Installer et configurer gFM-Business - un guide.

La version actuelle 1.7.5 de la Logiciel d'entreprise gFM-Business dispose d'une multitude de fonctions permettant d'optimiser les processus de travail dans les entreprises et de gérer de multiples données. Pour que le démarrage avec le CRM- et Système de gestion des marchandises nous avons réuni dans cet article des instructions sur la manière d'installer et de configurer gFM-Business en version monoposte sous Mac OS X ou Windows. Nous y décrivons l'installation, la saisie des données de base importantes et des paramètres par défaut de l'entreprise, la création et l'importation de nouveaux articles, clients et documents, ainsi que la configuration de l'interface utilisateur. Interface pour Gambio-boutiques en ligne basées sur la technologie. Ces instructions sont valables pour les versions monopostes de gFM-Business Light ainsi que pour la version de démonstration de gFM-Business.

Installation d'une version monoposte de gFM-Business

La version monoposte pure de gFM-Business Light ainsi que la version de démonstration de gFM-Business s'installent très facilement sur l'ordinateur à l'aide d'un programme d'installation, aussi bien sous Mac OS X que sous Windows. Vous pouvez télécharger une version de démonstration de gFM-Business sur la page Support & téléchargements pour Mac OS X ou Windows.

Pour l'installation, un nouveau lecteur est connecté sous Mac OS X par fichier DMG, qui contient le programme "Installer gFM-Business" ainsi qu'un guide de démarrage rapide au format PDF. Sous Windows, le programme d'installation s'appelle "Setup_gFM_Business.exe" et peut être lancé, comme son homologue Mac, par un simple double-clic. Lors de l'installation de gFM-Business, deux composants sont copiés sur votre disque dur : le répertoire de la base de données, dans lequel se trouvent toutes les bases de données gFM-Business, ainsi que le répertoire système, dans lequel seront enregistrés ultérieurement tous les documents de gFM-Business.

gFM-Business est entièrement installé dans le répertoire de documents de l'utilisateur connecté sous Windows - sous Mac OS X, les bases de données sont installées dans le répertoire des applications du Mac et le répertoire système dans le dossier de documents de l'utilisateur connecté. Sous Windows, un raccourci de gFM-Business est installé par défaut sur le bureau - sous Mac OS X, un raccourci de gFM-Business peut être glissé et déposé dans le Dock à partir du répertoire des applications.

Le premier lancement de gFM-Business

Pour lancer gFM-Business, sous Mac OS X, double-cliquez sur l'application [gFM-Business]qui se trouve dans le répertoire [gFM-Business] du dossier Applications de votre Mac. Sous Windows, double-cliquez sur le raccourci [gFM-Business] sur le bureau de votre ordinateur. Le login pour le premier démarrage de gFM-Business est le suivant :

• Utilisateur : gfmbusiness
• Mot de passe : gfmbusiness

Après avoir saisi les données utilisateur susmentionnées, vous vous trouvez dans le menu principal de gFM-Business, dans lequel un assistant de bienvenue s'affiche après le premier démarrage. Cet assistant permet de saisir les principales données de base ainsi que d'exporter ou d'importer des données dans le cadre d'une mise à jour du logiciel.

Nous recommandons, après le premier démarrage dans le cadre de l'établissement sous [Paramètres > Utilisateur] créer les utilisateurs que vous souhaitez et l'utilisateur par défaut "gfmbusiness" pour des raisons de protection des données.

Sélection du répertoire système et du répertoire des documents

Chaque installation de gFM-Business nécessite un répertoire dans lequel les documents créés ou archivés peuvent être enregistrés. Pour les versions monopostes, ce répertoire se trouve en général dans le dossier de documents de l'utilisateur connecté et est automatiquement placé dans les répertoires standard lors de l'installation. La sélection du répertoire système et du répertoire des documents n'est donc nécessaire que si les documents doivent être enregistrés à un autre endroit ou si gFM-Business ne peut pas trouver le répertoire et demande de le sélectionner.

Le répertoire du système et des documents possède la structure suivante :

• gFM-Business - Répertoire du système et des documents
  • Actions - Répertoire pour les fichiers joints dans la chronique des actions
  • Offres - Répertoire des documents d'offre
  • Archives - Répertoire des documents archivés
  • Commandes - Répertoire pour les confirmations de commande
  • Documentation - Répertoire pour la documentation gFM-Business au format PDF
  • Exportation - Répertoire par défaut pour les exportations de données
  • Crédits - Répertoire pour les notes de crédit
  • Protocoles de performance - Répertoire des protocoles de performance de la saisie des temps
  • Bulletins de livraison - Répertoire pour les justificatifs de livraison
  • Listen - Répertoire standard pour les listes imprimées
  • Rappels de paiement - Répertoire pour les documents de rappel
  • Factures - Répertoire des documents de facturation
  • SEPA - Répertoire des fichiers SEPA exportés
  • Système - Répertoire système pour gFM-Business
  • Temp - Répertoire temporaire pour gFM-Business
  • Dates - Répertoire des rendez-vous exportés au format ICS
  • Mise à jour - Répertoire des bases de données temporaires lors d'une mise à jour du logiciel
  • Cartes de visite - Répertoire standard pour les cartes de visite (vCards)

Lors de l'installation d'une version multi-utilisateurs de gFM-Business Professional, il est souvent judicieux d'installer le répertoire système et documents non pas localement sur un ordinateur, mais sur un lecteur réseau, afin que tous les ordinateurs se trouvant dans la même zone géographique puissent accéder au répertoire. Réseau se trouvent. Si le répertoire du système et des documents est copié sur un autre lecteur, gFM-Business doit être informé de ce nouveau chemin, ce qui peut être fait sous [Paramètres > Fiche d'entreprise] est effectué. En cliquant sur le symbole de la flèche devant le chemin du système, une boîte de dialogue s'ouvre dans laquelle le nouveau chemin peut être défini.

Enregistrement des données de base de l'entreprise

Sur [Paramètres > Fiche d'entreprise] permet de saisir toutes les données de base qui se rapportent à votre entreprise, qui reviennent régulièrement pendant le travail avec gFM-Business et qui s'appliquent par exemple aux mises en page d'impression. Toutes les données saisies dans ce masque sous [Adresse et en-tête] apparaissent automatiquement dans toutes les mises en page d'impression de gFM-Business. Dans la partie droite de ce masque, vous pouvez insérer un logo d'entreprise sous forme de fichier image, qui sera également utilisé sur toutes les mises en page d'impression. Sous les boutons d'onglet [Coordonnées bancaires] et [sites] vous pouvez saisir autant de coordonnées bancaires supplémentaires que vous le souhaitez et, le cas échéant, des succursales de votre entreprise.

Sur [Réglages > Préférences] permet d'enregistrer tous les paramètres par défaut que gFM-Business devra utiliser à l'avenir. Ce point de menu contient les boutons de registre suivants :

• Textes/cheminsModèles de texte pour l'envoi de documents de facturation par e-mail. Tous les modèles supportent les mêmes caractères de remplacement que les modèles du module Correspondance.
• FacturationParamètres par défaut du module de facturation, tels que les types de paiement au choix, les paramètres de toutes les tranches de numéros, les comptes de produits des articles, la devise par défaut, les taux de TVA, les comptes de comptabilisation et les enregistrements statistiques. Les indications relatives au compte financier standard et au compte de créances standard sont affichées lors de la création de nouveaux jeux d'écritures dans le Livre de caisse est utilisé.
• MonnaiesParamètres et cours de change actuels des monnaies étrangères. Les cours de change peuvent être mis à jour en appuyant sur un bouton via un service de la BCE.
• ArticleCatégories de produits, options et valeurs d'option des articles ainsi que listes de valeurs pour la sélection libre, champs libres et domaines d'activité, création d'un nombre quelconque de groupes de prix/groupes de clients avec lesquels des prix spéciaux et des prix échelonnés peuvent être représentés.
• Listes de valeursGérer toutes les listes de valeurs à partir desquelles il faut choisir dans gFM-Business.
• Champs: Dans ce masque, vous gérez tous les champs librement définissables pour les Gestion des articles dans le CRM et pour tous les types de documents dans le module de facturation. Chaque champ peut être doté d'un libellé individuel, d'un type de saisie spécifique et, en option, d'une Liste de valeurs disposent.
• DialoguesValeurs de saisie standard : indiquez dans ce masque quelles valeurs de saisie standard doivent être saisies dans les boîtes de dialogue de gFM-Business lors de la création de nouveaux enregistrements. Ces indications peuvent en outre être enregistrées en fonction de l'utilisateur, de sorte que les utilisateurs de différents services puissent disposer de différentes valeurs de saisie standard.
• AppareilsVous pouvez utiliser ici autant d'imprimantes, de scanners et d'adresses d'envoi d'e-mails que vous le souhaitez (adresses SMTP).Serveur) pour l'utiliser dans gFM-Business. De plus, vous pouvez activer l'interface pour les boutiques en ligne basées sur Gambio dans ce masque.

Configurer des chemins pour les mises en page d'impression

Sur [Réglages > Layouts d'impression] toutes les mises en page d'impression disponibles dans gFM-Business sont affichées. Pour que gFM-Business puisse enregistrer toutes les impressions dans les répertoires corrects en tant que fichiers PDF, il faut, pour chaque Mise en page pour l'impression le chemin de stockage correspondant doit être indiqué.

Pour ce faire, vous trouverez en bas à gauche du menu principal des masques la fonction [Définir tous les chemins d'accès]Cette fonction permet de configurer les chemins d'accès à tous les modèles d'impression en une seule étape. Après avoir sélectionné cette fonction, une boîte de dialogue apparaît dans laquelle il suffit de sélectionner le répertoire système/document dans lequel se trouvent tous les autres répertoires. gFM-Business définit alors automatiquement les chemins d'accès de toutes les mises en page d'impression standard sur le chemin que vous avez défini.

Enregistrer les paramètres en fonction de l'utilisateur

Sur [Paramètres > Utilisateur] vous pouvez définir individuellement pour chaque utilisateur quels éléments de menu doivent être visibles dans le menu principal et dans la navigation. En outre, sous l'onglet [Dialogues] les valeurs de saisie par défaut des boîtes de dialogue sont configurées en fonction de l'utilisateur.

Saisie ou importation des données de base des articles

La configuration de base de gFM-Business est maintenant terminée. Dans l'étape suivante, vous pouvez commencer à saisir les données de base des articles pour vos produits ou à les importer depuis un fichier externe.

Pour l'importation de données d'articles à partir de fichiers externes, vous trouverez dans le répertoire de documents " ".Exportation" le fichier d'exemple Export_Artikel.xlsx au format Excel. Si vous formatez le fichier d'exportation avec vos articles sous cette forme, vous pouvez importer vos articles dans gFM-Business sans adapter l'ordre des champs. Pour chaque article, il est possible d'ajouter autant d'attributs d'articles, de fournisseurs ainsi qu'un stock d'articles que nécessaire. Pour importer des enregistrements depuis un fichier externe, sélectionnez dans la base de données articles la fonction principale [Importer des données] est désactivée. Veuillez noter que la fonction principale ne peut être sélectionnée que si au moins un article se trouve dans la Base de données se trouve. Si la base de données est encore vide, créez d'abord un article vide pour pouvoir sélectionner la fonction. Les fichiers d'exemple pour l'importation des données d'articles et de clients peuvent également être téléchargés. téléchargé être.

Saisie ou importation de données clients

Une fois que vous avez géré votre base d'articles dans gFM-Business, vous pouvez commencer à saisir ou à importer des données clients. Pour importer des données clients à partir de fichiers externes, vous trouverez dans le répertoire des documents "Exportation" le fichier d'exemple "Export_Clients.xlsx" au format Excel. Si vous formatez le fichier d'exportation avec les adresses de vos clients sous cette forme, vous pouvez importer vos clients dans gFM-Business sans adapter l'ordre des champs. Pour chaque client, vous pouvez enregistrer autant d'adresses et de personnes de contact que vous le souhaitez.

Inscrivez sous [Paramètres MySQL] les données de serveur et de connexion pour la base de données MySQL de votre boutique en ligne basée sur Gambio, sous [Paramètres FTP] les données de serveur et de connexion pour l'accès FTP à votre boutique en ligne. En raison des différentes configurations de boutique, nous vous recommandons vivement de tester les fonctions de gFM-Business dans un premier temps avec une boutique test. Tous les autres paramètres vous permettent de définir quelles données doivent être saisies par défaut lors de la création ou de l'importation d'articles.

Importation de fabricants, de catégories, de groupes de clients et d'options

Une fois que les données de base de la boutique en ligne ont été saisies, vous pouvez importer des fabricants, des catégories d'articles, des groupes de clients et des options d'articles depuis votre boutique en ligne Gambio GX2. Toutes les importations sont disponibles comme fonction principale sous [Paramètres > Boutique en ligne] est disponible. Après l'importation, toutes les données correspondantes de la boutique en ligne sont disponibles sous [Paramètres > Préférences > Articles] est disponible. Les catégories de produits, fabricants, groupes de clients et options de produits précédemment enregistrés sont écrasés lors de l'importation depuis la boutique en ligne.

Importation de données depuis les boutiques en ligne Gambio

Après l'activation de l'interface de la boutique en ligne, la fonction d'importation des modules indique [Clients], [Article], [Facturation > Commandes] et [Facturation > Factures] le nouveau point de menu "Boutique en ligne Gambio" est disponible. Après avoir sélectionné cette option de menu, une nouvelle fenêtre s'ouvre, dans laquelle tous les enregistrements du serveur de la boutique sont affichés.

Les enregistrements déjà importés dans gFM-Business sont alors marqués en couleur. Dans la partie inférieure Barre de fonctions des boutons permettent de sélectionner tous les enregistrements ou ceux qui n'ont pas encore été importés et de les désélectionner. L'interface de la boutique en ligne permet d'importer des clients, des articles ainsi que des commandes, au choix comme commande ou directement comme facture.

Exportation d'articles vers les boutiques en ligne Gambio

Après l'activation de l'interface de la boutique en ligne, on trouve sous [Articles > Fiche article > Boutique en ligne] un nouvel onglet dans lequel toutes les données relatives à la boutique d'un article peuvent être gérées et les articles exportés vers la boutique en ligne. Après avoir cliqué sur le bouton [Exportation vers la boutique], une boîte de dialogue apparaît dans laquelle on peut choisir si l'article actuel ou si tous les articles consultés doivent être exportés vers la boutique en ligne. De cette manière, il est par exemple possible de sélectionner certains articles et de les actualiser de manière ciblée sur le serveur de la boutique en ligne.

Markus Schall

Markus Schall développe depuis 1994 des bases de données individuelles, des interfaces et des applications commerciales sur la base de Claris FileMaker. Il est partenaire de Claris, lauréat du FMM-Award 2011 et développeur de la Logiciel ERP gFM-Business. Il est en outre auteur de livres et fondateur du M. Schall Verlags.

markus-schall.de