L'attività di gFM Software ERP è una potente soluzione aziendale che si distingue soprattutto per la sua flessibilità e adattabilità. Consente alle aziende di gestire in modo completo tutti i processi aziendali, dalla gestione dei clienti e degli ordini al magazzino e alla contabilità finanziaria. Particolarmente degne di nota sono le funzioni per la generazione e l'elaborazione di fatture elettroniche, che stanno diventando sempre più importanti a causa delle crescenti esigenze di processi digitali e dei requisiti legali. Da dicembre 2020, gFM-Business versione 5.0 offre la possibilità di generare fatture elettroniche nei formati ZUGFeRD/Factur-X e XRechnung, facilitando l'adeguamento delle aziende agli standard internazionali e nazionali.
Quali normative si applicano nel 2025 e chi ne è interessato?
Dal 1° gennaio 2025 entreranno in vigore in Germania nuovi obblighi in materia di fatturazione elettronica per le aziende. Questi cambiamenti si basano sulla Legge sulle opportunità di crescitache è stato adottato nel marzo 2024 e corrisponde all'iniziativa dell'UE "IVA nell'era digitale" (ViDA).
Principali obblighi dal 2025:
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Obbligo di ricevere fatture elettronicheA partire dal 1° gennaio 2025, tutte le aziende in Germania dovranno essere in grado di ricevere fatture elettroniche in un formato strutturato (ad esempio XRechnung o ZUGFeRD). Questo vale per tutte le transazioni B2B tra soggetti passivi.
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Obbligo di emettere fatture elettronicheAnche se le aziende dovranno ricevere fatture elettroniche a partire dal 2025, l'obbligo di emettere tali fatture entrerà in vigore gradualmente. Dal 1° gennaio 2027, le aziende con un fatturato annuo superiore a 800.000 euro dovranno emettere fatture elettroniche. Le aziende più piccole avranno tempo fino alla fine del 2027 per adeguarsi e potranno continuare a utilizzare la carta o altri formati di fattura elettronica con il consenso del destinatario. Dal 2028, tutte le aziende dovranno emettere fatture elettroniche.
Periodi di transizione:
- 2025-2026Le aziende possono continuare a inviare le fatture su carta o in un formato elettronico non strutturato (ad esempio, PDF), purché il destinatario sia d'accordo.
- Dal 2027Le aziende con un fatturato superiore a 800.000 euro dovranno emettere fatture elettroniche, mentre le aziende più piccole potranno continuare a utilizzare altri formati fino alla fine del 2027.
Eccezioni:
Fanno eccezione i piccoli importi (fatture inferiori a 250 euro) e i biglietti, per i quali è possibile continuare a emettere fatture tradizionali.
Le aziende dovrebbero prepararsi tempestivamente a questi cambiamenti, in particolare per quanto riguarda la loro infrastruttura informatica, per garantire la ricezione e l'elaborazione delle fatture elettroniche.
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Ulteriori informazioni
Generazione di fatture elettroniche con gFM-Business
Con l'introduzione di gFM-Business 5.0 è stata integrata per la prima volta la creazione di fatture elettroniche nei formati ZUGFeRD/Factur-X e XRechnung. Questi formati offrono una fatturazione strutturata e standardizzata, richiesta da un numero sempre maggiore di aziende e amministrazioni pubbliche. In Germania, in particolare, l'XRechnung è obbligatorio per le fatture ai clienti pubblici dal novembre 2020, per cui questa funzionalità di gFM-Business rappresenta un grande valore aggiunto per le aziende che accettano appalti pubblici.
ZUGFeRD e Factur-X combinano la tecnologia PDF e XML, consentendo così una fattura leggibile visivamente e un trasferimento di dati strutturato e leggibile meccanicamente. XRechnung è basato esclusivamente su XML e offre anche una struttura leggibile dal computer, come richiesto da molti clienti pubblici dell'UE. Grazie alle funzionalità di gFM-Business, è possibile creare queste fatture direttamente dal sistema, senza dover ricorrere a software aggiuntivi o a complessi processi manuali.
Ricezione di fatture elettroniche
Con il rilascio di gFM-Business 7.5, la gestione delle fatture in entrata è stata integrata nel software. Questo modulo consente di gestire e archiviare in modo chiaro le fatture dei fornitori e dei prestatori di servizi e di prepararle per la successiva elaborazione nel reparto contabilità.
Attualmente, lo sviluppo di un Interfaccia per il Ricezione di fatture elettroniche nei formati ZUGFeRD/Factur-X e XRechnung è in pieno svolgimento. Questa interfaccia sarà disponibile con la prossima versione gFM-Business 8.0, che sarà lanciato alla fine del 2024 sarà disponibile. Con questa innovazione, il software ERP gFM Business non solo sarà in grado di inviare fatture elettroniche, ma consentirà anche la ricezione diretta e l'ulteriore elaborazione di tali documenti. Ciò offre alle aziende una gestione digitale ed efficiente end-to-end dell'intero processo di fatturazione.
Con gFM-Business 8.0, anche l'interfaccia per la generazione delle fatture elettroniche sarà completamente rinnovata. Se quest'anno non avete ancora bisogno di fatture elettroniche, vi consigliamo di utilizzare l'interfaccia dalla versione 8.0 in poi.
Attivazione della fattura elettronica in gFM-Business
Per attivare la funzione di generazione delle fatture elettroniche in gFM-Business, procedere come segue: Nelle "Impostazioni" del software ERP, selezionare la voce "Preferenze". Qui si trova l'opzione "Esportazione come fattura elettronica". Attivando questa opzione, vi assicurate che in futuro tutte le fatture possano essere create nei formati ZUGFeRD/Factur-X e XRechnung. Questa opzione consente di esportare automaticamente le fatture secondo gli standard richiesti, facilitando lo scambio con i partner commerciali e le autorità.
Per gli utenti svizzeri, gFM-Business offre anche la possibilità di creare fatture come QR svizzeri. A tal fine, attivare l'opzione "QR svizzero" in "Impostazioni > Preferenze". Questa funzione è stata sviluppata appositamente per il mercato svizzero e consente di creare fatture nel formato specifico del Paese, che contiene il codice QR standardizzato che visualizza tutte le informazioni di pagamento rilevanti in modo strutturato. Questo semplifica notevolmente il processo di fatturazione e pagamento e garantisce un'elaborazione più rapida e priva di errori.
Oltre la fatturazione elettronica: processi flessibili con gFM-Business
Con il software ERP gFM Business, personalizzabile e basato su FileMaker, le aziende possono non solo creare e ricevere fatture elettroniche, ma anche integrare perfettamente altri processi aziendali nel flusso di lavoro. Grazie all'elevato livello di flessibilità del software, è possibile personalizzare ulteriori processi e collegamenti di dati relativi alla fatturazione. Ad esempio, il controllo e l'approvazione delle fatture in entrata possono essere automatizzati confrontando i dati della fattura direttamente con il processo d'ordine o la ricevuta della merce corrispondente. Se viene rilevata una discrepanza, gFM-Business può inviare automaticamente una notifica ai dipendenti responsabili e avviare una revisione.
Un altro esempio è la possibilità di integrare le fatture elettroniche nel flusso dei pagamenti. Una volta ricevuta o creata una fattura, il software gFM Business ERP può avviare automaticamente il processo di pagamento e trasferire i dati alla contabilità finanziaria o al corrispondente collegamento bancario. Questi processi sono personalizzabili e possono essere progettati per soddisfare esattamente le esigenze specifiche di un'azienda. In questo modo, gFM-Business non solo consente una gestione efficiente delle fatture, ma offre anche una soluzione completa per l'automazione dei processi aziendali.
Sintesi
Con il progressivo Digitalizzazione e i crescenti requisiti di fatturazione elettronica, gFM-Business ERP offre una soluzione completa per affrontare queste sfide.
Le funzioni per la generazione e presto anche per la ricezione di fatture elettroniche nei formati ZUGFeRD/Factur-X e XRechnung fanno di gFM-Business un software ERP a prova di futuro che vi supporta nella gestione efficiente dei vostri processi aziendali. Attivando la funzione di fatturazione elettronica, è possibile ottimizzare la fatturazione e allo stesso tempo soddisfare i requisiti di legge. Gli utenti svizzeri beneficiano anche della possibilità di creare fatture QR, che semplificano e velocizzano il processo di pagamento.
