Digitalisierung

Was versteht man unter Digitalisierung?

Digitalisierung wird im allgemeinen als Oberbegriff verwendet für die Wandlung von analoger (physischer) zur digitalen Verwaltung von Daten aller Art. Daten mit Papier und Stift zu verwalten bietet den Vorteil, alle gespeicherten Daten ganz einfach nach dem gewünschten Schema (Kalender, Adressbuch oder Kladde) speichern zu können. Doch die Liste der Nachteile ist leider lang: Die Daten sind nur einmal dort verfügbar, wo sie aufgeschrieben wurden und können nicht auf Knopfdruck für andere Aktionen wie z.B. Anschreiben, E-Mail oder auch für Geschäfte und Belege genutzt werden. Die Fehleranfälligkeit ist hoch, weil Daten zur Weiterverarbeitung erneut erfasst werden müssen. Auch die Langzeitarchivierung von Papierdokumenten gestaltet sich aufwendig und oftmals mit hohem Platzbedarf.

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren auch im öffentlichen Sektor immer mehr Einzug gehalten. Die öffentliche Verwaltung verwendet seit Jahren Computer mit individueller Software und nutzt Standards wie z.B. ZUGFeRD oder XRechnung.

Mehrfache Nutzung einmal erfasster Daten

Im Rahmen der Digitalisierung werden Daten digital gespeichert, also auf dem Computer oder anderen elektronischen Geräten. Der Vorteil digital gespeicherter Daten besteht vor allem darin, die Daten mehrfach und immer wieder nutzen zu können, ohne sie ein weiteres Mal erfassen zu müssen. Dabei können mit den Daten beliebig viele Aktionen verknüpft werden wie z.B. die Erstellung eines Anschreibens, eines Angebots oder einer Rechnung.

Weitere Gründe für die Digitalisierung von Daten

  • Daten können beliebig gesucht und in Sekunden aufgefunden werden
  • Digitale Daten können maschinell schneller verarbeitet werden
  • Durch wiederkehrende Nutzung sind digitale Daten weniger fehleranfällig
  • Digitale Daten können über Schnittstellen mit anderen Systemen ausgetauscht werden
  • Digitale Daten erfordern einen deutlich geringeren Platzbedarf als Papierdaten
  • Zuverlässige Langzeitarchivierung durch regelmäßigen Wechsel der Datenträger

FileMaker als etabliertes Werkzeug zur Digitalisierung

FileMaker ist eine Datenbanksoftware, die bereits seit mehr als 30 Jahren am Markt erhältlich ist. Mit FileMaker kann der Benutzer selbst eigene Datenbanken erstellen, um beliebige Daten digital am Computer zu verwalten. Die Software kann auf macOS- und Windows-Computern sowie mit FileMaker Go auf iOS-Geräten ausgeführt werden. Datenbanken können mit FileMaker auch für die Nutzung durch mehrere Benutzer im Netzwerk freigegeben werden.

ERP-Software für Kundenverwaltung, Angebote und Rechnungen

Jedes Unternehmen verwaltet alle Kunden, Anschreiben und Belege in irgendeiner Form – sei es analog per Papier und Stift oder digital am Computer, Tablet oder Smartphone. In vielen Unternehmen hat die Digitalisierung längst Einzug gehalten. Am Effektivsten können Daten in einem Unternehmen mit Hilfe einer ERP-Software verwaltet werden, mit der alle wirklich relevanten Daten innerhalb eines Systems verwaltet und verwendet werden können. Erfassen Sie Kontakte nur einmal und nutzen Sie die eingetragenen Daten immer wieder für die Erstellung von Anschreiben, Angeboten oder Rechnungen.

FileMaker-basierte ERP-Software für Mac, Windows und iOS

Digitalisierung für effektive Verwaltung von Daten

gFM-Business ist eine ERP-Software, die auf Basis der FileMaker-Plattform für macOS, Windows und Apple iOS verfügbar ist. Als offene- oder Customizing-Lizenz kann die Software für individuelle Anforderungen angepasst und erweitert werden. Neben dem gFM-Business ERP-System ist die Software auch als Freeware-Rechnungsprogramm mit eingeschränktem Funktionsumfang erhältlich.

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Über den Autor

Markus Schall
Entwicklung von FileMaker-Datenbanken seit 1994, Modifikation und Erweiterung von FileMaker-Lösungen, Konvertierung von FileMaker-Datenbanken von .fm, .fp3, .fp5 (FileMaker 2-6) oder .fp7 (FileMaker 7-11) zu .fmp12 (FileMaker 12-16), Schnittstellen zu Drittsystemen wie Onlineshops, CMS oder andere Datenbanken. Entwicklung individueller FileMaker-Datenbanksysteme auf Basis des gFM-Business-Frameworks mit persönlicher Beratung aus Oldenburg. Betreiber des Online-Fachportals goFileMaker.de, Entwickler des CRM- und Warenwirtschaftssystems gFM-Business. Mitglied in der FileMaker Business Alliance, FileMaker Developers Subscription und FMM Experte. Gewinner eines FMM Award 2011, vergeben durch das FileMaker Magazin.