El negocio gFM Software ERP es una potente solución empresarial que se caracteriza especialmente por su flexibilidad y adaptabilidad. Permite a las empresas gestionar de forma integral todos los procesos empresariales, desde la gestión de clientes y pedidos hasta el almacén y la contabilidad financiera. Destacan especialmente las funciones para generar y procesar facturas electrónicas, cada vez más importantes debido a las crecientes exigencias de los procesos digitales y los requisitos legales. Desde diciembre de 2020, la versión 5.0 de gFM-Business ofrece la opción de generar facturas electrónicas en los formatos ZUGFeRD/Factur-X y XRechnung, facilitando a las empresas la adaptación de su facturación a los estándares internacionales y nacionales.
¿Qué normativa se aplicará en 2025 y a quién afecta?
A partir del 1 de enero de 2025, entrarán en vigor en Alemania nuevas obligaciones en materia de facturación electrónica para las empresas. Estos cambios se basan en la Ley de Oportunidades de Crecimientoque se adoptó en marzo de 2024, y corresponden a la iniciativa de la UE "El IVA en la era digital" (ViDA).
Principales obligaciones a partir de 2025:
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Obligación de recibir facturas electrónicasA partir del 1 de enero de 2025, todas las empresas de Alemania deberán poder recibir facturas electrónicas en un formato estructurado (por ejemplo, XRechnung o ZUGFeRD). Esto se aplica a todas las transacciones B2B entre sujetos pasivos.
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Obligación de emitir facturas electrónicas: Aunque las empresas tendrán que recibir facturas electrónicas a partir de 2025, la obligación de emitirlas entrará en vigor de forma gradual. A partir del 1 de enero de 2027, las empresas con un volumen de negocios anual superior a 800.000 euros deberán emitir facturas electrónicas. Las empresas más pequeñas tienen hasta finales de 2027 para adaptarse y pueden seguir utilizando papel u otros formatos de factura electrónica con el consentimiento del destinatario. A partir de 2028, todas las empresas tendrán que emitir facturas electrónicas.
Periodos transitorios:
- 2025-2026Las empresas pueden seguir enviando las facturas en papel o en un formato electrónico no estructurado (por ejemplo, PDF), siempre que el destinatario esté de acuerdo.
- A partir de 2027Las empresas que facturen más de 800.000 euros deberán emitir facturas electrónicas, mientras que las más pequeñas podrán seguir utilizando otros formatos hasta finales de 2027.
Excepciones:
Se aplican excepciones a los pequeños importes (facturas inferiores a 250 euros) y a los billetes, para los que pueden seguir emitiéndose facturas convencionales.
Las empresas deben prepararse para estos cambios en una fase temprana, sobre todo en lo que respecta a su infraestructura informática, para asegurarse de que pueden recibir y procesar facturas electrónicas.
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Más información
Generación de facturas electrónicas con gFM-Business
Con la introducción de gFM-Business 5.0, se integró por primera vez la creación de facturas electrónicas en los formatos ZUGFeRD/Factur-X y XRechnung. Estos formatos ofrecen una facturación estructurada y estandarizada, demandada cada vez por más empresas y administraciones públicas. En Alemania en concreto, XRechnung es obligatorio para las facturas a clientes públicos desde noviembre de 2020, por lo que esta funcionalidad en gFM-Business representa un gran valor añadido para las empresas que aceptan contratos públicos.
ZUGFeRD y Factur-X combinan las tecnologías PDF y XML, lo que permite tanto una factura legible visualmente como una transferencia de datos estructurada y legible por máquina. XRechnung se basa exclusivamente en XML y también ofrece una estructura legible por máquina, que es lo que esperan muchos clientes públicos de la UE. Con la funcionalidad de gFM-Business, puede crear estas facturas directamente desde el sistema sin necesidad de software adicional ni de complejos procesos manuales.
Recepción de facturas electrónicas
Con el lanzamiento de gFM-Business 7.5, se ha integrado en el software la gestión de facturas recibidas. Este módulo permite gestionar y archivar de forma clara las facturas de proveedores y prestadores de servicios y prepararlas para su posterior procesamiento en el departamento de contabilidad.
En la actualidad, el desarrollo de un Interfaz para la Recepción de facturas electrónicas en los formatos ZUGFeRD/Factur-X y XRechnung está en pleno desarrollo. Esta interfaz estará disponible con la próxima versión gFM-Business 8.0, que se lanzará a finales de 2024 estará disponible. Con esta innovación, el software gFM Business ERP no sólo podrá enviar facturas electrónicas, sino que también permitirá la recepción directa y el posterior procesamiento de dichos documentos. Esto ofrece a las empresas una gestión digital integral y eficiente de todos sus procesos de facturación.
Con gFM-Business 8.0, la interfaz para generar facturas electrónicas también se rediseñará por completo. Si todavía no necesita facturas electrónicas este año, le recomendamos que utilice la interfaz a partir de la versión 8.0.
Activación de la factura electrónica en gFM-Business
Para activar la función de generación de facturas electrónicas en gFM-Business, proceda del siguiente modo: En los "Ajustes" del software ERP, seleccione la opción "Preferencias". Aquí encontrará la opción "Exportar como factura electrónica". Al activar esta opción, se asegura de que todas las facturas puedan crearse en el futuro en los formatos ZUGFeRD/Factur-X y XRechnung. Esta opción le permite exportar automáticamente sus facturas de acuerdo con los estándares requeridos y facilitar el intercambio con sus socios comerciales y autoridades.
Para los usuarios suizos, gFM-Business también ofrece la opción de crear facturas como QR-facturas suizas. Para ello, active la opción "QR suizo" en "Configuración > Preferencias". Esta función se ha desarrollado específicamente para el mercado suizo y permite crear facturas en el formato específico del país, que contiene el código QR normalizado que muestra toda la información de pago relevante de forma estructurada. Esto simplifica considerablemente el proceso de facturación y pago y garantiza una tramitación más rápida y sin errores.
Más allá de la facturación electrónica: procesos flexibles con gFM-Business
Con el software ERP gFM Business, personalizable y basado en FileMaker, las empresas no sólo pueden crear y recibir facturas electrónicas, sino también integrar perfectamente otros procesos empresariales en el flujo de trabajo. Gracias al alto nivel de flexibilidad del software, se pueden personalizar procesos adicionales y enlaces de datos relacionados con la facturación. Por ejemplo, la comprobación y aprobación de las facturas recibidas puede automatizarse comparando los datos de la factura directamente con el correspondiente proceso de pedido o entrada de mercancías. Si se detecta una discrepancia, gFM-Business puede enviar automáticamente una notificación a los empleados responsables e iniciar una revisión.
Otro ejemplo es la opción de integrar facturas electrónicas en el flujo de trabajo de pagos. Una vez recibida o creada una factura, el software gFM Business ERP puede iniciar automáticamente el proceso de pago y transferir los datos a la contabilidad financiera o a la conexión bancaria correspondiente. Estos procesos son personalizables y pueden diseñarse para satisfacer exactamente los requisitos específicos de una empresa. De este modo, gFM-Business no sólo permite una gestión eficaz de las facturas, sino que también ofrece una solución integral para automatizar los procesos empresariales.
Resumen
Con la progresiva Digitalización y los crecientes requisitos de facturación electrónica, gFM-Business ERP ofrece una solución integral para hacer frente a estos retos.
Las funciones para generar y pronto también para recibir facturas electrónicas en los formatos ZUGFeRD/Factur-X y XRechnung convierten a gFM-Business en un software ERP preparado para el futuro que le ayuda en la gestión eficiente de sus procesos empresariales. Al activar la función de factura electrónica, puede optimizar su facturación y cumplir los requisitos legales al mismo tiempo. Los usuarios suizos también se benefician de la opción de crear facturas QR, que simplifican y agilizan el proceso de pago.
Markus Schall lleva desarrollando bases de datos personalizadas, interfaces y aplicaciones empresariales basadas en Claris FileMaker desde 1994. Es socio de Claris, ganador del Premio FMM 2011 y desarrollador del software ERP gFM-Business. También es autor de libros y fundador de la asociación M. Schall Editores.
