Riceviamo spesso richieste di chiarimenti su quali dati all'interno della CRM- e il sistema di gestione delle merci gFM-Business. Finora, alcuni utenti hanno utilizzato il software solo per gestire i clienti e redigere fatture e preventivi. Il Software aziendale gFM-Business è stato sviluppato per gestire comodamente il maggior numero possibile di dati che si presentano nell'attività quotidiana. Più i dati sono gestiti in forma strutturata, più velocemente possono essere reperiti in futuro, ottimizzando i processi di lavoro e risparmiando tempo prezioso. Per questo motivo, in una serie di articoli mostriamo quali dati aziendali possono essere gestiti, elaborati e recuperati con gFM-Business. Inoltre, spieghiamo i modi più efficaci per registrare i dati in gFM Business. La prima parte riguarda il Customer Relationship Management, ovvero il modulo CRM. [Clienti].
Gestire i dati relativi ai contatti
Clienti, fornitori, parti interessate e qualsiasi altro contatto possono essere gestiti nell'area CRM di gFM-Business. Per ogni record di contatto è possibile salvare i seguenti dati:
- Qualsiasi numero Indirizzi e Coordinate bancarie e 15 campi liberamente definibili per record di contatto
- Industria e Dati sul merito di credito
- Dati anagrafici dei contatti come il tipo e la classificazione del cliente, l'acquirente, i conti di prenotazione, l'aliquota IVA, l'ID IVA, il metodo di pagamento, ecc.
- Contratti di servizio con fatturazione a forfait o a tariffa oraria
- Liberamente definibile Campi di selezione, definibile in [Impostazioni > Preferenze > Elenchi di valori]
- Qualsiasi numero Persone di contatto per record di dati
- Cronaca d'azione con un numero qualsiasi di Azioni e Ripresentazione per record di dati
- Registrazione del tempo con la gestione di un numero qualsiasi di servizi per record di dati e la creazione di log di servizio
- Scansione e l'archiviazione di un numero qualsiasi di Documenti cartacei e Biglietti da visita per record di dati
- Visualizzazione di tutti i dati assegnati Buoni, Mandati SEPA e Addebiti diretti SEPA
- Visualizzazione di tutti i dati assegnati Documenti e documenti archiviati, Lavori di stampa, Prenotazioni bancarie dagli estratti conto e Eventi.
Gestire indirizzi e persone di contatto
Gli indirizzi e le persone di contatto possono essere inseriti nel modulo CRM. [Clienti] da qualsiasi maschera con le funzioni principali [Nuovo indirizzo] e [Nuova persona di contatto] è possibile creare un nuovo indirizzo o un nuovo contatto. Dopo aver selezionato questa funzione, si apre una finestra di dialogo a comparsa in cui si inseriscono i dati del nuovo indirizzo o della persona di contatto.
Il dialogo [Nuovo indirizzo] I tipi di indirizzo disponibili possono essere selezionati in [Impostazioni > Preferenze > Elenchi di valori] sotto la parola chiave [Tipi di clienti] può essere personalizzato. La città viene mantenuta automaticamente dopo l'inserimento del Paese e del codice postale, a condizione che la città si trovi in D/A/CH. Se per un codice postale sono disponibili più località, è possibile selezionare la località corretta dal menu a discesa.
Dopo aver confermato il dialogo, il nuovo indirizzo o la nuova persona da contattare vengono visualizzati nella finestra di dialogo Database e collegato al record di dati di contatto richiamato. Nelle maschere [Indirizzi] e [Persone di contatto] è anche possibile creare un nuovo record di dati sulla base di un indirizzo o di una persona di contatto esistente, per ridurre la digitazione quando si deve creare un nuovo indirizzo simile.
Nelle schermate corrispondenti, i record di dati assegnati possono essere modificati, cancellati, protetti dalla rimozione e definiti come indirizzo o persona di contatto predefinita. I record di dati protetti sono visualizzati in cima al rispettivo elenco. Gli indirizzi e le persone di contatto possono essere trasferiti nella rubrica Apple o in Microsoft Outlook ed esportati come vCard. I contatti possono anche essere contattati direttamente tramite il modulo di corrispondenza. I biglietti da visita delle persone di contatto possono essere scansionati direttamente nella voce della persona di contatto corrispondente utilizzando uno scanner collegato e configurato.
Cronaca dell'azione e ripresentazione
Sotto la voce di menu [Clienti > Contatti > Azioni] contiene la cronologia delle azioni del record di dati di contatto richiamato. Idealmente, ogni contatto avvenuto con l'azienda chiamata è documentato nella cronologia delle azioni. Per creare una nuova azione, ogni schermata del modulo CRM contiene [Clienti] la funzione principale [Nuova azione] è disponibile. Dopo aver selezionato questa funzione, si apre una finestra di dialogo a comparsa in cui è possibile mantenere tutti i dati rilevanti per l'azione e, facoltativamente, una ripresentazione e/o un appuntamento. Se l'utente è autorizzato a usare il calendario, gli appuntamenti e le ripresentazioni vengono inseriti automaticamente nel calendario quando si inserisce una nuova azione.
I file possono anche essere salvati per un'azione tramite un allegato. Gli appuntamenti registrati in un'azione possono essere inviati per e-mail o trasferiti al calendario Apple o a Microsoft Outlook. Come gli indirizzi o i contatti, le azioni possono essere protette dalla cancellazione. Le azioni protette sono visualizzate in cima all'elenco delle azioni.
Creare fatture e preventivi
Fatture, preventivi e altri documenti possono essere comodamente generati direttamente dal modulo CRM. [Clienti] possono essere creati dal modulo CRM. Per creare un nuovo documento, è quindi consigliabile richiamare prima il cliente corrispondente nel modulo CRM.
In ogni schermata sono disponibili le seguenti funzioni principali per creare un preventivo, un ordine, una bolla di consegna, una fattura, una nota di credito, un sollecito o un ordine di acquisto con il fornitore:
- Nuova offerta (Creare un'offerta per il cliente chiamato)
- Nuovo ordine (Creare un ordine per il cliente chiamato)
- Nuova nota di credito (Creare una nota di credito per il cliente chiamato)
- Nuova fattura (Scrivere la fattura per il cliente chiamato)
- Nuovo ordine (Creare un nuovo ordine per il fornitore chiamato)
Dopo aver selezionato una delle funzioni di cui sopra, viene visualizzata un'interrogazione con il numero di documento successivo, in cui si chiede se è necessario creare un nuovo documento per il cliente richiamato. Dopo una conferma positiva, il nuovo documento viene creato e salvato automaticamente per un'ulteriore elaborazione nella cartella [Fatturazione] chiamato.
Registrazione dei tempi: fatturazione dei servizi
Per inserire i servizi forniti per un cliente chiamato nella registrazione del tempo, in tutte le schermate del modulo CRM è disponibile quanto segue [Clienti] la funzione [Nuovo servizio] disponibile. I servizi sono elencati nel modulo CRM alla voce [Clienti > Servizi] gestiti in un elenco che può essere modificato in qualsiasi momento. Un registro dei servizi con relativa fattura può essere generato automaticamente da tutti i servizi non prenotati inseriti durante la fatturazione.
Dopo aver selezionato la funzione [Nuovo servizio] nel modulo CRM, si apre una finestra di dialogo a comparsa in cui è possibile inserire i seguenti dati del servizio:
- data l'ingresso
- Area specialistica (Elenco definibile sotto [Impostazioni > Preferenze > Articoli])
- Data di inizio e tempo
- Data di fine e tempo
- Articolo n.. in base al quale il servizio deve essere fatturato
- Nota di testo (Descrizione del servizio)
Dopo aver confermato con il tasto [Nuovo servizio] il servizio registrato appare nel cliente chiamato come servizio non prenotato sotto [Clienti > Servizi]. Con la funzione [Liquidare le voci non prenotate] da tutte le voci di servizio non prenotate viene generato un registro di servizio e una fattura corrispondente per il cliente richiamato. Una voce prenotata è contrassegnata nell'elenco da un simbolo di prenotazione di colore verde. Lo stato della voce può essere ripristinato facendo clic su questo simbolo.
Creare lettere, lettere seriali, e-mail e newsletter
gFM Business supporta la creazione di lettere, fax, e-mail e newsletter da qualsiasi schermata. Le funzioni per i nuovi tipi di documento "Lettera", "E-mail" e "Fax" si riferiscono al record di dati attualmente richiamato. La funzione "Nuovo documento mail merge" si applica a tutti i record di dati richiamati. Se si vuole inviare un documento di fusione o una newsletter, prima di selezionare questa funzione è necessario selezionare e aprire tutti i contatti a cui inviare la newsletter. Per sapere come selezionare i record di dati in FileMaker e gFM-Business, consultare la sezione questo manuale.
Per la creazione di lettere, lettere seriali, e-mail e newsletter, il modulo CRM [Clienti] In ogni schermata sono disponibili le seguenti funzioni:
- Nuova lettera
- Nuova e-mail
- Nuovo fax
- Nuovo documento seriale
Dopo aver selezionato una delle funzioni sopra descritte, si apre una finestra di dialogo a comparsa in cui vengono specificati i dati chiave del nuovo documento:
- data
- Impiegato
- Nome del documento (nome liberamente selezionabile per il nuovo documento)
- Modello (Selezione dei modelli di documento dal modulo Corrispondenza)
- Layout di stampa (layout di stampa dal modulo Corrispondenza)
Dopo aver confermato con il tasto [Nuovo documento] il nuovo documento viene creato nel modulo Corrispondenza e assegnato al record cliente richiamato.
Scansione e archiviazione di documenti cartacei
gFM-Business contiene un sistema di gestione dei documenti con Interfaccia agli scanner compatibili Twain per acquisire documenti cartacei come corrispondenza, ricevute o biglietti da visita e assegnarli al record di dati corrispondente. I documenti archiviati possono essere etichettati con un nome e indicizzati quando vengono scansionati. Opzionalmente, è possibile creare un'azione, un nuovo invio o un appuntamento per il documento archiviato.
Per scansionare e archiviare un documento cartaceo, tutte le schermate del modulo CRM contengono la funzione principale [Scansione documento] è disponibile. Se si vuole archiviare un file dal computer, selezionare la funzione [File d'archivio] da.
Dopo aver selezionato la funzione [Scansione documento], viene visualizzata una finestra di dialogo a comparsa per l'immissione dei dati seguenti:
- Nome del documento - Nome del documento
- Tipo di documento - Il tipo di documento, l'elenco possono essere specificati in [Impostazioni > Preferenze > Elenchi valori] alla voce "Tipi di documento".
- Data di riferimento - Data del documento o della ricevuta
- Riferimento n. - Numero di riferimento del documento, ad esempio numero della fattura.
- Osservazioni - Commenti liberi sul documento
- Azione (opzionale)
- Ripresentazione (opzionale)
- Data (opzionale)
Tutti i documenti scansionati e archiviati vengono visualizzati e gestiti per il cliente richiamato sotto [Clienti > Eventi > Archivio]. Tutti i documenti possono essere visualizzati e modificati. gFM-Business salva solo i percorsi dei file dei documenti importati, in modo che possano essere aperti e visualizzati solo se il percorso del file in cui sono stati salvati i documenti è disponibile.
Mandati SEPA e addebiti diretti
gFM-Business contiene una funzione integrata di gestione dei mandati SEPA per gestire in modo strutturato mandati SEPA, addebiti diretti e note di credito. Per creare un nuovo mandato SEPA per un cliente selezionato, il modulo CRM contiene la funzione principale [Nuovo mandato SEPA] è possibile creare un nuovo addebito diretto SEPA o un memo di credito SEPA con la funzione [Nuovo trasferimento SEPA] possono essere generate. Dopo aver selezionato una di queste funzioni, si apre una finestra di dialogo a comparsa in cui è possibile inserire i dati richiesti per il mandato SEPA o il bonifico SEPA. Un nuovo bonifico SEPA può essere creato solo quando al cliente richiamato è stato assegnato un mandato SEPA valido.
Tutti i mandati SEPA e i bonifici SEPA vengono inseriti nel modulo di fatturazione alla voce [Fatturazione > Libro cassa > Mandati SEPA]. Qui è possibile modificare e stampare i mandati SEPA.
Parte 2: Documenti, documenti seriali, HTML
Questa era la prima parte della serie "Lavorare efficacemente con gFM-Business". Speriamo di aver spiegato tutto in modo comprensibile. Se avete domande, non esitate a contattarci di persona o nei commenti sotto questo articolo.
Nel seconda parte Questa serie di articoli si occupa della creazione di documenti, documenti di fusione di posta elettronica e newsletter via e-mail. Spiegheremo come creare modelli di documenti e modelli di e-mail con modelli HTML e come utilizzarli per creare documenti. Mostriamo inoltre come gFM Business possa essere utilizzato come sistema di gestione dei documenti, scansionando documenti cartacei, ricevute e biglietti da visita e assegnandoli al record di dati richiamato.
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Tutti gli articoli della serie
- Utilizzate gFM Business in modo efficace e risparmiate tempo. Parte 1: CRM
- Utilizzate gFM Business in modo efficace e risparmiate tempo. Parte 2: Documenti e corrispondenza
- Utilizzate gFM Business in modo efficace e risparmiate tempo. Parte 3: Gestione degli articoli
- Utilizzate gFM Business in modo efficace e risparmiate tempo. Parte 4: Fatturazione e documenti
Markus Schall sviluppa database personalizzati, interfacce e applicazioni aziendali basate su Claris FileMaker dal 1994. È un partner di Claris, vincitore del premio FMM 2011 e sviluppatore del programma Software ERP gFM-Business. È anche autore di libri e fondatore dell'associazione M. Schall Editore.
