Guía de instalación y configuración de gFM Business.

La versión actual 1.7.5 del Software para empresas gFM-Business dispone de una amplia gama de funciones para optimizar los flujos de trabajo en las empresas y gestionar una gran variedad de datos. Para que el inicio con el CRM- y Sistema de gestión de mercancías Para garantizar que gFM-Business funcione lo mejor posible, hemos resumido en este artículo las instrucciones sobre cómo instalar y configurar gFM-Business como versión monopuesto en Mac OS X o Windows. Describimos la instalación, cómo introducir los datos maestros importantes y la configuración por defecto de la empresa, cómo crear e importar nuevos artículos, clientes y documentos y cómo configurar los Interfaz para Gambio-tiendas online. Estas instrucciones son válidas para la versión monopuesto de gFM-Business Light y para la versión demo de gFM-Business.

Instalación de una versión monopuesto de gFM-Business

La versión monopuesto de gFM-Business Light y la versión demo de gFM-Business pueden instalarse fácilmente en Mac OS X y Windows mediante un programa de instalación. Puede descargar una versión de demostración de gFM-Business en la dirección Asistencia y descargas para Mac OS X o Windows.

Para la instalación en Mac OS X, se conecta una nueva unidad mediante un archivo DMG, que contiene el programa "Instalar gFM Business" y una guía de inicio rápido en formato PDF. En Windows, el programa de instalación se denomina "Setup_gFM_Business.exe" y, al igual que su homólogo para Mac, puede iniciarse simplemente haciendo doble clic. Durante la instalación de gFM-Business, se copian dos componentes en su disco duro: el directorio de la base de datos, en el que se encuentran todas las bases de datos de gFM-Business, y el directorio del sistema, en el que se guardarán posteriormente todos los documentos de gFM-Business.

En Windows, gFM-Business se instala completamente en el directorio de documentos del usuario conectado - en Mac OS X, las bases de datos se instalan en el directorio de aplicaciones Mac y el directorio del sistema en la carpeta de documentos del usuario conectado. En Windows, se instala por defecto un acceso directo a gFM-Business en el escritorio - en Mac OS X, puede arrastrarse y soltarse un acceso directo a gFM-Business desde el directorio de programas al dock.

El primer lanzamiento de gFM-Business

Para iniciar gFM-Business en Mac OS X, haga doble clic en el programa [gFM-Business]que se encuentra en el directorio [gFM-Business] de la carpeta Aplicaciones de su Mac. En Windows, haga doble clic en el acceso directo [gFM-Business] en el escritorio de su ordenador. El login para el primer inicio de gFM-Business es:

• Usuario: gfmbusiness
• Contraseña: gfmbusiness

Una vez introducidos los datos de usuario mencionados, se encontrará en el menú principal de gFM-Business, donde se muestra un asistente de bienvenida tras el primer inicio. El asistente le permite introducir los datos maestros más importantes y exportar o importar datos como parte de una actualización del software.

Recomendamos que después del primer arranque en el contexto de la configuración bajo [Configuración > Usuario] para crear los usuarios que desee y el usuario por defecto "gfmbusiness" por motivos de protección de datos.

Selección del directorio del sistema y de los documentos

Cada instalación de gFM-Business requiere un directorio en el que se puedan guardar los documentos creados o archivados. En las versiones monopuesto, este directorio se encuentra normalmente en la carpeta de documentos del usuario conectado y se añade automáticamente a los directorios estándar durante la instalación. Por lo tanto, sólo es necesario seleccionar el directorio del sistema y de documentos si los documentos deben guardarse en una ubicación diferente o si gFM Business no encuentra el directorio y le pide que lo seleccione.

El directorio de sistemas y documentos tiene la siguiente estructura:

• gFM-Business - Sistema y directorio de documentos
  • Acciones - Directorio para archivos adjuntos en la crónica de la acción
  • Ofertas - Directorio de documentos de oferta
  • Archivo - Directorio de documentos archivados
  • Pedidos - Directorio de confirmaciones de pedido
  • Documentación - Directorio para la documentación empresarial de gFM en formato PDF
  • Exportar - Directorio estándar para la exportación de datos
  • Notas de crédito - Lista de vales de crédito
  • Registros de rendimiento - Directorio para el registro del tiempo de rendimiento
  • Albaranes de entrega - Directorio de documentos de albarán
  • Listas - Directorio estándar para listas impresas
  • Recordatorios - Directorio de documentos recordatorios
  • Facturas - Directorio de documentos de facturación
  • SEPA - Directorio para los archivos SEPA exportados
  • Sistema - Directorio del sistema para gFM-Business
  • Temp - Directorio temporal para gFM-Business
  • Fechas - Directorio de citas exportadas en formato ICS
  • Actualización - Directorio para bases de datos temporales durante una actualización de software
  • Tarjetas de visita - Directorio estándar para tarjetas de visita (vCards)

Cuando se instala una versión multiusuario de gFM-Business Professional, a menudo tiene sentido instalar el directorio del sistema y de documentos en una unidad de red en lugar de localmente en un ordenador, para que todos los ordenadores de la misma red puedan acceder al directorio. Red unidad. Si el directorio del sistema y de documentos se copia en otra unidad, gFM-Business debe ser informado de esta nueva ruta, lo que puede hacerse en [Configuración > Datos maestros de la empresa] tiene lugar. Haga clic en el símbolo de la flecha situado delante de la ruta del sistema para abrir un cuadro de diálogo en el que se puede establecer la nueva ruta.

Guardar los datos maestros de la empresa

En [Configuración > Datos maestros de la empresa] todos los datos maestros que se refieren a su empresa, se repiten durante su trabajo con gFM-Business y se utilizan, por ejemplo, para los diseños de impresión. Todos los datos introducidos en esta pantalla en [Dirección y membrete] aparecerá automáticamente en todos los diseños de impresión de gFM-Business. En la parte derecha de esta pantalla, puede insertar un logotipo de empresa como archivo de imagen, que también se utilizará en todos los diseños de impresión. Bajo los botones de registro [Datos bancarios] y [Localizaciones] puede introducir tantos datos bancarios y sucursales de su empresa como desee.

En [Configuración > Preferencias] se guardan todos los preajustes que gFM-Business deberá utilizar en el futuro. Este elemento de menú contiene los siguientes botones de pestaña:

• Textos/CaminosPlantillas de texto para enviar documentos de facturación por correo electrónico. Todas las plantillas admiten los mismos marcadores de posición que las plantillas del módulo Correspondencia.
• FacturaciónAjustes por defecto para el módulo de facturación, como cualquier número de tipos de pago, ajustes para todos los rangos de números, cuentas de ingresos de artículos, moneda por defecto, tipos de IVA, cuentas contables y registros estadísticos. Los datos de la cuenta financiera estándar y de la cuenta de deudores estándar se introducen al crear nuevos registros contables en la función Libro de caja usado.
• DivisasConfiguración y tipos de cambio actuales para divisas extranjeras. Los tipos de cambio pueden actualizarse pulsando un botón a través de un servicio BCE.
• ArtículoCategorías de productos, opciones de artículos y valores de opciones, así como listas de valores para selección libre, campos libres y áreas de negocio, creación de cualquier número de grupos de precios/grupos de clientes con los que se pueden asignar precios especiales y precios escalonados.
• Listas de valoresGestione todas las listas de valores de las que desee seleccionar dentro de gFM-Business.
• Campos: En esta pantalla se gestionan todos los campos de libre definición para el Gestión de artículos en CRM y para todos los tipos de documentos en el módulo de facturación. Cada campo puede personalizarse con una etiqueta individual, un tipo de entrada especial y, opcionalmente, con su propia Lista de valores disponible.
• DiálogosEn esta pantalla se especifican los valores de entrada estándar que deben introducirse en los cuadros de diálogo de gFM-Business al crear nuevos registros de datos. Esta información también puede guardarse de forma específica para cada usuario, de modo que los usuarios de distintos departamentos puedan tener distintos valores de entrada por defecto.
• Dispositivos: Aquí puede añadir tantas impresoras, escáneres y direcciones de correo electrónico (SMTP-Servidor) para su uso en gFM-Business. En esta pantalla también puede activar la interfaz para tiendas en línea basadas en Gambio.

Configurar rutas para diseños de impresión

En [Configuración > Diseños de impresión] se muestran todos los diseños de impresión disponibles en gFM-Business. Para que gFM Business guarde todas las impresiones en los directorios correctos como archivos PDF, debe hacerse lo siguiente para cada una de ellas Impresión debe especificarse la ruta de almacenamiento correspondiente.

Para ello, en la parte inferior izquierda del menú principal de la máscara encontrará la función [Establecer todas las rutas]con la que puede configurar las rutas de almacenamiento de todos los diseños de impresión en un solo paso. Después de seleccionar esta función, aparece el diálogo correspondiente en el que sólo tiene que seleccionar el directorio del sistema/documento en el que se encuentran todos los demás directorios. gFM Business establece automáticamente las rutas de todos los diseños de impresión estándar en la ruta que ha establecido.

Guardar la configuración en función del usuario

En [Configuración > Usuario] puede establecer individualmente para cada usuario qué elementos del menú deben ser visibles en el menú principal y en la navegación. Además, en la pestaña [Diálogos] los valores de entrada por defecto de los cuadros de diálogo pueden configurarse en función del usuario.

Introducción o importación de datos maestros de artículos

La configuración básica de gFM-Business ha finalizado. En el siguiente paso, puede empezar a introducir los datos maestros de los artículos para sus productos o importarlos desde un archivo externo.

Para la importación de datos de artículos desde ficheros externos, encontrará en el directorio de documentos "Exportar". el archivo de muestra Exportar_Articulo.xlsx en formato Excel. Si formatea el archivo de exportación con sus artículos en este formato, podrá importar sus artículos a gFM Business sin tener que ajustar la secuencia de campos. Para cada artículo puede introducirse cualquier número de atributos de artículo, proveedores y un stock de artículo. Para importar registros de datos de un fichero externo, seleccione la función principal [Importar datos] off. Tenga en cuenta que la función principal sólo puede seleccionarse si hay al menos un elemento en el menú Base de datos se encuentra. Si la base de datos aún está vacía, cree primero un artículo vacío para seleccionar la función. Los archivos de ejemplo para importar datos de artículos y clientes también pueden ser Descargado convertirse.

Introducción o importación de datos de clientes

Una vez que haya actualizado su maestro de artículos en gFM Business, puede empezar a introducir o importar datos de clientes. Para importar datos de clientes desde archivos externos, encontrará el directorio de documentos "Exportar". el archivo de muestra "Export_Clientes.xlsx" en formato Excel. Si formatea el archivo de exportación con las direcciones de sus clientes de esta manera, podrá importar sus clientes a gFM Business sin tener que ajustar la secuencia de campos. Para cada cliente puede guardarse cualquier número de direcciones y personas de contacto.

Entrar en [Configuración de MySQL] introduzca el servidor y los datos de acceso a la base de datos MySQL de su tienda en línea basada en Gambio en [Configuración FTP] el servidor y los datos de acceso para el acceso FTP a su tienda online. Debido a las diferentes configuraciones de las tiendas, le recomendamos encarecidamente que pruebe primero las funciones de gFM-Business con una tienda de prueba. Con el resto de ajustes, puede especificar qué información debe introducirse por defecto al crear o importar nuevos artículos.

Importación de fabricantes, categorías, grupos de clientes y opciones

Una vez introducidos los datos maestros de la tienda online, puede importar fabricantes, categorías de productos, grupos de clientes y opciones de productos de su tienda online Gambio GX2. Todas las importaciones están disponibles como función principal en [Ajustes > Tienda online] disponible. Tras la importación, todos los datos correspondientes de la tienda en línea están disponibles en [Configuración > Preferencias > Artículos] disponible. Las categorías de productos, fabricantes, grupos de clientes y opciones de productos introducidos previamente se sobrescriben al importar desde la tienda online.

Importar datos de tiendas en línea Gambio

Tras activar la interfaz de la tienda en línea, la función de importación de los módulos muestra [Clientes], [Artículo], [Facturación > Pedidos] y [Facturación > Facturas] está disponible la nueva opción de menú "Tienda online Gambio". Tras seleccionar esta opción de menú, se abre una nueva ventana en la que se muestran todos los registros de datos del servidor de la tienda.

Los registros de datos ya importados en gFM-Business aparecen resaltados en color. En la parte inferior Barra de funciones Hay botones para seleccionar todos los registros de datos o los registros de datos que aún no se han importado y para anular su selección. La interfaz de la tienda online permite importar clientes, artículos y pedidos, ya sea como pedido o directamente como factura.

Exportación de artículos a las tiendas en línea de Gambio

Tras activar la interfaz de la tienda en línea, encontrará lo siguiente en [Artículo > Master del artículo > Tienda online] una nueva pestaña en la que pueden actualizarse todos los datos relevantes para la tienda de un artículo y exportarse artículos a la tienda online. Tras hacer clic en el botón [Exportar a la tienda], aparece un cuadro de diálogo en el que se puede seleccionar si se debe exportar a la tienda online el artículo actual o todos los artículos llamados. De este modo, por ejemplo, se pueden seleccionar determinados artículos y actualizarlos específicamente en el servidor de la tienda en línea.

Markus Schall

Markus Schall lleva desarrollando bases de datos personalizadas, interfaces y aplicaciones empresariales basadas en Claris FileMaker desde 1994. Es socio de Claris, ganador del premio FMM Award 2011 y desarrollador de la. Software ERP gFM-Business. También es autor de libros y fundador del M. Schall Editores.

markus-schall.de