gFM Business'ın kurulumu ve ayarlanması - bir kılavuz.

Mevcut 1.7.5 sürümü Kurumsal yazılım gFM-Business, şirketlerdeki iş akışlarını optimize etmek ve çok çeşitli verileri yönetmek için geniş bir işlev yelpazesine sahiptir. Böylece başlangıç CRM- ve Mal yönetim sistemi gFM-Business'ın mümkün olduğunca sorunsuz çalışmasını sağlamak için, bu makalede gFM-Business'ın Mac OS X veya Windows altında tek kullanıcılı bir sürüm olarak nasıl kurulacağı ve ayarlanacağı ile ilgili talimatları özetledik. Kurulumu, şirket için önemli ana verilerin ve varsayılan ayarların nasıl girileceğini, yeni makalelerin, müşterilerin ve belgelerin nasıl oluşturulacağını ve içe aktarılacağını ve Arayüz için Gambio-tabanlı çevrimiçi mağazalar. Bu talimatlar gFM-Business Light'ın tek kullanıcılı sürümü ve gFM-Business'ın demo sürümü için geçerlidir.

gFM-Business tek kullanıcı sürümünün kurulumu

gFM-Business Light'ın tek kullanıcılı sürümü ve gFM-Business'ın demo sürümü, bir kurulum programı kullanılarak Mac OS X ve Windows'a kolayca kurulabilir. gFM-Business'ın demo sürümünü aşağıdaki adresten indirebilirsiniz Destek & İndirmeler Mac OS X veya Windows için.

Mac OS X altında kurulum için, "Install gFM Business" programını ve PDF formatında bir hızlı başlangıç kılavuzunu içeren DMG dosyası aracılığıyla yeni bir sürücü bağlanır. Windows altında kurulum programı "Setup_gFM_Business.exe" olarak adlandırılır ve Mac'teki karşılığı gibi sadece çift tıklanarak başlatılabilir. gFM-Business kurulumu sırasında, sabit diskinize iki bileşen kopyalanır: tüm gFM-Business veritabanlarının bulunduğu veritabanı dizini ve gFM-Business'ın tüm belgelerinin daha sonra kaydedileceği sistem dizini.

Windows altında, gFM-Business tamamen oturum açan kullanıcının belge dizinine kurulur - Mac OS X altında, veritabanları Mac'in program dizinine ve sistem dizini oturum açan kullanıcının belge klasörüne kurulur. Windows altında, varsayılan olarak masaüstünde bir gFM-Business kısayolu ayarlanmıştır - Mac OS X altında, bir gFM-Business kısayolu program dizininden dock'a sürüklenip bırakılabilir.

gFM-Business'ın ilk lansmanı

Mac OS X altında gFM-Business'ı başlatmak için programa çift tıklayın [gFM-Business]dizininde bulunan [gFM-Business] Mac'inizdeki Uygulamalar klasöründen. Windows altında, kısayola çift tıklayın [gFM-Business] bilgisayarınızın masaüstünde. gFM-Business'ı ilk kez başlatmak için giriş yapın:

• Kullanıcı: gfmbusiness
• Şifre: gfmbusiness

Yukarıda belirtilen kullanıcı verilerini girdikten sonra, kendinizi gFM-Business'ın ana menüsünde bulacaksınız; burada ilk başlangıçtan sonra bir karşılama sihirbazı görüntülenir. Sihirbaz, en önemli ana verileri girmenize ve yazılım güncellemesinin bir parçası olarak verileri dışa veya içe aktarmanıza olanak tanır.

Aşağıdaki kurulum bağlamında ilk başlangıçtan sonra tavsiye ediyoruz [Ayarlar > Kullanıcı] istediğiniz kullanıcıları ve varsayılan kullanıcıyı oluşturmak için "gfmbusiness" veri koruma nedenleriyle.

Sistem ve belge dizininin seçilmesi

Her gFM-Business kurulumu, oluşturulan veya arşivlenen belgelerin kaydedilebileceği bir dizin gerektirir. Tek kullanıcılı sürümlerde bu dizin genellikle oturum açan kullanıcının belge klasöründe bulunur ve kurulum sırasında otomatik olarak standart dizinlere eklenir. Bu nedenle, yalnızca belgeler farklı bir konuma kaydedilecekse veya gFM Business dizini bulamazsa ve dizini seçmenizi isterse sistem ve belge dizinini seçmeniz gerekir.

Sistem ve belge dizini aşağıdaki yapıya sahiptir:

• gFM-Business - Sistem ve belge dizini
  • Eylemler - Eylem tarihçesindeki dosya ekleri için dizin
  • Teklifler - Teklif belgeleri için dizin
  • Arşiv - Arşivlenmiş belgeler için dizin
  • Siparişler - Sipariş onayları için dizin
  • Dokümantasyon - PDF formatında gFM iş belgeleri için dizin
  • İhracat - Veri dışa aktarımı için standart dizin
  • Kredi notları - Kredi kuponları için liste
  • Performans günlükleri - Zaman kaydı performans günlükleri için dizin
  • Teslimat notları - İrsaliye belgeleri için dizin
  • Listeler - Basılı listeler için standart dizin
  • Hatırlatmalar - Hatırlatma belgeleri için dizin
  • Faturalar - Fatura belgeleri için dizin
  • SEPA - Dışa aktarılan SEPA dosyaları için dizin
  • Sistem - gFM-Business için sistem dizini
  • Sıcaklık - gFM-Business için geçici dizin
  • Tarihler - ICS formatında dışa aktarılan randevular için dizin
  • Güncelleme - Yazılım güncellemesi sırasında geçici veritabanları için dizin
  • Kartvizitler - Kartvizitler için standart dizin (vCards)

Bir gFM-Business Professional çok kullanıcılı sürümünü kurarken, sistem ve belge dizinini yerel olarak bir bilgisayar yerine bir ağ sürücüsüne kurmak genellikle mantıklıdır, böylece aynı ağdaki tüm bilgisayarlar dizine erişebilir. Şebeke sürücü. Sistem ve belge dizini başka bir sürücüye kopyalanırsa, gFM-Business bu yeni yol hakkında bilgilendirilmelidir, bu da [Ayarlar > Şirket ana verileri] gerçekleşir. Yeni yolun ayarlanabileceği bir diyalog açmak için sistem yolunun önündeki ok sembolüne tıklayın.

Şirket ana verilerini kaydetme

Altında [Ayarlar > Şirket ana verileri] Şirketinizle ilgili olan, gFM-Business ile çalışmanız sırasında tekrarlanan ve örneğin baskı düzenleri için kullanılan tüm ana veriler. Bu ekranda girilen tüm veriler [Adres ve antetli kağıt] otomatik olarak tüm gFM-Business baskı düzenlerinde görünecektir. Bu ekranın sağ tarafında, tüm baskı düzenlerinde de kullanılacak olan bir şirket logosunu resim dosyası olarak ekleyebilirsiniz. Kayıt düğmelerinin altında [Banka bilgileri] ve [Konumlar] şirketinize ait istediğiniz kadar ek banka bilgisi ve şube girebilirsiniz.

Altında [Ayarlar > Tercihler] gFM-Business'ın gelecekte kullanacağı tüm ön ayarlar kaydedilir. Bu menü öğesi aşağıdaki sekme düğmelerini içerir:

• Metinler/YollarFaturalama belgelerini e-posta ile göndermek için metin şablonları. Tüm şablonlar Yazışma modülündeki şablonlarla aynı yer tutucuları destekler.
• FaturalamaFaturalama modülü için herhangi bir sayıda ödeme türü, tüm numara aralıkları için ayarlar, makale gelir hesapları, varsayılan para birimi, KDV oranları, kayıt hesapları ve istatistiksel kayıtlar gibi varsayılan ayarlar. Standart mali hesap ve standart alacaklar hesabının ayrıntıları, yeni kayıtlar oluşturulurken girilir. Nakit defteri kullanılmış.
• Para BirimleriYabancı para birimleri için ayarlar ve güncel döviz kurları. Döviz kurları, ECB hizmeti aracılığıyla tek bir düğmeye dokunarak güncellenebilir.
• MakaleÜrün kategorileri, ürün seçenekleri ve seçenek değerlerinin yanı sıra serbest seçim, serbest alanlar ve iş alanları için değer listeleri, özel fiyatların ve kademeli fiyatların eşleştirilebileceği herhangi bir sayıda fiyat grubu / müşteri grubu oluşturma.
• Değer listelerigFM-Business içinde seçim yapmak istediğiniz tüm değer listelerini yönetin.
• Alanlar: Bu ekranda, aşağıdakiler için serbestçe tanımlanabilen tüm alanları yönetirsiniz Makale yönetimi CRM'de ve faturalama modülündeki tüm belge türleri için. Her alan ayrı bir etiketle, özel bir giriş türüyle ve isteğe bağlı olarak kendi alanıyla özelleştirilebilir. Değer listesi mevcut.
• DiyaloglarBu ekranda, yeni veri kayıtları oluşturulurken gFM-Business içindeki diyalog kutularına hangi standart giriş değerlerinin girileceğini belirlersiniz. Bu bilgiler kullanıcıya özel olarak da kaydedilebilir, böylece farklı departmanlardan kullanıcılar farklı varsayılan giriş değerlerine sahip olabilir.
• Cihazlar: Burada istediğiniz kadar yazıcı, tarayıcı ve e-posta adresi ekleyebilirsiniz (SMTP-Sunucu) gFM-Business'ta kullanmak için. Bu ekranda Gambio tabanlı çevrimiçi mağazalar için arayüzü de etkinleştirebilirsiniz.

Yazdırma düzenleri için yolları ayarlama

Altında [Ayarlar > Yazdırma düzenleri] gFM-Business'ta mevcut olan tüm yazdırma düzenleri görüntülenir. gFM-Business'ın tüm çıktıları PDF dosyaları olarak doğru dizinlere kaydetmesi için, her biri için aşağıdakiler yapılmalıdır Baskı düzeni ilgili depolama yolu belirtilmelidir.

Bu amaçla, ana maske menüsünün sol alt kısmında şu işlevi bulacaksınız [Tüm yolları ayarla]Tüm yazdırma düzenlerinin depolama yollarını tek bir adımda ayarlamak için kullanılabilir. Bu fonksiyonu seçtikten sonra, diğer tüm dizinlerin bulunduğu sistem/belge dizinini seçebileceğiniz ilgili bir diyalog görüntülenir. gFM Business daha sonra tüm standart yazdırma düzenlerinin yollarını otomatik olarak ayarladığınız yola ayarlar.

Ayarları kullanıcıya özel olarak kaydetme

Altında [Ayarlar > Kullanıcı] ana menüde ve navigasyonda hangi menü öğelerinin görünür olması gerektiğini her kullanıcı için ayrı ayrı ayarlayabilirsiniz. Ek olarak, sekme altında [Diyaloglar] diyalog kutuları için varsayılan giriş değerleri kullanıcıya özel olarak ayarlanabilir.

Makale ana verilerinin girilmesi veya içe aktarılması

gFM-Business'ın temel kurulumu artık tamamlanmıştır. Bir sonraki adımda, artık ürünleriniz için ürün ana verilerini girmeye veya harici bir dosyadan içe aktarmaya başlayabilirsiniz.

Harici dosyalardan makale verilerinin içe aktarılması için, belge dizininde "İhracat" örnek dosya Export_Article.xlsx Excel formatında. Dışa aktarma dosyasını makalelerinizle birlikte bu biçimde biçimlendirirseniz, alan sırasını ayarlamak zorunda kalmadan makalelerinizi gFM Business'a aktarabilirsiniz. Her bir ürün için istenilen sayıda ürün özelliği, tedarikçi ve ürün stoğu girilebilir. Harici bir dosyadan veri kayıtlarını içe aktarmak için ana işlevi seçin [Veri içe aktar] kapalı. Lütfen ana işlevin yalnızca aşağıdaki seçeneklerde en az bir öğe varsa seçilebileceğini unutmayın Veritabanı bulunur. Veritabanı hala boşsa, işlevi seçmek için önce boş bir makale oluşturun. Makale ve müşteri verilerini içe aktarmak için örnek dosyalar da şunlar olabilir İndirildi ol.

Müşteri verilerinin girilmesi veya içe aktarılması

gFM Business'ta makale yöneticinizi koruduktan sonra, müşteri verilerini girmeye veya içe aktarmaya başlayabilirsiniz. Harici dosyalardan müşteri verilerini içe aktarmak için, belge dizinini "İhracat" örnek dosya "Export_Customers.xlsx" Excel formatında. Dışa aktarma dosyasını müşteri adreslerinizle birlikte bu biçimde biçimlendirirseniz, alan sırasını ayarlamak zorunda kalmadan müşterilerinizi gFM Business'a aktarabilirsiniz. Her müşteri için istenilen sayıda adres ve irtibat kişisi kaydedilebilir.

Altına girin [MySQL ayarları] Gambio tabanlı çevrimiçi mağazanızın MySQL veritabanı için sunucu ve oturum açma verilerini şu adrese girin [FTP ayarları] Online mağazanıza FTP erişimi için sunucu ve giriş verileri. Farklı mağaza yapılandırmaları nedeniyle, gFM-Business'ın işlevlerini önce bir test mağazası ile test etmenizi şiddetle tavsiye ederiz. Diğer tüm ayarlarla, yeni ürün oluştururken veya içe aktarırken varsayılan olarak hangi bilgilerin girilmesi gerektiğini belirleyebilirsiniz.

Üreticilerin, kategorilerin, müşteri gruplarının ve seçeneklerin içe aktarılması

Online mağazanın ana verileri girildikten sonra, Gambio GX2 online mağazanızdan üreticileri, ürün kategorilerini, müşteri gruplarını ve ürün seçeneklerini içe aktarabilirsiniz. Tüm içe aktarma işlemleri aşağıdaki ana fonksiyonda mevcuttur [Ayarlar > Çevrimiçi mağaza] kullanılabilir. İçe aktarma işleminden sonra, çevrimiçi mağazadaki ilgili tüm veriler [Ayarlar > Tercihler > Makaleler] kullanılabilir. Önceden girilmiş ürün kategorileri, üreticiler, müşteri grupları ve ürün seçenekleri online mağazadan içe aktarılırken bunların üzerine yazılır.

Gambio çevrimiçi mağazalarından veri içe aktarma

Online mağaza arayüzünü etkinleştirdikten sonra, modüllerin içe aktarma işlevi şunları gösterir [Müşteriler], [Makale], [Faturalama > Siparişler] ve [Faturalama > Faturalar] yeni menü öğesi "Gambio çevrimiçi mağaza" mevcuttur. Bu menü öğesi seçildikten sonra, mağaza sunucusundaki tüm veri kayıtlarının görüntülendiği yeni bir pencere açılır.

Zaten gFM Business'a aktarılmış olan veri kayıtları renkli olarak vurgulanmıştır. Alt kısımda Fonksiyon çubuğu Tüm veri kayıtlarını veya henüz içe aktarılmamış veri kayıtlarını seçmek ve seçimlerini kaldırmak için düğmeler vardır. Online mağaza arayüzü, müşterileri, ürünleri ve siparişleri sipariş olarak veya doğrudan fatura olarak içe aktarmanıza olanak tanır.

Gambio çevrimiçi mağazalarına ürün ihracatı

Online mağaza arayüzünü etkinleştirdikten sonra aşağıdakileri bulacaksınız [Makaleler > Makale ustası > Online mağaza] Bir kalem için mağazayla ilgili tüm verilerin tutulabileceği ve kalemlerin çevrimiçi mağazaya aktarılabileceği yeni bir sekme. Mağazaya aktar] düğmesine tıkladıktan sonra, geçerli kalemin mi yoksa çağrılan tüm kalemlerin mi online mağazaya aktarılacağını seçebileceğiniz bir diyalog görüntülenir. Bu şekilde, örneğin belirli kalemler seçilebilir ve online mağaza sunucusunda özel olarak güncellenebilir.

Markus Schall

Markus Schall 1994'ten beri Claris FileMaker tabanlı özelleştirilmiş veritabanları, arayüzler ve iş uygulamaları geliştirmektedir. Kendisi Claris ortağı, 2011 FMM Ödülü sahibi ve ERP yazılımı gFM-Business. Kendisi aynı zamanda bir kitap yazarı ve M. Schall Yayınevleri.

markus-schall.de