Utiliser gFM-Business efficacement et gagner du temps. Partie 4 : Facturation et documents.

Bienvenue dans la quatrième partie de notre série d'articles "Utiliser gFM-Business efficacement et gagner du temps". Dans cette partie, nous nous penchons sur le module [Facturation]Les options de facturation, ainsi que la création et la gestion des documents. La facturation est le module le plus puissant de gFM-Business et le plus riche en fonctionnalités, c'est pourquoi nous lui consacrerons deux parties de cette série. Le site Logiciel d'entreprise gFM-Business permet de créer des offres, des confirmations de commande, des bons de livraison, des factures, des avoirs et des rappels directement à partir d'un enregistrement de client. Une fois créés, tous les documents peuvent être imprimés ou envoyés par e-mail sous forme de fichier PDF. Dans la partie du programme [Achat] permet de gérer toutes ses propres commandes et d'enregistrer les produits livrés dans le stock. La facturation de gFM-Business comprend de nombreuses autres fonctions telles que les positions alternatives dans les offres, les factures répétitives, les groupes de prix, les prix échelonnés et prend en charge plusieurs devises et taux de TVA. Découvrez ci-dessous comment utiliser de manière optimale la Facturation pouvoir travailler dans gFM-Business.

Préférences et paramètres de facturation

Dans le module [Paramètres] permet de définir un grand nombre de paramètres et de réglages pour le module [Facturation] qui s'appliqueront à tous les documents créés.

Sur [Paramètres > Fiche d'entreprise] permet de saisir toutes les données relatives à sa propre entreprise. Toutes les données de l'entreprise enregistrées ici apparaissent sur les documents comme adresse de l'expéditeur, logo de l'entreprise, coordonnées bancaires ou données fiscales. Sous l'onglet [sites] il est possible de saisir autant de sites et de filiales que l'on veut, qui seront également disponibles comme lieux de stockage dans la gestion des stocks. La gestion des sites contient jusqu'à quatre champs de texte librement définissables et deux champs de sélection librement définissables.

Préférences de texte pour l'envoi par e-mail

Sur [Paramètres > Préférences > Textes] permet de prédéfinir tous les textes d'e-mail qui doivent être utilisés automatiquement lors de l'envoi de documents par e-mail. Pour les textes dynamiques, les mêmes caractères de remplacement que dans le module sont pris en charge à cet endroit. [Correspondance]Ainsi, tous les e-mails peuvent contenir des données telles que le numéro de facture ou une formule de politesse personnelle. De plus, les caractères de remplacement spécifiques aux documents {numéro de document} et {date} est pris en charge. Les textes saisis ici sont automatiquement inscrits dans les e-mails créés dans la facturation avec les fonctions "envoyer par e-mail" ou "tout envoyer par e-mail".

Paramètres et consignes du module [Facturation]

Sur [Paramètres > Préférences > Facturation] vous trouverez tous les réglages et toutes les consignes qui ont un impact direct sur le module [Facturation] de l'entreprise.

• Modes de paiement - gFM-Business prend en charge la création d'un nombre illimité de types de paiement avec indication du nom, de la désignation abrégée, du compte comptable ainsi que des dates d'échéance pour la facture, le rappel et le deuxième rappel. Si l'interface de boutique disponible en option pour Gambio GX2, il est possible d'indiquer ici le nom du mode de paiement correspondant dans la boutique en ligne.
• TVA et comptes - Indiquez ici les taux de TVA ainsi que les comptes de comptabilisation correspondants et le compte de TVA déductible par défaut.
• Tranches de numéros - Toutes les tranches de numéros sont gérées à cet endroit. Pour chaque tranche de numéros, il est possible d'indiquer un préfixe quelconque, la différence de comptage ainsi que le nombre de chiffres. En cliquant sur une flèche de fonction, la tranche de numéros correspondante peut être réinitialisée à une valeur déterminée. Si la nouvelle valeur est inférieure à la valeur actuelle, un message d'avertissement correspondant apparaît afin d'éviter à l'avenir la génération de numéros de documents en double. gFM-Business gère des tranches de numéros séparées pour
  • Offres
  • Confirmations de commande
  • Bulletins de livraison
  • Factures
  • Crédits
  • Rappels de paiement
  • Commandes
  • Mandats SEPA
  • Numéros de clients
  • Protocoles de performance
• Postes Calcul de position - Pour éviter les différences d'arrondi, gFM-Business peut calculer en interne les postes de documents avec plus de deux décimales.
• Imprimer une copie du document - Indiquez ici si gFM-Business doit automatiquement imprimer une copie du document lors de l'impression des documents. Ce paramètre peut être indiqué séparément pour chaque type de document.
• Banque X Compte - Si vous utilisez gFM-Business en combinaison avec le logiciel de banque en ligne Bank X, indiquez à cet endroit le nom du compte (et non du dossier de compte !) dans Bank X. Vous pouvez également indiquer le nom de la banque dans le dossier de compte.
• Répétition - Indiquez ici la période par défaut pour les factures répétitives. Par exemple, si vous faites principalement des factures mensuelles, vous indiquez 'tous les 1er mois', pour les factures trimestrielles vous indiqueriez 'tous les 3 mois' et pour les factures annuelles 'tous les 1er ans'.
• Comptes comptables - À ce stade, vous pouvez créer un plan comptable pour votre entreprise. gFM-Business contient tous les comptes des plans comptables SKR03 et SKR04 pour les entreprises individuelles, les sociétés de capitaux et les sociétés de personnes. En cliquant sur le bouton [+], une boîte de dialogue popover s'ouvre pour sélectionner le compte comptable souhaité dans le plan comptable. Dans la partie inférieure, sélectionnez le compte financier et le compte de créances par défaut qui doivent être pris en compte lors de l'enregistrement des documents.
• Ensembles de statistiques - Sous ce point, vous pouvez créer vos propres enregistrements statistiques, qui peuvent être sélectionnés dans le module statistique et qui contiennent chacun une période statistique déterminée.

Monnaies étrangères

gFM-Business prend en charge plus de 30 devises étrangères pour la création de documents et la gestion des articles. Sous [Paramètres > Préférences > Devises] vous pouvez cliquer sur le bouton [Actualiser] faire calculer tous les taux de change à la date du jour. La mise à jour s'effectue via le service web de la Banque centrale européenne. Avec le bouton d'option [Actualisation automatique] les cours de change sont automatiquement mis à jour au démarrage de gFM-Business.

Champs librement définissables

Chaque document dans gFM-Business prend en charge jusqu'à 15 champs librement définissables, qui sont affichés dans la vue du document sous l'onglet [Champs] peuvent être appelés. Pour chaque champ, il est possible de définir l'étiquette, le type d'entrée et, en option, une Liste de valeurs peuvent être indiqués. Les types d'entrées suivants sont pris en charge pour les champs librement définissables :

• Champ de saisie - champ de saisie normal. La gestion d'une liste de valeurs n'est pas nécessaire.
• Liste déroulante - Champ combiné avec liste d'affichage des valeurs de la liste de valeurs pour le champ à définir librement. La saisie de valeurs libres reste possible. Gestion d'une liste de valeurs nécessaire.
• Menu déroulant - Liste de toutes les valeurs de la liste de valeurs pour le champ à définir librement. Seules les valeurs du menu déroulant peuvent être sélectionnées afin d'éviter les erreurs de saisie. Gestion d'une liste de valeurs nécessaire.
• Champs de marquage - Champs de marquage de toutes les valeurs de la liste de valeurs saisie. Il est possible de marquer plusieurs valeurs par champ. Gestion d'une liste de valeurs nécessaire.
• Boutons d'option - Champs de marquage de toutes les valeurs de la liste de valeurs saisie. Une seule valeur peut être sélectionnée par champ. Gestion d'une liste de valeurs nécessaire.
• Calendrier en ligne - Affiche un champ de saisie avec un calendrier en incrustation. Convient pour les champs de date, la gestion d'une liste de valeurs n'est pas nécessaire.

Bases pour la création de documents

Afin de pouvoir créer facilement des documents de toutes sortes dans gFM-Business, il convient de saisir tous les paramètres et consignes mentionnés, adaptés à sa propre entreprise. Pour la création de postes de documents, il est en outre nécessaire, ou du moins utile, de créer au préalable dans le module [Article] d'avoir introduit sa propre base d'articles, voir Troisième partie de cette série d'articles. En règle générale, les documents sont créés directement à partir de l'enregistrement du contact dans le système. CRM est créée. Les fonctions principales servent à cela :

• Nouvelle offre
• Nouvelle commande
• Nouveau bon de livraison
• Nouvelle facture
• Nouvelle note de crédit

Pour créer un nouveau document pour un client, il vous suffit donc d'appeler dans le module CRM [Clients] l'enregistrement souhaité et choisissez l'une des fonctions correspondantes pour créer un nouveau document. Les rappels constituent un cas particulier : ils ne sont pas créés à partir de l'enregistrement du client, mais à partir du document de facturation (non payé). Après avoir sélectionné une fonction pour la création d'un nouveau document, une demande apparaît dans laquelle est affiché le prochain numéro de document à créer. En confirmant le dialogue, le nouveau document est créé dans le module [Facturation] et les associe à l'enregistrement de contact appelé dans le CRM.

Les types de documents Offres, Commandes et Factures peuvent à chaque fois faire passer un document à un autre document. Lors du transfert vers un autre type de document, toutes les données relatives au document ainsi que tous les postes du document sont transférés vers le nouveau document. Le schéma ci-dessus explique les fonctions de document dans le CRM ainsi que les possibilités de transfert de document pour chaque type de document.

Vue du document et fonctions

Les six premiers éléments de menu du module [Facturation] représentent tous les documents sortants

• Offres
• Commandes
• Bulletins de livraison
• Factures
• Crédits
• Rappels de paiement

A droite de l'inscription, le nombre de documents de ce type déjà enregistrés dans la base de données est indiqué. Base de données sont disponibles. Les données suivantes sont affichées dans la partie supérieure du masque principal :

• Destinataire du document (adresse de facturation)
• Adresse de livraison
• Numéro de document
• Date du document
• Numéro de client et numéro d'adresse attribués

Dans la partie centrale se trouve une vue d'ensemble de tous les postes du document, au-dessus de laquelle se trouve la devise réglée pour le document appelé ainsi que le groupe de prix. Dans la partie inférieure, sous les postes du document, les données suivantes du document sont affichées :

• Mode de paiement
• Remarques (internes)
• Remarques (apparaissent sur le document sous le type de paiement)
• Statut du document
• Total net
• Remise nette
• Taxe sur la valeur ajoutée
• Total brut

Les informations mentionnées ici sont valables pour tous les types de documents, à l'exception des bons de livraison pour lesquels les prix et les totaux ne sont pas indiqués.

Offres et postes d'offre

Sur [Facturation > Offres] vous trouverez toutes les offres qui ont été créées jusqu'à présent. Si depuis le module CRM [Clients] une nouvelle offre a été créée pour un contact, vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton [+] en haut à droite de la liste des positions, de nouvelles positions d'offre peuvent être ajoutées. Contrairement à tous les autres types de documents, les postes d'offre peuvent être saisis en tant que postes alternatifs. Un poste alternatif apparaît sur l'offre sans indication du prix total et n'est donc pas pris en compte dans le total de l'offre. Dans la liste des positions au sein de gFM-Business, une position alternative est marquée par un fond jaune.

Pour la saisie d'une nouvelle position, les données suivantes relatives à la position doivent être indiquées dans une boîte de dialogue popover :

• Nombre - Nombre d'articles dans le nouveau poste
• N° d'article - Numéro d'article de la Gestion des articles. En cliquant sur le bouton [>] une nouvelle fenêtre s'ouvre, dans laquelle les articles peuvent être facilement trouvés par recherche plein texte et ajoutés comme position d'article.
• Article - Nom de l'article
• Description - Description de l'article
• Taux de TVA - Taux de TVA pour la position actuelle de l'article
• Prix (net et brut)
• Prix total (calculé automatiquement)
• Poste alternatif - marque un poste d'offre comme poste alternatif

En cliquant sur le bouton [Nouveau poste] à l'intérieur de la boîte de dialogue popover, la nouvelle position pour l'offre appelée est saisie et affichée dans la liste des positions.

Principales fonctions pour les offres

Les fonctions suivantes sont disponibles dans gFM-Business pour le traitement des documents d'offre :

• Nouvelle offre - Crée une nouvelle offre, dans un premier temps sans lien avec un enregistrement de contact. Celui-ci peut ensuite être complété par les champs [numéro de client] et [numéro d'adresse] peut être spécifié. Lors de la création d'une nouvelle offre, un nouveau numéro d'offre est créé à partir de la tranche de numéros correspondante.
• Imprimer l'offre - Ouvre la boîte de dialogue popover [Imprimer]pour imprimer le document appelé ou tous les documents appelés sur une imprimante. Pour l'impression, toutes les mises en page correspondant à l'origine de la table sont disponibles. [Offres] ou [Postes de l'offre] ont été attribués.
• envoyer par e-mail - Envoie le document actuel par e-mail. Après avoir sélectionné cette fonction, une boîte de dialogue s'ouvre et affiche par défaut l'adresse e-mail du contact attribué.
• Envoyer tout - Envoie tous les documents consultés par e-mail à l'adresse e-mail saisie dans le contact attribué. ATTENTIONAvant de sélectionner cette fonction, assurez-vous que seuls les documents qui doivent être envoyés par e-mail sont appelés.
• Créer un ordre - Cette fonction permet de créer une confirmation de commande à partir de l'offre appelée. Toutes les données et positions de l'offre sont reprises dans la confirmation de commande.
• Créer une facture - Cette fonction permet de créer une facture à partir de l'offre appelée. Toutes les données et positions de l'offre sont reprises dans la nouvelle facture.
• Supprimer une offre - Supprime irrémédiablement l'offre consultée de la base de données.

Fonctions pour les postes d'offre

Vous trouverez les fonctions relatives aux positions d'article sous le bouton correspondant à gauche de la position d'article. Les fonctions suivantes sont disponibles pour les positions d'offre :

• Nouvelle position - Ouvre la boîte de dialogue popover pour la saisie d'un nouveau poste de document.
• Dupliquer le poste - Crée une nouvelle position avec toutes les données de la position sélectionnée.
• Poste alternatif - Marque le poste appelé comme poste alternatif.
• Supprimer un poste - Supprime irrévocablement la position appelée de la base de données.

Ordres et postes d'ordre

Sur [Facturation > Commandes] vous trouverez toutes les confirmations de commande qui ont été créées jusqu'à présent. Si depuis le module CRM [Clients] une nouvelle tâche a été créée pour un contact, il est désormais possible d'utiliser le bouton [+] en haut à droite de la liste des positions, de nouvelles positions de commande peuvent être ajoutées.

Pour la saisie d'une nouvelle position, les données suivantes relatives à la position doivent être indiquées dans une boîte de dialogue popover :

• Nombre - Nombre d'articles dans le nouveau poste
• N° d'article - numéro d'article depuis la gestion des articles. En cliquant sur le bouton [>] une nouvelle fenêtre s'ouvre, dans laquelle les articles peuvent être facilement trouvés par recherche plein texte et ajoutés comme position d'article.
• Article - Nom de l'article
• Description - Description de l'article
• Taux de TVA - Taux de TVA pour la position actuelle de l'article
• Prix (net et brut)
• Prix total (calculé automatiquement)

En cliquant sur le bouton [Nouveau poste] à l'intérieur de la boîte de dialogue popover, la nouvelle position pour la commande appelée est saisie et affichée dans la liste des positions.

Principales fonctions pour les commandes

Les fonctions suivantes sont disponibles dans gFM-Business pour le traitement des confirmations de commande :

• Nouvelle commande - Crée une nouvelle confirmation de commande, dans un premier temps sans lien avec un enregistrement de contact. Celui-ci peut ensuite être complété par les champs [numéro de client] et [numéro d'adresse] peut être spécifié. Lors de la création d'une nouvelle commande, un nouveau numéro de commande est généré à partir de la tranche de numéros correspondante.
• Imprimer l'offre - Ouvre la boîte de dialogue popover [Imprimer]pour imprimer le document appelé ou tous les documents appelés sur une imprimante. Pour l'impression, toutes les mises en page correspondant à l'origine de la table sont disponibles. [Ordres] ou [Postes de commande] ont été attribués.
• envoyer par e-mail - Envoie le document actuel par e-mail. Après avoir sélectionné cette fonction, une boîte de dialogue s'ouvre et affiche par défaut l'adresse e-mail du contact attribué.
• Envoyer tout - Envoie tous les documents consultés par e-mail à l'adresse e-mail saisie dans le contact attribué. ATTENTIONAvant de sélectionner cette fonction, assurez-vous que seuls les documents qui doivent être envoyés par e-mail sont appelés.
• Créer un bon de livraison - Cette fonction permet de créer un bon de livraison à partir de la commande appelée. Toutes les données et positions de la commande sont alors reprises dans le bon de livraison.
• Créer une facture - Cette fonction permet de créer une facture à partir de la commande appelée. Toutes les données et positions de la commande sont reprises dans la nouvelle facture.
• Importation de commandes (uniquement avec l'option "boutique en ligne")Interface) - Ouvre une nouvelle fenêtre dans laquelle toutes les nouvelles commandes de la boutique en ligne peuvent être affichées et importées dans gFM-Business. Les commandes de la boutique en ligne peuvent être importées au choix comme commande ou directement comme facture dans gFM-Business.
• Supprimer un ordre - Supprime irrévocablement de la base de données la confirmation de commande appelée.

Fonctions pour les postes de commande

Les fonctions relatives aux positions d'article se trouvent sous le bouton correspondant à gauche de la position d'article. Les fonctions suivantes sont disponibles pour les positions de commande :

• Nouvelle position - Ouvre la boîte de dialogue popover pour la saisie d'un nouveau poste de document.
• Dupliquer le poste - Crée une nouvelle position avec toutes les données de la position sélectionnée.
• Débiter le stock - Déduit le nombre de positions d'articles saisies du stock de l'article appelé. Cette fonction ne peut être appelée que si un magasin a été indiqué pour la position de l'article, dans lequel le stock peut être retiré.
• Supprimer un poste - Supprime irrévocablement la position appelée de la base de données.

Bons de livraison et postes de bons de livraison

Sur [Facturation > Bons de livraison] vous trouverez tous les bons de livraison qui ont été créés jusqu'à présent. Si depuis le module CRM [Clients] un nouveau bon de livraison a été créé pour un contact, il est désormais possible d'utiliser le bouton [+] en haut à droite de la liste des positions, de nouvelles positions peuvent être ajoutées pour le bon de livraison.

Pour la saisie d'une nouvelle position, les données suivantes relatives à la position doivent être indiquées dans une boîte de dialogue popover :

• Nombre - Nombre d'articles dans le nouveau poste
• N° d'article - numéro d'article depuis la gestion des articles. En cliquant sur le bouton [>] une nouvelle fenêtre s'ouvre, dans laquelle les articles peuvent être facilement trouvés par recherche plein texte et ajoutés comme position d'article.
• Article - Nom de l'article
• Description - Description de l'article

En cliquant sur le bouton [Nouveau poste] à l'intérieur de la boîte de dialogue popover, la nouvelle position pour le bon de livraison appelé est saisie et affichée dans la liste des positions.

Principales fonctions pour les bons de livraison

Les fonctions suivantes sont disponibles dans gFM-Business pour le traitement des confirmations de commande :

• Nouveau bon de livraison - Crée un nouveau bon de livraison, dans un premier temps sans lien avec un enregistrement de contact. Celui-ci peut ensuite être complété avec les champs [numéro de client] et [numéro d'adresse] peut être indiqué. Lors de la création d'un nouveau bon de livraison, un nouveau numéro de commande est généré à partir de la tranche de numéros correspondante.
• Imprimer le bon de livraison - Ouvre la boîte de dialogue popover [Imprimer]pour imprimer le document appelé ou tous les documents appelés sur une imprimante. Pour l'impression, toutes les mises en page correspondant à l'origine de la table sont disponibles. [Bulletins de livraison] ou [Postes du bon de livraison] ont été attribués.
• envoyer par e-mail - Envoie le document actuel par e-mail. Après avoir sélectionné cette fonction, une boîte de dialogue s'ouvre et affiche par défaut l'adresse e-mail du contact attribué.
• Envoyer tout - Envoie tous les documents consultés par e-mail à l'adresse e-mail saisie dans le contact attribué. ATTENTIONAvant de sélectionner cette fonction, assurez-vous que seuls les documents qui doivent être envoyés par e-mail sont appelés.
• Supprimer le bon de livraison - Supprime irrévocablement le bon de livraison appelé de la base de données.

Fonctions pour les postes de bon de livraison

Vous trouverez les fonctions relatives aux positions du bon de livraison sous le bouton correspondant à gauche de la position de l'article. Les fonctions suivantes sont disponibles pour les positions du bon de livraison :

• Nouvelle position - Ouvre la boîte de dialogue popover pour la saisie d'un nouveau poste de document.
• Dupliquer le poste - Crée une nouvelle position avec toutes les données de la position sélectionnée.
• Débiter le stock - Déduit le nombre de positions d'articles saisies du stock de l'article appelé. Cette fonction ne peut être appelée que si un magasin a été indiqué pour la position de l'article, dans lequel le stock peut être retiré.
• Supprimer un poste - Supprime irrévocablement la position appelée de la base de données.

Factures et postes de facture

Sur [Facturation > Factures] vous trouverez tous les documents de facturation qui ont été créés jusqu'à présent. Si depuis le module CRM [Clients] une nouvelle facture a été créée pour un contact, il est désormais possible d'utiliser le bouton [+] en haut à droite de la liste des postes, de nouveaux postes de facturation peuvent être ajoutés.

Pour la saisie d'une nouvelle position, les données suivantes relatives à la position doivent être indiquées dans une boîte de dialogue popover :

• Nombre - Nombre d'articles dans le nouveau poste
• N° d'article - numéro d'article depuis la gestion des articles. En cliquant sur le bouton [>] une nouvelle fenêtre s'ouvre, dans laquelle les articles peuvent être facilement trouvés par recherche plein texte et ajoutés comme position d'article.
• Article - Nom de l'article
• Description - Description de l'article
• Taux de TVA - Taux de TVA pour la position actuelle de l'article
• Prix (net et brut)
• Prix total (calculé automatiquement)

En cliquant sur le bouton [Nouveau poste] à l'intérieur de la boîte de dialogue popover, la nouvelle position pour la facture appelée est saisie et affichée dans la liste des positions.

Fonctions principales pour les factures

Les fonctions suivantes sont disponibles dans gFM-Business pour le traitement des factures :

• Nouvelle facture - Crée un nouveau document de facturation, dans un premier temps sans lien avec un enregistrement de contact. Celui-ci peut ensuite être complété avec les champs [numéro de client] et [numéro d'adresse] peut être indiqué. Lors de la création d'une nouvelle facture, un nouveau numéro de facture est généré à partir de la tranche de numéros correspondante.
• Imprimer la facture - Ouvre la boîte de dialogue popover [Imprimer]pour imprimer le document appelé ou tous les documents appelés sur une imprimante. Pour l'impression, toutes les mises en page correspondant à l'origine de la table sont disponibles. [Factures] ou [Postes de facture] ont été attribués.
• Enregistrer une facture - Définit le statut comptable de la facture appelée sur [réservé]. En outre, un jeu d'écritures est créé dans le Livre de caisse dont la liste peut être transmise au conseiller fiscal via DATEV, par exemple. Indiquez sous [Paramètres > Préférences > Facturation] indique quels comptes comptables et quels comptes de taxes doivent être utilisés pour les écritures.
• Réserver appelé - Définit le statut comptable de toutes les factures appelées sur [réservé] et crée les jeux d'écritures correspondants dans le livre de caisse. ATTENTIONAvant de sélectionner cette fonction, assurez-vous que seuls les documents qui doivent être enregistrés sont appelés.
• envoyer par e-mail - Envoie le document actuel par e-mail. Après avoir sélectionné cette fonction, une boîte de dialogue s'ouvre et affiche par défaut l'adresse e-mail du contact attribué.
• Envoyer tout - Envoie tous les documents consultés par e-mail à l'adresse e-mail saisie dans le contact attribué. ATTENTIONAvant de sélectionner cette fonction, assurez-vous que seuls les documents qui doivent être envoyés par e-mail sont appelés.
• Appeler les postes ouverts - Affiche dans la vue en liste toutes les factures qui n'ont pas encore été entièrement payées.
• Trouver un paiement - Cette fonction permet de trouver automatiquement un paiement pour la facture appelée dans les extraits de compte importés dans gFM-Business. Les extraits de compte peuvent être affichés dans le masque [Facturation > Livre de caisse > Ecritures bancaires] importés à partir de différents programmes de banque en ligne.
• Lancer un cycle de relance - Appelle toutes les factures dans la vue en liste qui n'ont pas été entièrement payées et dont la date d'échéance a été dépassée.
• Créer un bon de livraison - Cette fonction permet de créer un bon de livraison à partir de la facture appelée. Toutes les données et positions de la facture sont alors reprises dans le bon de livraison.
• Créer une note de crédit - Cette fonction permet de créer une note de crédit à partir de la facture appelée. Toutes les données et positions de la facture sont reprises dans la nouvelle note de crédit.
• Créer un rappel - Cette fonction permet de créer un rappel à partir de la facture appelée. Toutes les données et positions de la facture sont alors reprises dans le nouveau rappel.
• Créer une répétition - Si la facture appelée est un document récurrent, cette fonction permet de créer un nouveau document récurrent.
• Créer toutes les répétitions - Cette fonction permet de créer des documents de répétition pour toutes les factures qui ont été saisies comme documents de répétition et dont les répétitions sont dues.
• Importation de commandes (uniquement avec l'interface optionnelle de la boutique en ligne) - Ouvre une nouvelle fenêtre dans laquelle toutes les nouvelles commandes de la boutique en ligne peuvent être affichées et importées dans gFM-Business. Les commandes de la boutique en ligne peuvent être importées dans gFM-Business au choix comme commande ou directement comme facture.
• Annuler une facture - Annule la facture appelée. Cette opération supprime également tout enregistrement dans le livre de caisse relatif à la facture appelée.

Fonctions pour les postes de facture

Vous trouverez les fonctions relatives aux positions d'articles sous le bouton correspondant à gauche de la position d'article. Les fonctions suivantes sont disponibles pour les postes de facture :

• Nouvelle position - Ouvre la boîte de dialogue popover pour la saisie d'un nouveau poste de document.
• Dupliquer le poste - Crée une nouvelle position avec toutes les données de la position sélectionnée.
• Débiter le stock - Déduit le nombre de positions d'articles saisies du stock de l'article appelé. Cette fonction ne peut être appelée que si un magasin a été indiqué pour la position de l'article, dans lequel le stock peut être retiré.
• Supprimer un poste - Supprime irrévocablement la position appelée de la base de données.

Avoirs et positions d'avoir

Sur [Facturation > Avoirs] vous trouverez tous les documents d'avoir qui ont été créés jusqu'à présent. Si depuis le module CRM [Clients] une nouvelle note de crédit a été créée pour un contact, vous pouvez maintenant utiliser le bouton [+] en haut à droite de la liste des positions, de nouvelles positions de crédit peuvent être ajoutées.

Pour la saisie d'une nouvelle position, les données suivantes relatives à la position doivent être indiquées dans une boîte de dialogue popover :

• Nombre - Nombre d'articles dans le nouveau poste
• N° d'article - numéro d'article depuis la gestion des articles. En cliquant sur le bouton [>] une nouvelle fenêtre s'ouvre, dans laquelle les articles peuvent être facilement trouvés par recherche plein texte et ajoutés comme position d'article.
• Article - Nom de l'article
• Description - Description de l'article
• Taux de TVA - Taux de TVA pour la position actuelle de l'article
• Prix (net et brut)
• Prix total (calculé automatiquement)

En cliquant sur le bouton [Nouveau poste] à l'intérieur de la boîte de dialogue popover, la nouvelle position pour la note de crédit appelée est saisie et affichée dans la liste des positions.

Fonctions principales pour les notes de crédit

Les fonctions suivantes sont disponibles dans gFM-Business pour le traitement des notes de crédit :

• Nouvelle note de crédit - Crée un nouveau document de crédit, dans un premier temps sans lien avec un enregistrement de contact. Celui-ci peut ensuite être complété avec les champs [numéro de client] et [numéro d'adresse] peut être indiqué. Lors de la création d'une nouvelle note de crédit, un nouveau numéro de note de crédit est créé à partir de la tranche de numéros correspondante.
• Imprimer une note de crédit - Ouvre la boîte de dialogue popover [Imprimer]pour imprimer le document appelé ou tous les documents appelés sur une imprimante. Pour l'impression, toutes les mises en page correspondant à l'origine de la table sont disponibles. [Notes de crédit] ou [Postes de crédit] ont été attribués.
• Enregistrer un avoir - Définit le statut comptable de l'avoir appelé sur [réservé]. Un jeu d'écritures est également créé dans le livre de caisse, dont la liste peut être transmise au conseiller fiscal via DATEV, par exemple. Saisissez sous [Paramètres > Préférences > Facturation] indique quels comptes comptables et quels comptes de taxes doivent être utilisés pour les écritures.
• Réserver appelé - Définit le statut comptable de toutes les notes de crédit appelées sur [réservé] et crée les jeux d'écritures correspondants dans le livre de caisse. ATTENTIONAvant de sélectionner cette fonction, assurez-vous que seuls les documents qui doivent être enregistrés sont appelés.
• envoyer par e-mail - Envoie le document actuel par e-mail. Après avoir sélectionné cette fonction, une boîte de dialogue s'ouvre et affiche par défaut l'adresse e-mail du contact attribué.
• Envoyer tout - Envoie tous les documents consultés par e-mail à l'adresse e-mail saisie dans le contact attribué. ATTENTIONAvant de sélectionner cette fonction, assurez-vous que seuls les documents qui doivent être envoyés par e-mail sont appelés.
• Annuler une note de crédit - Annule l'avoir appelé. Lors de cette opération, un éventuel enregistrement dans le livre de caisse pour l'avoir appelé est également supprimé.

Fonctions pour les postes de crédit

Vous trouverez les fonctions relatives aux positions d'article sous le bouton correspondant à gauche de la position d'article. Les fonctions suivantes sont disponibles pour les positions d'avoir :

• Nouvelle position - Ouvre la boîte de dialogue popover pour la saisie d'un nouveau poste de document.
• Dupliquer le poste - Crée une nouvelle position avec toutes les données de la position sélectionnée.
• Débiter le stock - Déduit (ou réintègre) le nombre de positions d'articles saisies dans le stock de l'article appelé. Cette fonction ne peut être appelée que si un magasin a été indiqué pour la position de l'article, dans lequel le stock peut être prélevé ou comptabilisé.
• Supprimer un poste - Supprime irrévocablement la position appelée de la base de données.

Rappels et postes de rappel

Sur [Facturation > Rappels] vous trouverez tous les rappels qui ont été créés jusqu'à présent. Les rappels sont créés à partir d'une facture impayée et, contrairement à tous les autres types de documents, ils ne peuvent pas être créés directement à partir du module CRM. [Clients] à partir d'un autre document. Toutes les positions d'articles du document d'origine sont alors automatiquement reprises. D'autres positions, comme par exemple les frais de rappel, peuvent être saisies en cliquant sur le bouton [+] en haut à droite de la liste des positions.

Pour la saisie d'une nouvelle position, les données suivantes relatives à la position doivent être indiquées dans une boîte de dialogue popover :

• Nombre - Nombre d'articles dans le nouveau poste
• N° d'article - numéro d'article depuis la gestion des articles. En cliquant sur le bouton [>] une nouvelle fenêtre s'ouvre, dans laquelle les articles peuvent être facilement trouvés par recherche plein texte et ajoutés comme position d'article.
• Article - Nom de l'article
• Description - Description de l'article
• Taux de TVA - Taux de TVA pour la position actuelle de l'article
• Prix (net et brut)
• Prix total (calculé automatiquement)

En cliquant sur le bouton [Nouveau poste] à l'intérieur de la boîte de dialogue popover, la nouvelle position pour le rappel appelé est saisie et affichée dans la liste des positions.

Fonctions principales pour les rappels

Les fonctions suivantes sont disponibles dans gFM-Business pour le traitement des rappels :

• Nouveau rappel - Crée un nouveau rappel sur la base d'un document de facturation. Lorsque cette fonction est sélectionnée, une boîte de dialogue popover apparaît, dans laquelle la facture d'origine souhaitée peut être sélectionnée. Toutes les factures qui n'ont pas encore été entièrement payées peuvent être sélectionnées.
• > Niveau de relance 2 - Cette fonction permet de transférer le rappel appelé au niveau de rappel 2.
• > Recouvrement - Définit le statut [Recouvrement de créances] du rappel appelé sur actif, pour indiquer que le document actuel est en cours de traitement par une société de recouvrement.
• > Judiciaire - Définit le statut [Procédure judiciaire d'injonction de payer] de la relance appelée sur actif, pour indiquer que le document actuel est en cours de relance judiciaire.
• Imprimer un rappel - Ouvre la boîte de dialogue popover [Imprimer]pour imprimer le document appelé ou tous les documents appelés sur une imprimante. Pour l'impression, toutes les mises en page correspondant à l'origine de la table sont disponibles. [Rappels] ou [Postes de relance] ont été attribués.
• envoyer par e-mail - Envoie le rappel actuel par e-mail. Après avoir sélectionné cette fonction, une boîte de dialogue s'ouvre et affiche par défaut l'adresse e-mail du contact attribué.
• Envoyer tout - Envoie tous les rappels appelés par e-mail à l'adresse e-mail saisie dans le contact attribué. ATTENTIONAvant de sélectionner cette fonction, assurez-vous que seuls les rappels qui doivent être envoyés par e-mail sont appelés.
• Supprimer un rappel - Supprime irrévocablement le rappel appelé de la base de données.

Fonctions pour les postes de relance

Vous trouverez les fonctions relatives aux positions d'article sous le bouton correspondant à gauche de la position d'article. Les fonctions suivantes sont disponibles pour les postes de rappel :

• Nouvelle position - Ouvre la boîte de dialogue popover pour la saisie d'un nouveau poste de document.
• Dupliquer le poste - Crée une nouvelle position avec toutes les données de la position sélectionnée.
• Débiter le stock - Déduit (ou réintègre) le nombre de positions d'articles saisies dans le stock de l'article appelé. Cette fonction ne peut être appelée que si un magasin a été indiqué pour la position de l'article, dans lequel le stock peut être prélevé ou comptabilisé.
• Supprimer un poste - Supprime irrévocablement la position appelée de la base de données.

Achats et gestion des commandes

Sur [Facturation > Achats] vous pouvez gérer toutes vos propres commandes de marchandises. Si depuis le module CRM [Clients] une nouvelle commande a été créée pour un contact, vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton [+] en haut à droite de la liste des positions, de nouvelles positions de commande peuvent être ajoutées. Contrairement à tous les autres documents, les numéros d'article du fournisseur sont utilisés pour l'insertion de nouvelles positions d'article dans les commandes. Veuillez vous assurer que le numéro d'article du fournisseur est enregistré dans le module [Article] a été entretenu en conséquence.

Pour la saisie d'une nouvelle position, les données suivantes relatives à la position doivent être indiquées dans une boîte de dialogue popover :

• Nombre - Nombre d'articles dans le nouveau poste
• N° d'article - Numéro d'article provenant de la gestion des articles. Lors de la saisie de commandes, le numéro d'article du fournisseur est utilisé à cet endroit. Celui-ci doit avoir été géré dans l'article correspondant, sinon l'article ne sera pas affiché dans la liste.
• Article - Nom de l'article
• Description - Description de l'article
• Taux de TVA - Taux de TVA pour la position actuelle de l'article
• Prix (net et brut)
• Prix total (calculé automatiquement)

En cliquant sur le bouton [Nouveau poste] à l'intérieur de la boîte de dialogue popover, la nouvelle position pour la commande appelée est saisie et affichée dans la liste des positions.

Principales fonctions pour les commandes

Les fonctions suivantes sont disponibles dans gFM-Business pour le traitement des commandes :

• Nouvelle commande - Crée une nouvelle commande, dans un premier temps sans lien avec un enregistrement de fournisseur. Celui-ci peut ensuite être complété par les champs [numéro de client] et [numéro d'adresse] peut être indiqué. Lors de la création d'une nouvelle commande, un nouveau numéro de commande est créé à partir de la tranche de numéros correspondante.
• Imprimer la commande - Ouvre la boîte de dialogue popover [Imprimer]Pour imprimer la commande appelée ou toutes les commandes appelées, cliquez sur le bouton "Imprimer". Pour l'impression, toutes les mises en page correspondant à l'origine de la table sont disponibles. [Commandes] ou [Postes de commande] ont été attribués.
• envoyer par e-mail - Envoi de la commande en cours par e-mail. Après avoir sélectionné cette fonction, une boîte de dialogue s'ouvre et affiche par défaut l'adresse e-mail du contact attribué.
• Envoyer tout - Envoi de toutes les commandes consultées par e-mail à l'adresse e-mail saisie dans le contact attribué. ATTENTIONAvant de sélectionner cette fonction, assurez-vous que seules les commandes qui doivent être envoyées par e-mail sont appelées.
• Enregistrer tous les stocks - Enregistre tous les articles de la commande comme stock de marchandises. Un nouvel enregistrement de stock est alors créé dans l'article concerné, auquel un lieu de stockage peut ensuite être attribué.
• Supprimer la commande - Supprime irrévocablement la commande appelée de la base de données.

Fonctions pour les postes de commande

Les fonctions relatives aux positions d'article se trouvent sous le bouton correspondant à gauche de la position d'article. Les fonctions suivantes sont disponibles pour les positions de commande :

• Nouvelle position - Ouvre la boîte de dialogue popover pour la saisie d'un nouveau poste de document.
• Dupliquer le poste - Crée une nouvelle position avec toutes les données de la position sélectionnée.
• Enregistrer le stock - Enregistre le nombre de positions d'articles saisies dans le stock de l'article appelé. Un nouvel enregistrement de stock est alors créé dans l'article concerné, auquel un lieu de stockage peut ensuite être attribué.
• Enregistrer tous les stocks - Enregistre tous les articles de la commande comme stock de marchandises. Un nouvel enregistrement de stock est alors créé dans l'article concerné, auquel un lieu de stockage peut ensuite être attribué.
• Supprimer un poste - Supprime irrévocablement la position appelée de la base de données.

Partie 5 : Livre de caisse et banque

Il s'agissait de la quatrième partie de notre série d'articles "Travailler efficacement avec gFM-Business et gagner du temps" sur le thème de la facturation et des documents. Dans la cinquième partie, nous nous pencherons sur le livre de caisse, les écritures bancaires et les relevés de compte, les prélèvements, les mandats SEPA et les transferts SEPA.

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gFM-Business Light et gFM-Business Professional peuvent être téléchargés gratuitement en version d'essai de 30 jours sur la page Support & téléchargements peuvent être téléchargés. Sur cette page, vous trouverez également un aperçu de tous les autres téléchargements et documents.

Tous les articles de la série

• Utiliser gFM-Business efficacement et gagner du temps. Partie 1 : CRM
• Utiliser gFM-Business efficacement et gagner du temps. Partie 2 : Documents et correspondance
• Utiliser gFM-Business efficacement et gagner du temps. Partie 3 : gestion des articles
• Utiliser gFM-Business efficacement et gagner du temps. Partie 4 : Facturation et documents