Guida all'installazione e alla configurazione di gFM Business.

L'attuale versione 1.7.5 di Software aziendale gFM-Business dispone di un'ampia gamma di funzioni per ottimizzare i flussi di lavoro nelle aziende e gestire una grande varietà di dati. In modo che l'inizio con il CRM- e Sistema di gestione delle merci Per garantire che gFM-Business funzioni nel modo più fluido possibile, in questo articolo abbiamo riassunto le istruzioni su come installare e configurare gFM-Business in versione monoutente in Mac OS X o Windows. Descriviamo l'installazione, l'inserimento di importanti dati anagrafici e delle impostazioni predefinite per l'azienda, la creazione e l'importazione di nuovi articoli, clienti e documenti e la configurazione del sistema di gestione dei dati. Interfaccia per Gambio-negozi online. Queste istruzioni sono valide per la versione monoutente di gFM-Business Light e per la versione demo di gFM-Business.

Installazione di una versione gFM-Business per utente singolo

La versione monoutente di gFM-Business Light e la versione demo di gFM-Business possono essere facilmente installate su Mac OS X e Windows utilizzando un programma di installazione. È possibile scaricare una versione dimostrativa di gFM-Business dal sito Supporto e download per Mac OS X o Windows.

Per l'installazione in Mac OS X, si collega una nuova unità tramite un file DMG, che contiene il programma "Install gFM Business" e una guida rapida in formato PDF. In Windows, il programma di installazione si chiama "Setup_gFM_Business.exe" e, come la sua controparte Mac, può essere avviato semplicemente facendo doppio clic. Durante l'installazione di gFM-Business, due componenti vengono copiati sul disco rigido: la directory del database, in cui si trovano tutti i database di gFM-Business, e la directory di sistema, in cui verranno successivamente salvati tutti i documenti di gFM-Business.

In Windows, gFM-Business è installato completamente nella cartella documenti dell'utente collegato; in Mac OS X, i database sono installati nella cartella programmi del Mac e la directory di sistema nella cartella documenti dell'utente collegato. In Windows, un collegamento a gFM-Business è impostato di default sul desktop; in Mac OS X, un collegamento a gFM-Business può essere trascinato dalla directory dei programmi al dock.

Il primo lancio di gFM-Business

Per avviare gFM-Business in Mac OS X, fare doppio clic sul programma [gFM-Business]che si trova nella directory [gFM-Business] della cartella Applicazioni del Mac. In Windows, fate doppio clic sul collegamento [gFM-Business] sul desktop del computer. Il login per il primo avvio di gFM-Business è:

• Utente: gfmbusiness
• Password: gfmbusiness

Dopo aver inserito i dati utente di cui sopra, ci si trova nel menu principale di gFM-Business, dove dopo il primo avvio viene visualizzata una procedura guidata di benvenuto. La procedura guidata consente di inserire i dati anagrafici più importanti e di esportare o importare i dati nell'ambito di un aggiornamento del software.

Si consiglia, dopo il primo avvio nell'ambito della configurazione sotto la voce [Impostazioni > Utente] per creare gli utenti desiderati e l'utente predefinito "gfmbusiness" per motivi di protezione dei dati.

Selezione della directory di sistema e dei documenti

Ogni installazione di gFM-Business richiede una directory in cui salvare i documenti creati o archiviati. Nelle versioni monoutente, questa directory si trova solitamente nella cartella documenti dell'utente connesso e viene aggiunta automaticamente alle directory standard durante l'installazione. È quindi necessario selezionare la directory di sistema e quella dei documenti solo se i documenti devono essere salvati in una posizione diversa o se gFM Business non trova la directory e chiede di selezionarla.

La directory del sistema e dei documenti ha la seguente struttura:

• gFM-Azienda - Sistema e repertorio di documenti
  • Azioni - Directory per gli allegati dei file nella cronaca dell'azione
  • Offerte - Directory per i documenti d'offerta
  • Archivio - Directory per i documenti archiviati
  • Ordini - Elenco delle conferme d'ordine
  • Documentazione - Directory per la documentazione aziendale di gFM in formato PDF
  • Esportazione - Directory standard per l'esportazione dei dati
  • Note di credito - Elenco per i buoni di credito
  • Registri delle prestazioni - Directory per la registrazione dei tempi e delle prestazioni
  • Note di consegna - Repertorio dei documenti della bolla di consegna
  • Elenchi - Elenco standard per gli elenchi stampati
  • Promemoria - Directory per i documenti di promemoria
  • Fatture - Directory per i documenti di fatturazione
  • SEPA - Directory per i file SEPA esportati
  • Sistema - Directory di sistema per gFM-Business
  • Temp - Directory temporanea per gFM-Business
  • Date - Directory per gli appuntamenti esportati in formato ICS
  • Aggiornamento - Directory per i database temporanei durante un aggiornamento del software
  • Biglietti da visita - Directory standard per biglietti da visita (vCards)

Quando si installa una versione multiutente di gFM-Business Professional, spesso è opportuno installare la directory del sistema e dei documenti su un'unità di rete piuttosto che localmente su un computer, in modo che tutti i computer della stessa rete possano accedere alla directory. Rete unità. Se la directory del sistema e dei documenti viene copiata in un'altra unità, gFM-Business deve essere informato di questo nuovo percorso, cosa che può essere fatta in [Impostazioni > Dati anagrafici aziendali] avviene. Cliccando sul simbolo della freccia davanti al percorso di sistema, si apre una finestra di dialogo in cui è possibile impostare il nuovo percorso.

Salvataggio dei dati anagrafici aziendali

Sotto [Impostazioni > Dati anagrafici aziendali] tutti i dati anagrafici che riguardano la vostra azienda, che ricorrono durante il lavoro con gFM-Business e che vengono utilizzati, ad esempio, per i layout di stampa. Tutti i dati inseriti in questa schermata sotto [Indirizzo e carta intestata] apparirà automaticamente in tutti i layout di stampa di gFM-Business. Sul lato destro di questa schermata, è possibile inserire un logo aziendale come file immagine, che verrà utilizzato anche in tutti i layout di stampa. Sotto i pulsanti di registrazione [Dettagli banca] e [Luoghi] potete inserire tutte le coordinate bancarie e le filiali della vostra azienda che desiderate.

Sotto [Impostazioni > Preferenze] vengono salvate tutte le preimpostazioni che gFM-Business dovrà utilizzare in futuro. Questa voce di menu contiene i seguenti pulsanti di scheda:

• Testi/percorsiModelli di testo per l'invio di documenti di fatturazione via e-mail. Tutti i modelli supportano gli stessi segnaposto dei modelli del modulo Corrispondenza.
• FatturazioneImpostazioni predefinite per il modulo di fatturazione, come un numero qualsiasi di tipi di pagamento, impostazioni per tutti gli intervalli di numeri, conti di ricavo dell'articolo, valuta predefinita, aliquote IVA, conti di registrazione e record statistici. I dettagli del conto finanziario standard e del conto crediti standard vengono inseriti durante la creazione di nuovi record di registrazione nella finestra di dialogo Libro cassa utilizzato.
• ValuteImpostazioni e tassi di cambio correnti per le valute estere. I tassi di cambio possono essere aggiornati con la semplice pressione di un tasto tramite un servizio BCE.
• ArticoloCategorie di prodotti, opzioni di articoli e valori di opzioni, nonché elenchi di valori per la selezione libera, campi liberi e aree commerciali, creazione di un numero qualsiasi di gruppi di prezzi/gruppi di clienti con cui è possibile mappare prezzi speciali e prezzi graduati.
• Elenchi di valoriGestire tutti gli elenchi di valori da cui si desidera selezionare all'interno di gFM-Business.
• CampiIn questa schermata si gestiscono tutti i campi liberamente definibili per il Gestione degli articoli nel CRM e per tutti i tipi di documenti nel modulo di fatturazione. Ogni campo può essere personalizzato con un'etichetta individuale, un tipo di input speciale e, facoltativamente, con il proprio Elenco valori disponibile.
• DialoghiIn questa schermata si specificano i valori di input standard da inserire nelle finestre di dialogo di gFM-Business quando si creano nuovi record di dati. Queste informazioni possono anche essere salvate su base specifica per l'utente, in modo che gli utenti di diversi reparti possano avere valori di input predefiniti diversi.
• DispositiviQui è possibile aggiungere un numero illimitato di stampanti, scanner e indirizzi e-mail (SMTP).Server) da utilizzare in gFM-Business. In questa schermata è possibile attivare anche l'interfaccia per i negozi online basati su Gambio.

Impostare i percorsi per i layout di stampa

Sotto [Impostazioni > Layout di stampa] vengono visualizzati tutti i layout di stampa disponibili in gFM-Business. Affinché gFM Business salvi tutte le stampe nelle directory corrette come file PDF, è necessario eseguire le seguenti operazioni per ciascuno di essi Layout di stampa è necessario specificare il percorso di memorizzazione corrispondente.

A questo scopo, in basso a sinistra del menu principale della maschera si trova la funzione [Imposta tutti i percorsi]che consente di impostare i percorsi di memorizzazione di tutti i layout di stampa in un unico passaggio. Dopo aver selezionato questa funzione, viene visualizzata una finestra di dialogo in cui è sufficiente selezionare la directory di sistema/documento in cui si trovano tutte le altre directory. gFM Business imposta quindi automaticamente i percorsi di tutti i layout di stampa standard sul percorso impostato.

Salvare le impostazioni su base specifica per l'utente

Sotto [Impostazioni > Utente] è possibile impostare individualmente per ogni utente quali voci di menu devono essere visibili nel menu principale e nella navigazione. Inoltre, nella scheda [Dialoghi] i valori di input predefiniti per le finestre di dialogo possono essere impostati su base specifica per l'utente.

Inserimento o importazione dei dati anagrafici degli articoli

La configurazione di base di gFM-Business è ora completa. Nella fase successiva, è possibile iniziare a inserire i dati anagrafici degli articoli per i prodotti o importarli da un file esterno.

Per importare i dati degli articoli da file esterni, troverete nella directory dei documenti "Esportazione" il file di esempio Esportazione_Articolo.xlsx in formato Excel. Se si formatta il file di esportazione con gli articoli in questa forma, è possibile importare gli articoli in gFM Business senza dover modificare la sequenza dei campi. Per ogni articolo è possibile inserire un numero qualsiasi di attributi, di fornitori e una scorta di articoli. Per importare i record di dati da un file esterno, selezionare la funzione principale [Dati di importazione] off. Si noti che la funzione principale può essere selezionata solo se c'è almeno una voce nella casella di controllo Database si trova. Se il database è ancora vuoto, creare prima un articolo vuoto per selezionare la funzione. I file di esempio per l'importazione dei dati degli articoli e dei clienti possono essere anche Scaricato diventare.

Inserimento o importazione dei dati dei clienti

Una volta gestita l'anagrafica articoli in gFM Business, è possibile iniziare a inserire o importare i dati dei clienti. Per importare i dati dei clienti da file esterni, troverete la cartella documenti "Esportazione" il file di esempio "Esportazione_Clienti.xlsx" in formato Excel. Se si formatta il file di esportazione con gli indirizzi dei clienti in questa forma, è possibile importare i clienti in gFM Business senza dover modificare la sequenza dei campi. Per ogni cliente è possibile salvare un numero qualsiasi di indirizzi e di persone da contattare.

Entrare sotto [Impostazioni MySQL] Inserite i dati del server e del login per il database MySQL del vostro negozio online basato su Gambio all'indirizzo [Impostazioni FTP] il server e i dati di login per l'accesso FTP al vostro negozio online. A causa delle diverse configurazioni del negozio, si consiglia vivamente di testare prima le funzioni di gFM-Business con un negozio di prova. Con tutte le altre impostazioni, è possibile specificare quali informazioni devono essere inserite di default quando si creano o importano nuovi articoli.

Importazione di produttori, categorie, gruppi di clienti e opzioni

Una volta inseriti i dati anagrafici del negozio online, è possibile importare i produttori, le categorie di prodotti, i gruppi di clienti e le opzioni di prodotto dal proprio negozio online Gambio GX2. Tutte le importazioni sono disponibili come funzione principale in [Impostazioni > Negozio online] disponibile. Dopo l'importazione, tutti i dati corrispondenti del negozio online sono disponibili sotto la voce [Impostazioni > Preferenze > Articoli] disponibile. Le categorie di prodotti, i produttori, i gruppi di clienti e le opzioni di prodotto inseriti in precedenza vengono sovrascritti durante l'importazione dal negozio online.

Importazione di dati dai negozi online di Gambio

Dopo aver attivato l'interfaccia del negozio online, la funzione di importazione dei moduli mostra [Clienti], [Articolo], [Fatturazione > Ordini] e [Fatturazione > Fatture] è disponibile la nuova voce di menu "Gambio online shop". Selezionando questa voce di menu, si apre una nuova finestra in cui vengono visualizzati tutti i record di dati presenti sul server del negozio.

I record di dati già importati in gFM-Business sono evidenziati in colore. Nella parte inferiore Barra delle funzioni Ci sono pulsanti per selezionare tutti i record di dati o i record di dati non ancora importati e per deselezionarli. L'interfaccia del negozio online consente di importare clienti, articoli e ordini, sia come ordine che direttamente come fattura.

Esportazione di articoli nei negozi online di Gambio

Dopo aver attivato l'interfaccia del negozio online, troverete le seguenti voci [Articolo > Article master > Negozio online] una nuova scheda in cui è possibile mantenere tutti i dati rilevanti per il negozio di un articolo ed esportare gli articoli nel negozio online. Facendo clic sul pulsante [Esportazione negozio], appare una finestra di dialogo in cui è possibile scegliere se esportare nel negozio online l'articolo corrente o tutti gli articoli richiamati. In questo modo, ad esempio, è possibile selezionare alcuni articoli e aggiornarli in modo specifico sul server del negozio online.

Markus Schall

Markus Schall sviluppa database personalizzati, interfacce e applicazioni aziendali basate su Claris FileMaker dal 1994. È un partner di Claris, vincitore del premio FMM 2011 e sviluppatore del programma Software ERP gFM-Business. È anche autore di libri e fondatore dell'associazione M. Schall Editore.

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