Obsah
Co se rozumí digitalizací?
Digitalizace se obecně používá jako obecný termín pro přechod z analogové (fyzické) správy dat všeho druhu na digitální. Správa dat pomocí tužky a papíru nabízí výhodu v tom, že lze snadno uložit všechna uložená data podle požadovaného schématu (kalendář, adresář nebo zápisník). Seznam nevýhod je však bohužel dlouhý: data jsou k dispozici pouze jednou tam, kde byla zapsána, a nelze je stisknutím tlačítka použít pro další úkony, jako jsou dopisy, e-maily nebo dokonce transakce a účtenky. Náchylnost k chybám je vysoká, protože údaje je třeba pro další zpracování zadávat znovu. Dlouhodobá archivace papírových dokumentů je také časově náročná a často vyžaduje mnoho místa.
V posledních letech se digitalizace stále více prosazuje i ve veřejném sektoru. Veřejná správa již léta používá počítače s přizpůsobeným softwarem a používá standardy, jako je ZUGFeRD nebo XRechnung.
Vícenásobné použití jednou zadaných údajů
V rámci digitalizace se data ukládají digitálně, tj. do počítačů nebo jiných elektronických zařízení. Hlavní výhodou digitálně uložených dat je, že je lze používat opakovaně a stále dokola, aniž by bylo nutné je znovu zadávat. S daty lze spojit libovolné množství činností, například vytvoření průvodního dopisu, nabídky nebo faktury.
Další důvody pro digitalizaci dat
- Data lze vyhledávat podle libosti a najít je během několika sekund.
- Digitální data lze zpracovávat rychleji pomocí strojů
- Opakované používání znamená, že digitální data jsou méně náchylná k chybám.
- Digitální data lze vyměňovat s jinými systémy prostřednictvím rozhraní.
- Digitální data vyžadují podstatně méně místa než data v papírové podobě
- Spolehlivá dlouhodobá archivace díky pravidelným změnám datových nosičů
FileMaker jako zavedený nástroj pro digitalizaci
FileMaker je databázový software, který je na trhu k dispozici již více než 30 let. Pomocí FileMakeru si uživatelé mohou vytvářet vlastní databáze a digitálně spravovat jakákoli data v počítači. Software lze spustit na počítačích se systémy macOS a Windows a pomocí aplikace FileMaker Go i na zařízeních se systémem iOS. Databáze lze také s FileMakerem sdílet pro použití více uživateli v síti.
Software ERP pro správu zákazníků, nabídek a faktur
Každá společnost spravuje všechny své zákazníky, dopisy a účtenky v té či oné formě - ať už analogově na papíře a perem, nebo digitálně v počítači, tabletu či chytrém telefonu. Digitalizace si již dávno našla cestu do mnoha firem. Nejefektivnějším způsobem, jak spravovat data ve firmě, je pomocí softwaru ERP, s nímž lze v rámci jednoho systému spravovat a používat všechna skutečně důležitá data. Kontakty stačí zadat pouze jednou a zadané údaje můžete opakovaně využívat při tvorbě dopisů, nabídek nebo faktur.
Software ERP založený na FileMakeru pro Mac, Windows a iOS
gFM-Business je software ERPkterý je k dispozici na platformě FileMaker pro macOS, Windows a Apple iOS. Jako otevřenou nebo přizpůsobitelnou licenci lze software přizpůsobit a rozšířit podle individuálních požadavků. Kromě systému gFM-Business ERP je software k dispozici také jako freewarový fakturační program s omezeným rozsahem funkcí.
