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Qu'est-ce que l'e-facture ?
La facture électronique (e-facture ou "e-facture") prend de plus en plus d'importance dans le monde des affaires moderne. Les entreprises et les administrations publiques misent sur les factures numériques pour optimiser les processus, réduire les coûts et préserver l'environnement. Les factures électroniques peuvent être générées directement à partir d'un logiciel ERP, sans que cela n'entraîne un surcroît de travail lors de la facturation.
Le logiciel ERP gFM-Business Professional prend en charge les e-factures aussi bien sous forme de fichier XML externe que sous forme de facture PDF intégrée (ZUGFeRD).
Développement historique
En Allemagne, l'e-facture s'est fortement développée ces dernières années. L'introduction de l'e-facture a été stimulée par la directive européenne 2014/55/UE, qui impose l'utilisation de factures électroniques dans les marchés publics.
Bases légales
Le cadre juridique de l'e-facture en Allemagne est défini dans la loi sur l'e-facture et dans le règlement sur l'e-facture (E-Rech-VO). Depuis le 27 novembre 2020, les fournisseurs de l'administration publique en Allemagne doivent transmettre les factures par voie électronique si le montant de la facture est supérieur à 1.000 euros.
Normes techniques
La norme technique pour l'e-facture en Allemagne se base sur le format dit ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) et le format XRechnung. XRechnung est un format de données basé sur XML qui répond aux exigences de la directive européenne 2014/55/UE. Il est obligatoire pour les factures destinées aux pouvoirs publics, tandis que ZUGFeRD est un format hybride qui comprend à la fois des données XML et un document PDF et qui est particulièrement adapté au secteur B2B (Business-to-Business).
Avantages de l'e-facture
- Économie de coûts: Frais d'impression et de port réduits.
- Efficacité: Traitement et paiement plus rapides.
- Durabilité: Moins de consommation de papier.
- Transparence: meilleure traçabilité et moins d'erreurs grâce à l'automatisation.
Obligation d'e-facture B2B en Allemagne à partir de 2025
À partir de 2025, l'obligation de la facturation électronique sera également introduite en Allemagne dans le secteur B2B (Business-to-Business). Cette nouvelle réglementation vise à promouvoir davantage la numérisation et l'efficacité du traitement des factures. Les entreprises devront alors établir et envoyer leurs factures par voie électronique. Afin de garantir une transition en douceur, des périodes de transition sont prévues jusqu'en 2028. Au cours de cette période, les entreprises devront s'adapter aux nouvelles normes et mettre en place les conditions techniques nécessaires. Cette introduction progressive doit garantir que toutes les parties concernées disposent de suffisamment de temps pour moderniser leurs systèmes et processus en conséquence.
gFM-Business ERP et l'e-facture
Le logiciel ERP gFM-Business Professional, disponible sur la base de Claris FileMaker pour Apple Mac, Windows et iOS, prend déjà en charge la génération de factures électroniques dans différents formats, dont ZUGFeRD et XFacturation. Cette flexibilité permet aux entreprises de répondre aux différents besoins de leurs partenaires commerciaux et de se conformer aux exigences légales. Une mise à jour du logiciel est prévue pour fin 2024, qui permettra également la lecture des factures électroniques. Cette mise à jour améliorera encore l'automatisation du traitement des factures et rendra l'ensemble du processus encore plus efficace.
Configuration des e-factures dans le logiciel ERP gFM-Business
- Activez sous [Paramètres > Préférences > Facturation] l'option [Exportation en tant que facture électronique].
- Sélectionnez le format souhaité dans le menu de sélection.
Ces paramètres suffisent pour générer et archiver automatiquement toutes les factures et notes de crédit dans le format sélectionné. Si un format sans intégration de PDF est sélectionné (par ex. XFacture), un fichier XML contenant des données de facture lisibles par une machine est généré en plus du fichier PDF de la facture.
