Después de que el primer artículo de esta serie tratara de la CRM-módulo "Gestión de clientes" y el segundo artículo trataba de la correspondencia y el archivo documental, en la tercera parte llegamos ahora a la gestión de artículos y productos, proveedores y existencias.
En Software para empresas gFM-Business admite la introducción de cualquier número de productos materiales y de servicios, la creación e importación de códigos de barras EAN13, el cálculo de diferentes precios, cualquier número de grupos de precios y precios escalonados, categorías de productos, atributos y opciones de artículos, cualquier número de proveedores por artículo y cualquier número de existencias de artículos en diferentes almacenes. Con la tienda en línea opcionalInterfaz productos para Gambio Las tiendas en línea de GX2 pueden mantenerse sin conexión y exportarse a la tienda en línea con sólo pulsar un botón. En este artículo, mostramos cómo la Gestión de artículos puede configurarse y utilizarse para el trabajo diario.
Configuración por defecto en la gestión de artículos
Antes de poder utilizar la gestión de artículos en la práctica, primero deben introducirse algunos datos maestros y especificaciones para poder utilizar categorías de productos o grupos de precios, por ejemplo. Los valores por defecto para la gestión de productos pueden configurarse en
Configuración > Preferencias > Artículos
En esta pantalla, puede configurar los siguientes valores por defecto para la gestión de artículos:
- Categorías de productos - Cualquier número de categorías para todos los artículos. Cuando se utiliza la interfaz opcional de tienda online, todas las categorías se pueden importar desde una tienda online Gambio GX2 en el área de tienda online.
- Opciones de productos y valores de las opciones de productos - Las opciones de producto y los valores de opción pueden utilizarse para representar distintas variantes de un producto. Para un ordenador con diferentes configuraciones, por ejemplo, existiría la opción de producto "disco duro" con los valores de opción de producto "500 GB", "1 TB" y "2 TB". Estas opciones de producto y valores de opción se pueden introducir en el producto y proporcionar información adicional como recargo, precio reducido, peso adicional o reducido. Cuando se utiliza la interfaz opcional para tiendas online Gambio GX2, las opciones de producto y los valores de opción también se pueden importar desde la tienda online a gFM-Business.
- Artículo cuentas de ingresos - Aquí puede configurar hasta cuatro cuentas de ingresos por artículos diferentes con un nombre y un número de cuenta.
- Selección libre, áreas de negocio y campos libres - Cada artículo contiene un campo de selección libre y otros cuatro campos libres que pueden definirse aquí. Los productos pueden asignarse a una división específica: defina el campo Lista de valores para las áreas de negocio también en esta máscara.
- Unidad estándar - Define la unidad estándar al introducir un nuevo artículo.
Entrada de nuevos productos en gFM-Business
Para crear un nuevo producto en gFM-Business, abra la gestión de productos y haga clic en el icono [Nuevo].
Se abre un cuadro de diálogo emergente en el que se pueden actualizar los datos clave más importantes del nuevo producto:
- Nº de artículo - Número de artículo del producto
- Designación - Denominación del artículo (denominación abreviada)
- División comercial - Área de negocio asignada, véanse las especificaciones en el apartado anterior
- Categoría - Categoría de artículo asignada, véanse las especificaciones en el apartado anterior
- Fabricante - Fabricante del producto (lista de valores de autoaprendizaje en el menú emergente)
- Código EAN - Código EAN13 asignado al producto
- Ventas netas/IVA/bruto - Precio de venta neto, tipo de IVA y precio bruto. Los precios pueden introducirse netos o brutos.
- Descripción de la - Descripción del artículo (descripción larga)
Tras pulsar el botón [Nuevo artículo] el nuevo producto será Base de datos y ahora puede introducirse en el [Artículo principal] completarse con más datos.
Precios y cálculo
En la zona [Precios y cálculo] se pueden introducir los precios de venta de todas las cuentas de ingresos definidas. Defina las cuentas de ingresos y las descripciones en las opciones de [Especificaciones > Artículo].
La columna de la izquierda muestra el precio de compra, que es el precio de compra más favorable de todos los proveedores introducidos. Por lo tanto, sólo se muestra un precio de compra si se ha introducido al menos un proveedor con las condiciones de compra correspondientes para el artículo.
Grupos de precios y precios escalonados
En el registro [Grupos de precios] se puede introducir cualquier número de grupos de precios y precios escalonados para el artículo llamado. Si se ha introducido un grupo de precios en un documento del módulo de facturación, los precios y/o escalas de precios actualizados aquí se tienen en cuenta automáticamente. Cuando se utiliza la interfaz opcional de la tienda online, los grupos de precios introducidos aquí se tienen en cuenta automáticamente al exportar artículos a la tienda online y se exportan a la tienda online Gambio GX2 como grupos de clientes actualizados. Un grupo de precios consta de la siguiente información:
- Grupo de precios - Nombre del grupo de precios
- Cantidad - El precio se aplica a partir de la cantidad registrada (opcional)
- Precio neto - Precio de venta neto
- Precio bruto - Precio de venta bruto
Si no se introduce ninguna cantidad en un grupo de precios, el precio se aplica siempre a cualquier número de productos.
Stock y stock mínimo
En la parte inferior de la columna de la izquierda, se muestran los niveles de existencias en todos los almacenes mantenidos para el artículo llamado. Las existencias de productos pueden consultarse en
Artículos > Stock de artículos
debe introducirse por separado para cada artículo. También puede introducirse un nivel mínimo de existencias en el maestro de artículos, que no debe superarse. Si el nivel de existencias es inferior al nivel mínimo, el fondo del campo se vuelve rojo.
Otros datos maestros de artículos
En la mitad derecha de la máscara [Artículo principal] pueden introducirse los siguientes datos maestros adicionales para el artículo llamado:
- Artículo nº Proveedor (columna izquierda) - Introduzca aquí el número de artículo del proveedor. Se utiliza para la selección de artículos en un pedido bajo [Facturación > Compras] necesario.
- Código EAN (EAN13) - Un código EAN13 introducido aquí genera automáticamente un código de barras correspondiente que puede utilizarse en diseños de impresión y en listas.
- Fabricante - fabricante del producto, ya se mantiene a través del diálogo de entrada.
- Fabricante MPN - Número de artículo original del fabricante (Manufacturers Part Number)
- Precio PVP - Precio de venta recomendado
- Tipo del IVA - Tipo de IVA del artículo cuando se vende. El tipo introducido aquí se utiliza automáticamente al crear nuevas partidas en el módulo de facturación.
- Campos libres - Tres campos de libre definición, véase "Configuración por defecto".
- Registro de tiempo - Marca el artículo como artículo de servicio para que esté disponible en la selección de productos de registro de tiempo en el módulo CRM.
- Imagen del artículo - Inserte aquí la imagen de cualquier artículo
- URL del artículo - Dirección de Internet del artículo en el fabricante
- Ficha de datos - Dirección de Internet de la ficha técnica del artículo
- Palabras clave - Las palabras clave del artículo también se transfieren a la tienda en línea como palabras clave cuando se utiliza la interfaz opcional de la tienda en línea.
- Breve descripción - Breve descripción del artículo
- Descripción - descripción (larga) del artículo, puede ampliarse en la pestaña [Descripción] procesarse.
- [Vista previa] (sólo con interfaz de tienda online) - muestra una descripción HTML del artículo en una vista previa.
- [Tienda en línea] - (sólo con interfaz de tienda online) - más información específica de la tienda online sobre el artículo llamado
- [Imágenes adicionales] - (sólo con interfaz de tienda online) - contiene la opción de introducir cualquier número de imágenes de producto adicionales que pueden exportarse a la tienda online.
Atributos de los artículos y opciones de productos
En [Artículo > Atributos del artículo] puede introducirse cualquier número de atributos de artículo y opciones de producto para el artículo llamado. Los atributos y opciones que se vayan a utilizar deben introducirse primero en [Configuración > Preferencias > Artículos] pueden definirse, véase el capítulo "Configuración de valores por defecto". Un atributo de artículo introducido en el artículo contiene detalles de la opción de producto y los valores de opción asociados.
Para introducir un nuevo atributo de artículo en el artículo llamado, haga clic en el símbolo [Nuevo] o seleccione la función principal [Añadir atributo] Aparecerá un cuadro de diálogo emergente para introducir los siguientes campos:
- Ordenar secuencia - Importante para la presentación en una tienda online: Secuencia de ordenación dentro de los atributos del producto.
- Opción de artículo - Seleccione aquí la opción deseada, por ejemplo, "Disco duro".
- Valor de opción - Seleccione el valor de la opción deseada, por ejemplo "500 GB".
- Stock (opcional) - Stock del artículo con el atributo de artículo introducido
- Peso (opcional) - Sobrepeso o bajo peso en gramos
- Precio (opcional) - precio adicional o reducido
Si se utiliza la interfaz opcional de la tienda online, todos los atributos de artículo contenidos en un artículo se tienen en cuenta automáticamente al exportar el artículo a la tienda online y también están disponibles en la tienda online después de la exportación.
Introduzca los proveedores del artículo
Se puede introducir cualquier número de proveedores para cada artículo en gFM Business. Al seleccionar proveedores, se tienen en cuenta todos los contactos que se hayan marcado como proveedores en el módulo CRM "Clientes".
Para introducir un nuevo proveedor para el artículo llamado, haga clic en el botón [Artículo > Proveedores] en el símbolo [Nuevo] o seleccione la función [Nuevo proveedor] en cualquier máscara de la gestión de artículos. En la base de datos pueden introducirse los siguientes datos de cada proveedor:
- Proveedor - Nº de cliente y nombre del proveedor
- Patrimonio neto - Precio de compra estándar neto
- Escala de precios 1-3 - Cantidad y precio neto de compra para los baremos 1-3
- Observaciones - Comentarios libres sobre el proveedor
Existencias de artículos en varios almacenes
En [Artículo > Stock de artículos] se puede introducir cualquier número de stocks en cualquier almacén para el artículo llamado. Los almacenes pueden definirse en [Configuración > Datos maestros de la empresa > Ubicaciones]. Todas las ubicaciones y sucursales introducidas allí están disponibles como almacén para introducir un stock de artículos.
Haga clic en el símbolo [Nuevo] en [Artículo > Stock] o selección de la función [Añadir stock] En cualquier pantalla de gestión de artículos se abre el correspondiente cuadro de diálogo emergente para introducir la siguiente información:
- Existencias - Número de artículos en stock
- Rama - Lugar en el que el artículo está disponible en stock
- Proveedor - Proveedor de los artículos en stock (opcional)
- Re. no. Proveedor - Número de factura de los artículos entregados (opcional)
- Número(s) de serie - Números de serie de los artículos. Si hay varios artículos, los números de serie introducidos se separan cada uno con un salto de línea (opcional).
- Observaciones - Comentarios gratuitos sobre las existencias
Si al contabilizar un documento de venta en el módulo de facturación se da salida al stock de un artículo, el nivel de stock del almacén correspondiente cambia. Al contabilizar la salida en el módulo de facturación, se pueden especificar tanto el almacén como uno o varios números de serie para poder contabilizar los artículos correctos en el almacén correspondiente.
Registro de eventos para artículos
En gFM-Business, cada cambio en la base de datos y cada cambio de campo se guarda en un registro de eventos. En [Artículo > Eventos] se muestran todos los eventos relacionados con el artículo llamado. Esto facilita el seguimiento de todos los cambios realizados en el artículo en el pasado.
Parte 4: Facturación y comprobantes
Esta fue la tercera parte de nuestra serie de artículos "Trabajar eficazmente con gFM Business y ahorrar tiempo" sobre el tema de la gestión de artículos. En la cuarta parte, veremos el módulo de facturación y la creación de presupuestos, confirmaciones de pedido, albaranes, facturas, notas de crédito y recordatorios. También explicaremos cómo funciona el [Compra] se pueden registrar los pedidos de mercancías.
Le sigue la quinta parte, que también trata del módulo [Facturación] y estamos tratando con el Libro de cajaDATEV, reservas bancarias y extractos de cuenta, adeudos directos, transferencias SEPA y gestión de mandatos SEPA.
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Todos los artículos de la serie
- Utilice gFM Business con eficacia y ahorre tiempo. Parte 1: CRM
- Utilice gFM Business con eficacia y ahorre tiempo. Parte 2: Documentos y correspondencia
- Utilice gFM Business con eficacia y ahorre tiempo. Parte 3: Gestión de artículos
- Utilice gFM Business con eficacia y ahorre tiempo. Parte 4: Facturación y documentos
Markus Schall lleva desarrollando bases de datos personalizadas, interfaces y aplicaciones empresariales basadas en Claris FileMaker desde 1994. Es socio de Claris, ganador del premio FMM Award 2011 y desarrollador de la. Software ERP gFM-Business. También es autor de libros y fundador del M. Schall Editores.
