Nella seconda parte della serie "Usare gFM-Business in modo efficace e risparmiare tempo", imparerete come usare il software per scrivere ai clienti, inviare e-mail e newsletter e come scansionare e gestire i documenti cartacei in gFM-Business usando uno scanner. Vi spieghiamo come indirizzare un modulo di lettera a un gruppo specifico di clienti e come inviare una newsletter grafica basata su un modello HTML. Inviare e-mail con un numero qualsiasi di file allegati tramite un numero qualsiasi di server di posta (SMTP). Il modulo di corrispondenza basato su modelli, in combinazione con i layout di stampa personalizzabili ed espandibili con FileMaker Pro, apre molte possibilità per rimanere in contatto regolare con tutti i clienti desiderati.
Creare modelli di documenti
Nel modulo [Corrispondenza] può essere utilizzato per gestire un numero qualsiasi di modelli di documento su cui basare lettere, fax, e-mail o newsletter. Un modello di documento contiene essenzialmente gli stessi campi di input di un documento, ma mancano i dati del destinatario. Per creare un nuovo modello di documento, passare al modulo [Corrispondenza > Modelli] e fare clic sull'icona nella barra degli strumenti [Nuovo]. Si apre una finestra di dialogo a comparsa per l'inserimento dei seguenti dati per il nuovo modello di documento:
- data
- Impiegato
- Nome del documento (Nome liberamente assegnabile per il modello di documento)
- Layout di stampa (layout di stampa su cui si basa il modello di documento)
Dopo aver fatto clic sul pulsante [Nuovo modello] il nuovo modello di documento viene creato e tutti i dati mantenuti nella finestra di dialogo a comparsa vengono automaticamente inseriti nei campi corrispondenti.
Nel testo dell'oggetto e del corpo del modello di documento, è possibile integrare un numero qualsiasi di segnaposto in qualsiasi posizione, che vengono sostituiti automaticamente con il valore corrispondente quando il documento viene creato. I segnaposto {Oggetto} e {documento} sono usati per includere l'oggetto o il testo del corpo in un modello HTML. Tutti i segnaposto con il prefisso {e-...} si riferiscono ai dati del destinatario, ad esempio la lettera di saluto, il nome della società, l'indirizzo, la città, ecc. Tutti i segnaposto con il prefisso {s-...} si riferiscono ai dati del mittente, cioè della vostra azienda, come la ragione sociale, l'indirizzo, le coordinate bancarie, ecc.
Azioni automatiche
Facoltativamente, nel modello di documento può essere inserita un'azione che viene generata automaticamente nel corrispondente record di dati del contatto quando viene creato un documento. In questo modo, ad esempio, è possibile creare automaticamente dei follow-up per seguire il contatto telefonicamente quando viene creato un documento per un contatto. L'azione può essere trovata nella cronologia delle azioni del rispettivo record di dati di contatto e l'eventuale ripresentazione viene inserita nell'elenco delle ripresentazioni dell'impiegato e, se necessario, nel calendario.
Un'azione automatica viene creata solo quando viene creato un documento per un contatto. Se viene creata una lettera modulo il cui modello contiene un'azione automatica, questa azione viene creata in tutti i record di dati del contatto che sono stati selezionati per la creazione della lettera modulo.
Selezionare i contatti per la corrispondenza di ogni tipo
La procedura per contattare clienti, fornitori o altri contatti tramite lettera, fax, modulo, e-mail o newsletter è sempre identica in gFM Business. Se si vuole contattare un solo record di dati, questo deve essere prima inserito nella sezione CRM-modulo [Clienti] possono essere richiamati. Ciò avviene con una semplice ricerca, ad esempio utilizzando il numero di cliente o il nome dell'azienda. Se un documento di mail merge deve essere inviato a più contatti, tutti i record di dati desiderati devono essere inseriti nel modulo CRM. [Clienti] possono essere richiamati. Per farlo, basta inserire qualsiasi criterio di ricerca, come un intervallo di codici postali, tipi di clienti o qualsiasi campo di selezione libero. gFM-Business consente di selezionare i record di dati in tutti i campi di dati di tutti i moduli.
Per creare uno o più record di dati nel modulo CRM [Clienti] fare clic sull'icona nella barra degli strumenti. [Ricerca]Viene quindi richiamata la modalità di ricerca, riconoscibile dal simbolo della piccola lente di ingrandimento in ogni campo di immissione. A questo punto è possibile selezionare i clienti desiderati in base a qualsiasi criterio. Per inserire un codice di avviamento postale, si deve inserire quanto segue nel campo [Codice postale] per esempio
26000...26999
per limitare i risultati della ricerca all'area del codice postale "26". Per sapere quali altri criteri possono essere utilizzati in gFM-Business e in altre soluzioni di database basate su FileMaker, consultate l'articolo "Cercare e trovare in gFM-Business". Per avviare la ricerca, fare clic nel campo Barra delle funzioni in basso sul pulsante [Ricerca] o premere il tasto [Invio]-gFM-Business richiama quindi tutti i record di dati che corrispondono ai criteri di ricerca inseriti.
Creare e inviare lettere, fax e moduli di lettere
Per creare e inviare una lettera o un fax per un record di contatto selezionato, il modulo CRM offre le seguenti opzioni [Clienti] in tutte le maschere le funzioni [Nuova lettera], [Nuovo fax] e [Nuovo documento seriale] sono disponibili. Per creare un nuovo documento, selezionare la funzione corrispondente nel menu delle funzioni o tramite un'opzione di Pulsante Preferiti nella barra degli strumenti. Si apre una finestra di dialogo a comparsa in cui è possibile inserire i seguenti dati per il nuovo documento:
- data
- ID cliente (contiene automaticamente l'ID cliente del record di dati richiamato, il campo viene omesso quando si crea un documento seriale)
- Impiegato (persona responsabile a cui è assegnato il documento)
- Nome del documento (Nome libero del documento)
- Modello (modello di documento su cui si basa il nuovo documento)
- Layout di stampa (layout di stampa su cui si basa il nuovo documento)
Dopo aver inserito i dati di cui sopra, il nuovo documento viene creato facendo clic sul pulsante [Nuovo documento] e gFM-Business passa direttamente al nuovo documento nel file [Corrispondenza]. Il campo [ID cliente] viene omesso nella finestra di dialogo del popover per i documenti seriali, poiché questa funzione crea il documento specificato per ogni record di dati richiamato.
Quando viene creato il nuovo documento, tutti i segnaposto del modello di documento vengono automaticamente sostituiti dai campi corrispondenti del record di dati di contatto assegnato. Se nel modello di documento è presente un'azione automatica, una nuova azione viene creata automaticamente quando viene creato il nuovo documento e assegnata al record di dati di contatto corrispondente.
Stampa di lettere e lettere seriali
Per inviare una lettera, un fax o un'unione di messaggi a una stampante, fare clic sull'icona nella barra degli strumenti [Stampa]e si aprirà un dialogo a comparsa per la selezione di tutte le opzioni di stampa:
- Layout di stampa (layout di stampa su cui deve essere stampato il documento)
- Record di dati (Selezione della stampa del record di dati corrente o di tutti i record di dati richiamati (mail merge))
- Copie (numero di copie da stampare)
- Stampante (Stampante su cui deve essere stampato il documento)
- Ordinamento (ordina i record di dati richiamati per il mail merge in base a determinati criteri)
- Sequenza di ordinamento (criterio di ordinamento in ordine crescente o decrescente)
- e-mail (indirizzo e-mail del destinatario per l'invio via e-mail)
- Inviare per e-mail (invia il documento per e-mail oltre a stamparlo)
- Invio senza stampa (invia il documento solo via e-mail)
Dopo aver fatto clic sul pulsante [Stampa] il documento o i documenti vengono inviati alla stampante. Se è stata attivata l'archiviazione automatica dei documenti, il documento viene archiviato contemporaneamente come file PDF.
Creare e inviare e-mail e newsletter
In linea di principio, la creazione di un'e-mail o di una newsletter avviene nello stesso modo di una lettera o di una mail merge. Nel modulo CRM, selezionare [Clienti] selezionare prima il contatto desiderato o tutti i contatti desiderati e poi selezionare la funzione [Nuova e-mail] risp. [Nuovo documento seriale]che vengono visualizzati in ogni maschera del modulo CRM [Clienti] è disponibile. Dopo aver inserito i dati per il nuovo documento nella finestra di dialogo a comparsa e aver confermato, il nuovo documento o i nuovi documenti vengono creati nella finestra di dialogo a comparsa. [Corrispondenza] generato.
Esistono differenze rispetto ad altri documenti per e-mail e newsletter, in particolare per quanto riguarda i dettagli tecnici come il formato del documento (testo o HTML), l'invio tramite client o direttamente tramite SMTP e l'indirizzo di invio desiderato. Queste informazioni possono essere specificate già nel modello di documento, in modo che le impostazioni vengano effettuate automaticamente nei documenti creati quando si crea un'e-mail o una newsletter.
Modello di documento per e-mail e newsletter
In linea di principio, un modello di documento per e-mail e newsletter contiene gli stessi campi di qualsiasi altro modello di documento. L'oggetto corrisponde al campo oggetto dell'e-mail, il testo della lettera corrisponde al testo dell'e-mail. La maschera sotto [Corrispondenza > Modelli] ha i tre pulsanti di registro [Template], [E-Mail] e [File allegati].
Sotto il registro [Template] tutti i dettagli del modello di documento stesso, come l'oggetto, il testo della lettera, i campi per i numeri di riferimento o un'azione automatica con possibilità di reinvio. Questi campi sono disponibili anche per i modelli di documento per lettere, fax o lettere seriali.
Sotto il registro [E-Mail] vengono mantenute tutte le informazioni necessarie per l'invio di e-mail e newsletter, come l'indirizzo di invio, il tipo di invio e il formato del documento. Il registro [E-Mail] contiene altri tre registri subordinati [Vista testo], [template HTML] e [Anteprima]. Sotto il registro [Vista testo] il testo della lettera può essere modificato e formattato come nella vista principale. Nella scheda [template HTML] è possibile inserire qualsiasi modello HTML su cui basare l'e-mail o la newsletter da inviare. Nel nostro esempio, abbiamo utilizzato un modello HTML molto semplice, che naturalmente può avere anche una struttura più complessa e contenere, ad esempio, immagini e pulsanti.
Esempio di modello HTML
<div>
{Oggetto}
</div>
<div>
{documento}
</div>
In questo modello HTML di esempio, ci sono semplicemente due paragrafi, ognuno dei quali comincia con un <div>-e contiene l'oggetto e il corpo del documento. Il modello HTML può naturalmente contenere altri elementi, ad esempio grafici o pulsanti. È possibile vedere l'aspetto dell'e-mail e del modello HTML quando viene ricevuta dal destinatario nella sezione [Anteprima] essere presi in considerazione.
Invio di e-mail con file allegati
Sotto il registro [File allegati] È possibile allegare al modello di documento un numero qualsiasi di file. Quando si invia un'e-mail tramite un SMTPServer tutti i file allegati vengono inviati con l'e-mail. Il registro [File allegati] è anche nel documento sotto [Corrispondenza > Documenti] disponibile.
Si noti che quando si invia tramite il client di posta elettronica locale, per motivi tecnici è possibile inviare solo il primo file allegato all'e-mail. L'invio di più file allegati è possibile solo quando si invia direttamente tramite un server SMTP. Gli indirizzi di invio SMTP si trovano sotto [Impostazioni > Preferenze > Dispositivi] possono essere impostati e gestiti.
Scansione e archiviazione di documenti
Con gFM-Business Light e Professional, i documenti cartacei possono essere acquisiti e archiviati anche con scanner compatibili TWAIN. Per poter utilizzare questa funzione, è necessario che almeno uno scanner sia registrato sotto la voce [Impostazioni > Preferenze > Dispositivi] gFM-Business supporta l'uso di un numero qualsiasi di scanner compatibili TWAIN (driver a 32 bit). Con il pulsante [Aggiornamento] nell'area "Scanner TWAIN" gFM-Business cerca automaticamente tutti gli scanner installati nel sistema e li visualizza in un elenco. Se vengono trovati più scanner, è possibile definire uno scanner come predefinito con la funzione "Usa questo scanner".
Per scansionare e archiviare un documento relativo a un contatto, sono disponibili le seguenti funzioni all'interno del modulo CRM [Clienti] La funzione "Acquisisci documento" è disponibile in ogni schermata. Dopo aver selezionato questa funzione, si apre una finestra di dialogo a comparsa per l'inserimento dei seguenti dati per il nuovo documento.
- Nome del documento (nome del documento liberamente assegnabile)
- Tipo di documento (I tipi possono essere definiti in Impostazioni > Preferenze > Elenchi di valori).
- Data di riferimento (data del documento)
- Riferimento n. (Numero di riferimento del documento, ad esempio numero del documento)
- Osservazioni (commenti liberi sul documento)
- Azione automatica (opzionale)
- Data dell'azione
- Tipo di azione
- Motivo dell'azione
- Persona di contatto
- Testo dell'azione
- Data di ripresentazione
- Data di nomina
Oltre ai dati del documento, è possibile inserire un'azione opzionale, con una data e una scadenza per la ripresentazione, se lo si desidera. Dopo aver confermato con il [Archivio] si apre la finestra di dialogo dello scanner e si può acquisire immediatamente il documento. Una volta completato il processo di scansione, è possibile scansionare un'altra pagina o terminare il processo di scansione e salvare il documento in gFM Business.
I documenti salvati in un contatto sono gestiti in [Clienti > Eventi > Archivio]. È disponibile anche una ricerca full-text, che può essere utilizzata per cercare in tutti i documenti assegnati al record di dati corrente.
gFM-Business supporta anche la scansione di biglietti da visita sotto [Clienti > Contatti > Persone di contatto] e la scansione delle ricevute nel Libro cassa del modulo [Fatturazione].
Parte 3: Prodotti, fornitori e stock di articoli
Questa è la seconda parte della serie "Usare gFM Business in modo efficace". Nella prima parte Questa serie si è concentrata sulla gestione dei clienti e degli indirizzi e sull'utilizzo ottimale del modulo CRM. [Clienti]. Nella prossima parte spiegheremo come utilizzare gFM-Business per gestire gli articoli con categorie, attributi, fornitori e stock di articoli e come gli articoli possono essere facilmente inseriti in qualsiasi documento.
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Tutti gli articoli della serie
- Utilizzate gFM Business in modo efficace e risparmiate tempo. Parte 1: CRM
- Utilizzate gFM Business in modo efficace e risparmiate tempo. Parte 2: Documenti e corrispondenza
- Utilizzate gFM Business in modo efficace e risparmiate tempo. Parte 3: Gestione degli articoli
- Utilizzate gFM Business in modo efficace e risparmiate tempo. Parte 4: Fatturazione e documenti
Markus Schall sviluppa database personalizzati, interfacce e applicazioni aziendali basate su Claris FileMaker dal 1994. È un partner di Claris, vincitore del premio FMM 2011 e sviluppatore del programma Software ERP gFM-Business. È anche autore di libri e fondatore dell'associazione M. Schall Editore.
