Dans la deuxième partie de la série "Utiliser gFM-Business efficacement et gagner du temps", vous apprendrez comment écrire à des clients, envoyer des e-mails et des newsletters avec le logiciel, ainsi que lire et gérer des documents papier dans gFM-Business à l'aide d'un scanner. Nous vous expliquons comment adresser une lettre en série à un groupe de clients précis et comment envoyer une newsletter graphique sur la base d'un modèle HTML. Envoyez des e-mails avec autant de fichiers joints que vous le souhaitez via autant de serveurs de messagerie (SMTP) que vous le souhaitez. Le module de correspondance basé sur des modèles ouvre, en interaction avec les modèles d'impression personnalisables et extensibles avec FileMaker Pro, de très nombreuses possibilités pour rester en contact régulier avec tous les clients souhaités.
Créer des modèles de documents
Dans le module [Correspondance] permet de gérer autant de modèles de documents que l'on veut, sur lesquels on peut baser des lettres, des télécopies, des e-mails ou des newsletters. Un modèle de document contient essentiellement les mêmes champs de saisie qu'un document, mais les informations sur le destinataire manquent. Pour créer un nouveau modèle de document, allez dans le module [Correspondance > Modèles] et cliquez sur l'icône de la barre d'outils [Nouveau]. Une boîte de dialogue popover s'ouvre alors pour vous permettre de saisir les données suivantes pour le nouveau modèle de document :
- Date
- Gestionnaire de dossier
- Nom du document (nom à attribuer librement au modèle de document)
- Mise en page pour l'impression (mise en page d'impression sur laquelle le modèle de document doit être basé)
Après avoir cliqué sur le bouton [Nouveau modèle] le nouveau modèle de document est créé et toutes les données gérées dans la boîte de dialogue popover sont automatiquement saisies dans les champs correspondants.
Dans l'objet et le corps du texte du modèle de document, vous pouvez intégrer autant de caractères de remplacement que vous le souhaitez, à l'endroit de votre choix, qui seront automatiquement remplacés par la valeur correspondante lors de la création du document. Les caractères de remplacement {objet} et {document} sont utilisés pour intégrer le sujet ou le corps du texte dans un modèle HTML. Tous les caractères génériques avec le préfixe {e-...} se réfèrent aux données du destinataire, c'est-à-dire par exemple la civilité, le nom de l'entreprise, l'adresse, la ville, etc. Tous les caractères génériques avec le préfixe {s-...} se rapportent aux données de l'expéditeur, c'est-à-dire de votre entreprise, comme par exemple le nom de l'entreprise, l'adresse, les coordonnées bancaires, etc.
Actions automatiques
En option, il est possible de saisir dans le modèle de document une action qui sera automatiquement générée dans l'enregistrement de contact correspondant lors de la création d'un document. De cette manière, il est possible, par exemple, de créer automatiquement des rappels pour le suivi téléphonique d'un contact lors de la création d'un document pour un contact. L'action peut ensuite être retrouvée dans l'historique des actions de l'enregistrement de contact correspondant, et une éventuelle relance est inscrite dans la liste des relances du gestionnaire et, le cas échéant, dans le calendrier.
Une action automatique n'est créée que lors de la création d'un document pour un contact. Si une lettre type est créée dont le modèle contient une action automatique, cette action est créée dans tous les enregistrements de contact sélectionnés pour la création de la lettre type.
Sélectionner des contacts pour la correspondance de tout type
La procédure pour contacter des clients, des fournisseurs ou d'autres contacts par lettre, fax, lettre type, e-mail ou newsletter est toujours identique dans gFM-Business. Si un seul enregistrement doit être contacté, il doit d'abord être enregistré dans le CRM-module [Clients] peuvent être appelés. Cela se fait par une simple recherche, par exemple par le numéro de client ou le nom de l'entreprise. Si un document de série doit être envoyé à plusieurs contacts, tous les enregistrements souhaités doivent être enregistrés dans le module CRM. [Clients] peuvent être appelés. Pour ce faire, il suffit de saisir n'importe quel critère de recherche, par exemple une plage de codes postaux, des types de clients ou n'importe quel champ de sélection libre. gFM-Business permet en principe de sélectionner des enregistrements dans tous les champs de données dans tous les modules.
Pour ajouter un ou plusieurs enregistrements dans le module CRM, cliquez sur le bouton "Ajouter un enregistrement". [Clients] cliquez sur l'icône de la barre d'outils [Chercher]Le mode de recherche est alors activé - reconnaissable au petit symbole de loupe dans chaque champ de saisie. Vous avez maintenant la possibilité de sélectionner les clients souhaités selon les critères de votre choix. Pour saisir une plage de codes postaux, vous devez saisir un code postal dans le champ "Code postal". [Code postal] par exemple
26000...26999
pour limiter les résultats de la recherche au code postal "26". Pour savoir quels autres critères peuvent être utilisés dans gFM-Business et d'autres solutions de base de données basées sur FileMaker, consultez l'article "Chercher et trouver dans gFM-Business". Pour lancer la recherche, cliquez sur l'onglet "Recherche". Barre de fonctions en bas, sur le bouton [Chercher] ou bien appuyez sur la touche [Entrée]-gFM-Business affiche alors tous les enregistrements qui correspondent aux critères de recherche saisis.
Créer et envoyer des lettres, des télécopies et des lettres en série
Afin de créer et d'envoyer une lettre ou un fax pour un enregistrement de contact appelé, le module CRM dispose de plusieurs options [Clients] dans tous les masques, les fonctions [Nouvelle lettre], [Nouveau fax] et [Nouveau document de série] sont disponibles. Pour créer un nouveau document, sélectionnez la fonction correspondante dans le menu des fonctions ou à l'aide d'un Bouton "Favoris" dans la barre d'outils. Une boîte de dialogue popover s'ouvre alors, dans laquelle vous pouvez saisir les données suivantes relatives au nouveau document :
- Date
- ID client (contient automatiquement l'ID client de l'enregistrement appelé, champ supprimé lors de la création d'un document de série)
- Gestionnaire de dossier (gestionnaire auquel le document est attribué)
- Nom du document (nom libre du document)
- Modèle (modèle de document sur lequel le nouveau document doit être basé)
- Mise en page pour l'impression (mise en page d'impression sur laquelle le nouveau document doit être basé)
Une fois les données mentionnées saisies, le nouveau document est créé après avoir cliqué sur le bouton [Nouveau document] et gFM-Business passe ensuite directement au nouveau document dans le module [Correspondance]. Le champ [ID client] n'est pas nécessaire dans la boîte de dialogue popover pour les documents en série, car cette fonction crée le document spécifié pour chaque enregistrement appelé.
Lors de la création du nouveau document, tous les espaces réservés du modèle de document sont automatiquement remplacés par les champs correspondants de l'enregistrement de contact attribué. Si une action automatique se trouve dans le modèle de document, une nouvelle action est automatiquement créée et attribuée à l'enregistrement de contact correspondant lors de la création du nouveau document.
Imprimer des lettres et des lettres en série
Pour imprimer une lettre, un fax ou une lettre type, cliquez sur l'icône de la barre d'outils [Imprimer]Une boîte de dialogue s'ouvre alors pour permettre de sélectionner toutes les options d'impression :
- Mise en page pour l'impression (mise en page sur laquelle le document doit être imprimé)
- Jeux de données (Sélectionner si l'enregistrement actuel ou tous les enregistrements appelés (impression en série) doivent être imprimés)
- Exemplaires (nombre d'exemplaires à imprimer)
- Imprimante (imprimante sur laquelle le document doit être imprimé)
- Trier (trie les enregistrements appelés lors de l'impression en série selon certains critères)
- Ordre de tri (Trier le critère de tri par ordre croissant ou décroissant)
- Courrier électronique (adresse e-mail du destinataire pour l'envoi d'un e-mail)
- envoyer par e-mail (envoie le document par e-mail en plus de l'impression)
- Envoi sans impression (envoie le document par e-mail uniquement)
Après avoir cliqué sur le bouton [Imprimer] le ou les documents sont édités sur l'imprimante. Si l'archivage automatique des documents a été activé, le document est simultanément archivé sous forme de fichier PDF.
Créer et envoyer des e-mails et des newsletters
Un e-mail ou une newsletter se crée en principe de la même manière qu'une lettre ou une lettre en série. Dans le module CRM, sélectionnez [Clients] le contact ou tous les contacts souhaités et sélectionnez ensuite la fonction [nouvel e-mail] respectivement [Nouveau document de série]qui s'affiche dans chaque écran du module CRM. [Clients] est disponible. Après avoir saisi les données du nouveau document dans la boîte de dialogue contextuelle et confirmé, le ou les nouveaux documents sont créés dans le module [Correspondance] est généré.
Les différences avec d'autres documents pour les e-mails et les newsletters se situent surtout au niveau des indications techniques telles que le format du document (texte ou HTML), l'envoi via un client ou directement par SMTP ainsi que l'adresse d'envoi souhaitée. Ces indications peuvent déjà être prédéfinies dans le modèle de document afin que les réglages soient effectués automatiquement dans les documents créés lors de la création d'un e-mail ou d'une newsletter.
Modèle de document pour les e-mails et les newsletters
Un modèle de document pour les e-mails et les newsletters contient en principe les mêmes champs que tout autre modèle de document. L'objet correspond au champ objet de l'e-mail, le texte de la lettre correspond au texte de l'e-mail. Le masque sous [Correspondance > Modèles] dispose des trois boutons d'onglet [Modèle], [e-mail] et [Fichiers joints].
Sous l'onglet [Modèle] toutes les données relatives au modèle de document lui-même sont gérées, comme par exemple l'objet, le texte de la lettre, les champs pour les références commerciales ou une action automatique avec option de resoumission. Ces champs sont également disponibles pour les modèles de documents de lettres, de télécopies ou de lettres en série.
Sous l'onglet [e-mail] permet de gérer toutes les données nécessaires à l'envoi d'e-mails et de newsletters, comme l'adresse d'envoi, le mode d'envoi et le format du document. L'onglet [e-mail] contient trois autres registres subordonnés [vue du texte], [Modèle HTML] et [Aperçu]. Sous l'onglet [vue du texte] permet d'éditer et de formater le texte de la lettre comme dans l'affichage principal. Dans l'onglet [Modèle HTML] permet de saisir n'importe quel modèle HTML sur lequel l'e-mail ou la newsletter à envoyer doit se baser. Dans notre exemple, nous avons utilisé un modèle HTML très simple, qui peut bien entendu être structuré de manière plus complexe et contenir par exemple aussi des images et des boutons.
Exemple de modèle HTML
<div>
{sujet}
</div>
<div>
{document}
</div>
Dans cet exemple de modèle HTML, il y a simplement deux paragraphes qui commencent chacun par un <div>-et contiennent l'objet et le corps du texte du document. Le modèle HTML peut bien entendu contenir d'autres éléments, par exemple pour intégrer des graphiques ou des boutons. L'aspect de l'e-mail et du modèle HTML une fois reçu par le destinataire peut être consulté sous l'onglet [Aperçu] être considérées.
Envoyer des e-mails avec des fichiers joints
Sous l'onglet [Fichiers joints] il est possible de joindre autant de fichiers que l'on veut au modèle de document. Lors de l'envoi d'un e-mail via un serveur SMTPServeur tous les fichiers joints sont envoyés avec le courriel. L'onglet [Fichiers joints] se trouve également dans le document sous [Correspondance > Documents] à disposition.
Veuillez noter que lors de l'envoi via le client de messagerie local, seule la première pièce jointe peut être envoyée avec le courriel pour des raisons techniques. L'envoi de plusieurs pièces jointes n'est possible que lors d'un envoi direct via un serveur SMTP. Les adresses d'envoi SMTP peuvent être consultées sous [Paramètres > Préférences > Appareils] être mis en place et géré.
Numériser et archiver des documents
Avec gFM-Business Light et Professional, il est également possible de numériser et d'archiver des documents papier avec des scanners compatibles TWAIN. Pour pouvoir utiliser cette fonction, il faut d'abord disposer d'au moins un scanner sous [Paramètres > Préférences > Appareils] gFM-Business prend en charge l'utilisation d'un nombre quelconque de scanners compatibles TWAIN (pilotes 32 bits). Avec le bouton [Actualiser] dans le domaine "Scanner TWAIN" gFM-Business recherche automatiquement tous les scanners installés dans le système et les affiche dans une liste. Si plusieurs scanners ont été trouvés, vous pouvez définir un scanner comme standard avec la fonction "Utiliser ce scanner".
Pour numériser et archiver un document relatif à un contact, le module CRM dispose d'une fonction de numérisation. [Clients] la fonction "Scanner le document" est disponible dans chaque masque. Après avoir sélectionné cette fonction, une boîte de dialogue popover s'ouvre pour saisir les données suivantes pour le nouveau document.
- Nom du document (nom de document à attribuer librement)
- Type de document (types définissables sous Réglages > Préférences > Listes de valeurs)
- Date de référence (date du document)
- N° de référence (numéro de référence du document, p. ex. numéro de document)
- Remarques (remarques libres sur le document)
- Action automatique (en option)
- Date de l'action
- Type d'action
- Raison de l'action
- Personne de contact
- Texte de l'action
- Date de resoumission
- Date de rendez-vous
En plus des données du document, il est possible de saisir en option une action, avec si on le souhaite une date de resoumission et une échéance. Après confirmation avec le bouton [Archiver] la boîte de dialogue de numérisation de votre scanner s'ouvre et vous pouvez immédiatement numériser le document. Une fois le processus de numérisation terminé, vous pouvez soit numériser une autre page, soit terminer le processus de numérisation et enregistrer le document dans gFM-Business.
Les documents enregistrés dans un contact sont gérés sous [Clients > Événements > Archives]. Une recherche plein texte y est également disponible, permettant de rechercher dans tous les documents associés à l'enregistrement actuel.
gFM-Business prend également en charge la numérisation des cartes de visite sous [Clients > Contacts > Personnes de contact] ainsi que la numérisation de documents dans le Livre de caisse du module [Facturation].
Partie 3 : produits, fournisseurs et stock d'articles
Il s'agissait de la deuxième partie de la série "Utiliser gFM-Business efficacement". Dans le première partie de cette série était consacré à la gestion des clients et des adresses et à l'utilisation optimale du module CRM [Clients]. Dans la partie suivante, nous expliquerons comment gérer les articles avec des catégories, des attributs, des fournisseurs et des stocks d'articles avec gFM-Business et comment les articles peuvent être facilement enregistrés dans n'importe quel document.
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- gFM-Business Professional version monoposte
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Tous les articles de la série
- Utiliser gFM-Business efficacement et gagner du temps. Partie 1 : CRM
- Utiliser gFM-Business efficacement et gagner du temps. Partie 2 : Documents et correspondance
- Utiliser gFM-Business efficacement et gagner du temps. Partie 3 : gestion des articles
- Utiliser gFM-Business efficacement et gagner du temps. Partie 4 : Facturation et documents
Markus Schall développe depuis 1994 des bases de données individuelles, des interfaces et des applications commerciales sur la base de Claris FileMaker. Il est partenaire de Claris, lauréat du FMM-Award 2011 et développeur de la Logiciel ERP gFM-Business. Il est en outre auteur de livres et fondateur du M. Schall Verlags.
