¿Qué se entiende por digitalización?
Digitalización suele utilizarse como término genérico para referirse a la conversión de la gestión analógica (física) a la digital de datos de todo tipo. La gestión de datos con bolígrafo y papel ofrece la ventaja de poder guardar fácilmente todos los datos almacenados según el esquema deseado (agenda, libreta de direcciones o cuaderno). Sin embargo, la lista de desventajas es desgraciadamente larga: los datos sólo están disponibles una vez en el lugar donde se han anotado y no pueden utilizarse con sólo pulsar un botón para otras acciones como cartas, correos electrónicos o incluso para transacciones y recibos. La susceptibilidad a los errores es alta porque los datos tienen que introducirse de nuevo para su posterior procesamiento. El archivo a largo plazo de los documentos en papel también lleva mucho tiempo y suele requerir mucho espacio.
En los últimos años, la digitalización también ha llegado cada vez más al sector público. La administración pública lleva años utilizando ordenadores con software a medida y utiliza estándares como ZUGFeRD o XRechnung.
Uso múltiple de los datos introducidos una vez
Como parte de la digitalización, los datos se almacenan digitalmente, es decir, en ordenadores u otros dispositivos electrónicos. La principal ventaja de los datos almacenados digitalmente es que pueden utilizarse repetidamente y una y otra vez sin tener que introducirlos de nuevo. Se puede vincular a los datos cualquier número de acciones, como la creación de una carta de presentación, una oferta o una factura.
Otras razones para digitalizar datos
- Los datos se pueden buscar a voluntad y encontrar en segundos
- Las máquinas pueden procesar más rápidamente los datos digitales
- El uso recurrente significa que los datos digitales son menos propensos a errores
- Los datos digitales pueden intercambiarse con otros sistemas a través de interfaces
- Los datos digitales ocupan mucho menos espacio que los de papel
- Archivo fiable a largo plazo gracias a los cambios periódicos del soporte de datos
FileMaker como herramienta consolidada para la digitalización
FileMaker es un software de bases de datos que existe en el mercado desde hace más de 30 años. Con FileMaker, los usuarios pueden crear sus propias bases de datos para gestionar cualquier dato digitalmente en su ordenador. El software se puede ejecutar en ordenadores macOS y Windows y con FileMaker Go en dispositivos iOS. Las bases de datos también se pueden compartir con FileMaker para que las utilicen varios usuarios de una red.
Software ERP para la gestión de clientes, presupuestos y facturas
Todas las empresas gestionan de una forma u otra sus clientes, cartas y recibos, ya sea de forma analógica con lápiz y papel o digital en un ordenador, una tableta o un smartphone. Hace tiempo que la digitalización se ha abierto camino en muchas empresas. La forma más eficaz de gestionar los datos en una empresa es con la ayuda de un software ERP, con el que todos los datos verdaderamente relevantes pueden gestionarse y utilizarse dentro de un mismo sistema. Introduzca los contactos una sola vez y utilice los datos introducidos una y otra vez para crear cartas, ofertas o facturas.
Software ERP basado en FileMaker para Mac, Windows e iOS
gFM-Business es un software ERPque está disponible sobre la base de la plataforma FileMaker para macOS, Windows y Apple iOS. Como licencia abierta o personalizable, el software puede adaptarse y ampliarse para satisfacer las necesidades individuales. Además del sistema ERP gFM-Business, el software también está disponible como programa de facturación gratuito con una gama limitada de funciones.
