Instalace a nastavení aplikace gFM Business - průvodce.

Aktuální verze 1.7.5 programu Podnikový software Systém gFM-Business má širokou škálu funkcí pro optimalizaci pracovních postupů ve firmách a správu nejrůznějších dat. Abyste mohli začít s CRM- a Systém správy zboží Abychom zajistili co nejhladší chod systému gFM-Business, shrnuli jsme v tomto článku návod, jak nainstalovat a nastavit systém gFM-Business jako verzi pro jednoho uživatele v systému Mac OS X nebo Windows. Popíšeme instalaci, jak zadat důležitá základní data a výchozí nastavení společnosti, jak vytvářet a importovat nové články, zákazníky a dokumenty a jak nastavovat Rozhraní pro Gambio-online obchody. Tyto pokyny platí pro jednouživatelskou verzi gFM-Business Light a pro demoverzi gFM-Business.

Instalace jednouživatelské verze gFM-Business

Jednouživatelskou verzi gFM-Business Light a demoverzi gFM-Business lze snadno nainstalovat do systémů Mac OS X a Windows pomocí instalačního programu. Demoverzi aplikace gFM-Business si můžete stáhnout ze stránek Podpora a soubory ke stažení pro Mac OS X nebo Windows.

Pro instalaci pod Mac OS X se připojí nová jednotka prostřednictvím souboru DMG, který obsahuje program "Install gFM Business" a stručnou příručku ve formátu PDF. Pod systémem Windows se instalační program nazývá "Setup_gFM_Business.exe" a stejně jako jeho protějšek pro Mac jej lze spustit pouhým poklepáním. Během instalace programu gFM-Business se na váš pevný disk zkopírují dvě součásti: adresář s databází, ve kterém jsou umístěny všechny databáze programu gFM-Business, a systémový adresář, do kterého budou později uloženy všechny dokumenty z programu gFM-Business.

V systému Windows je aplikace gFM-Business kompletně nainstalována v adresáři dokumentů přihlášeného uživatele - v systému Mac OS X jsou databáze nainstalovány v programovém adresáři počítače Mac a systémový adresář ve složce dokumentů přihlášeného uživatele. V systému Windows je na pracovní ploše standardně nastaven zástupce aplikace gFM-Business - v systému Mac OS X lze zástupce aplikace gFM-Business přetáhnout z adresáře programu do doku.

První spuštění gFM-Business

Chcete-li spustit program gFM-Business v systému Mac OS X, dvakrát klikněte na program. [gFM-Business]který se nachází v adresáři [gFM-Business] ve složce Aplikace v počítači Mac. V systému Windows dvakrát klikněte na zástupce [gFM-Business] na ploše počítače. Přihlašovací jméno pro první spuštění aplikace gFM-Business je:

• Uživatel: gfmbusiness
• Heslo: gfmbusiness

Po zadání výše uvedených uživatelských údajů se ocitnete v hlavní nabídce aplikace gFM-Business, kde se po prvním spuštění zobrazí uvítací průvodce. Průvodce umožňuje zadat nejdůležitější základní údaje a exportovat nebo importovat data v rámci aktualizace softwaru.

Doporučujeme, abyste po prvním spuštění v rámci nastavení v části [Nastavení > Uživatel] vytvořit požadované uživatele a výchozího uživatele. "gfmbusiness" z důvodu ochrany údajů.

Výběr systému a adresáře dokumentů

Každá instalace systému gFM-Business vyžaduje adresář, do kterého lze ukládat vytvořené nebo archivované dokumenty. Ve verzích pro jednoho uživatele je tento adresář obvykle umístěn ve složce dokumentů přihlášeného uživatele a je automaticky přidán ke standardním adresářům během instalace. Systémový adresář a adresář dokumentů je proto nutné vybrat pouze v případě, že se dokumenty mají ukládat do jiného umístění nebo pokud systém gFM Business nemůže adresář najít a vyzve vás k jeho výběru.

Adresář systému a dokumentů má následující strukturu:

• gFM-Business - Systém a adresář dokumentů
  • Akce - Adresář pro přílohy souborů v kronice akcí
  • Nabídky - Adresář pro nabídkové dokumenty
  • Archiv - Adresář pro archivované dokumenty
  • Objednávky - Adresář pro potvrzení objednávky
  • Dokumentace - Adresář pro obchodní dokumentaci gFM ve formátu PDF
  • Export - Standardní adresář pro export dat
  • Kreditní poznámky - Seznam kreditních poukázek
  • Protokoly o výkonu - Adresář pro záznamy časového průběhu výkonu
  • Dodací listy - Adresář pro dokumenty dodacích listů
  • Seznamy - Standardní adresář pro tištěné seznamy
  • Připomínky - Adresář pro dokumenty s připomínkami
  • Faktury - Adresář pro dokumenty faktur
  • SEPA - Adresář pro exportované soubory SEPA
  • Systém - Systémový adresář pro gFM-Business
  • Temp - Dočasný adresář pro gFM-Business
  • Data - Adresář pro exportované schůzky ve formátu ICS
  • Aktualizace - Adresář pro dočasné databáze během aktualizace softwaru
  • Vizitky - Standardní adresář pro vizitky (vCards)

Při instalaci víceuživatelské verze aplikace gFM-Business Professional má často smysl instalovat systém a adresář dokumentů na síťovou jednotku, nikoli lokálně na jeden počítač, aby k adresáři měly přístup všechny počítače ve stejné síti. Síť pohon. Pokud je systémový adresář a adresář dokumentů zkopírován na jinou jednotku, musí být systém gFM-Business o této nové cestě informován, což lze provést v části [Nastavení > Hlavní údaje společnosti] se koná. Kliknutím na symbol šipky před systémovou cestou otevřete dialog, ve kterém lze nastavit novou cestu.

Uložení kmenových dat společnosti

Pod [Nastavení > Hlavní údaje společnosti] všechna kmenová data, která se týkají vaší společnosti, opakují se při práci s gFM-Business a používají se například pro tiskové sestavy. Všechna data zadaná na této obrazovce pod [Adresa a hlavičkový papír] se automaticky zobrazí ve všech tiskových sestavách gFM-Business. Na pravé straně této obrazovky můžete vložit logo společnosti jako soubor s obrázkem, který bude rovněž použit ve všech tiskových rozvrženích. Pod tlačítky registru [bankovní spojení] a [Lokality] můžete zadat libovolný počet dalších bankovních údajů a poboček vaší společnosti.

Pod [Nastavení > Předvolby] jsou uložena všechna přednastavení, která má gFM-Business v budoucnu používat. Tato položka nabídky obsahuje následující tlačítka karet:

• Texty/cestyTextové šablony pro zasílání fakturačních dokladů e-mailem. Všechny šablony podporují stejné zástupné symboly jako šablony v modulu Korespondence.
• FakturaceVýchozí nastavení modulu fakturace, jako je libovolný počet typů plateb, nastavení všech číselných řad, účty výnosů článků, výchozí měna, sazby DPH, účty pro zaúčtování a statistické záznamy. Údaje pro standardní finanční účet a standardní účet pohledávek se zadávají při vytváření nových záznamů o zaúčtování v aplikaci Pokladní kniha použity.
• MěnyNastavení a aktuální směnné kurzy cizích měn. Směnné kurzy lze aktualizovat pouhým stisknutím tlačítka prostřednictvím služby ECB.
• ČlánekKategorie produktů, volitelné položky a hodnoty volitelných položek, jakož i seznamy hodnot pro volný výběr, volná pole a obchodní oblasti, vytvoření libovolného počtu cenových skupin/skupin zákazníků, ke kterým lze přiřadit speciální ceny a odstupňované ceny.
• Seznamy hodnotSpravujte všechny seznamy hodnot, ze kterých chcete vybírat v systému gFM-Business.
• Pole: Na této obrazovce spravujete všechna volně definovatelná pole pro Správa článků v modulu CRM a pro všechny typy dokladů v modulu fakturace. Každé pole lze přizpůsobit individuálním popisem, speciálním typem zadávání a volitelně i vlastním popisem. Seznam hodnot k dispozici.
• DialogyNa této obrazovce určíte, které standardní vstupní hodnoty se mají zadávat do dialogových oken v systému gFM-Business při vytváření nových datových záznamů. Tyto informace lze také uložit podle konkrétního uživatele, takže uživatelé z různých oddělení mohou mít různé standardní vstupní hodnoty.
• Zařízení: Zde můžete přidat libovolný počet tiskáren, skenerů a e-mailových adres (SMTP-Server) pro použití v systému gFM-Business. Na této obrazovce můžete také aktivovat rozhraní pro internetové obchody založené na systému Gambio.

Nastavení cest pro rozložení tisku

Pod [Nastavení > Rozložení tisku] zobrazí se všechna rozložení tisku dostupná v aplikaci gFM-Business. Aby systém gFM Business uložil všechny tiskové sestavy do správných adresářů jako soubory PDF, je třeba pro každou z nich provést následující úkony Rozložení tisku musí být zadána odpovídající cesta k úložišti.

K tomuto účelu se v levé dolní části hlavní nabídky masky nachází funkce [Nastavit všechny cesty]který lze použít k nastavení úložných cest všech tiskových rozvržení v jediném kroku. Po zvolení této funkce se zobrazí příslušný dialog, ve kterém stačí vybrat systémový adresář/dokument, ve kterém jsou umístěny všechny ostatní adresáře. gFM Business pak automaticky nastaví cesty všech standardních tiskových rozvržení na nastavenou cestu.

Uložení nastavení pro konkrétního uživatele

Pod [Nastavení > Uživatel] můžete pro každého uživatele individuálně nastavit, které položky nabídky mají být viditelné v hlavní nabídce a v navigaci. Kromě toho můžete na kartě [Dialogy] výchozí vstupní hodnoty pro dialogová okna lze nastavit podle potřeb uživatele.

Zadání nebo import základních údajů o výrobku

Základní nastavení systému gFM-Business je nyní dokončeno. V dalším kroku můžete začít zadávat kmenová data výrobků nebo je importovat z externího souboru.

Pro import dat článků z externích souborů najdete v adresáři dokumentů "Export" vzorový soubor Export_Article.xlsx ve formátu Excel. Pokud naformátujete exportní soubor s články v tomto tvaru, můžete články importovat do aplikace gFM Business, aniž byste museli upravovat pořadí polí. Pro každý článek lze zadat libovolný počet atributů článku, dodavatelů a skladovou zásobu článku. Chcete-li importovat datové záznamy z externího souboru, zvolte hlavní funkci [Import dat] vypnuto. Upozorňujeme, že hlavní funkci lze zvolit pouze tehdy, pokud je v nabídce alespoň jedna položka. Databáze se nachází. Pokud je databáze stále prázdná, vytvořte nejprve prázdný článek pro výběr funkce. Vzorové soubory pro import údajů o zboží a zákaznících lze také Staženo stát se.

Zadávání nebo import údajů o zákaznících

Jakmile budete mít v systému gFM Business vytvořenou předlohu článku, můžete začít zadávat nebo importovat údaje o zákaznících. Pro import dat zákazníků z externích souborů najdete v adresáři dokumentů "Export" ukázkový soubor "Export_Customers.xlsx" ve formátu Excel. Pokud naformátujete exportní soubor s adresami zákazníků v tomto tvaru, můžete své zákazníky importovat do aplikace gFM Business, aniž byste museli upravovat pořadí polí. Pro každého zákazníka lze uložit libovolný počet adres a kontaktních osob.

Zadejte pod [Nastavení MySQL] zadejte server a přihlašovací údaje do databáze MySQL vašeho internetového obchodu založeného na platformě Gambio na adrese [Nastavení FTP] serveru a přihlašovací údaje pro přístup na FTP do vašeho internetového obchodu. Vzhledem k různým konfiguracím obchodů důrazně doporučujeme, abyste si funkce gFM-Business nejprve vyzkoušeli na testovacím obchodě. U všech ostatních nastavení můžete určit, které údaje se mají při vytváření nebo importu nových položek zadávat jako výchozí.

Import výrobců, kategorií, skupin zákazníků a možností

Po zadání kmenových údajů internetového obchodu můžete importovat výrobce, kategorie produktů, skupiny zákazníků a možnosti produktů z internetového obchodu Gambio GX2. Všechny importy jsou k dispozici jako hlavní funkce v části [Nastavení > Online obchod] k dispozici. Po importu jsou všechna odpovídající data z internetového obchodu k dispozici v části [Nastavení > Předvolby > Články] k dispozici. Dříve zadané kategorie produktů, výrobci, skupiny zákazníků a možnosti produktů se při importu z internetového obchodu přepíší.

Import dat z online obchodů Gambio

Po aktivaci rozhraní internetového obchodu se zobrazí funkce importu modulů. [Zákazníci], [Článek], [Fakturace > Objednávky] a [Fakturace > Faktury] je k dispozici nová položka menu "Gambio online shop". Po výběru této položky nabídky se otevře nové okno, ve kterém se zobrazí všechny datové záznamy na serveru obchodu.

Datové záznamy, které již byly do systému gFM-Business importovány, jsou barevně zvýrazněny. V dolní části Funkční panel K dispozici jsou tlačítka pro výběr všech datových záznamů nebo datových záznamů, které ještě nebyly importovány, a pro jejich zrušení výběru. Rozhraní internetového obchodu umožňuje importovat zákazníky, zboží a objednávky, a to buď jako objednávku, nebo přímo jako fakturu.

Export zboží do online obchodů Gambio

Po aktivaci rozhraní internetového obchodu najdete pod položkou [Články > Article master > Online shop] nová karta, na které lze udržovat všechny údaje týkající se obchodu a exportovat položky do internetového obchodu. Po kliknutí na tlačítko [Export do obchodu] se zobrazí dialog, ve kterém můžete vybrat, zda se má do internetového obchodu exportovat aktuální položka nebo všechny vyvolané položky. Tímto způsobem lze například vybrat určité položky a konkrétně je aktualizovat na serveru internetového obchodu.

Markus Schall

Markus Schall vyvíjí od roku 1994 databáze, rozhraní a podnikové aplikace na míru založené na Claris FileMaker. Je partnerem společnosti Claris, držitelem ocenění FMM Award 2011 a vývojářem aplikace Software ERP gFM-Business. Je také autorem knih a zakladatelem organizace M. Schall Publishers.

markus-schall.de