Inhoudsopgave
Wat wordt bedoeld met digitalisering?
Digitalisering wordt over het algemeen gebruikt als een algemene term voor de conversie van analoog (fysiek) naar digitaal beheer van allerlei soorten gegevens. Gegevens beheren met pen en papier biedt het voordeel dat je alle opgeslagen gegevens gemakkelijk kunt opslaan volgens het gewenste schema (agenda, adresboek of notitieboek). De lijst met nadelen is echter helaas lang: de gegevens zijn slechts eenmaal beschikbaar op de plek waar ze zijn opgeschreven en kunnen niet met één druk op de knop worden gebruikt voor andere acties zoals brieven, e-mails of zelfs voor transacties en ontvangstbewijzen. De foutgevoeligheid is groot omdat gegevens opnieuw moeten worden ingevoerd voor verdere verwerking. Het langdurig archiveren van papieren documenten is ook tijdrovend en neemt vaak veel ruimte in beslag.
De laatste jaren heeft digitalisering ook steeds meer zijn weg gevonden naar de publieke sector. De overheid gebruikt al jaren computers met aangepaste software en gebruikt standaarden zoals ZUGFeRD of XRechnung.
Meervoudig gebruik van eenmaal ingevoerde gegevens
Als onderdeel van digitalisering worden gegevens digitaal opgeslagen, d.w.z. op computers of andere elektronische apparaten. Het grote voordeel van digitaal opgeslagen gegevens is dat ze herhaaldelijk en opnieuw kunnen worden gebruikt zonder dat ze opnieuw moeten worden ingevoerd. Aan de gegevens kunnen allerlei acties worden gekoppeld, zoals het maken van een begeleidende brief, een offerte of een factuur.
Andere redenen om gegevens te digitaliseren
- Gegevens kunnen naar believen worden opgezocht en binnen enkele seconden worden gevonden
- Digitale gegevens kunnen sneller door machines worden verwerkt
- Terugkerend gebruik betekent dat digitale gegevens minder gevoelig zijn voor fouten
- Digitale gegevens kunnen via interfaces worden uitgewisseld met andere systemen
- Digitale gegevens vereisen aanzienlijk minder ruimte dan papieren gegevens
- Betrouwbare langetermijnarchivering dankzij regelmatige wisseling van gegevensdrager
FileMaker als een gevestigde tool voor digitalisering
FileMaker is databasesoftware die al meer dan 30 jaar op de markt is. Met FileMaker kunnen gebruikers hun eigen databases maken om alle gegevens digitaal op hun computer te beheren. De software kan worden uitgevoerd op macOS- en Windows-computers en met FileMaker Go op iOS-apparaten. Databases kunnen ook worden gedeeld met FileMaker voor gebruik door meerdere gebruikers in een netwerk.
ERP-software voor klantenbeheer, offertes en facturen
Elk bedrijf beheert al zijn klanten, brieven en ontvangstbewijzen op de een of andere manier - analoog op papier en pen of digitaal op een computer, tablet of smartphone. Digitalisering heeft al lang zijn weg gevonden naar veel bedrijven. De meest effectieve manier om gegevens in een bedrijf te beheren is met behulp van ERP-software, waarmee alle echt relevante gegevens binnen één systeem kunnen worden beheerd en gebruikt. Voer contacten maar één keer in en gebruik de ingevoerde gegevens steeds opnieuw om brieven, offertes of facturen te maken.
ERP-software op basis van FileMaker voor Mac, Windows en iOS
gFM-Business is ERP-softwaredie beschikbaar is op basis van het FileMaker-platform voor macOS, Windows en Apple iOS. Als open of aanpasbare licentie kan de software worden aangepast en uitgebreid om te voldoen aan individuele behoeften. Naast het ERP-systeem gFM-Business is de software ook beschikbaar als freeware factureringsprogramma met een beperkt aantal functies.
