti gli altri tipi di documenti, le voci dell'offerta possono essere inserite come voci alternative. Un articolo alternativo appare nell'offerta senza un prezzo totale e non è quindi incluso nell'importo totale dell'offerta. Nell'elenco degli articoli di gFM-Business, un articolo alternativo è evidenziato con uno sfondo giallo.

Per inserire un nuovo elemento, è necessario inserire i seguenti dati dell'elemento in una finestra di dialogo a comparsa:

• Quantità - Numero di elementi nella nuova posizione
• Articolo n. - Numero di articolo del Gestione degli articoli. Facendo clic sul pulsante [>] apre una nuova finestra in cui è possibile trovare comodamente gli articoli tramite una ricerca full-text e aggiungerli come voce di articolo.
• Articolo - Denominazione dell'articolo
• Descrizione del - Descrizione dell'articolo
• Aliquota IVA - Aliquota IVA per l'articolo corrente
• Prezzo (netto e lordo)
• Prezzo totale (calcolato automaticamente)
• Posizione alternativa - Indica una voce dell'offerta come voce alternativa

Fare clic sul pulsante [Nuova posizione] Nella finestra di dialogo popover, la nuova posizione dell'offerta richiamata viene registrata e visualizzata nell'elenco delle posizioni.

Funzioni principali per le offerte

In gFM-Business sono disponibili le seguenti funzioni per l'elaborazione dei documenti di preventivo:

• Nuova offerta - Crea una nuova offerta, inizialmente senza un collegamento a un record di dati di contatto. Questo può poi essere collegato con i campi [Numero cliente] e [Numero di indirizzo] possono essere specificati. Quando si crea un nuovo preventivo, viene generato un nuovo numero di preventivo dall'intervallo di numeri corrispondente.
• Offerta di stampa - Apre il dialogo popover [Stampa]per stampare il documento selezionato o tutti i documenti selezionati su una stampante. Tutti i layout di stampa che corrispondono all'origine della tabella sono disponibili per la stampa. [Offerte] o [Articoli in offerta] sono stati assegnati.
• Inviare per e-mail - Invia la ricevuta corrente via e-mail. Dopo aver selezionato questa funzione, si apre una finestra di dialogo in cui viene visualizzato l'indirizzo e-mail del contatto assegnato per impostazione predefinita.
• Invia tutti - Invia tutte le ricevute richieste via e-mail all'indirizzo di posta elettronica inserito nel contatto assegnato. ATTENZIONEPrima di selezionare questa funzione, assicuratevi che vengano richiamati solo i buoni che devono essere inviati per e-mail.
• Crea ordine - Questa funzione serve a generare una conferma d'ordine a partire dal preventivo richiamato. Tutti i dettagli e gli articoli del preventivo vengono trasferiti nella conferma d'ordine.
• Generare la fattura - Questa funzione serve a generare una fattura a partire dal preventivo richiamato. Tutti i dettagli e gli articoli del preventivo vengono trasferiti nella nuova fattura.
• Cancellare l'offerta - Rimuove definitivamente l'offerta selezionata dal database.

Funzioni per le voci di preventivo

Le funzioni relative agli articoli si trovano sotto il pulsante corrispondente a sinistra dell'articolo. Le seguenti funzioni sono disponibili per gli articoli dell'offerta:

• Nuova posizione - Apre la finestra di dialogo a comparsa per l'inserimento di una nuova voce.
• Posizione duplicata - Crea un nuovo elemento con tutti i dettagli dell'elemento selezionato.
• Posizione alternativa - Contrassegna la posizione richiamata come posizione alternativa.
• Cancellare la posizione - Rimuove definitivamente la posizione richiamata dal database.

Ordini e voci d'ordine

Sotto [Fatturazione > Ordini] troverete tutte le conferme d'ordine che sono state generate fino a quel momento. Se dal modulo CRM [Clienti] è stato creato un nuovo ordine per un contatto, è ora possibile utilizzare il pulsante [+] in alto a destra nell'elenco degli articoli per aggiungere nuovi articoli all'ordine.

Per inserire un nuovo elemento, è necessario inserire i seguenti dati dell'elemento in una finestra di dialogo a comparsa:

• Quantità - Numero di elementi nella nuova posizione
• Articolo n. - Numero di articolo dalla gestione articoli. Fare clic sul pulsante [>] apre una nuova finestra in cui è possibile trovare comodamente gli articoli tramite una ricerca full-text e aggiungerli come voce di articolo.
• Articolo - Denominazione dell'articolo
• Descrizione del - Descrizione dell'articolo
• Aliquota IVA - Aliquota IVA per l'articolo corrente
• Prezzo (netto e lordo)
• Prezzo totale (calcolato automaticamente)

Fare clic sul pulsante [Nuova posizione] nella finestra di dialogo del popover, la nuova posizione dell'ordine richiamato viene inserita e visualizzata nell'elenco delle posizioni.

Funzioni principali per gli ordini

In gFM-Business sono disponibili le seguenti funzioni per l'elaborazione delle conferme d'ordine:

• Nuovo ordine - Crea una nuova conferma d'ordine, inizialmente senza un collegamento a un record di dati di contatto. Questo può poi essere collegato ai campi [Numero cliente] e [Numero di indirizzo] possono essere specificati. Quando viene creato un nuovo ordine, viene generato un nuovo numero d'ordine dall'intervallo di numeri corrispondente.
• Offerta di stampa - Apre il dialogo popover [Stampa]per stampare il documento selezionato o tutti i documenti selezionati su una stampante. Tutti i layout di stampa che corrispondono all'origine della tabella sono disponibili per la stampa. [Ordini] o [Articoli d'ordine] sono stati assegnati.
• Inviare per e-mail - Invia la ricevuta corrente via e-mail. Dopo aver selezionato questa funzione, si apre una finestra di dialogo in cui viene visualizzato l'indirizzo e-mail del contatto assegnato per impostazione predefinita.
• Invia tutti - Invia tutte le ricevute richieste via e-mail all'indirizzo di posta elettronica inserito nel contatto assegnato. ATTENZIONEPrima di selezionare questa funzione, assicuratevi che vengano richiamati solo i buoni che devono essere inviati per e-mail.
• Creare una bolla di consegna - Questa funzione serve a generare una bolla di consegna a partire dall'ordine richiamato. Tutti i dettagli e gli articoli dell'ordine vengono trasferiti nella bolla di consegna.
• Generare la fattura - Questa funzione viene utilizzata per generare una fattura a partire dall'ordine richiamato. Tutti i dettagli e gli articoli dell'ordine vengono trasferiti nella nuova fattura.
• Importazione dell'ordine (solo con negozio online opzionale)Interfaccia) - Apre una nuova finestra in cui tutti i nuovi ordini del negozio online possono essere visualizzati e importati in gFM Business. Gli ordini del negozio online possono essere importati in gFM Business come ordine o direttamente come fattura.
• Cancella ordine - Rimuove irrevocabilmente la conferma d'ordine chiamata dal database.

Funzioni per gli articoli dell'ordine

Le funzioni relative agli articoli si trovano sotto il pulsante corrispondente a sinistra dell'articolo. Per gli articoli d'ordine sono disponibili le seguenti funzioni:

• Nuova posizione - Apre la finestra di dialogo a comparsa per l'inserimento di una nuova voce.
• Posizione duplicata - Crea un nuovo elemento con tutti i dettagli dell'elemento selezionato.
• Svalutazione delle scorte - Sottrae il numero di articoli inseriti dalla scorta dell'articolo richiamato. Questa funzione può essere richiamata solo se per l'articolo è stato specificato un luogo di stoccaggio in cui è possibile prenotare la scorta.
• Cancellare la posizione - Rimuove definitivamente la posizione richiamata dal database.

Bolle di consegna e voci della bolla di consegna

Sotto [Fatturazione > Note di consegna] si trovano tutte le bolle di consegna generate finora. Se dal modulo CRM [Clienti] è stata creata una nuova bolla di consegna per un contatto, è ora possibile utilizzare il pulsante [+] in alto a destra nell'elenco degli articoli per aggiungere nuovi articoli alla bolla di consegna.

Per inserire un nuovo elemento, è necessario inserire i seguenti dati dell'elemento in una finestra di dialogo a comparsa:

• Quantità - Numero di elementi nella nuova posizione
• Articolo n. - Numero di articolo dalla gestione articoli. Fare clic sul pulsante [>] apre una nuova finestra in cui è possibile trovare comodamente gli articoli tramite una ricerca full-text e aggiungerli come voce di articolo.
• Articolo - Denominazione dell'articolo
• Descrizione del - Descrizione dell'articolo

Fare clic sul pulsante [Nuova posizione] nella finestra di dialogo popover, il nuovo articolo per la bolla di consegna richiamata viene inserito e visualizzato nell'elenco degli articoli.

Funzioni principali per le bolle di consegna

In gFM-Business sono disponibili le seguenti funzioni per l'elaborazione delle conferme d'ordine:

• Nuova bolla di consegna - Crea una nuova bolla di consegna, inizialmente senza un collegamento a un record di dati di contatto. Questa può essere modificata con i campi [Numero cliente] e [Numero di indirizzo] possono essere specificati. Quando si crea una nuova bolla di consegna, viene generato un nuovo numero d'ordine dall'intervallo di numeri corrispondente.
• Stampa della bolla di consegna - Apre il dialogo popover [Stampa]per stampare il documento selezionato o tutti i documenti selezionati su una stampante. Tutti i layout di stampa che corrispondono all'origine della tabella sono disponibili per la stampa. [Note di consegna] o [Articoli in bolla di consegna] sono stati assegnati.
• Inviare per e-mail - Invia la ricevuta corrente via e-mail. Dopo aver selezionato questa funzione, si apre una finestra di dialogo in cui viene visualizzato l'indirizzo e-mail del contatto assegnato per impostazione predefinita.
• Invia tutti - Invia tutte le ricevute richieste via e-mail all'indirizzo di posta elettronica inserito nel contatto assegnato. ATTENZIONEPrima di selezionare questa funzione, assicuratevi che vengano richiamati solo i buoni che devono essere inviati per e-mail.
• Cancellare la bolla di consegna - Rimuove definitivamente il bollettino di consegna selezionato dal database.

Funzioni per le voci della bolla di consegna

Le funzioni relative agli articoli della bolla di consegna si trovano sotto il pulsante corrispondente a sinistra dell'articolo. Per gli articoli della bolla di consegna sono disponibili le seguenti funzioni:

• Nuova posizione - Apre la finestra di dialogo a comparsa per l'inserimento di una nuova voce.
• Posizione duplicata - Crea un nuovo elemento con tutti i dettagli dell'elemento selezionato.
• Svalutazione delle scorte - Sottrae il numero di articoli inseriti dalla scorta dell'articolo richiamato. Questa funzione può essere richiamata solo se per l'articolo è stato specificato un luogo di stoccaggio in cui è possibile prenotare la scorta.
• Cancellare la posizione - Rimuove definitivamente la posizione richiamata dal database.

Fatture e voci di fattura

Sotto [Fatturazione > Fatture] si trovano tutti i documenti di fattura generati finora. Se dal modulo CRM [Clienti] è stata creata una nuova fattura per un contatto, è ora possibile utilizzare il pulsante [+] in alto a destra nell'elenco delle voci per aggiungere nuove voci di fattura.

Per inserire un nuovo elemento, è necessario inserire i seguenti dati dell'elemento in una finestra di dialogo a comparsa:

• Quantità - Numero di elementi nella nuova posizione
• Articolo n. - Numero di articolo dalla gestione articoli. Fare clic sul pulsante [>] apre una nuova finestra in cui è possibile trovare comodamente gli articoli tramite una ricerca full-text e aggiungerli come voce di articolo.
• Articolo - Denominazione dell'articolo
• Descrizione del - Descrizione dell'articolo
• Aliquota IVA - Aliquota IVA per l'articolo corrente
• Prezzo (netto e lordo)
• Prezzo totale (calcolato automaticamente)

Fare clic sul pulsante [Nuova posizione] nella finestra di dialogo a comparsa, la nuova voce per la fattura richiamata viene inserita e visualizzata nell'elenco delle voci.

Funzioni principali per le fatture

In gFM-Business sono disponibili le seguenti funzioni per l'elaborazione delle fatture:

• Nuova fattura - Crea un nuovo documento di fattura, inizialmente senza un collegamento a un record di dati di contatto. Questo può essere modificato con i campi [Numero cliente] e [Numero di indirizzo] deve essere specificato. Quando si crea una nuova fattura, viene generato un nuovo numero di fattura dall'intervallo di numeri corrispondente.
• Stampa fattura - Apre il dialogo popover [Stampa]per stampare il documento selezionato o tutti i documenti selezionati su una stampante. Tutti i layout di stampa che corrispondono all'origine della tabella sono disponibili per la stampa. [Fatture] o [Voci di fattura] sono stati assegnati.
• Fattura del libro - Imposta lo stato di prenotazione della fattura richiamata su [inviato]. Viene inoltre creato un record di distacco nel file Libro cassa il cui elenco può essere trasmesso al consulente fiscale, ad esempio tramite DATEV. Inserire sotto [Impostazioni > Preferenze > Fatturazione] I conti di registrazione e i conti fiscali da utilizzare per le registrazioni sono specificati nel file
• Libro chiamato - Imposta lo stato di prenotazione di tutte le fatture chiamate fino a [inviato] e genera le registrazioni corrispondenti nel libro cassa. ATTENZIONEPrima di selezionare questa funzione, assicurarsi che vengano richiamati solo i documenti da inviare.
• Inviare per e-mail - Invia la ricevuta corrente via e-mail. Dopo aver selezionato questa funzione, si apre una finestra di dialogo in cui viene visualizzato l'indirizzo e-mail del contatto assegnato per impostazione predefinita.
• Invia tutti - Invia tutte le ricevute richieste via e-mail all'indirizzo di posta elettronica inserito nel contatto assegnato. ATTENZIONEPrima di selezionare questa funzione, assicuratevi che vengano richiamati solo i buoni che devono essere inviati per e-mail.
• Richiamare gli elementi aperti - Visualizza tutte le fatture nella vista elenco che non sono ancora state pagate per intero.
• Trova il pagamento - Questa funzione può essere utilizzata per trovare automaticamente un pagamento per la fattura richiamata negli estratti conto importati in gFM Business. Gli estratti conto si trovano nella sezione [Fatturazione > Libro cassa > Registrazioni bancarie] possono essere importati da diversi programmi bancari online.
• Avvio della corsa di sollecito - Richiama tutte le fatture nella vista elenco che non sono state pagate completamente e la cui data di scadenza è stata superata.
• Creare una bolla di consegna - Questa funzione serve a generare una bolla di consegna dalla fattura richiamata. Tutti i dettagli e gli articoli della fattura vengono trasferiti nella bolla di consegna.
• Generare una nota di credito - Questa funzione serve a generare una nota di credito a partire dalla fattura richiamata. Tutti i dettagli e le voci della fattura vengono trasferiti nella nuova nota di credito.
• Creare un promemoria - Questa funzione serve a generare un promemoria dalla fattura richiamata. Tutti i dettagli e le voci della fattura vengono trasferiti nel nuovo promemoria.
• Creare ripetizioni - Se la fattura richiamata è un documento ricorrente, questa funzione può essere utilizzata per generare un nuovo documento ricorrente.
• Generare tutte le ripetizioni - Questa funzione può essere utilizzata per generare documenti ripetuti per tutte le fatture che sono state inserite come documento ripetuto e le cui ripetizioni sono in scadenza.
• Importazione dell'ordine (solo con l'interfaccia opzionale del negozio online) - Apre una nuova finestra in cui tutti i nuovi ordini del negozio online possono essere visualizzati e importati in gFM Business. Gli ordini del negozio online possono essere importati in gFM Business come ordine o direttamente come fattura.
• Annullamento della fattura - Annulla la fattura richiamata. Questo processo rimuove anche qualsiasi registrazione di registrazione nel libro cassa per la fattura richiamata.

Funzioni per le voci della fattura

Le funzioni relative agli articoli si trovano sotto il pulsante corrispondente a sinistra dell'articolo. Per le voci di fattura sono disponibili le seguenti funzioni:

• Nuova posizione - Apre la finestra di dialogo a comparsa per l'inserimento di una nuova voce.
• Posizione duplicata - Crea un nuovo elemento con tutti i dettagli dell'elemento selezionato.
• Svalutazione delle scorte - Sottrae il numero di articoli inseriti dalla scorta dell'articolo richiamato. Questa funzione può essere richiamata solo se per l'articolo è stato specificato un luogo di stoccaggio in cui è possibile prenotare la scorta.
• Cancellare la posizione - Rimuove definitivamente la posizione richiamata dal database.

Note di credito e voci di memo di credito

Sotto [Fatturazione > Note di credito] troverete tutti i documenti di credito generati fino a quel momento. Se dal modulo CRM [Clienti] è stata creata una nuova nota di credito per un contatto, è ora possibile utilizzare il pulsante [+] in alto a destra nell'elenco delle voci per aggiungere nuove voci di nota di credito.

Per inserire un nuovo elemento, è necessario inserire i seguenti dati dell'elemento in una finestra di dialogo a comparsa:

• Quantità - Numero di elementi nella nuova posizione
• Articolo n. - Numero di articolo dalla gestione articoli. Fare clic sul pulsante [>] apre una nuova finestra in cui è possibile trovare comodamente gli articoli tramite una ricerca full-text e aggiungerli come voce di articolo.
• Articolo - Denominazione dell'articolo
• Descrizione del - Descrizione dell'articolo
• Aliquota IVA - Aliquota IVA per l'articolo corrente
• Prezzo (netto e lordo)
• Prezzo totale (calcolato automaticamente)

Fare clic sul pulsante [Nuova posizione] Nella finestra di dialogo a comparsa, la nuova voce per la nota di credito chiamata viene inserita e visualizzata nell'elenco delle voci.

Funzioni principali per le note di credito

In gFM-Business sono disponibili le seguenti funzioni per l'elaborazione delle note di credito:

• Nuova nota di credito - Crea un nuovo documento di nota di credito, inizialmente senza un collegamento a un record di dati di contatto. Questo può essere modificato con i campi [Numero cliente] e [Numero di indirizzo] deve essere specificato. Quando si crea una nuova nota di credito, viene generato un nuovo numero di nota di credito dall'intervallo di numeri corrispondente.
• Stampa nota di credito - Apre il dialogo popover [Stampa]per stampare il documento selezionato o tutti i documenti selezionati su una stampante. Tutti i layout di stampa che corrispondono all'origine della tabella sono disponibili per la stampa. [Crediti] o [Voci di credito] sono stati assegnati.
• Nota di credito posticipata - Imposta lo stato di registrazione del promemoria di credito chiamato su [inviato]. Viene inoltre creato un record di registrazione nel libro cassa, il cui elenco può essere trasferito al consulente fiscale, ad esempio tramite DATEV. Inserire sotto [Impostazioni > Preferenze > Fatturazione] I conti di registrazione e i conti fiscali da utilizzare per le registrazioni sono specificati nel file
• Libro chiamato - Imposta lo stato di registrazione di tutte le note di credito richiamate su [inviato] e genera le registrazioni corrispondenti nel libro cassa. ATTENZIONEPrima di selezionare questa funzione, assicurarsi che vengano richiamati solo i documenti da inviare.
• Inviare per e-mail - Invia la ricevuta corrente via e-mail. Dopo aver selezionato questa funzione, si apre una finestra di dialogo in cui viene visualizzato l'indirizzo e-mail del contatto assegnato per impostazione predefinita.
• Invia tutti - Invia tutte le ricevute richieste via e-mail all'indirizzo di posta elettronica inserito nel contatto assegnato. ATTENZIONEPrima di selezionare questa funzione, assicuratevi che vengano richiamati solo i buoni che devono essere inviati per e-mail.
• Annullamento della nota di credito - Annulla il promemoria di credito richiamato. Questo processo rimuove anche qualsiasi registrazione di registrazione nel libro cassa per il promemoria di credito richiamato.

Funzioni per le voci dei promemoria di credito

Le funzioni relative agli articoli si trovano sotto il pulsante corrispondente a sinistra dell'articolo. Le seguenti funzioni sono disponibili per le voci dei promemoria di credito:

• Nuova posizione - Apre la finestra di dialogo a comparsa per l'inserimento di una nuova voce.
• Posizione duplicata - Crea un nuovo elemento con tutti i dettagli dell'elemento selezionato.
• Svalutazione delle scorte - Detrae il numero di articoli inseriti dalla scorta dell'articolo richiamato (o li reinserisce). Questa funzione può essere richiamata solo se per l'articolo è stata specificata una posizione di magazzino in cui le scorte possono essere contabilizzate in entrata o in uscita.
• Cancellare la posizione - Rimuove definitivamente la posizione richiamata dal database.

Promemoria e voci di promemoria

Sotto [Fatturazione > Promemoria] si trovano tutti i solleciti generati finora. I solleciti sono generati da un documento di fattura non pagata e, a differenza di tutti gli altri tipi di documento, non possono essere generati direttamente dal modulo CRM. [Clienti] possono essere inseriti dall'interno del sistema. Tutti gli articoli del documento originale vengono trasferiti automaticamente. È possibile aggiungere altri articoli, come ad esempio i costi di sollecito, utilizzando l'opzione [+] in alto a destra nell'elenco degli elementi.

Per inserire un nuovo elemento, è necessario inserire i seguenti dati dell'elemento in una finestra di dialogo a comparsa:

• Quantità - Numero di elementi nella nuova posizione
• Articolo n. - Numero di articolo dalla gestione articoli. Fare clic sul pulsante [>] apre una nuova finestra in cui è possibile trovare comodamente gli articoli tramite una ricerca full-text e aggiungerli come voce di articolo.
• Articolo - Denominazione dell'articolo
• Descrizione del - Descrizione dell'articolo
• Aliquota IVA - Aliquota IVA per l'articolo corrente
• Prezzo (netto e lordo)
• Prezzo totale (calcolato automaticamente)

Fare clic sul pulsante [Nuova posizione] Nella finestra di dialogo popover, il nuovo elemento per il promemoria richiamato viene inserito e visualizzato nell'elenco degli elementi.

Funzioni principali per i promemoria

In gFM-Business sono disponibili le seguenti funzioni per l'elaborazione dei promemoria:

• Nuovo promemoria - Crea un nuovo promemoria basato su un documento di fattura. Quando si seleziona questa funzione, viene visualizzata una finestra di dialogo a comparsa in cui è possibile selezionare la fattura originale desiderata. È possibile selezionare tutte le fatture che non sono ancora state pagate completamente.
• > Livello di promemoria 2 - Questa funzione può essere utilizzata per trasferire il promemoria richiamato al livello 2 del promemoria.
• > Recupero crediti - Imposta lo stato [Collezione] del sollecito chiamato su attivo, per indicare che il documento corrente è in fase di ulteriore elaborazione da parte di un'agenzia di recupero crediti.
• > Giudiziario - Imposta lo stato [Procedura di sollecito giudiziario] del sollecito chiamato a attivo per indicare che il documento corrente è in procedura di sollecito giudiziario.
• Promemoria per la stampa - Apre il dialogo popover [Stampa]per stampare il documento selezionato o tutti i documenti selezionati su una stampante. Tutti i layout di stampa che corrispondono all'origine della tabella sono disponibili per la stampa. [Promemoria] o [Articoli di promemoria] sono stati assegnati.
• Inviare per e-mail - Invia il promemoria corrente via e-mail. Dopo aver selezionato questa funzione, si apre una finestra di dialogo in cui viene visualizzato l'indirizzo e-mail del contatto assegnato per impostazione predefinita.
• Invia tutti - Invia tutti i promemoria chiamati via e-mail all'indirizzo e-mail inserito nel contatto assegnato. ATTENZIONEPrima di selezionare questa funzione, accertarsi che vengano richiamati solo i promemoria che devono essere inviati per e-mail.
• Cancella promemoria - Rimuove definitivamente il promemoria chiamato dal database.

Funzioni per le voci di sollecito

Le funzioni relative agli articoli si trovano sotto il pulsante corrispondente a sinistra dell'articolo. Per gli articoli di sollecito sono disponibili le seguenti funzioni:

• Nuova posizione - Apre la finestra di dialogo a comparsa per l'inserimento di una nuova voce.
• Posizione duplicata - Crea un nuovo elemento con tutti i dettagli dell'elemento selezionato.
• Svalutazione delle scorte - Detrae il numero di articoli inseriti dalla scorta dell'articolo richiamato (o li reinserisce). Questa funzione può essere richiamata solo se per l'articolo è stata specificata una posizione di magazzino in cui le scorte possono essere contabilizzate in entrata o in uscita.
• Cancellare la posizione - Rimuove definitivamente la posizione richiamata dal database.

Gestione degli acquisti e degli ordini

Sotto [Fatturazione > Acquisti] è possibile gestire tutti i propri ordini di merci. Se dal modulo CRM [Clienti] è stato creato un nuovo ordine per un contatto, è ora possibile utilizzare il pulsante [+] in alto a destra nell'elenco degli articoli per aggiungere nuovi articoli all'ordine. A differenza di tutti gli altri documenti, per gli ordini vengono utilizzati i codici articolo del fornitore quando si aggiungono nuovi articoli. Assicurarsi che il numero di articolo del fornitore nel campo [Articolo] è stato mantenuto di conseguenza.

Per inserire un nuovo elemento, è necessario inserire i seguenti dati dell'elemento in una finestra di dialogo a comparsa:

• Quantità - Numero di elementi nella nuova posizione
• Articolo n. - Numero di articolo dalla gestione articoli. Quando si inseriscono gli ordini, a questo punto si utilizza il numero di articolo del fornitore. Questo deve essere stato mantenuto nell'articolo corrispondente, altrimenti l'articolo non verrà visualizzato nell'elenco.
• Articolo - Denominazione dell'articolo
• Descrizione del - Descrizione dell'articolo
• Aliquota IVA - Aliquota IVA per l'articolo corrente
• Prezzo (netto e lordo)
• Prezzo totale (calcolato automaticamente)

Fare clic sul pulsante [Nuova posizione] Nella finestra di dialogo del popover, il nuovo articolo per l'ordine richiamato viene inserito e visualizzato nell'elenco degli articoli.

Funzioni principali per gli ordini

In gFM-Business sono disponibili le seguenti funzioni per l'elaborazione degli ordini:

• Nuovo ordine - Crea un nuovo ordine, inizialmente senza un collegamento a un record di dati del fornitore. Questo può essere modificato con i campi [Numero cliente] e [Numero di indirizzo] deve essere specificato. Quando viene creato un nuovo ordine, viene generato un nuovo numero d'ordine dall'intervallo di numeri corrispondente.
• Ordine di stampa - Apre il dialogo popover [Stampa]per stampare l'ordine selezionato o tutti gli ordini selezionati su una stampante. Tutti i layout di stampa che corrispondono all'origine della tabella sono disponibili per la stampa. [Ordini] o [Articoli d'ordine] sono stati assegnati.
• Inviare per e-mail - Invia l'ordine corrente via e-mail. Dopo aver selezionato questa funzione, si apre una finestra di dialogo in cui viene visualizzato l'indirizzo e-mail del contatto assegnato per impostazione predefinita.
• Invia tutti - Invia tutti gli ordini chiamati via e-mail all'indirizzo e-mail inserito nel contatto assegnato. ATTENZIONEPrima di selezionare questa funzione, assicurarsi che vengano richiamati solo gli ordini che devono essere inviati per e-mail.
• Pubblica tutti gli stock - Registra come scorta tutti gli articoli dell'ordine. Viene creato un nuovo record di dati di magazzino per il rispettivo articolo, al quale può essere assegnato un luogo di stoccaggio.
• Cancella ordine - Rimuove definitivamente l'ordine dal database.

Funzioni per gli articoli dell'ordine

Le funzioni relative agli articoli si trovano sotto il pulsante corrispondente a sinistra dell'articolo. Per gli articoli d'ordine sono disponibili le seguenti funzioni:

• Nuova posizione - Apre la finestra di dialogo a comparsa per l'inserimento di una nuova voce.
• Posizione duplicata - Crea un nuovo elemento con tutti i dettagli dell'elemento selezionato.
• Inventario postale - Aggiunge il numero di articoli inseriti alla scorta dell'articolo chiamato. Nel rispettivo articolo viene creato un nuovo record di dati di magazzino, al quale può essere assegnata una posizione di stoccaggio.
• Pubblica tutti gli stock - Registra come scorta tutti gli articoli dell'ordine. Viene creato un nuovo record di dati di magazzino per il rispettivo articolo, al quale può essere assegnato un luogo di stoccaggio.
• Cancellare la posizione - Rimuove definitivamente la posizione richiamata dal database.

Parte 5: Libro cassa e banca

Questa era la quarta parte della nostra serie di articoli "Lavorare efficacemente con gFM Business e risparmiare tempo" sul tema della fatturazione e delle ricevute. Nella quinta parte, esamineremo il libro cassa, le registrazioni bancarie e gli estratti conto, gli addebiti diretti, i mandati SEPA e i bonifici SEPA.

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gFM-Business Light e gFM-Business Professional possono essere scaricati gratuitamente in versione di prova per 30 giorni dal sito web di gFM-Business. Supporto e download possono essere scaricati. In questa pagina troverete anche una panoramica di tutti gli altri download e documenti.

Tutti gli articoli della serie

• Utilizzate gFM Business in modo efficace e risparmiate tempo. Parte 1: CRM
• Utilizzate gFM Business in modo efficace e risparmiate tempo. Parte 2: Documenti e corrispondenza
• Utilizzate gFM Business in modo efficace e risparmiate tempo. Parte 3: Gestione degli articoli
• Utilizzate gFM Business in modo efficace e risparmiate tempo. Parte 4: Fatturazione e documenti