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Che cos'è la fattura elettronica?
La fatturazione elettronica (e-invoicing o "e-billing") sta diventando sempre più importante nel mondo degli affari moderno. Le aziende e le amministrazioni pubbliche si rivolgono alle fatture digitali per ottimizzare i processi, ridurre i costi e proteggere l'ambiente. Le fatture elettroniche possono essere generate direttamente dal software ERP senza aumentare il tempo e l'impegno necessari per la fatturazione.
Il software ERP gFM-Business Professional supporta le fatture elettroniche sia come file XML esterni che come fatture PDF incorporate (ZUGFeRD).
Sviluppo storico
In Germania, la fatturazione elettronica ha avuto un forte sviluppo negli ultimi anni. L'introduzione della fatturazione elettronica è stata favorita dalla direttiva europea 2014/55/UE, che prevede l'uso di fatture elettroniche negli appalti pubblici.
Base giuridica
Il quadro giuridico per la fatturazione elettronica in Germania è definito dalla Legge sulla fatturazione elettronica e dall'Ordinanza sulla fatturazione elettronica (E-Rech-VO). Dal 27 novembre 2020, i fornitori del settore pubblico in Germania devono inviare le fatture in formato elettronico se l'importo della fattura supera i 1.000 euro.
Standard tecnici
Lo standard tecnico per la fatturazione elettronica in Germania si basa sul cosiddetto formato ZUGFeRD (Central User Guide of the German Electronic Invoicing Forum) e sul formato XRechnung. XRechnung è un formato di dati basato su XML che soddisfa i requisiti della Direttiva UE 2014/55/UE. È obbligatorio per le fatture ai clienti pubblici, mentre ZUGFeRD è un formato ibrido che include sia dati XML che un documento PDF ed è particolarmente adatto al settore B2B (business-to-business).
Vantaggi della fattura elettronica
- Risparmio sui costiRiduzione dei costi di stampa e di spedizione.
- EfficienzaElaborazione e pagamento più rapidi.
- SostenibilitàMinor consumo di carta.
- TrasparenzaMigliore tracciabilità e meno errori grazie all'automazione.
Obbligo di fatturazione elettronica B2B in Germania dal 2025
Dal 2025, la fatturazione elettronica sarà obbligatoria anche nel settore B2B (business-to-business) in Germania. Questa nuova normativa mira a promuovere ulteriormente la digitalizzazione e l'efficienza dell'elaborazione delle fatture. Le aziende dovranno quindi creare e inviare le proprie fatture in formato elettronico. Per garantire una transizione agevole, sono previsti periodi di transizione fino al 2028. Entro questo periodo, le aziende dovranno adattarsi ai nuovi standard e creare i requisiti tecnici necessari. Questa introduzione graduale ha lo scopo di garantire a tutte le parti coinvolte il tempo sufficiente per modernizzare i propri sistemi e processi di conseguenza.
gFM-Business ERP e la fattura elettronica
Il software ERP gFM-Business Professional, basato su Claris FileMaker e disponibile per Apple Mac, Windows e iOS, supporta già la generazione di fatture elettroniche in vari formati, tra cui ZUGFeRD e XRechnung. Questa flessibilità consente alle aziende di soddisfare le diverse esigenze dei loro partner commerciali e di rispettare le norme di legge. Per la fine del 2024 è previsto un aggiornamento del software che consentirà anche l'importazione di fatture elettroniche. Questo aggiornamento migliorerà ulteriormente l'automazione dell'elaborazione delle fatture e renderà l'intero processo ancora più efficiente.
Impostazione delle fatture elettroniche nel software gFM Business ERP
- Attivare sotto [Impostazioni > Preferenze > Fatturazione] l'opzione [Esportazione come fattura elettronica].
- Selezionare il formato desiderato dal menu di selezione.
Queste impostazioni sono sufficienti per generare e archiviare automaticamente tutte le fatture e le note di credito nel formato selezionato. Se si seleziona un formato senza inclusione di PDF (ad es. XRechnung), oltre al file PDF della fattura viene generato un file XML con dati leggibili dal computer.
