gFM-Business effektiv nutzen und Zeit sparen. Teil 3: Artikelverwaltung

Nachdem es im ersten Beitrag dieser Artikelreihe um das CRM-Modul „Kundenverwaltung“ und im zweiten Beitrag um Korrespondenz und das Dokumentarchiv ging, kommen wir im dritten Teil nun zur Verwaltung von Artikeln und Produkten, Lieferanten und Lagerbestand.

Die Unternehmenssoftware gFM-Business unterstützt die Erfassung beliebig vieler materieller- und Dienstleistungsprodukte, Erstellung und Einlesen von EAN13-Barcodes, Kalkulation verschiedener Preise, beliebig viele Preisgruppen und Staffelpreise, Produktkategorien, Artikelattribute und Optionen, beliebig viele Lieferanten pro Artikel und beliebig viele Artikelbestände an unterschiedlichen Lagerorten. Mit der optionalen Onlineshop-Schnittstelle können Produkte für Gambio GX2 Onlineshops offline gepflegt und auf Knopfdruck in den Onlineshop exportiert werden. In diesem Beitrag zeigen wir, wie die Artikelverwaltung für die tägliche Arbeit eingerichtet und genutzt werden kann.

Einrichtung von Vorgaben in der Artikelverwaltung

Bevor die Artikelverwaltung in der Praxis genutzt werden kann, sollten zunächst einige Stammdaten und Vorgaben eingetragen werden, um beispielsweise Produktkategorien oder Preisgruppen nutzen zu können. Vorgaben für die Artikelverwaltung können eingerichtet werden unter

Einstellungen > Vorgaben > Artikel

In dieser Maske können Sie folgende Vorgaben für die Artikelverwaltung einrichten:

• Produktkategorien – Beliebig viele Kategorien für alle Artikel. Bei Nutzung der optionalen Onlineshop-Schnittstelle können im Bereich Onlineshop alle Kategorien aus einem Gambio GX2 Onlineshop importiert werden.
• Produktoptionen und Produktoptionswerte – Mit Produktoptionen und Optionswerten können verschiedene Varianten eines Produktes abgebildet werden. Bei einem Computer in unterschiedlichen Konfigurationen gäbe es beispielsweise die Produktoption „Festplatte“ mit den Produktoptionswerten „500GB“, „1TB“ und „2TB“. Im Produkt können diese Produktoptionen und Optionswerte eingetragen und mit zusätzlichen Angaben wie Aufpreis, Minderpreis, Mehr- oder Mindergewicht versehen werden. Bei Nutzung der optionalen Schnittstelle für Gambio GX2 Onlineshops können Produktoptionen und Optionswerte auch aus dem Onlineshop in gFM-Business importiert werden.
• Artikel-Erlöskonten – An dieser Stelle können Sie bis zu vier verschiedene Artikel-Erlöskonten mit Bezeichnung und Kontonummer einrichten.
• Freie Selektion, Geschäftsbereiche und Freifelder – Jeder Artikel enthält ein freies Selektionsfeld sowie vier weitere Freifelder, die an dieser Stelle definiert werden können. Produkte können einem bestimmten Geschäftsbereich zugeordnet werden – definieren Sie die Werteliste für Geschäftsbereiche ebenfalls in dieser Maske.
• Standard-Einheit – Definiert die Standard-Einheit bei der Erfassung eines neuen Artikels.

Erfassung neuer Produkte in gFM-Business

Um in gFM-Business ein neues Produkt zu erfassen, öffnen Sie die Artikelverwaltung und klicken in der Symbolleiste auf das Symbol [Neu].

Daraufhin öffnet sich ein Popover-Dialog, in dem die wichtigsten Eckdaten des neuen Produktes gepflegt werden können:

• Artikel-Nr. – Artikelnummer des Produktes
• Bezeichnung – Artikelbezeichnung (Kurzbezeichnung)
• Geschäftsbereich – zugeordneter Geschäftsbereich, Vorgaben siehe vorheriger Absatz
• Kategorie – zugeordnete Artikelkategorie, Vorgaben siehe vorheriger Absatz
• Hersteller – Hersteller des Produktes (selbstlernende Werteliste im Popupmenü)
• EAN-Code – zugeordneter EAN13-Code des Produktes
• VK netto/MwSt./brutto – Verkaufspreis netto, Mehrwertsteuersatz und Bruttopreis. Preise können wahlweise netto oder brutto eingetragen werden.
• Beschreibung – Artikelbeschreibung (Langbeschreibung)

Nach Klick auf die Schaltfläche [Neuer Artikel] wird das neue Produkt in die Datenbank eingetragen und kann nun in der Maske [Artikelstamm] um weitere Daten ergänzt werden.

Preise und Kalkulation

Im Bereich [Preise & Kalkulation] können die Verkaufspreise für alle definierten Erlöskontopreise eingetragen werden. Definieren Sie Erlöskonten und Bezeichnungen in den Einstellungen unter [Vorgaben > Artikel].

In der linken Spalte wird der Einkaufspreis angezeigt, der den günstigsten Einkaufspreis aller eingetragenen Lieferanten darstellt. Ein Einkaufspreis wird also erst dann angezeigt, wenn zum Artikel mindestens ein Lieferant mit entsprechenden Einkaufskonditionen eingetragen wurde.

Preisgruppen und Staffelpreise

Unter dem Register [Preisgruppen] können beliebig viele Preisgruppen und Staffelpreise zum aufgerufenen Artikel eingetragen werden. Wenn in einem Beleg im Fakturierung-Modul eine Preisgruppe eingetragen wurde, werden automatisch die hier gepflegten Preise und/oder Preisstaffeln berücksichtigt. Bei Nutzung der optionalen Onlineshop-Schnittstelle werden die hier eingetragenen Preisgruppen beim Artikelexport in den Onlineshop automatisch berücksichtigt und im Gambio GX2-Onlineshop als gepflegte Kundengruppen exportiert. Eine Preisgruppe besteht aus folgenden Angaben:

• Preisgruppe – Name der Preisgruppe
• Menge – Preis gilt ab eingetragener Menge (optional)
• Preis netto – Verkaufspreis netto
• Preis brutto – Verkaufspreis brutto

Wird in eine Preisgruppe keine Menge eingetragen, gilt der Preis grundsätzlich für jede Anzahl an Produkten.

Lagerbestand und Mindestbestand

Am unteren Ende der linken Spalte werden die Lagerbestände in allen gepflegten Lagerstätten des aufgerufenen Artikels angezeigt. Produktbestände können unter

Artikel > Artikelbestand

für jeden Artikel separat eingetragen werden. Im Artikelstamm kann darüber hinaus ein Mindestbestand eingetragen werden, der nicht unterschritten werden darf. Wurde der Artikelbestand unterschritten, färbt sich der Feldhintergrund rot.

Weitere Artikelstammdaten

In der rechten Hälfte der Maske [Artikelstamm] können folgende weitere Stammdaten des aufgerufenen Artikels eingetragen werden:

• Artikel-Nr. Lieferant (linke Spalte) – Tragen Sie hier die Artikelnummer des Lieferanten ein. Diese wird für die Auswahl von Artikeln in einer Bestellung unter [Fakturierung > Einkauf] benötigt.
• EAN-Code (EAN13) – Von einem an dieser Stelle eingetragenen EAN13-Code wird automatisch ein entsprechender Barcode generiert, der auf Drucklayouts und in Listen verwendet werden kann.
• Hersteller – Hersteller des Produktes, wird bereits über den Erfassungs-Dialog gepflegt.
• Hersteller MPN – Originale Artikelnummer des Herstellers (Manufacturers Part Number)
• Preis UVP – Unverbindliche Preisempfehlung
• MwSt.-Satz – Mehrwertsteuersatz des Artikels beim Verkauf. Der hier eingepflegte Satz wird automatisch bei der Erstellung neuer Belegpositionen im Fakturierung-Modul verwendet.
• Freifelder – drei frei definierbare Felder, siehe „Einrichtung von Vorgaben“
• Zeiterfassung – Markiert den Artikel als Dienstleistungsartikel, so dass der Artikel in der Produktauswahl der Zeiterfassung im CRM-Modul zur Verfügung steht
• Artikelbild – Fügen Sie hier ein beliebiges Artikelbild ein
• Artikel-URL – Internetadresse des Artikels beim Hersteller
• Datenblatt – Internetadresse des Datenblattes zum Artikel
• Schlagworte – Schlagworte zum Artikel, werden bei Nutzung der optionalen Onlineshop-Schnittstelle auch als Schlagwörter in den Onlineshop übernommen
• Kurzbeschreibung – Kurzbeschreibung des Artikels
• Beschreibung – (lange) Artikelbeschreibung, kann in vergrößerter Ansicht im Register [Beschreibung] bearbeitet werden.
• [Vorschau] (nur mit Onlineshop-Schnittstelle) – zeigt eine HTML-Artikelbeschreibung in einer Vorschau an.
• [Onlineshop] – (nur mit Onlineshop-Schnittstelle) – weitere Onlineshop-spezifische Angaben zum aufgerufenen Artikel
• [Zusatzbilder] – (nur mit Onlineshop-Schnittstelle) – enthält die Möglichkeit, beliebig viele weitere Produktbilder einzutragen, die in den Onlineshop exportiert werden können.

Artikelattribute und Produktoptionen

Unter [Artikel > Artikelattribute] können für den aufgerufenen Artikel beliebig viele Artikelattribute und Produktoptionen eingetragen werden. Die zu verwendenden Attribute und Optionen müssen zunächst unter [Einstellungen > Vorgaben > Artikel] definiert werden, siehe Kapitel „Einrichtung von Vorgaben“. Ein im Artikel eingetragenes Artikelattribut enthält Angaben der Produktoption und zugehöriger Optionswerte.

Um im aufgerufenen Artikel ein neues Artikelattribut zu erfassen, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol [Neu] oder wählen die Hauptfunktion [Attribut hinzufügen] aus, woraufhin ein Popover-Dialog zur Eingabe folgender Felder erscheint:

• Sortierfolge – wichtig für die Darstellung in einem Onlineshop: Sortierfolge innerhalb der Produktattribute.
• Artikeloption – Wählen Sie hier die gewünschte Artikeloption aus, z.B. „Festplatte“
• Optionswert – Wählen Sie den gewünschten Optionswert aus, z.B. „500 GB“
• Lagerbestand (optional) – Lagerbestand des Artikels mit dem eingetragenen Artikelattribut
• Gewicht (optional) – Mehr- oder Mindergewicht in Gramm
• Preis (optional) – Mehr- oder Minderpreis

Wird die optional erhältliche Onlineshop-Schnittstelle genutzt, werden alle in einem Artikel enthaltenen Artikelattribute beim Artikelexport in den Onlineshop automatisch berücksichtigt und stehen nach dem Export auch im Onlineshop zur Verfügung.

Lieferanten zum Artikel erfassen

Zu jedem Artikel können in gFM-Business beliebig viele Lieferanten erfasst werden. Bei der Auswahl von Lieferanten werden alle Kontakte berücksichtigt, die im CRM-Modul „Kunden“ als Lieferant markiert wurden.

Um einen neuen Lieferanten für den aufgerufenen Artikel zu erfassen, klicken Sie in der Maske [Artikel > Lieferanten] auf das Symbol [Neu] oder wählen die Funktion [Neuer Lieferant] in jeder beliebigen Maske der Artikelverwaltung. Für jeden Lieferanten können folgende Angaben in die Datenbank eingetragen werden:

• Lieferant – Kunden-Nr. und Name des Lieferanten
• EK netto – Standard-Einkaufspreis netto
• Preisstaffel 1-3 – Menge und Netto-Einkaufspreis für Preisstaffeln 1-3
• Bemerkungen – freie Bemerkungen zum Lieferanten

Artikelbestand an verschiedenen Lagerorten

Unter [Artikel > Artikelbestand] können für den aufgerufenen Artikel beliebig viele Bestände an beliebigen Lagerorten eingetragen werden. Lagerorte können definiert werden unter [Einstellungen > Firmenstamm > Standorte]. Alle dort eingetragenen Standorte und Filialen stehen als Lagerort für die Eingabe eines Artikelbestandes zur Verfügung.

Mit Klick auf das Symbol [Neu] unter [Artikel > Lagerbestand] oder Auswahl der Funktion [Bestand hinzufügen] in jeder beliebigen Maske der Artikelverwaltung öffnet sich ein entsprechender Popover-Dialog zur Eingabe folgender Angaben:

• Artikelbestand – Anzahl lagernder Artikel
• Filiale – Standort, an dem der Artikel lagernd verfügbar ist
• Lieferant – Lieferant der lagernden Artikel (optional)
• Re.-Nr. Lieferant – Rechnungsnummer der gelieferten Artikel (optional)
• Seriennummer(n) – Seriennummern der Artikel. Bei mehreren Artikeln werden die eingetragenen Seriennummern jeweils durch einen Zeilenumbruch getrennt (optional).
• Bemerkungen – freie Bemerkungen zum Lagerbestand

Wird der Artikelbestand zu einem Artikel beim Buchen eines Verkaufsbelegs im Fakturierung-Modul ausgebucht, verändert sich der Lagerbestand am entsprechenden Lagerort. Beim Ausbuchen im Fakturierung-Modul kann sowohl der Lagerort als auch eine oder mehrere Seriennummer(n) angegeben werden, um die korrekten Artikel am jeweiligen Lagerort ausbuchen zu können.

Ereignisprotokoll für Artikel

In gFM-Business wird jede Änderung an der Datenbank und jede Feldänderung in einem Ereignisprotokoll gespeichert. Unter [Artikel > Ereignisse] werden alle Ereignisse angezeigt, die den aufgerufenen Artikel betreffen. Somit können alle Änderungen aus der Vergangenheit am aufgerufenen Artikel auf einfache Weise nachvollzogen werden.

Teil 4: Fakturierung und Belege

Dies war der dritte Teil unserer Artikelreihe „Effektiv arbeiten mit gFM-Business und Zeit sparen“ zum Thema Artikelverwaltung. Im vierten Teil werden wir uns mit dem Fakturierung-Modul und der Erstellungen von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen beschäftigen. Ausserdem erläutern wir, wie im Modul [Einkauf] Warenbestellungen erfasst werden können.

Darauf folgt der fünfte Teil, in dem es ebenfalls um das Modul [Fakturierung] geht und wir uns mit dem Kassenbuch, DATEV, Bankbuchungen und Kontoauszüge, Lastschriften, SEPA-Transfers und mit der SEPA Mandatsverwaltung beschäftigen werden.

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Alle Beiträge der Artikelreihe

• gFM-Business effektiv nutzen und Zeit sparen. Teil 1: CRM
• gFM-Business effektiv nutzen und Zeit sparen. Teil 2: Dokumente und Korrespondenz
• gFM-Business effektiv nutzen und Zeit sparen. Teil 3: Artikelverwaltung
• gFM-Business effektiv nutzen und Zeit sparen. Teil 4: Fakturierung und Belege