O que se entende por digitalização?
A digitalização é geralmente utilizada como um termo genérico para a conversão da gestão analógica (física) para a gestão digital de dados de todos os tipos. A gestão de dados com papel e caneta oferece a vantagem de poder guardar facilmente todos os dados armazenados de acordo com o esquema pretendido (calendário, livro de endereços ou bloco de notas). No entanto, a lista de desvantagens é infelizmente longa: os dados só estão disponíveis no local onde foram escritos e não podem ser utilizados com um simples toque num botão para outras acções, como cartas, e-mails ou mesmo para transacções e recibos. A suscetibilidade a erros é elevada porque os dados têm de ser introduzidos novamente para processamento posterior. O arquivamento a longo prazo de documentos em papel é também moroso e requer frequentemente muito espaço.
Nos últimos anos, a digitalização também tem vindo a chegar cada vez mais ao sector público. Há anos que a administração pública utiliza computadores com software personalizado e utiliza normas como o ZUGFeRD ou o XRechnung.
Utilização múltipla de dados introduzidos uma vez
Como parte da digitalização, os dados são armazenados digitalmente, ou seja, em computadores ou outros dispositivos electrónicos. A principal vantagem dos dados armazenados digitalmente é o facto de poderem ser utilizados repetidamente, sem que seja necessário introduzi-los de novo. Qualquer número de acções pode ser associado aos dados, como a criação de uma carta de apresentação, uma oferta ou uma fatura.
Outras razões para digitalizar dados
- Os dados podem ser pesquisados à vontade e encontrados em segundos
- Os dados digitais podem ser processados mais rapidamente pelas máquinas
- A utilização recorrente significa que os dados digitais são menos propensos a erros
- Os dados digitais podem ser trocados com outros sistemas através de interfaces
- Os dados digitais requerem muito menos espaço do que os dados em papel
- Arquivamento fiável a longo prazo graças a alterações regulares do suporte de dados
FileMaker como uma ferramenta estabelecida para a digitalização
O FileMaker é um software de base de dados que está disponível no mercado há mais de 30 anos. Com a FileMaker, os utilizadores podem criar as suas próprias bases de dados para gerir quaisquer dados digitalmente no seu computador. O software pode ser executado em computadores macOS e Windows e com a FileMaker Go em dispositivos iOS. As bases de dados também podem ser partilhadas com a FileMaker para serem utilizadas por vários utilizadores numa rede.
Software ERP para gestão de clientes, orçamentos e facturas
Todas as empresas gerem todos os seus clientes, cartas e recibos de uma forma ou de outra - seja analógica com caneta e papel ou digital num computador, tablet ou smartphone. Há muito que a digitalização chegou a muitas empresas. A forma mais eficaz de gerir os dados numa empresa é com a ajuda de um software ERP, com o qual todos os dados verdadeiramente relevantes podem ser geridos e utilizados num único sistema. Introduza os contactos apenas uma vez e utilize os dados introduzidos uma e outra vez para criar cartas, ofertas ou facturas.
Software ERP baseado em FileMaker para Mac, Windows e iOS
gFM-Business é um software ERPque está disponível com base na plataforma FileMaker para macOS, Windows e Apple iOS. Enquanto licença aberta ou de personalização, o software pode ser adaptado e alargado de acordo com as necessidades individuais. Para além do sistema ERP gFM-Business, o software também está disponível como programa de faturação gratuito com uma gama limitada de funções.
