Obsah
Co je elektronický účet?
Elektronická fakturace (e-fakturace nebo "e-fakturace") nabývá v moderním světě podnikání stále většího významu. Společnosti a orgány veřejné správy se obracejí k digitálním fakturám, aby optimalizovaly procesy, snížily náklady a chránily životní prostředí. Elektronické faktury lze generovat přímo ze softwaru ERP, aniž by se zvýšila časová náročnost fakturace.
Software gFM-Business Professional ERP podporuje elektronické faktury jako externí soubory XML i jako vložené faktury PDF (ZUGFeRD).
Historický vývoj
V Německu se elektronická fakturace v posledních letech silně rozvíjí. K zavedení elektronické fakturace přispěla evropská směrnice 2014/55/EU, která stanoví používání elektronických faktur při zadávání veřejných zakázek.
Právní základ
Právní rámec pro elektronickou fakturaci v Německu je stanoven v zákoně o elektronické fakturaci a ve vyhlášce o elektronické fakturaci (E-Rech-VO). Od 27. listopadu 2020 musí dodavatelé veřejného sektoru v Německu zasílat faktury elektronicky, pokud je fakturovaná částka vyšší než 1 000 eur.
Technické normy
Technický standard pro elektronickou fakturaci v Německu je založen na tzv. formátu ZUGFeRD (Centrální uživatelská příručka Německého fóra pro elektronickou fakturaci) a formátu XRechnung. XRechnung je datový formát založený na XML, který splňuje požadavky směrnice EU 2014/55/EU. Je povinný pro faktury pro veřejné odběratele, zatímco ZUGFeRD je hybridní formát, který obsahuje jak data XML, tak dokument PDF a je vhodný zejména pro sektor B2B (business-to-business).
Výhody elektronického účtu
- Úspora nákladůSnížení nákladů na tisk a poštovné.
- EfektivitaRychlejší zpracování a platby.
- UdržitelnostMenší spotřeba papíru.
- TransparentnostLepší sledovatelnost a méně chyb díky automatizaci.
Povinnost elektronické fakturace B2B v Německu od roku 2025
Od roku 2025 bude elektronická fakturace v Německu povinná i v sektoru B2B (business-to-business). Cílem tohoto nového nařízení je dále podpořit digitalizaci a efektivitu zpracování faktur. Společnosti tak budou muset vytvářet a zasílat své faktury elektronicky. V zájmu zajištění hladkého přechodu jsou plánována přechodná období až do roku 2028. Během tohoto období by se společnosti měly přizpůsobit novým standardům a vytvořit potřebné technické požadavky. Toto postupné zavádění má zajistit, aby všechny zúčastněné strany měly dostatek času na odpovídající modernizaci svých systémů a procesů.
gFM-Business ERP a elektronická faktura
Software gFM-Business Professional ERP, který je založen na softwaru Claris FileMaker a je k dispozici pro počítače Apple Mac, Windows a iOS, již podporuje generování elektronických faktur v různých formátech, včetně ZUGFeRD a XRechnung. Tato flexibilita umožňuje společnostem plnit různé požadavky jejich obchodních partnerů a dodržovat právní předpisy. Na konec roku 2024 je plánována aktualizace softwaru, která umožní také import elektronických faktur. Tato aktualizace dále zlepší automatizaci zpracování faktur a ještě více zefektivní celý proces.
Nastavení elektronických faktur v softwaru gFM Business ERP
- Aktivace pod [Nastavení > Předvolby > Fakturace] možnost [Exportovat jako eFakturu].
- Ve výběrové nabídce vyberte požadovaný formát.
Tato nastavení postačují k automatickému generování a archivaci všech faktur a dobropisů ve zvoleném formátu. Pokud je zvolen formát bez vložení PDF (např. XRechnung), je kromě souboru PDF faktury vygenerován i soubor XML se strojově čitelnými údaji o faktuře.
