Elektronische Rechnung

Was ist die E-Rechnung?

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung oder „eRechnung“) gewinnt in der modernen Geschäftswelt zunehmend an Bedeutung. Unternehmen und öffentliche Verwaltungen setzen auf digitale Rechnungen, um Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die Umwelt zu schonen. Elektronische Rechnungen können direkt aus einer ERP-Software heraus erzeugt werden, ohne dass bei der Rechnungsstellung ein erhöhter Aufwand entsteht. 

Die gFM-Business Professional ERP-Software unterstützt E-Rechnungen sowohl als externe XML-Datei als auch als eingebettete PDF-Rechnung (ZUGFeRD).

Historische Entwicklung

In Deutschland hat sich die E-Rechnung in den letzten Jahren stark entwickelt. Die Einführung der E-Rechnung wurde durch die europäische Richtlinie 2014/55/EU vorangetrieben, die die Nutzung von elektronischen Rechnungen im öffentlichen Beschaffungswesen vorschreibt.

Gesetzliche Grundlagen

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die E-Rechnung in Deutschland sind im E-Rechnungsgesetz und in der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) festgelegt. Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten der öffentlichen Verwaltung in Deutschland Rechnungen elektronisch übermitteln, wenn der Rechnungsbetrag 1.000 Euro übersteigt.

Technische Standards

Der technische Standard für die E-Rechnung in Deutschland basiert auf dem sogenannten ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und dem XRechnung-Format. XRechnung ist ein XML-basiertes Datenformat, das den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht. Es ist verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, während ZUGFeRD ein hybrides Format ist, das sowohl XML-Daten als auch ein PDF-Dokument umfasst und besonders für den B2B-Bereich (Business-to-Business) geeignet ist.

Vorteile der E-Rechnung

• Kostenersparnis: Reduzierte Druck- und Portokosten.
• Effizienz: Schnellere Verarbeitung und Zahlung.
• Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch.
• Transparenz: Bessere Nachverfolgbarkeit und weniger Fehler durch Automatisierung.

B2B-Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland ab 2025

Ab 2025 wird in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung auch im B2B-Bereich (Business-to-Business) eingeführt. Diese neue Regelung zielt darauf ab, die Digitalisierung und Effizienz der Rechnungsabwicklung weiter zu fördern. Unternehmen müssen dann ihre Rechnungen elektronisch erstellen und versenden. Um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten, sind Übergangsfristen bis 2028 vorgesehen. Innerhalb dieses Zeitraums sollen sich die Unternehmen an die neuen Standards anpassen und die nötigen technischen Voraussetzungen schaffen. Diese schrittweise Einführung soll sicherstellen, dass alle Beteiligten genügend Zeit haben, ihre Systeme und Prozesse entsprechend zu modernisieren.