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Qu'entend-on par numérisation ?
La numérisation est généralement utilisée comme terme générique pour désigner le passage d'une gestion analogique (physique) à une gestion numérique de toutes sortes de données. Gérer des données avec un papier et un stylo présente l'avantage de pouvoir enregistrer facilement toutes les données stockées selon le schéma souhaité (calendrier, carnet d'adresses ou cahier). Mais la liste des inconvénients est malheureusement longue : les données ne sont disponibles qu'une seule fois à l'endroit où elles ont été écrites et ne peuvent pas être utilisées en appuyant sur un bouton pour d'autres actions telles que les lettres, les e-mails ou même les affaires et les justificatifs. Le risque d'erreur est élevé, car les données doivent être saisies à nouveau pour un traitement ultérieur. L'archivage à long terme des documents papier s'avère également complexe et nécessite souvent beaucoup d'espace.
Ces dernières années, la numérisation a également pris de plus en plus d'ampleur dans le secteur public. L'administration publique utilise depuis des années des ordinateurs avec des logiciels individuels et utilise des normes telles que ZUGFeRD ou XRechnung.
Utilisation multiple de données saisies une fois
Dans le cadre de la numérisation, les données sont stockées sous forme numérique, c'est-à-dire sur un ordinateur ou un autre appareil électronique. L'avantage de l'enregistrement numérique des données réside dans le fait qu'il est possible de les utiliser plusieurs fois, sans devoir les saisir une nouvelle fois. Les données peuvent être associées à un nombre illimité d'actions, comme par exemple la création d'une lettre, d'une offre ou d'une facture.
Autres raisons pour la numérisation des données
- les données peuvent être recherchées à volonté et retrouvées en quelques secondes
- Les données numériques peuvent être traitées plus rapidement par les machines
- L'utilisation récurrente des données numériques les rend moins sujettes aux erreurs.
- Les données numériques peuvent être échangées avec d'autres systèmes via des interfaces.
- Les données numériques nécessitent beaucoup moins d'espace que les données papier
- Archivage fiable à long terme grâce au changement régulier des supports de données
FileMaker, un outil de numérisation bien établi
FileMaker est un logiciel de base de données qui est disponible sur le marché depuis plus de 30 ans. Avec FileMaker, l'utilisateur peut créer lui-même ses propres bases de données pour gérer numériquement n'importe quelles données sur son ordinateur. Le logiciel peut être exécuté sur des ordinateurs macOS et Windows, ainsi que sur des appareils iOS avec FileMaker Go. Avec FileMaker, les bases de données peuvent également être partagées entre plusieurs utilisateurs en réseau.
Logiciel ERP pour la gestion des clients, les offres et les factures
Chaque entreprise gère tous ses clients, ses courriers et ses justificatifs sous une forme ou une autre, que ce soit de manière analogique avec du papier et un stylo ou de manière numérique avec un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Dans de nombreuses entreprises, la numérisation a fait son entrée depuis longtemps. La manière la plus efficace de gérer les données dans une entreprise est d'utiliser un logiciel ERP qui permet de gérer et d'utiliser toutes les données réellement pertinentes au sein d'un système. Ne saisissez les contacts qu'une seule fois et utilisez toujours les données saisies pour établir des lettres, des offres ou des factures.
Logiciel ERP basé sur FileMaker pour Mac, Windows et iOS
gFM-Business est un logiciel ERPLe logiciel est basé sur la plateforme FileMaker et est disponible pour macOS, Windows et Apple iOS. Sous forme de licence ouverte ou de licence personnalisée, le logiciel peut être adapté et étendu pour répondre aux exigences individuelles. Outre le système ERP gFM-Business, le logiciel est également disponible en tant que programme de facturation freeware avec des fonctionnalités limitées.
