Nous recevons régulièrement des demandes de renseignements sur les données qui sont traitées dans le cadre du système d'échange de données. CRM- et du système de gestion des marchandises gFM-Business. Certains utilisateurs se servent jusqu'à présent du logiciel uniquement pour la gestion des clients et la rédaction de factures et d'offres. Le site Logiciel d'entreprise gFM-Business a été conçu pour gérer aisément le plus grand nombre possible de données générées au quotidien par l'entreprise. Plus les données sont gérées sous une forme structurée, plus elles pourront être retrouvées rapidement à l'avenir, ce qui optimise les processus de travail et permet ainsi de gagner un temps précieux. C'est pourquoi nous vous présentons dans une série d'articles les données d'entreprise qui peuvent être gérées, traitées et retrouvées avec gFM-Business. En outre, nous expliquons de quelle manière vous pouvez saisir les données dans gFM-Business de la manière la plus judicieuse. La première partie est consacrée à la gestion de la relation client, c'est-à-dire au module CRM. [Clients].
Gérer les données relatives aux contacts
Dans le domaine CRM de gFM-Business, il est possible de gérer les clients, les fournisseurs, les personnes intéressées et tout autre contact. Les données suivantes peuvent être enregistrées par enregistrement de contact :
- N'importe quel nombre Adresses et Coordonnées bancaires et 15 champs librement définissables par enregistrement de contact
- Secteur et Données de solvabilité
- Fiches de contact comme le type de client et la classification, l'acquéreur, les comptes comptables, le taux de TVA, le numéro d'identification TVA, le mode de paiement, etc.
- Contrats de services avec forfait de facturation ou taux horaire
- Définissable librement Champs de sélectionpouvant être défini en [Paramètres > Préférences > Listes de valeurs]
- N'importe quel nombre Personnes de contact par ensemble de données
- Chronique de l'action avec autant de Actions et Rappels par ensemble de données
- Saisie des temps avec gestion d'un nombre illimité de prestations par enregistrement et création de protocoles de prestations
- Numérisation et l'archivage d'un nombre quelconque de Documents papier et Cartes de visite par ensemble de données
- Affichage de toutes les Pièces justificatives, Mandats SEPA et Prélèvements SEPA
- Affichage de toutes les Documents ainsi que documents archivés, Travaux d'impression, Ecritures bancaires à partir de relevés de compte et Événements.
Gérer les adresses et les personnes de contact
Les adresses et les personnes de contact peuvent être utilisées dans le module CRM. [Clients] à partir de chaque masque avec les fonctions principales [Nouvelle adresse] et [Nouvelle personne de contact] peut être créée. Après avoir sélectionné cette fonction, une boîte de dialogue popover s'ouvre, dans laquelle les données de la nouvelle adresse ou personne de contact sont saisies.
Les personnes impliquées dans le dialogue [Nouvelle adresse] Les types d'adresses disponibles peuvent être sélectionnés sous [Paramètres > Préférences > Listes de valeurs] sous le mot-clé [Types de clients] peut être adapté. Le lieu est géré automatiquement après l'introduction du pays et du code postal, pour autant que le lieu se trouve en D/A/CH. Si plusieurs lieux sont disponibles pour un code postal, le lieu correct peut être sélectionné dans le menu déroulant.
Après confirmation de la boîte de dialogue, la nouvelle adresse ou la nouvelle personne de contact est affichée dans la Base de données et l'associe à l'enregistrement de contact appelé. Dans les masques [Adresses] et [Personnes de contact] il est également possible de créer un nouvel enregistrement sur la base d'une adresse ou d'une personne de contact existante, afin de réduire le travail de frappe lorsqu'une nouvelle adresse similaire doit être créée.
Dans les masques correspondants, il est possible d'éditer, de supprimer, de protéger contre la suppression et de définir comme adresse ou personne de contact par défaut les enregistrements attribués. Les enregistrements protégés sont affichés au début de la liste correspondante. Les adresses et les personnes de contact peuvent être transférées dans le carnet d'adresses Apple ou dans Microsoft Outlook et exportées sous forme de vCard. Les personnes de contact peuvent en outre être contactées directement via le module de correspondance. Les cartes de visite des personnes de contact peuvent être scannées directement dans l'entrée de la personne de contact correspondante à l'aide d'un scanner raccordé et configuré.
Chronique de l'action et rappels
Sous le point de menu [Clients > Contacts > Actions] se trouve l'historique des actions de l'enregistrement de contact appelé. Idéalement, chaque contact qui a eu lieu avec l'entreprise appelée est documenté dans l'historique des actions. Pour créer une nouvelle action, chaque masque du module CRM contient les informations suivantes [Clients] la fonction principale [Nouvelle action] est disponible. Après avoir sélectionné cette fonction, une boîte de dialogue contextuelle s'ouvre, dans laquelle toutes les données pertinentes relatives à l'action peuvent être gérées, ainsi que, en option, une resoumission et/ou un rendez-vous. Si l'utilisateur est autorisé à utiliser le calendrier, les rendez-vous et les rappels sont automatiquement saisis dans le calendrier lors de la saisie d'une nouvelle action.
Il est également possible d'enregistrer des fichiers en pièce jointe pour une action. Les rendez-vous saisis dans une action peuvent être envoyés par e-mail ou transférés dans le calendrier Apple ou dans Microsoft Outlook. Les actions peuvent être protégées contre la suppression, comme les adresses ou les personnes de contact. Les actions protégées sont affichées au début de la liste des actions.
Créer des factures et des offres
Les factures, les offres et les autres documents peuvent être directement générés à partir du module CRM. [Clients] à partir de l'application. Pour créer un nouveau document, il est donc conseillé d'appeler d'abord le client correspondant dans le module CRM.
Pour établir une offre, une commande, un bon de livraison, une facture, une note de crédit, un rappel ou une commande auprès du fournisseur, les fonctions principales suivantes sont disponibles dans chaque masque :
- Nouvelle offre (Créer une offre pour le client appelé)
- Nouvelle commande (Créer une commande pour le client appelé)
- Nouvelle note de crédit (Créer une note de crédit pour le client appelé)
- Nouvelle facture (écrire une facture pour le client appelé)
- Nouvelle commande (Créer une nouvelle commande pour le fournisseur appelé)
Après avoir sélectionné l'une des fonctions mentionnées, une demande s'affiche avec le numéro de document suivant pour savoir si un nouveau document doit être créé pour le client appelé. Après une confirmation positive, le nouveau document est créé et automatiquement enregistré dans le module pour la suite du traitement. [Facturation] ont été appelés.
Saisie des temps : Facturer les services
Pour saisir dans la saisie des temps les prestations de service fournies à un client appelé, tous les masques du module CRM comportent un champ de saisie des temps. [Clients] la fonction [Nouveau service] sont disponibles. Les services sont gérés dans le module CRM sous [Clients > Services] sont gérés dans une liste qui peut être éditée à tout moment. Lors du décompte, un protocole de prestations avec la facture correspondante peut être généré automatiquement à partir de tous les services non comptabilisés inscrits.
Après avoir sélectionné la fonction [Nouveau service] dans le module CRM, une boîte de dialogue popover s'ouvre, dans laquelle les données suivantes relatives au service peuvent être saisies :
- Date de l'inscription
- Département (liste définissable sous [Paramètres > Préférences > Articles])
- Date de début et heure
- Date de fin et heure
- N° d'article. sous lequel le service doit être facturé
- Note de texte (description du service)
Après confirmation avec le bouton [Nouvelle performance] le service saisi apparaît dans le client appelé en tant que service non comptabilisé sous [Clients > Services]. Avec la fonction [Décompter les entrées non comptabilisées] un protocole de prestations et une facture correspondante sont générés pour le client appelé à partir de toutes les entrées de prestations non comptabilisées. Une entrée comptabilisée est signalée dans la liste par un symbole de comptabilisation de couleur verte. En cliquant sur ce symbole, le statut de l'entrée peut être réinitialisé.
Créer des lettres, des lettres en série, des e-mails et des newsletters
gFM-Business prend en charge la création de lettres, de télécopies, d'e-mails et de newsletters à partir de chaque masque. Les fonctions pour les nouveaux types de documents "Lettre", "E-mail" et "Télécopie" se réfèrent à l'enregistrement actuellement appelé. La fonction "Nouveau document en série" se réfère à tous les enregistrements appelés. Si un document sériel ou une newsletter doit être envoyé(e), tous les contacts auxquels la newsletter doit être envoyée doivent donc être sélectionnés et appelés avant de sélectionner cette fonction. Pour savoir comment sélectionner des enregistrements dans FileMaker et gFM-Business, consultez la rubrique de ce guide.
Pour la création de lettres, de lettres en série, d'e-mails et de bulletins d'information, le module CRM dispose d'un certain nombre de fonctions. [Clients] les fonctions suivantes sont disponibles dans chaque masque :
- Nouvelle lettre
- Nouvel e-mail
- Nouveau fax
- Nouveau document de série
Après avoir sélectionné l'une des fonctions mentionnées, une boîte de dialogue popover s'ouvre, dans laquelle les données de base pour le nouveau document sont indiquées :
- Date
- Gestionnaire de dossier
- Nom du document (nom librement choisi pour le nouveau document)
- Modèle (sélection de modèles de documents à partir du module Correspondance)
- Mise en page pour l'impression (mise en page d'impression à partir du module Correspondance)
Après confirmation avec le bouton [Nouveau document] le nouveau document est créé dans le module Correspondance et attribué à l'enregistrement du client appelé.
Numériser et archiver des documents papier
gFM-Business contient une gestion de documents avec Interface vers des scanners compatibles Twain pour lire des documents papier tels que de la correspondance, des justificatifs ou des cartes de visite et les associer à l'enregistrement correspondant. Les documents archivés peuvent être dotés d'un nom et d'une étiquette lors de leur lecture. En option, il est possible de créer une action, une relance ou un rendez-vous pour le document archivé.
Pour numériser et archiver un document papier, la fonction principale du module CRM est disponible dans tous les masques. [Numériser un document] est disponible. Si un fichier doit être archivé par l'ordinateur, sélectionnez la fonction [Archiver le fichier] de.
Après avoir sélectionné la fonction [Numériser le document], une boîte de dialogue contextuelle s'affiche pour vous permettre de saisir les données suivantes :
- Nom du document - Nom du document
- Type de document - Type de document, la liste peut être prédéfinie sous [Paramètres > Préférences > Listes de valeurs] sous le "Type de document".
- Date de référence - Date du document ou de la pièce justificative
- N° de référence - Numéro de référence du document, p. ex. numéro de facture
- Remarques - remarques libres sur le document
- Action (en option)
- Ressoumission (en option)
- Rendez-vous (en option)
Tous les documents scannés et archivés sont affichés et gérés pour le client appelé sous [Clients > Événements > Archives]. Tous les documents peuvent y être consultés et édités. gFM-Business enregistre exclusivement les chemins d'accès aux fichiers des documents importés, de sorte que ceux-ci ne peuvent être ouverts et affichés que si le chemin d'accès au fichier sous lequel les documents ont été enregistrés est disponible.
Mandats SEPA et prélèvements automatiques
gFM-Business comprend une gestion intégrée des mandats SEPA, afin de gérer de manière structurée les mandats SEPA, les prélèvements et les notes de crédit. Pour créer un nouveau mandat SEPA pour un client appelé, le module CRM dispose dans chaque masque de la fonction principale [Nouveau mandat SEPA] est disponible, un nouveau prélèvement SEPA ou un crédit SEPA peut être créé avec la fonction [Nouveau transfert SEPA] peuvent être créées. Après avoir sélectionné l'une de ces fonctions, une boîte de dialogue popover s'ouvre, dans laquelle les données nécessaires pour le mandat SEPA ou le transfert SEPA peuvent être saisies. Un nouveau transfert SEPA ne peut être créé que si un mandat SEPA valable a été attribué au client appelé.
Tous les mandats SEPA et les transferts SEPA sont enregistrés dans le module de facturation, sous [Facturation > Livre de caisse > Mandats SEPA]. Les mandats SEPA peuvent y être édités et imprimés.
Partie 2 : Documents, documents en série, HTML
Il s'agissait de la première partie de notre série "Travailler efficacement avec gFM-Business". Nous espérons avoir expliqué tout cela de manière compréhensible. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter personnellement ou à laisser un commentaire sous cet article.
Sur le site deuxième partie Cette série d'articles est consacrée à la création de documents, de documents en série et de newsletters par e-mail. Nous expliquons comment créer des modèles de documents et des modèles d'e-mails avec un modèle HTML et comment les utiliser pour créer des documents. Nous montrons également comment gFM-Business peut être utilisé comme système de gestion de documents en lisant les documents papier, les justificatifs et les cartes de visite à l'aide d'un scanner et en les associant à l'enregistrement appelé.
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Tous les articles de la série
- Utiliser gFM-Business efficacement et gagner du temps. Partie 1 : CRM
- Utiliser gFM-Business efficacement et gagner du temps. Partie 2 : Documents et correspondance
- Utiliser gFM-Business efficacement et gagner du temps. Partie 3 : gestion des articles
- Utiliser gFM-Business efficacement et gagner du temps. Partie 4 : Facturation et documents
Markus Schall développe depuis 1994 des bases de données individuelles, des interfaces et des applications commerciales sur la base de Claris FileMaker. Il est partenaire de Claris, lauréat du FMM-Award 2011 et développeur de la Logiciel ERP gFM-Business. Il est en outre auteur de livres et fondateur du M. Schall Verlags.
