Dopo che il primo articolo di questa serie ha trattato il tema del CRM-modulo "Gestione dei clienti"Se nel secondo articolo ci siamo occupati della corrispondenza e dell'archivio documentale, nella terza parte ci occupiamo della gestione degli articoli e dei prodotti, dei fornitori e del magazzino.
Il Software aziendale gFM-Business supporta l'inserimento di un numero qualsiasi di prodotti materiali e servizi, la creazione e l'importazione di codici a barre EAN13, il calcolo di prezzi diversi, un numero qualsiasi di gruppi di prezzi e prezzi graduati, categorie di prodotti, attributi e opzioni degli articoli, un numero qualsiasi di fornitori per articolo e un numero qualsiasi di scorte di articoli in diversi luoghi di stoccaggio. Con il negozio online opzionaleInterfaccia prodotti per Gambio I negozi online di GX2 possono essere gestiti offline ed esportati nel negozio online con la semplice pressione di un tasto. In questo articolo mostriamo come il Gestione degli articoli possono essere impostati e utilizzati per il lavoro quotidiano.
Impostazione dei valori predefiniti nella gestione degli articoli
Prima di poter utilizzare la gestione degli articoli nella pratica, è necessario inserire alcuni dati anagrafici e specifiche per poter utilizzare, ad esempio, le categorie di prodotti o i gruppi di prezzi. I valori predefiniti per la gestione dei prodotti possono essere impostati in
Impostazioni > Preferenze > Articoli
In questa schermata è possibile impostare le seguenti impostazioni predefinite per la gestione degli articoli:
- Categorie di prodotti - Un numero qualsiasi di categorie per tutti gli articoli. Quando si utilizza l'interfaccia opzionale del negozio online, tutte le categorie possono essere importate da un negozio online di Gambio GX2 nell'area del negozio online.
- Opzioni di prodotto e valori delle opzioni di prodotto - Le opzioni di prodotto e i valori delle opzioni possono essere utilizzati per rappresentare diverse varianti di un prodotto. Per un computer in diverse configurazioni, ad esempio, ci sarebbe l'opzione di prodotto "disco rigido" con i valori di opzione di prodotto "500GB", "1TB" e "2TB". Queste opzioni di prodotto e i valori delle opzioni possono essere inseriti nel prodotto e corredati di informazioni aggiuntive quali sovrapprezzo, prezzo ridotto, peso aggiuntivo o ridotto. Quando si utilizza l'interfaccia opzionale per i negozi online di Gambio GX2, le opzioni del prodotto e i valori delle opzioni possono anche essere importati dal negozio online in gFM-Business.
- Articolo conti delle entrate - Qui è possibile impostare fino a quattro diversi conti per le entrate degli articoli con un nome e un numero di conto.
- Selezione libera, aree commerciali e campi liberi - Ogni articolo contiene un campo di selezione libero e altri quattro campi liberi che possono essere definiti a questo punto. I prodotti possono essere assegnati a una specifica area di business - definire il campo Elenco valori per le aree di business anche in questa maschera.
- Unità standard - Definisce l'unità di misura predefinita quando si inserisce un nuovo elemento.
Ingresso di nuovi prodotti in gFM-Business
Per creare un nuovo prodotto in gFM-Business, aprire la gestione prodotti e fare clic sull'icona [Nuovo].
Si apre una finestra di dialogo a comparsa in cui è possibile mantenere i dati chiave più importanti del nuovo prodotto:
- Articolo n. - Numero di articolo del prodotto
- Designazione - Denominazione dell'articolo (denominazione breve)
- Divisione commerciale - Area di business assegnata, vedi paragrafo precedente per le specifiche
- Categoria - Categoria di articolo assegnata, vedere il paragrafo precedente per le specifiche.
- Produttore - Produttore del prodotto (elenco dei valori di autoapprendimento nel menu a comparsa)
- Codice EAN - Codice EAN13 assegnato al prodotto
- Vendite nette/IVA/lordo - Prezzo di vendita netto, aliquota IVA e prezzo lordo. I prezzi possono essere inseriti sia al netto che al lordo.
- Descrizione del - Descrizione dell'articolo (descrizione lunga)
Dopo aver fatto clic sul pulsante [Nuovo articolo] il nuovo prodotto sarà Database e può ora essere inserito nella sezione [Article master] essere integrata con ulteriori dati.
Prezzi e calcolo
Nell'area [Prezzi e calcoli] è possibile inserire i prezzi di vendita per tutti i prezzi dei conti di ricavo definiti. Definite i conti di ricavo e le descrizioni nelle impostazioni alla voce [Specifiche > Articolo].
La colonna di sinistra mostra il prezzo d'acquisto, che è il prezzo d'acquisto più favorevole tra tutti i fornitori inseriti. Un prezzo d'acquisto viene quindi visualizzato solo se per l'articolo è stato inserito almeno un fornitore con condizioni d'acquisto corrispondenti.
Gruppi di prezzo e prezzi graduati
Sotto il registro [Gruppi di prezzo] è possibile inserire un numero qualsiasi di gruppi di prezzi e di prezzi graduati per l'articolo richiamato. Se in un documento del modulo di fatturazione è stato inserito un gruppo di prezzi, i prezzi e/o le tabelle di prezzi qui inseriti vengono automaticamente presi in considerazione. Quando si utilizza l'interfaccia opzionale del negozio online, i gruppi di prezzi qui inseriti vengono automaticamente presi in considerazione quando si esportano gli articoli nel negozio online e vengono esportati nel negozio online di Gambio GX2 come gruppi di clienti gestiti. Un gruppo di prezzi è composto dalle seguenti informazioni:
- Gruppo di prezzo - Nome del gruppo di prezzi
- Quantità - Il prezzo si applica a partire dalla quantità registrata (opzionale)
- Prezzo netto - Prezzo netto di vendita
- Prezzo lordo - Prezzo lordo di vendita
Se in un gruppo di prezzi non viene inserita alcuna quantità, il prezzo si applica sempre a qualsiasi numero di prodotti.
Scorte e scorte minime
Nella parte inferiore della colonna di sinistra vengono visualizzati i livelli delle scorte in tutti i magazzini gestiti per l'articolo richiamato. Le scorte dei prodotti possono essere visualizzate sotto
Articoli > Stock di articoli
deve essere inserito separatamente per ogni articolo. Nell'anagrafica articoli è possibile inserire anche un livello minimo di scorta, che non deve essere superato. Se il livello di scorta scende al di sotto del livello minimo, lo sfondo del campo diventa rosso.
Ulteriori dati anagrafici degli articoli
Nella metà destra della maschera [Article master] è possibile inserire i seguenti dati anagrafici aggiuntivi per l'articolo richiamato:
- Articolo n. Fornitore (colonna di sinistra) - Inserire qui il numero di articolo del fornitore. Viene utilizzato per la selezione degli articoli in un ordine in base a [Fatturazione > Acquisti] richiesto.
- Codice EAN (EAN13) - Un codice EAN13 inserito qui genera automaticamente un codice a barre corrispondente che può essere utilizzato nei layout di stampa e negli elenchi.
- Produttore - produttore del prodotto, viene già mantenuta attraverso il dialogo di ingresso.
- Produttore MPN - Numero di articolo originale del produttore (Manufacturers Part Number)
- Prezzo RRP - Prezzo di vendita consigliato
- Aliquota IVA - Aliquota IVA dell'articolo al momento della vendita. L'aliquota inserita viene utilizzata automaticamente quando si creano nuove voci nel modulo di fatturazione.
- Campi liberi - Tre campi liberamente definibili, vedere "Impostazione delle impostazioni predefinite".
- Registrazione del tempo - Contrassegnare l'articolo come articolo di servizio in modo che sia disponibile nella selezione dei prodotti di registrazione del tempo nel modulo CRM.
- Immagine dell'articolo - Inserire qui l'immagine di un qualsiasi articolo
- URL dell'articolo - Indirizzo Internet dell'articolo presso il produttore
- Scheda tecnica - Indirizzo Internet della scheda tecnica dell'articolo
- Parole chiave - Le parole chiave dell'articolo vengono trasferite anche nel negozio online come parole chiave quando si utilizza l'interfaccia opzionale del negozio online.
- Breve descrizione - Breve descrizione dell'articolo
- Descrizione: descrizione (lunga) dell'articolo, che può essere ingrandita nella scheda. [Descrizione] essere elaborati.
- [Anteprima] (solo con l'interfaccia del negozio online) - visualizza una descrizione HTML dell'articolo in un'anteprima.
- [Negozio online] - (solo con l'interfaccia del negozio online) - ulteriori informazioni specifiche del negozio online sull'articolo richiamato
- [Immagini aggiuntive] - (solo con l'interfaccia del negozio online) - contiene la possibilità di inserire un numero qualsiasi di immagini aggiuntive dei prodotti che possono essere esportate nel negozio online.
Attributi dell'articolo e opzioni del prodotto
Sotto [Articolo > Attributi dell'articolo] È possibile inserire un numero qualsiasi di attributi dell'articolo e di opzioni del prodotto per l'articolo richiamato. Gli attributi e le opzioni da utilizzare devono prima essere inseriti in [Impostazioni > Preferenze > Articoli] Si veda il capitolo "Impostazione delle impostazioni predefinite". Un attributo dell'articolo inserito nell'articolo contiene i dettagli dell'opzione di prodotto e i valori di opzione associati.
Per inserire un nuovo attributo nell'articolo richiamato, cliccare sul simbolo [Nuovo] o selezionare la funzione principale [Aggiungi attributo] e si apre una finestra di dialogo a comparsa per l'inserimento dei campi seguenti:
- Sequenza di ordinamento - Importante per la presentazione in un negozio online: sequenza di ordinamento all'interno degli attributi del prodotto.
- Opzione articolo - Selezionare qui l'opzione desiderata, ad esempio "Disco rigido".
- Valore dell'opzione - Selezionare il valore dell'opzione desiderata, ad esempio "500 GB".
- Stock (facoltativo) - Stock dell'articolo con l'attributo dell'articolo inserito
- Peso (facoltativo) - Sovrappeso o sottopeso in grammi
- Prezzo (opzionale) - prezzo aggiuntivo o ridotto
Se si utilizza l'interfaccia opzionale del negozio online, tutti gli attributi dell'articolo contenuti in un articolo vengono presi in considerazione automaticamente durante l'esportazione dell'articolo nel negozio online e sono disponibili nel negozio online anche dopo l'esportazione.
Inserire i fornitori dell'articolo
Per ogni articolo di gFM Business è possibile inserire un numero qualsiasi di fornitori. Quando si selezionano i fornitori, vengono presi in considerazione tutti i contatti che sono stati contrassegnati come fornitori nel modulo CRM "Clienti".
Per inserire un nuovo fornitore per l'articolo richiamato, fare clic sul pulsante [Articolo > Fornitori] sul simbolo [Nuovo] o selezionare la funzione [Nuovo fornitore] in qualsiasi maschera della gestione articoli. Per ogni fornitore è possibile inserire nel database i seguenti dati:
- Fornitore - N. cliente e nome del fornitore
- Patrimonio netto - Prezzo di acquisto standard netto
- Scala dei prezzi 1-3 - Quantità e prezzo netto di acquisto per le scale di prezzo 1-3
- Osservazioni - Commenti gratuiti sul fornitore
Scorte di articoli in vari luoghi di stoccaggio
Sotto [Articolo > Articolo stock] È possibile inserire un numero qualsiasi di scorte in qualsiasi posizione di stoccaggio per l'articolo richiamato. Le posizioni di stoccaggio possono essere definite in [Impostazioni > Dati anagrafici aziendali > Sedi]. Tutte le sedi e le filiali ivi inserite sono disponibili come luogo di stoccaggio per l'inserimento di una scorta di articoli.
Cliccare sul simbolo [Nuovo] sotto [Articolo > Stock] o la selezione della funzione [Aggiungi stock] In qualsiasi schermata di gestione degli articoli si apre una finestra di dialogo a comparsa per l'inserimento delle seguenti informazioni:
- Articolo stock - Numero di articoli in magazzino
- Ramo - Luogo in cui l'articolo è disponibile in magazzino
- Fornitore - Fornitore degli articoli in magazzino (opzionale)
- Re. no. Fornitore - Numero di fattura degli articoli consegnati (opzionale)
- Numero/i di serie - Numeri di serie degli articoli. Se ci sono più articoli, i numeri di serie inseriti sono separati da un'interruzione di riga (opzionale).
- Osservazioni - Commenti gratuiti sulle azioni
Se la giacenza di un articolo viene contabilizzata al momento della registrazione di un documento di vendita nel modulo di fatturazione, il livello di giacenza nel luogo di stoccaggio corrispondente cambia. Quando si prenota l'uscita nel modulo di fatturazione, è possibile specificare sia il luogo di stoccaggio che uno o più numeri di serie per poter prenotare l'uscita degli articoli corretti nel rispettivo luogo di stoccaggio.
Registro degli eventi per gli articoli
In gFM-Business, ogni modifica al database e ogni cambiamento di campo viene salvato in un registro eventi. Sotto [Articolo > Eventi] vengono visualizzati tutti gli eventi relativi all'articolo richiamato. In questo modo è facile tenere traccia di tutte le modifiche apportate all'articolo in passato.
Parte 4: Fatturazione e voucher
Questa era la terza parte della nostra serie di articoli "Lavorare efficacemente con gFM Business e risparmiare tempo" sul tema della gestione degli articoli. Nella quarta parte analizzeremo il modulo di fatturazione e la creazione di preventivi, conferme d'ordine, bolle di consegna, fatture, note di credito e solleciti. Spiegheremo inoltre come il [Acquisto] è possibile registrare gli ordini di merci.
Segue la quinta parte, che tratta anch'essa del modulo [Fatturazione] e abbiamo a che fare con il Libro cassaDATEV, prenotazioni bancarie ed estratti conto, addebiti diretti, bonifici SEPA e gestione dei mandati SEPA.
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Manutenzione: gFM-Business 1.8 e successivi includono l'aggiornamento gratuito a gFM-Business 2.0.
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Tutti gli articoli della serie
- Utilizzate gFM Business in modo efficace e risparmiate tempo. Parte 1: CRM
- Utilizzate gFM Business in modo efficace e risparmiate tempo. Parte 2: Documenti e corrispondenza
- Utilizzate gFM Business in modo efficace e risparmiate tempo. Parte 3: Gestione degli articoli
- Utilizzate gFM Business in modo efficace e risparmiate tempo. Parte 4: Fatturazione e documenti
Markus Schall sviluppa database personalizzati, interfacce e applicazioni aziendali basate su Claris FileMaker dal 1994. È un partner di Claris, vincitore del premio FMM 2011 e sviluppatore del programma Software ERP gFM-Business. È anche autore di libri e fondatore dell'associazione M. Schall Editore.
