Instalação e configuração do gFM Business - um guia.

A versão atual 1.7.5 do Software empresarial O gFM-Business dispõe de uma vasta gama de funções para otimizar os fluxos de trabalho nas empresas e gerir uma grande variedade de dados. Para que o início com o CRM- e Sistema de gestão de mercadorias Para garantir que o gFM-Business funciona da melhor forma possível, resumimos neste artigo as instruções sobre como instalar e configurar o gFM-Business como uma versão de utilizador único no Mac OS X ou no Windows. Descrevemos a instalação, como introduzir dados principais importantes e as predefinições da empresa, como criar e importar novos artigos, clientes e documentos e como configurar o Interface para Gambio-lojas online. Estas instruções são válidas para a versão de utilizador único do gFM-Business Light e para a versão de demonstração do gFM-Business.

Instalação de uma versão de utilizador único do gFM-Business

A versão de utilizador único do gFM-Business Light e a versão de demonstração do gFM-Business podem ser facilmente instaladas no Mac OS X e no Windows através de um programa de instalação. Pode descarregar uma versão de demonstração do gFM-Business a partir da página Suporte e transferências para Mac OS X ou Windows.

Para a instalação no Mac OS X, é ligada uma nova unidade através de um ficheiro DMG, que contém o programa "Install gFM Business" e um guia de início rápido em formato PDF. No Windows, o programa de instalação chama-se "Setup_gFM_Business.exe" e, tal como o seu equivalente no Mac, pode ser iniciado com um simples clique duplo. Durante a instalação do gFM-Business, são copiados dois componentes para o seu disco rígido: o diretório da base de dados, onde se encontram todas as bases de dados do gFM-Business, e o diretório do sistema, onde serão posteriormente guardados todos os documentos do gFM-Business.

No Windows, o gFM-Business é completamente instalado no diretório de documentos do utilizador com sessão iniciada - no Mac OS X, as bases de dados são instaladas no diretório de programas do Mac e o diretório do sistema na pasta de documentos do utilizador com sessão iniciada. No Windows, é criado por defeito um atalho para o gFM-Business no ambiente de trabalho; no Mac OS X, é possível arrastar e largar um atalho para o gFM-Business do diretório do programa para a doca.

O primeiro lançamento da gFM-Business

Para iniciar o gFM-Business no Mac OS X, faça duplo clique no programa [gFM-Business].que está localizado no diretório [gFM-Business]. da pasta Aplicações no seu Mac. No Windows, faça duplo clique no atalho [gFM-Business]. no ambiente de trabalho do seu computador. O login para a primeira inicialização do gFM-Business é:

• Utilizador: gfmbusiness
• Palavra-passe: gfmbusiness

Depois de introduzir os dados de utilizador acima mencionados, encontra-se no menu principal do gFM-Business, onde é apresentado um assistente de boas-vindas após o primeiro arranque. O assistente permite-lhe introduzir os dados principais mais importantes e exportar ou importar dados como parte de uma atualização de software.

Recomendamos que, após o primeiro arranque no contexto da configuração em [Definições > Utilizador] para criar os utilizadores pretendidos e o utilizador predefinido "gfmbusiness" por razões de proteção de dados.

Seleção do sistema e do diretório de documentos

Cada instalação do gFM-Business requer um diretório no qual os documentos criados ou arquivados possam ser guardados. Nas versões de utilizador único, este diretório está normalmente localizado na pasta de documentos do utilizador com sessão iniciada e é automaticamente adicionado aos diretórios padrão durante a instalação. Por conseguinte, só é necessário selecionar o diretório do sistema e dos documentos se os documentos tiverem de ser guardados numa localização diferente ou se o gFM Business não conseguir encontrar o diretório e lhe pedir para selecionar o diretório.

O diretório de sistemas e documentos tem a seguinte estrutura:

• gFM-Business - Sistema e diretório de documentos
  • Acções - Diretório para anexos de ficheiros na crónica de ação
  • Ofertas - Diretório para documentos de oferta
  • Arquivo - Diretório para documentos arquivados
  • Encomendas - Diretório para confirmações de encomendas
  • Documentação - Diretório da documentação comercial da gFM em formato PDF
  • Exportação - Diretório standard para exportação de dados
  • Notas de crédito - Lista de vales de crédito
  • Registos de desempenho - Diretório para registos de desempenho de gravação de tempo
  • Notas de entrega - Diretório para documentos de notas de entrega
  • Listas - Diretório standard para listas impressas
  • Lembretes - Diretório para documentos de lembrete
  • Facturas - Diretório para documentos de faturação
  • SEPA - Diretório para os ficheiros SEPA exportados
  • Sistema - Diretório de sistema para gFM-Business
  • Temp - Diretório temporário para gFM-Business
  • Datas - Diretório para marcações exportadas em formato ICS
  • Atualização - Diretório para bases de dados temporárias durante uma atualização de software
  • Cartões de visita - Diretório standard para cartões de visita (vCards)

Quando se instala uma versão multiutilizador do gFM-Business Professional, muitas vezes faz sentido instalar o sistema e o diretório de documentos numa unidade de rede em vez de localmente num computador, para que todos os computadores da mesma rede possam aceder ao diretório. Rede drive. Se o diretório do sistema e dos documentos for copiado para outra unidade, o gFM-Business tem de ser informado deste novo caminho, o que pode ser feito em [Definições > Dados mestre da empresa] ocorre. Clique no símbolo de seta à frente do caminho do sistema para abrir uma caixa de diálogo na qual o novo caminho pode ser definido.

Gravação dos dados mestre da empresa

Abaixo de [Definições > Dados mestre da empresa] Todos os dados mestre relacionados com a empresa, que se repetem durante o trabalho com o gFM-Business e que são utilizados para layouts de impressão, por exemplo, são introduzidos aqui. Todos os dados introduzidos neste ecrã em [Endereço e papel timbrado]. aparecerá automaticamente em todos os layouts de impressão do gFM-Business. No lado direito deste ecrã, pode inserir um logótipo da empresa como um ficheiro de imagem, que também será utilizado em todas as apresentações de impressão. Sob os botões de registo [Dados bancários]. e [Localizações] pode introduzir tantas coordenadas bancárias e sucursais adicionais da sua empresa quantas desejar.

Abaixo de [Definições > Preferências] são guardadas todas as predefinições que o gFM-Business deverá utilizar no futuro. Este item de menu contém os seguintes botões de registo:

• Textos/CaminhosModelos de texto para enviar documentos de faturação por correio eletrónico. Todos os modelos suportam os mesmos marcadores de posição que os modelos do módulo Correspondência.
• FaturaçãoDefinições predefinidas para o módulo de faturação, tais como qualquer número de tipos de pagamento, definições para todos os intervalos de numeração, contas de receitas do artigo, moeda predefinida, taxas de IVA, contas de lançamento e registos estatísticos. Os detalhes para a conta financeira standard e a conta de contas a receber standard são introduzidos quando se criam novos registos de lançamento no Livro de caixa utilizado.
• MoedasDefinições e taxas de câmbio actuais para moedas estrangeiras. As taxas de câmbio podem ser actualizadas com o toque de um botão através de um serviço do BCE.
• ArtigoCategorias de produtos, opções de artigos e valores de opções, bem como listas de valores para seleção livre, campos livres e áreas de negócio, criação de qualquer número de grupos de preços/grupos de clientes com os quais podem ser mapeados preços especiais e preços graduados.
• Listas de valoresGerir todas as listas de valores a partir das quais pretende selecionar no gFM-Business.
• CamposNeste ecrã, é possível gerir todos os campos livremente definidos para o Gestão de artigos no CRM e para todos os tipos de documentos no módulo de faturação. Cada campo pode ser personalizado com uma etiqueta individual, um tipo de entrada especial e, opcionalmente, com o seu próprio Lista de valores disponível.
• DiálogosNeste ecrã, especifica-se quais os valores de entrada standard que devem ser introduzidos nas caixas de diálogo do gFM-Business quando se criam novos registos de dados. Esta informação também pode ser guardada numa base específica do utilizador, para que os utilizadores de diferentes departamentos possam ter valores de entrada padrão diferentes.
• DispositivosAqui pode adicionar tantas impressoras, scanners e endereços de correio eletrónico (SMTP-Servidor) para utilização no gFM-Business. Neste ecrã, também é possível ativar a interface para as lojas em linha baseadas no Gambio.

Configurar caminhos para layouts de impressão

Abaixo de [Definições > Esquemas de impressão] são apresentados todos os esquemas de impressão disponíveis no gFM-Business. Para que o gFM Business guarde todas as impressões nos diretórios corretos como ficheiros PDF, deve ser feito o seguinte para cada Layout de impressão o caminho de armazenamento correspondente deve ser especificado.

Para o efeito, no canto inferior esquerdo do menu principal da máscara, encontrará a função [Definir todos os caminhos]que pode ser usada para configurar os caminhos de armazenamento de todos os layouts de impressão em uma única etapa. Depois de selecionar esta função, aparece uma caixa de diálogo correspondente na qual basta selecionar o diretório do sistema/documento no qual se encontram todos os outros diretórios.

Guardar definições numa base específica do utilizador

Abaixo de [Definições > Utilizador] pode definir individualmente para cada utilizador quais os itens de menu que devem estar visíveis no menu principal e na navegação. Além disso, no separador [Diálogos]. os valores de entrada predefinidos para as caixas de diálogo podem ser configurados numa base específica do utilizador.

Entrada ou importação de dados mestre de artigos

A configuração básica do gFM-Business está agora concluída. No passo seguinte, pode começar a introduzir os dados mestre dos artigos para os seus produtos ou a importá-los de um ficheiro externo.

Para a importação de dados de artigos a partir de ficheiros externos, encontrará no diretório de documentos "Exportação" o ficheiro de amostra Exportar_Artigo.xlsx em formato Excel. Se formatar o ficheiro de exportação com os seus artigos neste formato, pode importar os seus artigos para o gFM Business sem ter de ajustar a sequência de campos. É possível entrar qualquer número de atributos de artigo, fornecedores e um estoque de artigo para cada artigo. Para importar registos de dados de um ficheiro externo, selecionar a função principal [Importar dados] desligado. Tenha em atenção que a função principal só pode ser selecionada se existir pelo menos um item na lista Base de dados está localizado. Se a base de dados ainda estiver vazia, criar primeiro um artigo vazio para selecionar a função. Os ficheiros de amostra para importação de dados de artigos e clientes também podem ser Descarregado tornar-se.

Introdução ou importação de dados de clientes

Depois de ter atualizado o seu mestre de artigos na gFM Business, pode começar a introduzir ou importar dados de clientes. Para importar dados de clientes a partir de ficheiros externos, encontrará o diretório de documentos "Exportação" o ficheiro de amostra "Exportar_clientes.xlsx" em formato Excel. Se formatar o ficheiro de exportação com os endereços dos seus clientes neste formato, pode importar os seus clientes para o gFM Business sem ter de ajustar a sequência dos campos. Pode ser guardado qualquer número de endereços e pessoas de contacto para cada cliente.

Entrar em [Definições MySQL]. introduza os dados do servidor e de início de sessão da base de dados MySQL da sua loja virtual baseada no Gambio em [Definições FTP] o servidor e os dados de login para o acesso FTP à sua loja virtual. Devido às diferentes configurações das lojas, recomendamos vivamente que teste primeiro as funções do gFM-Business com uma loja de teste. Com todas as outras configurações, pode especificar quais as informações que devem ser introduzidas por defeito ao criar ou importar novos artigos.

Importação de fabricantes, categorias, grupos de clientes e opções

Uma vez introduzidos os dados principais da loja virtual, pode importar fabricantes, categorias de produtos, grupos de clientes e opções de produtos da sua loja virtual Gambio GX2. Todas as importações estão disponíveis como função principal em [Definições > Loja virtual]. disponível. Após a importação, todos os dados correspondentes da loja virtual estão disponíveis em [Definições > Preferências > Artigos] disponível. As categorias de produtos, os fabricantes, os grupos de clientes e as opções de produtos anteriormente introduzidos são substituídos aquando da importação a partir da loja virtual.

Importar dados das lojas online Gambio

Depois de ativar a interface da loja virtual, a função de importação dos módulos mostra [Clientes]., [Artigo]., [Faturação > Encomendas]. e [Faturação > Facturas]. está disponível o novo item de menu "Loja online Gambio". Depois de selecionar este item de menu, abre-se uma nova janela na qual são apresentados todos os registos de dados no servidor da loja.

Os registos de dados já importados para o gFM Business são destacados a cores. Na parte inferior Barra de funções Existem botões para selecionar todos os registos de dados ou registos de dados que ainda não foram importados e para anular a sua seleção. A interface da loja virtual permite importar clientes, artigos e encomendas, quer como uma encomenda quer diretamente como uma fatura.

Exportação de artigos para as lojas online Gambio

Depois de ativar a interface da loja virtual, encontrará o seguinte [Artigo > Mestre de artigos > Loja virtual]. um novo separador no qual todos os dados relevantes para a loja de um item podem ser actualizados e os itens podem ser exportados para a loja online. Depois de clicar no botão [Exportar para a loja], aparece uma caixa de diálogo na qual é possível selecionar se o item atual ou todos os itens chamados devem ser exportados para a loja virtual. Desta forma, por exemplo, determinados artigos podem ser selecionados e especificamente actualizados no servidor da loja virtual.

Markus Schall

Markus Schall tem vindo a desenvolver bases de dados personalizadas, interfaces e aplicações empresariais baseadas na Claris FileMaker desde 1994. É um parceiro da Claris, vencedor do Prémio FMM 2011 e criador do Software ERP gFM-Business. É também autor de livros e fundador da M. Schall Publishers.

markus-schall.de