La gFM-Business Logiciel ERP est une solution d'entreprise performante qui se distingue particulièrement par sa flexibilité et son adaptabilité. Elle permet aux entreprises de gérer l'ensemble de leurs processus commerciaux, de la gestion des clients et des commandes à la gestion des stocks et à la comptabilité financière. Il convient de souligner en particulier les fonctions de création et de traitement des factures électroniques, qui prennent de plus en plus d'importance avec les exigences croissantes en matière de processus numériques et de prescriptions légales. Depuis décembre 2020, la version 5.0 de gFM-Business offre la possibilité de générer des factures électroniques dans les formats ZUGFeRD/Factur-X et XFacturation, ce qui permet aux entreprises d'adapter plus facilement leur facturation aux normes internationales et nationales.
Quelles sont les règles applicables en 2025 et qui est concerné ?
À partir du 1er janvier 2025, de nouvelles obligations en matière de facturation électronique entreront en vigueur en Allemagne pour les entreprises. Ces changements sont basés sur le Loi sur les opportunités de croissanceLe projet de loi sur la TVA, qui a été adopté en mars 2024, est conforme à l'initiative européenne "VAT in the Digital Age" (ViDA).
Principaux engagements à partir de 2025 :
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Obligation de recevoir des factures électroniquesA partir du 1er janvier 2025, toutes les entreprises en Allemagne devront être en mesure de recevoir des factures électroniques dans un format structuré (par exemple XRechnung ou ZUGFeRD). Cela concerne toutes les transactions B2B entre assujettis.
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Obligation d'émettre des factures électroniquesCertes, les entreprises devront recevoir des factures électroniques à partir de 2025, mais l'obligation d'émettre de telles factures entrera en vigueur progressivement. À partir du 1er janvier 2027, les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel dépasse 800.000 euros devront émettre des factures électroniques. Les petites entreprises ont jusqu'à fin 2027 pour s'adapter et peuvent continuer à utiliser des factures papier ou d'autres formats électroniques avec l'accord du destinataire. À partir de 2028, toutes les entreprises devront émettre des factures électroniques.
Périodes de transition :
- 2025-2026: les entreprises peuvent continuer à envoyer des factures sur papier ou dans un format électronique non structuré (par exemple PDF), à condition que le destinataire y consente.
- À partir de 2027Les entreprises dont le chiffre d'affaires est supérieur à 800.000 euros devront émettre des factures électroniques, tandis que les entreprises plus petites pourront utiliser d'autres formats jusqu'à fin 2027.
Exceptions :
Des dérogations sont prévues pour les petits montants (factures inférieures à 250 euros) et les billets, pour lesquels il est toujours possible d'émettre des factures traditionnelles.
Les entreprises doivent se préparer à l'avance à ces changements, notamment en ce qui concerne leur infrastructure informatique, afin de s'assurer qu'elles sont en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques.
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Plus d'informations
Génération de factures électroniques avec gFM-Business
L'introduction de gFM-Business 5.0 a permis d'intégrer pour la première fois la création de factures électroniques dans les formats ZUGFeRD/Factur-X et XRechnung. Ces formats offrent une facturation structurée et standardisée, ce qui est exigé par un nombre croissant d'entreprises et d'administrations publiques. En Allemagne notamment, XRechnung est obligatoire depuis novembre 2020 pour les factures destinées aux pouvoirs publics, c'est pourquoi cette fonctionnalité dans gFM-Business représente une grande valeur ajoutée pour les entreprises qui acceptent des marchés publics.
ZUGFeRD et Factur-X combinent les technologies PDF et XML et permettent ainsi à la fois une facture lisible visuellement et une transmission de données structurée et lisible par machine. XRechnung est purement basé sur XML et offre également une structure lisible par machine, ce qui est attendu par de nombreux acheteurs publics dans l'UE. Grâce aux fonctionnalités de gFM-Business, vous pouvez créer ces factures directement à partir du système, sans avoir recours à un logiciel supplémentaire ou à des processus manuels complexes.
Réception de factures électroniques
Avec la publication de gFM-Business 7.5, la gestion des factures entrantes a été intégrée dans le logiciel. Ce module vous permet de gérer clairement les factures des fournisseurs et des prestataires de services, de les archiver et de les préparer pour un traitement ultérieur dans la comptabilité.
Actuellement, le développement d'une Interface pour le Réception des factures électroniques aux formats ZUGFeRD/Factur-X et XFacturation est en plein essor. Cette interface sera disponible avec la prochaine version gFM-Business 8.0, qui sera lancé fin 2024 sera disponible dans le courant de l'année. Avec cette nouveauté, le logiciel ERP gFM-Business sera non seulement en mesure d'envoyer des factures électroniques, mais il permettra également la réception directe et le traitement ultérieur de tels documents. Cela offre aux entreprises une gestion numérique et efficace de bout en bout de l'ensemble de leurs processus de facturation.
Avec gFM-Business 8.0, l'interface pour la création de factures électroniques est également entièrement revue. Si vous n'avez pas encore besoin de factures électroniques cette année, nous vous recommandons d'utiliser l'interface à partir de la version 8.0 à venir.
Activation de la facture électronique dans gFM-Business
Pour activer la fonction de création de factures électroniques dans gFM-Business, procédez comme suit : Dans les "Paramètres" du logiciel ERP, sélectionnez le point "Préférences". Vous y trouverez l'option "Exportation en tant qu'e-facture". En activant cette option, vous vous assurez que toutes les factures pourront à l'avenir être établies dans les formats ZUGFeRD/Factur-X et XFacturation. Cette option vous permet d'exporter automatiquement vos factures selon les normes requises et de faciliter l'échange avec vos partenaires commerciaux et les autorités.
Pour les utilisateurs suisses, gFM-Business offre en plus la possibilité de créer des factures en tant que factures QR suisses. Pour ce faire, activez l'option "Swiss-QR" dans "Paramètres > Préférences". Cette fonction a été spécialement développée pour le marché suisse et vous permet de créer des factures au format spécifique au pays, contenant le code QR standardisé qui présente de manière structurée toutes les informations de paiement pertinentes. Cela simplifie considérablement le processus de facturation et de paiement et assure un traitement plus rapide et sans erreur.
Au-delà de l'e-facture : des processus flexibles avec gFM-Business
Avec le logiciel ERP gFM-Business personnalisable basé sur FileMaker, les entreprises ont la possibilité non seulement de créer et de recevoir des factures électroniques, mais aussi d'intégrer de manière transparente d'autres processus commerciaux dans le flux de travail. Grâce à la grande flexibilité du logiciel, il est possible de mettre en place individuellement des processus et des liens de données supplémentaires autour de la facturation. Par exemple, la vérification et la validation des factures entrantes peuvent être automatisées en comparant directement les données de facturation avec le processus de commande ou la réception de marchandises correspondants. Si une divergence est constatée, gFM-Business peut envoyer automatiquement une notification aux collaborateurs compétents et déclencher une vérification.
Un autre exemple est la possibilité d'intégrer les factures électroniques dans le flux de paiement. Après la réception ou la création d'une facture, le logiciel ERP gFM-Business peut initier automatiquement le processus de paiement et transmettre les données à la comptabilité financière ou à la connexion bancaire correspondante. Ces processus sont personnalisables et peuvent être conçus de manière à répondre exactement aux besoins spécifiques d'une entreprise. Ainsi, gFM-Business ne permet pas seulement une gestion efficace des factures, mais offre une solution globale pour l'automatisation des processus commerciaux.
Résumé
Avec la progression de la Numérisation et les exigences croissantes en matière de facturation électronique, gFM-Business ERP offre une solution complète pour répondre à ces défis.
Les fonctions de création et bientôt de réception de factures électroniques aux formats ZUGFeRD/Factur-X et XRechnung font de gFM-Business un logiciel ERP à l'épreuve du temps qui vous aide à gérer efficacement vos processus commerciaux. En activant la fonction e-facture, vous optimisez votre facturation tout en répondant aux exigences légales. Les utilisateurs suisses profitent en outre de la possibilité de créer des factures QR, ce qui simplifie et accélère le processus de paiement.
Markus Schall développe depuis 1994 des bases de données individuelles, des interfaces et des applications commerciales sur la base de Claris FileMaker. Il est partenaire de Claris, lauréat du FMM-Award 2011 et développeur du logiciel ERP gFM-Business. Il est en outre auteur de livres et fondateur du M. Schall Verlags.
