gFM-Business effektiv nutzen und Zeit sparen. Teil 1: CRM

Immer wieder erreichen uns Anfragen, welche Daten innerhalb des CRM- und Warenwirtschaftssystems gFM-Business verwaltet werden können. Manche Nutzer verwenden die Software bisher ausschliesslich für die Verwaltung von Kunden und zum Schreiben von Rechnungen und Angeboten. Die Unternehmenssoftware gFM-Business wurde entwickelt, um möglichst vielfältige Daten bequem zu verwalten, die im Unternehmensalltag anfallen. Je mehr Daten in strukturierter Form verwaltet werden, desto schneller können diese künftig aufgefunden werden, was die Arbeitsabläufe optimiert und damit wertvolle Zeit einspart. Aus diesem Grund zeigen wir in einer Artikelserie auf, welche Unternehmensdaten sich mit gFM-Business verwalten, bearbeiten und wieder auffinden lassen. Ausserdem erläutern wir, auf welchen Wegen Sie Daten in gFM-Business am Sinnvollsten erfassen können. Im ersten Teil geht es um das Customer Relationship Management, also das CRM-Modul [Kunden].

Kontaktbezogene Daten verwalten

Im CRM-Bereich von gFM-Business können Kunden, Lieferanten, Interessenten und beliebige andere Kontakte verwaltet werden. Pro Kontaktdatensatz können folgende Daten gespeichert werden:

• Beliebig viele Adressen und Bankverbindungen und 15 frei definierbaren Feldern pro Kontaktdatensatz
• Branche und Bonitätsdaten
• Kontaktstammdaten wie Kundenart und Klassifizierung, Akquisiteur, Buchungskonten, MwSt.-Satz, USt.-ID, Zahlungsart usw.
• Dienstleistungsverträge mit Abrechnungspauschale oder Stundensatz
• Frei definierbare Selektionsfelder, definierbar in [Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten]
• Beliebig viele Kontaktpersonen pro Datensatz
• Aktionschronik mit beliebig vielen Aktionen und Wiedervorlagen pro Datensatz
• Zeiterfassung mit Verwaltung beliebig vieler Leistungen pro Datensatz und Erstellung von Leistungsprotokollen
• Scannen und Archivieren beliebig vieler Papierdokumente und Visitenkarten pro Datensatz
• Anzeige aller zugeordneten Belege, SEPA-Mandate und SEPA-Lastschriften
• Anzeige aller zugeordneten Dokumente sowie archivierten Dokumente, Druckaufträge, Bankbuchungen aus Kontoauszügen und Ereignisse.

Adressen und Kontaktpersonen verwalten

Adressen und Kontaktpersonen können innerhalb des CRM-Moduls [Kunden] aus jeder Maske heraus mit den Hauptfunktionen [Neue Adresse] und [Neue Kontaktperson] erstellt werden. Nach Auswahl dieser Funktion öffnet sich ein Popover-Dialog, in dem die Daten der neuen Adresse oder Kontaktperson eingepflegt werden.

Die im Dialog [Neue Adresse] zur Auswahl stehenden Adressarten können unter [Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten] unter dem Stichwort [Kundenarten] angepasst werden. Der Ort wird nach Eingabe des Landes und der Postleitzahl automatisch gepflegt, sofern sich der Ort in D/A/CH befindet. Stehen mehrere Orte für eine Postleitzahl zur Auswahl, kann der korrekte Ort im Dropdown-Menü ausgewählt werden.

Nach Bestätigung des Dialogs wird die neue Adresse oder der neue Ansprechpartner in der Datenbank erstellt und mit dem aufgerufenen Kontaktdatensatz verknüpft. In den Masken [Adressen] und [Kontaktpersonen] ist es zudem möglich, einen neuen Datensatz auf Basis einer bestehenden Adresse oder Kontaktperson zu erstellen, um Tipparbeit zu reduzieren, wenn eine ähnliche neue Adresse erstellt werden soll.

In den entsprechenden Masken lassen sich zugeordnete Datensätze bearbeiten, löschen, vor dem Entfernen schützen und als Standardadresse oder -kontaktperson definieren. Geschützte Datensätze werden am Anfang der jeweiligen Liste eingeblendet. Adressen und Ansprechpartner lassen sich in das Apple Adressbuch oder in Microsoft Outlook übertragen sowie als vCard exportieren. Kontaktpersonen können ausserdem direkt über das Korrespondenzmodul angeschrieben werden. Visitenkarten von Ansprechpartnern können mit einem angeschlossenen und eingerichteten Scanner direkt in den Eintrag der entsprechenden Kontaktperson eingescannt werden.

Aktionschronik und Wiedervorlagen

Unter dem Menüpunkt [Kunden > Kontakte > Aktionen] befindet sich die Aktionschronik des aufgerufenen Kontakt-Datensatzes. Idealerweise wird in der Aktionschronik jeder Kontakt dokumentiert, der mit dem aufgerufenen Unternehmen stattgefunden hat. Um eine neue Aktion zu erstellen, steht in jeder Maske des CRM-Moduls [Kunden] die Hauptfunktion [Neue Aktion] zur Verfügung. Nach Auswahl dieser Funktion öffnet sich ein Popover-Dialog, in dem alle relevanten Daten zur Aktion sowie optional eine Wiedervorlage und/oder ein Termin gepflegt werden können. Wenn der Benutzer für die Nutzung des Kalenders freigeschaltet ist, werden Termine und Wiedervorlagen bei der Erfassung einer neuen Aktion automatisch in den Kalender eingetragen.

Zu einer Aktion können per Dateianhang auch Dateien gespeichert werden. In einer Aktion erfasste Termine können per E-Mail versendet oder in den Apple-Kalender bzw. nach Microsoft Outlook übertragen werden. Aktionen lassen sich wie Adressen oder Kontaktpersonen vor dem Löschen schützen. Geschützte Aktionen werden am Anfang der Aktionsliste eingeblendet.

Rechnungen und Angebote erstellen

Rechnungen, Angebote und andere Belege können am bequemsten direkt aus dem CRM-Modul [Kunden] heraus erstellt werden. Um einen neuen Beleg zu erstellen, ist es demnach zunächst ratsam, den entsprechenden Kunden im CRM-Modul aufzurufen.

Für die Erstellung eines Angebots, Auftrags, Lieferscheins, einer Rechnung, Gutschrift, Mahnung oder Bestellung beim Lieferanten stehen in jeder Maske folgende Hauptfunktionen zur Verfügung:

• Neues Angebot (Angebot erstellen für aufgerufenen Kunden)
• Neuer Auftrag (Auftrag erstellen für aufgerufenen Kunden)
• Neue Gutschrift (Gutschrift erstellen für aufgerufenen Kunden)
• Neue Rechnung (Rechnung schreiben für aufgerufenen Kunden)
• Neues Bestellung (Neues Bestellung erstellen für aufgerufenen Lieferanten)

Nach Auswahl einer der genannten Funktionen erfolgt eine Abfrage mit Anzeige der nächsten Belegnummer, ob für den aufgerufenen Kunden ein neuer Beleg erstellt werden soll. Nach positiver Bestätigung wird der neue Beleg erzeugt und zur Weiterbearbeitung automatisch im Modul [Fakturierung] aufgerufen.

Zeiterfassung: Dienstleistungen abrechnen

Um für einen aufgerufenen Kunden erbrachte Dienstleistungen in die Zeiterfassung einzutragen, steht in allen Masken des CRM-Moduls [Kunden] die Funktion [Neue Dienstleistung] zur Verfügung. Dienstleistungen werden im CRM-Modul unter [Kunden > Dienstleistungen] in einer Liste verwaltet, die jederzeit bearbeitet werden kann. Aus allen eingetragenen ungebuchten Dienstleistungen kann bei der Abrechnung automatisch ein Leistungsprotokoll mit entsprechender Rechnung erzeugt werden.

Nach Auswahl der Funktion [Neue Dienstleistung] im CRM-Modul öffnet sich ein Popover-Dialog, in dem folgende Daten zur Leistung erfasst werden können:

• Datum der Eintragung
• Fachbereich (Liste definierbar unter [Einstellungen > Vorgaben > Artikel])
• Startdatum und Uhrzeit
• Enddatum und Uhrzeit
• Artikel-Nr., unter der die Dienstleistung abgerechnet werden soll
• Texthinweis (Beschreibung der Dienstleistung)

Nach Bestätigung mit der Schaltfläche [Neue Leistung] erscheint die erfasste Dienstleistung im aufgerufenen Kunden als ungebuchte Leistung unter [Kunden > Dienstleistungen]. Mit der Funktion [Ungebuchte Einträge abrechnen] wird aus allen ungebuchten Leistungseinträgen ein Leistungsprotokoll und eine zugehörige Rechnung für den aufgerufenen Kunden erzeugt. Ein gebuchter Eintrag wird in der Liste mit einem grün gefärbten Buchungssymbol gekennzeichnet. Mit Klick auf dieses Symbol kann der Status des Eintrags zurückgesetzt werden.

Briefe, Serienbriefe, E-Mails und Newsletter erstellen

gFM-Business unterstützt die Erstellung von Briefen, Telefaxen, E-Mails und Newsletter aus jeder Maske heraus. Die Funktionen für die neuen Dokumentarten „Brief“, „E-Mail“ und „Telefax“ beziehen sich auf den aktuell aufgerufenen Datensatz. Die Funktion „Neues Seriendokument“ bezieht sich auf alle aufgerufenen Datensätze. Soll ein Seriendokument oder ein Newsletter versendet werden, müssen vor Auswahl dieser Funktion also alle Kontakte selektiert werden und aufgerufen sein, an die der Newsletter versendet werden soll. Wie Sie Datensätze in FileMaker und gFM-Business selektieren können, erfahren Sie in dieser Anleitung.

Für die Erstellung von Briefen, Serienbriefen, E-Mails und Newsletter stehen innerhalb des CRM-Moduls [Kunden] in jeder Maske folgende Funktionen zur Verfügung:

• Neuer Brief
• Neue E-Mail
• Neues Telefax
• Neues Seriendokument

Nach Auswahl einer der genannten Funktionen öffnet sich ein Popover-Dialog, in dem die Eckdaten für das neue Dokument angegeben werden:

• Datum
• Sachbearbeiter
• Dokumentname (frei wählbarer Name für das neue Dokument)
• Vorlage (Auswahl der Dokumentvorlagen aus dem Modul Korrespondenz)
• Drucklayout (Drucklayout aus dem Modul Korrespondenz)

Nach Bestätigung mit der Schaltfläche [Neues Dokument] wird das neue Dokument im Modul Korrespondenz erstellt und dem aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen.

Papierdokumente scannen und archivieren

gFM-Business enthält ein Dokumentenmanagement mit Schnittstelle zu Twain-kompatiblen Scannern, um Papierdokumente wie Korrespondenz, Belege oder Visitenkarten einzulesen und dem entsprechenden Datensatz zuzuordnen. Archivierte Dokumente können beim Einlesen mit einem Namen versehen und verschlagwortet werden. Optional kann zum archivierten Dokument eine Aktion, eine Wiedervorlage oder ein Termin erzeugt werden.

Um ein Papierdokument zu scannen und archivieren, steht im CRM-Modul in allen Masken die Hauptfunktion [Dokument scannen] zur Verfügung. Soll eine Datei vom Computer archiviert werden, wählen Sie die Funktion [Datei archivieren] aus.

Nach Auswahl der Funktion [Dokument scannen] erscheint ein Popover-Dialog zur Eingabe folgender Daten:

• Dokumentname – Name des Dokuments
• Dokumentart – Art des Dokuments, Liste kann unter [Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten] unter dem „Dokumentarten“ vorgegeben werden.
• Referenzdatum – Datum des Dokuments oder des Belegs
• Referenz-Nr. – Referenznummer zum Dokument, z.B. Rechnungsnummer
• Bemerkungen – freie Bemerkungen zum Dokument
• Aktion (optional)
• Wiedervorlage (optional)
• Termin (optional)

Alle eingescannten und archivierten Dokumente werden für den aufgerufenen Kunden angezeigt und verwaltet unter [Kunden > Ereignisse > Archiv]. Dort können alle Dokumente eingesehen und bearbeitet werden. gFM-Business speichert ausschliesslich die Dateipfade eingelesener Dokumente, so dass diese nur dann geöffnet und angezeigt werden können, wenn der Dateipfad zur Verfügung steht, unter dem die Dokumente gespeichert wurden.

SEPA-Mandate und Lastschriften

gFM-Business enthält eine integrierte SEPA-Mandatsverwaltung, um SEPA-Mandate, Lastschriften und Gutschriften strukturiert zu verwalten. Um für einen aufgerufenen Kunden ein neues SEPA-Mandat anzulegen, steht im CRM-Modul in jeder Maske die Hauptfunktion [Neues SEPA-Mandat] zur Verfügung, eine neue SEPA-Lastschrift oder SEPA-Gutschrift kann mit der Funktion [Neuer SEPA-Transfer] erzeugt werden. Nach Auswahl einer dieser Funktionen wird ein Popover-Dialog geöffnet, in dem die erforderlichen Daten für das SEPA-Mandat oder den SEPA-Transfer eingetragen werden können. Ein neuer SEPA-Transfer kann erst erstellt werden, wenn dem aufgerufenen Kunden ein gültiges SEPA-Mandat zugewiesen wurde.

Alle SEPA-Mandate und SEPA-Transfers werden im Fakturierung-Modul unter [Fakturierung > Kassenbuch > SEPA-Mandate] verwaltet. Dort können SEPA-Mandate bearbeitet und ausgedruckt werden.

Teil 2: Dokumente, Seriendokumente, HTML

Dies war der erste Teil unserer Reihe „Effektiv arbeiten mit gFM-Business“. Wir hoffen, alle Erläuterungen auf verständliche Weise ausgedrückt zu haben. Bei Fragen stehen wir gerne persönlich oder in Kommentarform unter diesem Beitrag zur Verfügung.

Im zweiten Teil dieser Beitragsreihe geht es um die Erstellung von Dokumenten, Seriendokumenten und E-Mail-Newslettern. Dabei erläutern wir, wie Dokumentvorlagen und E-Mail-Vorlagen mit HTML-Vorlage erstellt und für die Erstellung von Dokumenten genutzt werden. Außerdem zeigen wir, wie gFM-Business als Dokumentmanagement-System verwendet werden kann, indem Papierdokumente, Belege und Visitenkarten mit einem Scanner eingelesen und dem aufgerufenen Datensatz zugeordnet werden.

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Alle Beiträge der Artikelreihe

• gFM-Business effektiv nutzen und Zeit sparen. Teil 1: CRM
• gFM-Business effektiv nutzen und Zeit sparen. Teil 2: Dokumente und Korrespondenz
• gFM-Business effektiv nutzen und Zeit sparen. Teil 3: Artikelverwaltung
• gFM-Business effektiv nutzen und Zeit sparen. Teil 4: Fakturierung und Belege