Après le premier article de cette série d'articles sur le CRM-module "Gestion des clients"Après une première partie consacrée à la correspondance et à l'archivage des documents, nous abordons dans la troisième partie la gestion des articles et des produits, des fournisseurs et des stocks.
Le site Logiciel d'entreprise gFM-Business prend en charge la saisie d'un nombre illimité de produits matériels et de services, la création et la lecture de codes-barres EAN13, le calcul de différents prix, d'un nombre illimité de groupes de prix et de prix échelonnés, de catégories de produits, d'attributs d'articles et d'options, d'un nombre illimité de fournisseurs par article et d'un nombre illimité de stocks d'articles dans différents entrepôts. Avec la fonction optionnelle de boutique en ligneInterface peuvent fournir des produits pour Gambio GX2 peuvent être gérés hors ligne et exportés vers la boutique en ligne en appuyant sur un bouton. Dans cet article, nous montrons comment Gestion des articles peut être mis en place et utilisé pour le travail quotidien.
Mise en place de consignes dans la gestion des articles
Avant de pouvoir utiliser la gestion des articles dans la pratique, il convient d'abord de saisir quelques données de base et paramètres, afin de pouvoir utiliser par exemple des catégories de produits ou des groupes de prix. Les paramètres pour la gestion des articles peuvent être configurés sous
Préférences > Préférences > Articles
Dans ce masque, vous pouvez configurer les paramètres suivants pour la gestion des articles :
- Catégories de produits - Un nombre illimité de catégories pour tous les articles. En cas d'utilisation de l'interface optionnelle de la boutique en ligne, toutes les catégories peuvent être importées d'une boutique en ligne Gambio GX2 dans la section Boutique en ligne.
- Options de produits et valeurs d'options de produits - Les options de produit et les valeurs d'option permettent de représenter différentes variantes d'un produit. Pour un ordinateur avec différentes configurations, il y aurait par exemple l'option de produit "disque dur" avec les valeurs d'option de produit "500GB", "1TB" et "2TB". Dans le produit, ces options de produit et valeurs d'option peuvent être saisies et accompagnées d'indications supplémentaires telles que supplément de prix, prix inférieur, poids supérieur ou inférieur. En utilisant l'interface optionnelle pour les boutiques en ligne Gambio GX2, les options de produits et les valeurs d'options peuvent également être importées dans gFM-Business à partir de la boutique en ligne.
- Comptes de produits des articles - À ce stade, vous pouvez configurer jusqu'à quatre comptes de produits d'articles différents avec une description et un numéro de compte.
- Sélection libre, domaines d'activité et champs libres - Chaque article contient un champ de sélection libre ainsi que quatre autres champs libres qui peuvent être définis à cet endroit. Les produits peuvent être attribués à un secteur d'activité spécifique - définissez les Liste de valeurs pour les domaines d'activité également dans ce masque.
- Unité standard - Définit l'unité par défaut lors de la saisie d'un nouvel article.
Saisie de nouveaux produits dans gFM-Business
Pour saisir un nouveau produit dans gFM-Business, ouvrez la gestion des articles et cliquez dans la barre d'outils sur l'icône [Nouveau].
Une boîte de dialogue popover s'ouvre alors, dans laquelle les principales données de référence du nouveau produit peuvent être gérées :
- N° d'article - Numéro d'article du produit
- Désignation - Désignation de l'article (abréviation)
- Secteur d'activité - domaine d'activité attribué, voir paragraphe précédent
- Catégorie - catégorie d'article attribuée, voir paragraphe précédent
- Fabricant - Fabricant du produit (liste de valeurs auto-apprenantes dans le menu contextuel)
- Code EAN - code EAN13 attribué au produit
- VK net/TVA/brut - Prix de vente net, taux de TVA et prix brut. Les prix peuvent être inscrits au choix nets ou bruts.
- Description - Description de l'article (description longue)
Après avoir cliqué sur le bouton [Nouvel article] le nouveau produit sera intégré dans Base de données et peut à présent être utilisé dans le masque [Fiche article] être complétées par d'autres données.
Prix et calcul
Dans le domaine [Prix et calcul] permet de saisir les prix de vente pour tous les prix de compte de produits définis. Définissez les comptes de produits et les désignations dans les paramètres sous [Objectifs > Article].
La colonne de gauche affiche le prix d'achat, qui représente le prix d'achat le plus avantageux de tous les fournisseurs inscrits. Un prix d'achat n'est donc affiché que si au moins un fournisseur avec des conditions d'achat correspondantes a été saisi pour l'article.
Groupes de prix et prix échelonnés
Sous l'onglet [Groupes de prix] permet de saisir autant de groupes de prix et de prix échelonnés que l'on veut pour l'article appelé. Si un groupe de prix a été saisi dans un document du module de facturation, les prix et/ou les barèmes de prix gérés ici sont automatiquement pris en compte. Si vous utilisez l'interface optionnelle de la boutique en ligne, les groupes de prix saisis ici sont automatiquement pris en compte lors de l'exportation de l'article vers la boutique en ligne et exportés dans la boutique en ligne Gambio GX2 en tant que groupes de clients gérés. Un groupe de prix se compose des indications suivantes :
- Groupe de prix - Nom du groupe de prix
- Quantité - Le prix s'applique à partir de la quantité inscrite (facultatif)
- Prix net - Prix de vente net
- Prix brut - Prix de vente brut
Si aucune quantité n'est saisie dans un groupe de prix, le prix s'applique en principe à n'importe quel nombre de produits.
Niveau de stock et stock minimum
En bas de la colonne de gauche, les stocks sont affichés dans tous les magasins gérés de l'article appelé. Les stocks de produits peuvent être consultés sous
Articles > Stock d'articles
peut être saisi séparément pour chaque article. Dans la base de données articles, il est en outre possible de saisir un stock minimum en dessous duquel il ne faut pas descendre. Si le stock de l'article n'est pas atteint, l'arrière-plan du champ devient rouge.
Autres données de base des articles
Dans la moitié droite du masque [Fiche article] permet de saisir les autres données de base suivantes de l'article appelé :
- N° d'article Fournisseur (colonne de gauche) - Saisissez ici le numéro d'article du fournisseur. Celui-ci est utilisé pour la sélection d'articles dans une commande sous [Facturation > Achats] est nécessaire.
- Code EAN (EAN13) - A partir d'un code EAN13 saisi à cet endroit, un code-barres correspondant est automatiquement généré et peut être utilisé sur les maquettes d'impression et dans les listes.
- Fabricant - Fabricant du produit, est déjà géré via la boîte de dialogue de saisie.
- Fabricant MPN - Numéro d'article original du fabricant (Manufacturers Part Number)
- Prix Prix de vente conseillé - Prix de vente conseillé
- Taux de TVA - Taux de TVA de l'article lors de la vente. Le taux saisi ici est automatiquement utilisé lors de la création de nouvelles positions de documents dans le module de facturation.
- Champs libres - trois champs à définir librement, voir "Mise en place de modèles".
- Saisie des temps - Marque l'article comme article de service, de sorte que l'article soit disponible dans la sélection de produits de la saisie des temps dans le module CRM.
- Image de l'article - Insérez ici une image d'article de votre choix
- URL de l'article - Adresse Internet de l'article chez le fabricant
- Fiche technique - Adresse Internet de la fiche technique de l'article
- Mots-clés - les mots-clés de l'article sont repris comme mots-clés dans la boutique en ligne en cas d'utilisation de l'interface optionnelle de la boutique en ligne
- Brève description - Brève description de l'article
- Description - description (longue) de l'article, peut être agrandie dans l'onglet [Description] être traitées.
- [Aperçu] (uniquement avec l'interface de la boutique en ligne) - affiche un aperçu de la description d'un article en HTML.
- [Boutique en ligne] - (uniquement avec l'interface de la boutique en ligne) - autres informations spécifiques à la boutique en ligne concernant l'article consulté
- [Images supplémentaires] - (uniquement avec l'interface de la boutique en ligne) - contient la possibilité de saisir autant d'images de produits supplémentaires que l'on souhaite, qui peuvent être exportées vers la boutique en ligne.
Attributs des articles et options des produits
Sur [Articles > Attributs des articles] permet de saisir autant d'attributs d'article et d'options de produit que l'on veut pour l'article appelé. Les attributs et options à utiliser doivent d'abord être définis sous [Paramètres > Préférences > Articles] voir le chapitre "Configuration des valeurs par défaut". Un attribut d'article saisi dans l'article contient des informations sur l'option de produit et les valeurs d'option correspondantes.
Pour saisir un nouvel attribut d'article dans l'article appelé, cliquez dans la barre d'outils sur l'icône [Nouveau] ou sélectionner la fonction principale [Ajouter un attribut] et une boîte de dialogue s'affiche pour vous permettre de saisir les champs suivants :
- Ordre de tri - important pour la présentation dans une boutique en ligne : ordre de tri au sein des attributs de produits.
- Option d'article - Sélectionnez ici l'option d'article souhaitée, par exemple "Disque dur".
- Valeur de l'option - Sélectionnez la valeur d'option souhaitée, par exemple "500 Go".
- Stock (facultatif) - stock de l'article avec l'attribut d'article saisi
- Poids (en option) - poids en plus ou en moins en grammes
- Prix (en option) - Plus ou moins-value
Si l'interface de la boutique en ligne disponible en option est utilisée, tous les attributs d'article contenus dans un article sont automatiquement pris en compte lors de l'exportation de l'article vers la boutique en ligne et sont également disponibles dans la boutique en ligne après l'exportation.
Saisir les fournisseurs pour l'article
Pour chaque article, gFM-Business permet de saisir un nombre illimité de fournisseurs. Lors de la sélection des fournisseurs, tous les contacts qui ont été marqués comme fournisseurs dans le module CRM "Clients" sont pris en compte.
Pour saisir un nouveau fournisseur pour l'article appelé, cliquez dans le masque [Articles > Fournisseurs] sur l'icône [Nouveau] ou sélectionner la fonction [Nouveau fournisseur] dans n'importe quel masque de la gestion des articles. Pour chaque fournisseur, les informations suivantes peuvent être saisies dans la base de données :
- Fournisseur - N° de client et nom du fournisseur
- EK net - Prix d'achat standard net
- Échelle de prix 1-3 - Quantité et prix d'achat net pour les barèmes de prix 1-3
- Remarques - remarques libres sur le fournisseur
Stock d'articles dans différents lieux de stockage
Sur [Articles > Stock d'articles] permet de saisir autant de stocks que l'on veut pour l'article appelé, dans n'importe quel magasin. Les lieux de stockage peuvent être définis sous [Paramètres > Fiche d'entreprise > Sites]. Tous les sites et filiales qui y sont inscrits sont disponibles comme lieu de stockage pour la saisie d'un stock d'articles.
En cliquant sur l'icône [Nouveau] sur [Article > Stock] ou sélection de la fonction [ajouter un stock] dans n'importe quel masque de la gestion des articles, une boîte de dialogue popover correspondante s'ouvre pour la saisie des données suivantes :
- Stock d'articles - Nombre d'articles en stock
- Filiale - Site où l'article est disponible en stock
- Fournisseur - Fournisseur des articles en stock (facultatif)
- N° de référence fournisseur - Numéro de facture des articles livrés (facultatif)
- numéro(s) de série - Numéros de série des articles. S'il y a plusieurs articles, les numéros de série saisis sont à chaque fois séparés par un saut de ligne (facultatif).
- Remarques - remarques libres sur le stock
Si le stock d'un article est décomptabilisé lors de l'enregistrement d'un document de vente dans le module de facturation, le stock dans le magasin correspondant est modifié. Lors de l'enregistrement dans le module de facturation, il est possible d'indiquer aussi bien le lieu de stockage qu'un ou plusieurs numéros de série afin de pouvoir enregistrer les articles corrects dans le lieu de stockage correspondant.
Journal des événements pour les articles
Dans gFM-Business, chaque modification de la base de données et chaque changement de champ est enregistré dans un journal d'événements. Sous [Articles > Événements] tous les événements qui concernent l'article consulté sont affichés. Il est ainsi possible de suivre facilement toutes les modifications apportées par le passé à l'article consulté.
Partie 4 : Facturation et documents justificatifs
C'était la troisième partie de notre série d'articles "Travailler efficacement avec gFM-Business et gagner du temps" sur la gestion des articles. Dans la quatrième partie, nous nous pencherons sur le module de facturation et sur la création de devis, de confirmations de commande, de bons de livraison, de factures, d'avoirs et de rappels. En outre, nous expliquerons comment le module [Achat] les commandes de marchandises peuvent être saisies
Elle est suivie de la cinquième partie, qui porte également sur le module [Facturation] va et que nous Livre de caisseNous allons nous intéresser à la comptabilité, à DATEV, aux écritures bancaires et aux extraits de compte, aux prélèvements, aux transferts SEPA et à la gestion des mandats SEPA.
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- gFM-Business Professional version monoposte
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Tous les articles de la série
- Utiliser gFM-Business efficacement et gagner du temps. Partie 1 : CRM
- Utiliser gFM-Business efficacement et gagner du temps. Partie 2 : Documents et correspondance
- Utiliser gFM-Business efficacement et gagner du temps. Partie 3 : gestion des articles
- Utiliser gFM-Business efficacement et gagner du temps. Partie 4 : Facturation et documents
Markus Schall développe depuis 1994 des bases de données individuelles, des interfaces et des applications commerciales sur la base de Claris FileMaker. Il est partenaire de Claris, lauréat du FMM-Award 2011 et développeur de la Logiciel ERP gFM-Business. Il est en outre auteur de livres et fondateur du M. Schall Verlags.
