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¿Qué es la factura electrónica?
La facturación electrónica es cada vez más importante en el mundo empresarial moderno. Las empresas y las administraciones públicas están recurriendo a las facturas digitales para optimizar los procesos, reducir los costes y proteger el medio ambiente. Las facturas electrónicas pueden generarse directamente desde el software ERP sin aumentar el tiempo y el esfuerzo que conlleva la facturación.
El software ERP gFM-Business Professional admite facturas electrónicas tanto como archivos XML externos como facturas PDF incrustadas (ZUGFeRD).
Evolución histórica
En Alemania, la facturación electrónica ha experimentado un fuerte desarrollo en los últimos años. La introducción de la facturación electrónica fue impulsada por la Directiva europea 2014/55/UE, que estipula el uso de facturas electrónicas en la contratación pública.
Base jurídica
El marco jurídico de la facturación electrónica en Alemania se establece en la Ley de Facturación Electrónica y el Reglamento de Facturación Electrónica (E-Rech-VO). Desde el 27 de noviembre de 2020, los proveedores del sector público en Alemania tienen que enviar las facturas electrónicamente si el importe de la factura supera los 1.000 euros.
Normas técnicas
La norma técnica para la facturación electrónica en Alemania se basa en el denominado formato ZUGFeRD (Guía Central del Usuario del Foro Alemán de Facturación Electrónica) y en el formato XRechnung. XRechnung es un formato de datos basado en XML que cumple los requisitos de la Directiva 2014/55/UE. Es obligatorio para las facturas a clientes públicos, mientras que ZUGFeRD es un formato híbrido que incluye tanto datos XML como un documento PDF y es especialmente adecuado para el sector B2B (empresa a empresa).
Ventajas de la factura electrónica
- Ahorro de costesReducción de los costes de impresión y franqueo.
- EficaciaTramitación y pago más rápidos.
- SostenibilidadMenos consumo de papel.
- TransparenciaMejor trazabilidad y menos errores gracias a la automatización.
Obligación de facturación electrónica en Alemania a partir de 2025
A partir de 2025, la facturación electrónica también será obligatoria en el sector B2B (empresa a empresa) en Alemania. El objetivo de esta nueva normativa es seguir fomentando la digitalización y la eficiencia en la tramitación de facturas. A partir de entonces, las empresas tendrán que crear y enviar sus facturas electrónicamente. Para garantizar una transición fluida, se prevén periodos transitorios hasta 2028. En este periodo, las empresas deberán adaptarse a las nuevas normas y crear los requisitos técnicos necesarios. Esta introducción gradual pretende garantizar que todas las partes implicadas dispongan de tiempo suficiente para modernizar sus sistemas y procesos en consecuencia.
gFM-Business ERP y la factura electrónica
El software ERP gFM-Business Professional, basado en Claris FileMaker y disponible para Apple Mac, Windows e iOS, ya admite la generación de facturas electrónicas en varios formatos, incluidos ZUGFeRD y XRechnung. Esta flexibilidad permite a las empresas satisfacer los distintos requisitos de sus socios comerciales y cumplir la normativa legal. Está prevista una actualización del software para finales de 2024, que también permitirá importar facturas electrónicas. Esta actualización mejorará aún más la automatización del procesamiento de facturas y hará que todo el proceso sea aún más eficiente.
Configuración de facturas electrónicas en el software ERP gFM Business
- Activar en [Ajustes > Preferencias > Facturación] la opción [Exportar como factura electrónica].
- Seleccione el formato deseado en el menú de selección.
Estos ajustes son suficientes para generar y archivar automáticamente todas las facturas y notas de abono en el formato seleccionado. Si se selecciona un formato sin incrustación PDF (por ejemplo, XRechnung), se genera un archivo XML con datos de factura legibles por máquina además del archivo PDF de factura.
