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O que é a fatura eletrónica?
A faturação eletrónica (e-invoicing ou "e-billing") está a tornar-se cada vez mais importante no mundo empresarial moderno. As empresas e as administrações públicas estão a recorrer às facturas digitais para otimizar os processos, reduzir os custos e proteger o ambiente. As facturas electrónicas podem ser geradas diretamente a partir do software ERP sem aumentar o tempo e o esforço envolvidos na faturação.
O software ERP gFM-Business Professional suporta facturas electrónicas como ficheiros XML externos e como facturas PDF incorporadas (ZUGFeRD).
Evolução histórica
Na Alemanha, a faturação eletrónica desenvolveu-se fortemente nos últimos anos. A introdução da faturação eletrónica foi impulsionada pela Diretiva Europeia 2014/55/UE, que estipula a utilização de facturas electrónicas nos contratos públicos.
Base jurídica
O quadro jurídico da faturação eletrónica na Alemanha está definido na Lei da Faturação Eletrónica e no Regulamento da Faturação Eletrónica (E-Rech-VO). Desde 27 de novembro de 2020, os fornecedores do setor público na Alemanha são obrigados a enviar faturas eletronicamente se o valor da fatura for superior a 1.000 euros.
Normas técnicas
A norma técnica para a faturação eletrónica na Alemanha baseia-se no chamado formato ZUGFeRD (Guia Central do Utilizador do Fórum Alemão de Faturação Eletrónica) e no formato XRechnung. O XRechnung é um formato de dados baseado em XML que cumpre os requisitos da Diretiva 2014/55/UE da UE. É obrigatório para facturas a clientes públicos, enquanto o ZUGFeRD é um formato híbrido que inclui dados XML e um documento PDF e é particularmente adequado para o sector B2B (business-to-business).
Vantagens da fatura eletrónica
- Poupança de custosRedução dos custos de impressão e de correio.
- EficiênciaProcessamento e pagamento mais rápidos.
- SustentabilidadeMenor consumo de papel.
- TransparênciaMelhor rastreabilidade e menos erros graças à automatização.
Obrigação B2B de faturação eletrónica na Alemanha a partir de 2025
A partir de 2025, a faturação eletrónica será também obrigatória no sector B2B (business-to-business) na Alemanha. Este novo regulamento visa promover ainda mais a digitalização e a eficiência do processamento de facturas. As empresas terão então de criar e enviar as suas facturas eletronicamente. A fim de assegurar uma transição harmoniosa, estão previstos períodos de transição até 2028. Durante este período, as empresas devem adaptar-se às novas normas e criar os requisitos técnicos necessários. Esta introdução gradual tem como objetivo garantir que todas as partes envolvidas tenham tempo suficiente para modernizar os seus sistemas e processos em conformidade.
gFM-Business ERP e a fatura eletrónica
O software gFM-Business Professional ERP, que se baseia na Claris FileMaker e está disponível para Apple Mac, Windows e iOS, já suporta a geração de facturas electrónicas em vários formatos, incluindo ZUGFeRD e XRechnung. Esta flexibilidade permite que as empresas satisfaçam os diferentes requisitos dos seus parceiros comerciais e cumpram os regulamentos legais. Está prevista uma atualização do software para o final de 2024, que permitirá também a importação de facturas electrónicas. Esta atualização irá melhorar ainda mais a automatização do processamento de facturas e tornar todo o processo ainda mais eficiente.
Configuração das facturas electrónicas no software gFM Business ERP
- Ativar em [Definições > Preferências > Faturação] a opção [Exportar como fatura eletrónica]..
- Selecione o formato pretendido no menu de seleção.
Estas definições são suficientes para gerar e arquivar automaticamente todas as facturas e notas de crédito no formato selecionado. Se for selecionado um formato sem incorporação de PDF (por exemplo, XRechnung), é gerado um ficheiro XML com dados de fatura legíveis por máquina, para além do ficheiro PDF da fatura.
