Inhoudsopgave
Wat is de e-factuur?
Elektronische facturatie (e-facturatie of "e-billing") wordt steeds belangrijker in de moderne bedrijfswereld. Bedrijven en overheidsinstellingen schakelen over op digitale facturen om processen te optimaliseren, kosten te verlagen en het milieu te beschermen. Elektronische facturen kunnen rechtstreeks vanuit ERP-software worden gegenereerd zonder dat de facturering meer tijd en moeite kost.
De ERP-software gFM-Business Professional ondersteunt e-facturen als externe XML-bestanden en als ingesloten PDF-facturen (ZUGFeRD).
Historische ontwikkeling
In Duitsland heeft e-facturatie zich de afgelopen jaren sterk ontwikkeld. De introductie van e-facturatie werd gestimuleerd door de Europese Richtlijn 2014/55/EU, die het gebruik van elektronische facturen bij overheidsopdrachten voorschrijft.
Wettelijke basis
Het wettelijke kader voor e-facturering in Duitsland is vastgelegd in de wet op e-facturering en de verordening inzake e-facturering (E-Rech-VO). Sinds 27 november 2020 moeten leveranciers aan de publieke sector in Duitsland facturen elektronisch verzenden als het factuurbedrag hoger is dan 1.000 euro.
Technische normen
De technische standaard voor e-facturatie in Duitsland is gebaseerd op het zogenaamde ZUGFeRD-formaat (Central User Guide of the German Electronic Invoicing Forum) en het XRechnung-formaat. XRechnung is een op XML gebaseerd gegevensformaat dat voldoet aan de vereisten van EU-richtlijn 2014/55/EU. Het is verplicht voor facturen aan publieke klanten, terwijl ZUGFeRD een hybride formaat is dat zowel XML-gegevens als een PDF-document bevat en bijzonder geschikt is voor de B2B-sector (business-to-business).
Voordelen van de e-factuur
- KostenbesparingenLagere print- en portokosten.
- EfficiëntieSnellere verwerking en betaling.
- DuurzaamheidMinder papierverbruik.
- TransparantieBetere traceerbaarheid en minder fouten dankzij automatisering.
B2B-verplichting voor e-facturatie in Duitsland vanaf 2025
Vanaf 2025 zal e-facturatie ook verplicht zijn in de B2B (business-to-business) sector in Duitsland. Deze nieuwe regelgeving is bedoeld om de digitalisering en efficiëntie van factuurverwerking verder te bevorderen. Bedrijven zullen hun facturen dan elektronisch moeten aanmaken en verzenden. Om een soepele overgang te garanderen, zijn er overgangsperioden gepland tot 2028. Binnen deze periode moeten bedrijven zich aanpassen aan de nieuwe standaarden en de nodige technische vereisten creëren. Deze geleidelijke invoering is bedoeld om ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen voldoende tijd hebben om hun systemen en processen dienovereenkomstig te moderniseren.
gFM-Business ERP en de e-factuur
De ERP-software gFM-Business Professional, die is gebaseerd op Claris FileMaker en beschikbaar is voor Apple Mac, Windows en iOS, ondersteunt nu al het genereren van elektronische facturen in verschillende formaten, waaronder ZUGFeRD en XRechnung. Dankzij deze flexibiliteit kunnen bedrijven voldoen aan de verschillende eisen van hun zakenpartners en aan de wettelijke voorschriften. Een update van de software is gepland voor eind 2024, waardoor het ook mogelijk wordt om elektronische facturen te importeren. Deze update zal de automatisering van factuurverwerking verder verbeteren en het hele proces nog efficiënter maken.
E-facturen instellen in de gFM Business ERP-software
- Activeren onder [Instellingen > Voorkeuren > Facturering]. de optie [Exporteren als eFactuur]..
- Selecteer het gewenste formaat in het selectiemenu.
Deze instellingen zijn voldoende om alle facturen en creditnota's in het geselecteerde formaat automatisch te genereren en te archiveren. Als een formaat zonder PDF-insluiting wordt geselecteerd (bijv. XRechnung), wordt naast het PDF-bestand van de factuur ook een XML-bestand met machineleesbare factuurgegevens gegenereerd.
