Společnost gFM Business Software ERP je výkonné podnikové řešení, které se vyznačuje zejména svou flexibilitou a přizpůsobivostí. Umožňuje společnostem komplexně řídit všechny obchodní procesy, od řízení zákazníků a objednávek až po skladové a finanční účetnictví. Za zmínku stojí zejména funkce pro generování a zpracování elektronických faktur, které nabývají na významu vzhledem k rostoucím požadavkům na digitální procesy a zákonným požadavkům. Od prosince 2020 nabízí systém gFM-Business ve verzi 5.0 možnost generování elektronických faktur ve formátech ZUGFeRD/Factur-X a XRechnung, což firmám usnadňuje přizpůsobení fakturace mezinárodním a národním standardům.
Které předpisy platí v roce 2025 a koho se týkají?
Od 1. ledna 2025 vstoupí v Německu v platnost nové povinnosti týkající se elektronické fakturace pro podniky. Tyto změny vycházejí z Zákon o možnostech růstukterá byla přijata v březnu 2024 a odpovídá iniciativě EU "DPH v digitálním věku" (ViDA).
Hlavní závazky od roku 2025:
-
Povinnost přijímat elektronické fakturyOd 1. ledna 2025 musí mít všechny podniky v Německu možnost přijímat elektronické faktury ve strukturovaném formátu (např. XRechnung nebo ZUGFeRD). To se týká všech B2B transakcí mezi osobami povinnými k dani.
-
Povinnost vystavovat elektronické faktury: Přestože podniky budou muset od roku 2025 dostávat elektronické faktury, povinnost vystavovat takové faktury vstoupí v platnost postupně. Od 1. ledna 2027 budou muset společnosti s ročním obratem vyšším než 800 000 eur vydávat elektronické faktury. Menší společnosti mají na přizpůsobení čas do konce roku 2027 a se souhlasem příjemce mohou nadále používat papírové nebo jiné elektronické formáty faktur. Od roku 2028 budou muset elektronické faktury vystavovat všechny společnosti.
Přechodná období:
- 2025-2026Společnosti mohou i nadále zasílat faktury v papírové podobě nebo v nestrukturovaném elektronickém formátu (např. PDF), pokud s tím příjemce souhlasí.
- Od roku 2027Společnosti s obratem nad 800 000 eur musí vystavovat elektronické faktury, zatímco menší společnosti mohou až do konce roku 2027 používat jiné formáty.
Výjimky:
Výjimky platí pro malé částky (faktury do 250 eur) a jízdenky, na které lze nadále vystavovat běžné faktury.
Společnosti by se měly na tyto změny připravit včas, zejména pokud jde o jejich IT infrastrukturu, aby zajistily, že budou moci přijímat a zpracovávat elektronické faktury.
Software FileMaker ERP se správou zboží, CRM a fakturací, který lze flexibilně přizpůsobit.
Více informací
Generování elektronických faktur pomocí gFM-Business
Se zavedením systému gFM-Business 5.0 bylo poprvé integrováno vytváření elektronických faktur ve formátech ZUGFeRD/Factur-X a XRechnung. Tyto formáty nabízejí strukturovanou a standardizovanou fakturaci, kterou požaduje stále více firem a orgánů veřejné správy. Zejména v Německu je XRechnung pro faktury veřejným zákazníkům povinný od listopadu 2020, proto tato funkce v systému gFM-Business představuje velkou přidanou hodnotu pro společnosti, které přijímají veřejné zakázky.
ZUGFeRD a Faktor-X kombinují technologie PDF a XML a umožňují tak jak vizuálně čitelnou fakturu, tak strojově čitelný přenos strukturovaných dat. XRechnung je založen čistě na XML a nabízí také strojově čitelnou strukturu, což očekává mnoho veřejných klientů v EU. Díky funkcím v systému gFM-Business můžete tyto faktury vytvářet přímo ze systému, aniž byste potřebovali další software nebo složité manuální procesy.
Příjem elektronických faktur
S vydáním verze 7.5 softwaru gFM-Business byla do softwaru integrována správa došlých faktur. Tento modul umožňuje přehledně spravovat a archivovat faktury od dodavatelů a poskytovatelů služeb a připravovat je k dalšímu zpracování v účetním oddělení.
V současné době je vývoj Rozhraní pro Recepce elektronických faktur ve formátech ZUGFeRD/Factur-X a XRechnung je v plném proudu. Toto rozhraní bude k dispozici s nadcházející verzí gFM-Business 8.0, který bude uveden na trh na konci roku 2024. bude k dispozici. Díky této novince bude software gFM Business ERP nejen schopen odesílat elektronické faktury, ale také umožní přímý příjem a další zpracování těchto dokumentů. Podnikům se tak nabízí komplexní digitální a efektivní řízení celého procesu fakturace.
S verzí gFM-Business 8.0 bude také zcela přepracováno rozhraní pro generování elektronických faktur. Pokud elektronické faktury v letošním roce ještě nepotřebujete, doporučujeme používat rozhraní od verze 8.0.
Aktivace elektronické faktury v systému gFM-Business
Chcete-li aktivovat funkci generování elektronických faktur v systému gFM-Business, postupujte takto: V "Nastavení" softwaru ERP vyberte položku "Předvolby". Zde najdete možnost "Exportovat jako elektronickou fakturu". Aktivací této možnosti zajistíte, že všechny faktury bude možné v budoucnu vytvářet ve formátech ZUGFeRD/Factur-X a XRechnung. Tato volba vám umožní automaticky exportovat faktury v souladu s požadovanými standardy a usnadní výměnu s vašimi obchodními partnery a úřady.
Pro švýcarské uživatele nabízí gFM-Business také možnost vytvářet faktury jako švýcarské QR-účty. Za tímto účelem aktivujte možnost "Swiss-QR" v části "Nastavení > Předvolby". Tato funkce byla vyvinuta speciálně pro švýcarský trh a umožňuje vytvářet faktury ve formátu specifickém pro danou zemi, který obsahuje standardizovaný QR kód, který strukturovaně zobrazuje všechny relevantní informace o platbě. To výrazně zjednodušuje proces fakturace a platby a zajišťuje rychlejší a bezchybnější zpracování.
Nad rámec elektronické fakturace: flexibilní procesy s gFM-Business
Díky přizpůsobitelnému softwaru gFM Business ERP založenému na aplikaci FileMaker mohou společnosti nejen vytvářet a přijímat elektronické faktury, ale také do pracovního postupu hladce integrovat další obchodní procesy. Díky vysoké flexibilitě softwaru lze přizpůsobit další procesy a datové vazby týkající se fakturace. Například kontrolu a schvalování došlých faktur lze automatizovat přímým porovnáním fakturačních údajů s odpovídajícím procesem objednávky nebo příjmu zboží. Pokud je zjištěn nesoulad, může systém gFM-Business automaticky odeslat oznámení odpovědným pracovníkům a zahájit kontrolu.
Dalším příkladem je možnost integrace elektronických faktur do platebního oběhu. Jakmile je faktura přijata nebo vytvořena, software gFM Business ERP může automaticky zahájit proces platby a přenést data do finančního účetnictví nebo příslušného bankovního spojení. Tyto procesy jsou přizpůsobitelné a lze je navrhnout tak, aby přesně vyhovovaly konkrétním požadavkům společnosti. Díky tomu systém gFM-Business umožňuje nejen efektivní správu faktur, ale nabízí také ucelené řešení pro automatizaci podnikových procesů.
Souhrn
S progresivním Digitalizace a rostoucím požadavkům na elektronickou fakturaci nabízí systém gFM-Business ERP komplexní řešení, které tyto výzvy řeší.
Funkce pro generování a brzy také pro příjem elektronických faktur ve formátech ZUGFeRD/Factur-X a XRechnung činí z gFM-Business software ERP, který je připraven na budoucnost a který vás podpoří v efektivním řízení vašich obchodních procesů. Aktivací funkce elektronické faktury můžete optimalizovat fakturaci a zároveň splnit zákonné požadavky. Švýcarští uživatelé také využívají možnost vytvářet faktury QR, které zjednodušují a urychlují proces platby.
